Budgetbevoegdheidsregeling voor de opgavengerichte organisatie van de provincie Zuid-Holland

Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland;

Gelet op:

• artikel 158, eerste lid van de Provinciewet

• de Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2021;

• de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland;

• het Mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten voor de opgavengerichte organisatie van de provincie Zuid-Holland;

• het Ondermandaatbesluit van de Provinciesecretaris van Zuid-Holland voor de opgavengerichte organisatie;

besluiten:

vast te stellen de Budgetbevoegdheidsregeling voor de opgavengerichte organisatie van de provincie Zuid-Holland

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• Ambtelijk opdrachtgever: een Ambtelijk opdrachtgever als bedoeld in artikel 8, vijfde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland, waaronder begrepen de programmadirecteuren als bedoeld in artikel 8, vijfde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Ambtelijk opdrachtnemer: een Ambtelijk opdrachtnemer als bedoeld in artikel 8, zesde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Beleidsprestaties: de beleidsprestaties welke als zodanig zijn benoemd in de begroting van de provincie Zuid-Holland.

• Bestuurlijk opdrachtgever: een Bestuurlijk opdrachtgever als bedoeld in artikel 8, derde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Budget: de geldelijke middelen welke ten behoeve van de taken en werkzaamheden van de provincie Zuid-Holland beschikbaar gesteld zijn, waaronder begrepen de investeringsbudgetten.

• Budgethouder: de budgethouders als bedoeld, in artikel 2 van deze regeling.

• Concerndirecteur: de Concerndirecteur als bedoeld in artikel 5 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Directeur mens en organisatie: een Directeur mens en organisatie als bedoeld in artikel 7,

• derde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Directieteam: het Directieteam als bedoeld in artikel 6 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Domeindirecteur: een Domeindirecteur als bedoeld in artikel 8, vierde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Opdracht: een opdracht als bedoeld in artikel 11 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Opgave: een opgave als bedoeld in artikel 10 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Personeelsmanager: een Personeelsmanager als bedoeld in artikel 7, vierde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• Provinciesecretaris: de Provinciesecretaris als bedoeld in artikel 4 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

Artikel 2 Budgethouders

• 1. Een budgethouder is ambtelijk beschikkingsbevoegd ten aanzien van, en integraal verantwoordelijk voor de ingevolge de onderhavige regeling aan hem/haar toebedeelde budgetten.

• 2. Ambtelijk opdrachtgevers van opdrachten, welke zijn opgenomen in het opdrachtenregister als bedoeld in art 12 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland, zijn budgethouder van de middelen welke ingevolge de begroting van de provincie Zuid-Holland aan de betreffende opdrachten zijn toebedeeld, dan wel anderszins krachtens de onderhavige regeling aan de betreffende Ambtelijk opdrachtgever zijn toegewezen.

• 3. Directeuren mens en organisatie en Personeelsmanagers zijn budgethouder van de budgetten welke aan hen zijn toebedeeld ter behartiging van hun respectievelijke taken zoals bepaald in artikel 7 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland.

• 4. Domeindirecteuren zijn budgethouder van de middelen binnen de beleidsprestaties die overeenkomstig de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland aan hun verantwoordelijkheid zijn toevertrouwd, doch niet aan concrete opdrachten zijn toebedeeld, alsmede van de middelen welke anderszins krachtens de onderhavige regeling aan de betreffende Domeindirecteur zijn toegewezen.

• 5. Onverminderd hetgeen overigens in deze regeling is bepaald, zijn de Provinciesecretaris en de Concerndirecteur budgethouder van de middelen die overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 van deze regeling aan hen zijn toebedeeld.

[Artikel 2 treedt in werking met ingang van een bij besluit van Gedeputeerde Staten te bepalen datum.]

Artikel 3 Budgetbevoegdheid

• 1. Een Domeindirecteur kan een Ambtelijk opdrachtnemer van een aan zijn verantwoordelijkheid onderworpen opdracht of deelopdracht bevoegdheid verlenen om onder verantwoordelijkheid van de Ambtelijk opdrachtgever van de betreffende opdracht of deelopdracht en met inachtneming van hetgeen dienaangaande in deze regeling is bepaald, te beschikken over budgetten welke ingevolge de deze regeling aan de betreffende Ambtelijk opdrachtgever als budgethouder zijn toebedeeld.

• 2. De bevoegdheid als bepaald in het eerste lid kan uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van:

  • a. Opdrachten welke ingevolge de Regeling Projecten Zuid-Holland door Provinciale Staten zijn aangewezen als groot project, of

  • b. Opdrachten waarvoor een budget van tenminste tien miljoen Euro beschikbaar gesteld is.

• 3. Toekenning van budgetbevoegdheid als bedoeld in het eerste lid vindt plaats met inachtneming van de regels welke daartoe krachtens het bepaalde in artikel 6 worden gesteld.

Artikel 3a Budgetbevoegdheid Beheer infrastructuur

De hoofden van de eenheden als bedoeld in artikel 18, vierde lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland zijn budgethouder van de budgetten, welke door de Directeur beheer infrastructuur als bedoeld in artikel 18, tweede lid van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland aan hen zijn toebedeeld ter behartiging van de opdrachten welke aan hen in de hoedanigheid van ambtelijk opdrachtnemer zijn toevertrouwd.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en verantwoording

• 1. Budgethouders en budgetbevoegden handelen steeds op grond van rechtmatige besluitvorming overeenkomstig de in mandaat belegde bevoegdheidsverdeling binnen de provincie Zuid-Holland en nemen overigens alle toepasselijke wet- en regelgeving in acht.

• 2. Budgethouders en overige budgetbevoegden dragen binnen de grenzen van de aan hen toevertrouwde budgetten zorg voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen.

• 3. Budgethouders en budgetbevoegden dragen er zorg voor dat de uitgaven ten laste van de aan hen toevertrouwde budgetten steeds volledig, juist en onverwijld op de daartoe aangewezen wijzen in de provinciale administratie en financiële systemen kunnen worden vastgelegd.

• 4. Budgethouders en overige budgetbevoegden houden zich aan de procedures en instructies met betrekking tot financieel beheer binnen de provincie Zuid-Holland, waaronder de regels als bedoeld in artikel 6.

• 5. Budgethouders en overige budgetbevoegden zorgen er voor dat zij steeds een zodanig inzicht in de hoogte, samenstelling en uitputting van de budgetten hebben en behouden, dat verantwoord budgetbeheer kan worden gevoerd.

• 6. Budgethouders rapporteren periodiek aan de Domeindirecteur of de Directeur mens en organisatie waaronder zij ressorteren.

• 7. Budgetbevoegden rapporteren periodiek aan de budgethouder te aanzien van wiens budgetten zij bevoegdheid hebben verkregen.

• 8. Budgethouders rapporteren periodiek aan de Bestuurlijk opdrachtgever waaronder zij ressorteren.

• 9. Budgethouders en budgetbevoegdheden rapporteren overeenkomstig het bepaalde in het vijfde en zesde lid terstond en uit eigen beweging in geval van dreigende onder- of overschrijdingen van het budget of onregelmatigheden in het beheer daarvan.

Artikel 5 Vaststelling en toedeling van budgetten

Budgetten welke niet reeds ingevolge het overigens in deze regeling bepaalde aan een budgethouder kunnen worden toegeschreven, worden bij besluit van de provinciesecretaris vastgesteld een aan een budgethouder toegedeeld.

Artikel 6 Aanvraag- en toekenningsprocedure

De Ambtelijk opdrachtgever van de daartoe aan te wijzen opdracht binnen de opgave als bedoeld in artikel 16 van de Regeling opgavengerichte organisatie provincie Zuid-Holland stelt regels vast voor het proces van aanvraag en toekenning van budgethouderschap of budgetbevoegdheid.

Artikel 7 Vervanging

• 1. Een Ambtelijk opdrachtgever wordt bij diens afwezigheid of verhindering in diens budgethouderschap vervangen door de Domeindirecteur welke verantwoordelijk is voor de opgave ten dienste waarvan de opdracht van de Ambtelijk opdrachtgever wordt uitgevoerd.

• 2. Een Ambtelijk opdrachtnemer aan wie ingevolge het bepaalde in artikel 3 budgetbevoegdheid is verleend wordt bij diens afwezigheid of verhindering in diens budgetbevoegdheid vervangen door de Ambtelijk opdrachtgever van diens opdracht of deelopdracht.

• 3. Een Personeelsmanager wordt bij diens afwezigheid of verhindering in diens budgethouderschap vervangen door de door hem/haar in het personeelsmanagementsysteem Youforce aangewezen vaste plaatsvervangend personeelsmanager. Door de Personeelsmanager kan als zodanig slechts één plaatsvervangend personeelsmanager worden aangewezen.

• 4. In gevallen waarin zowel de Personeelsmanager als de plaatsvervangend Personeelsmanager als bedoeld in het derde lid beide afwezig of verhinderd zijn, kan de Personeelsmanager in diens budgethouderschap worden vervangen door de Directeur mens en organisatie onder wiens verantwoordelijkheid de personeelsmanager werkzaam is.

Artikel 8 Overgangssituatie

• 1. De Provinciesecretaris is bevoegd tot het moment van inwerkingtreding van de artikel 2 van deze regeling budgethouders en budgetbevoegden aan te wijzen als bedoeld in artikel 2.

• 2. De besluiten als bedoeld in het eerste lid vervallen op het moment waarop artikel 2in werking treedt.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit wordt geplaatst in het provinciaal blad en treedt in werking op 1 maart 2023, met uitzondering van artikel 2, welke in werking treedt met ingang van een bij besluit van Gedeputeerde Staten te bepalen datum.

Artikel 10 Citeertitel

Budgetbevoegdheidsregeling voor de opgavengerichte organisatie van de provincie Zuid-Holland.

Den Haag, 31 januari 2023,

Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland,

drs. J. Smit

voorzitter

drs. M.J.A. van Bijnen MBA

secretaris