Besluit van provinciale staten van Utrecht van 13 december 2023, nr. UTSP 1745350103-43874, en gedeputeerde staten van Utrecht van 7 november 2023, nummer UTSP-1745350103-43876 tot instelling van de adviesraad voor de fysieke leefomgeving provincie Utrecht

Provinciale staten van Utrecht en gedeputeerde staten van Utrecht;

Gelet op artikel 82 Provinciewet;

Overwegende dat:

• met de inwerkingtreding van de Omgevingswet de verplichte advisering door een onafhankelijke commissie over beleid inzake de fysieke leefomgeving en de ruimtelijke kwaliteit vervalt;

• voortzetting wenselijk is van advisering aan provinciale staten en gedeputeerde staten door een onafhankelijke en deskundige adviesraad voor de fysieke leefomgeving.

Besluiten:

Artikel 1 Adviesraad

Er is een adviesraad voor de fysieke leefomgeving provincie Utrecht, hierna te noemen: de adviesraad.

Artikel 2 Taken

• 1. De adviesraad heeft tot taak gedeputeerde staten en provinciale staten gevraagd en uit eigen beweging onafhankelijk te adviseren over beleidsmaatregelen en beleidsplannen die van betekenis zijn voor het provinciale beleid inzake de fysieke leefomgeving, waaronder:

  • a. de thema’s uit de Omgevingsvisie;

  • b. de kwaliteit van het openbaar bestuur.

• 2. De adviesraad adviseert, denkt mee, komt met ideeën en draagt alternatieven aan in een zo vroeg mogelijk stadium van de voorbereiding van bedoelde maatregelen en plannen.

Artikel 3 Samenstelling adviesraad

• 1. De adviesraad bestaat uit vijf tot zeven leden, met inbegrip van de voorzitter.

• 2. In de adviesraad hebben, naast de voorzitter, leden zitting die kennis en ervaring hebben op het werkterrein uit artikel 2.

• 3. De adviesraad kent een vaste commissie ruimtelijke kwaliteit, waarin de voorzitter van de adviesraad en de bijzonder adviseur ruimte, als bijzonder adviseur van de commissie op het gebied van ruimtelijke kwaliteit, deelnemen.

• 4. De leden hebben in de adviesraad op persoonlijke titel zitting en zonder last.

• 5. Leden van gedeputeerde staten en provinciale staten en personen die zijn aangesteld in dienst van de provincie, dan wel van een gemeenschappelijk orgaan of openbaar lichaam dat is ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, stichting, maatschap, vennootschap, vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij waar de provincie aan deelneemt, kunnen geen lid of plaatsvervangend lid van de adviesraad zijn.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

• 1. Gedeputeerde staten stelt samen met de begeleidingsgroep profielschetsen op van de vacatures in de adviesraad.

• 2. Gedeputeerde staten stellen met de profielschetsen een openbare sollicitatieprocedure in waarbij de begeleidingsgroep betrokken is. ¹ Uitzondering hierop betreft de aanstelling van de bijzonder adviseur ruimtelijk kwaliteit die direct door Gedeputeerde staten wordt benoemd.

• 3. Gedeputeerde staten benoemen in overleg met de begeleidingsgroep de leden van de adviesraad op grond van hun deskundigheid en geschiktheid op het werkterrein van de adviesraad.

• 4. Gedeputeerde staten benoemen in overleg met de begeleidingsgroep de voorzitter.

• 5. De adviesraad wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 6. De leden en de plaatsvervangende leden worden benoemd voor de duur van vier jaar, na afloop waarvan zij, voor maximaal één periode van vier jaar, kunnen worden herbenoemd. Tussentijdse benoemingen geschieden tevens voor de duur van vier jaar, behoudens de mogelijkheid dat het aftreedschema, bedoeld in het zevende lid, aanleiding geeft de benoemingstermijn van één of meer leden te verkorten. Voor tussentijdse verlenging voert Gedeputeerde staten overleg met de begeleidingsgroep.

• 7. De leden en de plaatsvervangende leden kunnen te allen tijde ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan gedeputeerde staten.

• 8. Gedeputeerde staten kunnen de leden, met inbegrip van de voorzitter en de plaatsvervangers schorsen en ontslaan.

• 9. De voorzitter van de adviesraad bewaakt vernieuwing en continuïteit in de advisering door zorg te dragen voor een getrapt aftreedschema voor de leden, met inbegrip van de voorzitter.

• 10. Provinciale staten stellen een evenwichtige begeleidingsgroep ruimtelijk advies in wat de betrokkenheid vanuit Provinciale staten borgt.

Artikel 5 Voordracht voor benoeming, schorsing en ontslag

• 1. Alvorens een voordracht wordt gedaan omtrent de benoeming, het ontslag of de schorsing van de voorzitter, wordt de adviesraad gehoord.

• 2. Alvorens een voordracht wordt gedaan omtrent de benoeming, het ontslag of de schorsing van de overige leden en de plaatsvervangend leden wordt de voorzitter gehoord.

• 3. Gedeputeerde staten kunnen besluiten om in afwijking van het bepaalde in het eerste en tweede lid een voordracht op een andere wijze tot stand te laten komen.

Artikel 6 Werkgroepen, deskundigen en toelichting

• 1. De adviesraad kan voor de behandeling van bepaalde onderwerpen naar eigen inzicht ad hoc werkgroepen instellen, hetzij uit zijn midden, hetzij door inschakeling van andere externe deskundigen.

• 2. De adviesraad kan zich naar eigen inzicht ook anderszins laten bijstaan door deskundigen die geen lid van de adviesraad zijn.

• 3. Leden van gedeputeerde staten en provinciale staten en personen die zijn aangesteld in dienst van de provincie, dan wel van een gemeenschappelijk orgaan of openbaar lichaam dat is ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, stichting, maatschap, vennootschap, vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij waar de provincie aan deelneemt, kunnen desgevraagd vergaderingen van de adviesraad bijwonen voor het geven van een toelichting en het verstrekken van informatie.

Artikel 7 Secretariaat

Gedeputeerde staten voorzien in het secretariaat van de adviesraad.

Artikel 8 Vergaderfrequentie

De adviesraad komt in beginsel één keer per 6 weken bijeen of vaker indien tenminste drie leden van de adviesraad de voorzitter daarom schriftelijk en met opgave van reden hebben verzocht.

Artikel 9 Openbaarheid van vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de adviesraad zijn openbaar.

• 2. Een vergadering of een gedeelte daarvan is niet openbaar indien de in artikel 5.1 van de Wet open overheid genoemde belangen op de in dat artikel bedoelde wijze kunnen worden geschaad.

Artikel 10 Advisering

• 1. Het advies van de adviesraad wordt uitgebracht bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.

• 2. Bij een persoonlijk of zakelijk belang van een lid, onthoudt dit lid zich van advisering en stemming.

• 3. Op verzoek van een lid dan wel leden wordt een afwijkend standpunt in het advies van de adviesraad opgenomen. Afwijkende standpunten kunnen tevens in een afzonderlijke nota bij het advies worden gevoegd.

• 4. Het advies van de adviesraad wordt op schrift gesteld en ondertekend door of namens de voorzitter.

• 5. Het advies wordt door de voorzitter uitgebracht aan gedeputeerde staten of provinciale staten. Een advies dat is gericht aan gedeputeerde staten wordt in afschrift toegezonden aan provinciale staten. Een advies dat is gericht aan provinciale staten wordt in afschrift gezonden aan gedeputeerde staten.

Artikel 11 Jaarprogramma en jaarverslag

• 1. De adviesraad stelt jaarlijks een programma vast voor het eerstvolgende jaar. Bij de voorbereiding hiervan betrekt de commissie gedeputeerde staten en provinciale staten, dan wel leden uit hun midden.

• 2. De adviesraad brengt elk jaar een verslag van haar werkzaamheden uit.

• 3. De adviesraad zendt het verslag naar gedeputeerde staten en aan provinciale staten.

Artikel 12 Nadere regels

De adviesraad stelt zo nodig nadere regels over haar werkwijze en die van de werkgroepen en doet daarvan mededeling aan gedeputeerde staten en provinciale staten.

Artikel 13 Overgangsrecht en intrekken

Het Instellingsbesluit Provinciale Commissie Leefomgeving provincie Utrecht Besluit van gedeputeerde staten en provinciale staten van Utrecht van 8 januari 2008, 2007INT213059 tot samenvoeging van drie adviescommissies tot één provinciale commissie leefomgeving (PCL), gewijzigd bij Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 8 oktober 2019, nummer 81FAB46F, en Provinciale Staten van Utrecht van 25 september 2019, nummer 81F30EBD, wordt ingetrokken.

Artikel 14 Slotbepaling

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 maart 2024. Indien het Provinciaal blad waarin dit besluit wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 28 februari 2024, treedt het in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal blad waarin het wordt geplaatst en werkt het terug tot en met 1 maart 2024.

Artikel 15 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als: Instellingsbesluit Adviesraad voor de fysieke leefomgeving provincie Utrecht.

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van Utrecht van 13 december 2023 en de vergadering van gedeputeerde staten van Utrecht van 7 november 2023.

Provinciale Staten van Utrecht,

Voorzitter,

mr. J.H. Oosters

Griffier,

mr. C.A. Peters

Gedeputeerde Staten van Utrecht,

Voorzitter,

mr. J.H. Oosters

Secretaris,

mr. drs. A.G. Knol-van Leeuwen

Toelichting

Algemeen

Tot 2024 is er op basis van artikel 9.1 van de Wet ruimtelijke ordening en artikel 2.41 van de Wet milieubeheer een verplichting voor de provincie om respectievelijk een planologische commissie ten behoeve van het overleg over en de coördinatie van zaken betreffende provinciaal ruimtelijk beleid en een provinciale milieucommissie in te stellen.

Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet komen deze bepalingen uit de Wet ruimtelijke ordening en de Wet milieubeheer te vervallen. Daarmee is het instellen van onafhankelijke advisering facultatief geworden.

Met de adviesraad voor de fysieke leefomgeving provincie Utrecht maken we een nieuwe start voor onafhankelijk advies voor de provincie Utrecht en willen we onafhankelijke advisering een kwaliteitsimpuls geven. Het is geen voortzetting van de Provinciale Commissie Leefomgeving (PCL) of de Provinciaal Adviseur Ruimtelijke Kwaliteit (PARK), maar een nieuwe raad waarin we de kwaliteiten van beide bundelen.

Artikel 2: Taken

Zowel gedeputeerde staten als provinciale staten hebben wat betreft de fysieke leefomgeving en de ruimtelijke kwaliteit behoefte aan een op strategisch niveau functionerend adviesraad. De advisering staat los van belangenbehartiging. Daarvoor bestaan diverse andere overlegstructuren.

Gekozen is voor een adviesraad – zijnde een commissie op grond van artikel 82 Provinciewet - die zowel aan gedeputeerde staten als provinciale staten adviseert inzake het samenbrengen van wetenschappelijke, maatschappelijke en/of politiek-bestuurlijke ontwikkelingen, inspireren en signalering van nieuwe ontwikkelingen en/of ‘blinde vlekken’. Soms vanuit de politiek-bestuurlijke actualiteit en soms juist los van de alledaagse hectiek, kan de adviesraad aandacht vragen voor ontwikkelingen in de provincie Utrecht die om keuzes vragen.

Om in de ingewikkelde provinciale context de besluitvorming op gebied van de fysieke leefomgeving en ruimtelijke kwaliteit goed vorm te geven, is het van belang dat er kritisch wordt meegekeken, zowel ter inspiratie, ter voorbereiding ter ondersteuning en ter toetsing van de besluiten die worden genomen. Daarbij geldt dat er behoefte is aan advisering en agendering rond beleidsvorming en specifiek toetsing op ruimtelijke kwaliteit bij de uitvoering van projecten.

De fysieke leefomgeving is een begrip uit de Omgevingswet. De definitie hiervan is hierin niet uitputtend gedefinieerd. In de wet staat een opsomming van onderdelen die in elk geval hieronder vallen: bouwwerken, infrastructuur, water, watersystemen, bodem, lucht, landschappen, natuur, cultureel erfgoed en werelderfgoed. De kaderstellende documenten voor de provincie Utrecht op het gebied van de fysieke leefomgeving zijn de Omgevingsvisie en de Omgevingsverordening. Daaronder en in samenhang met visie en verordening kent de provincie Utrecht programma’s. Al deze zaken gaan over de fysieke leefomgeving. Daarmee bestrijkt de fysieke leefomgeving een groot deel van wat de provincie doet. De provincie Utrecht heeft in haar handelen impact op de fysieke leefomgeving en daarmee ook op haar inwoners, ondernemers en bezoekers.

Ruimtelijke kwaliteit is niet wettelijk gedefinieerd, maar de algemeen aanvaarde definitie van ruimtelijke kwaliteit is dat deze gaat over de gebruikswaarde voor (meerdere) functies, belevingswaarde voor bewoners en bezoekers en de waarde voor de toekomst.

De adviesraad geeft integrale adviezen op strategisch en innovatief niveau. Meer concreet krijgt de adviesraad de taak gedeputeerde staten en provinciale staten te adviseren over onder andere de thema’s uit de Omgevingsvisie en de relatie met de kwaliteit van het openbaar bestuur.

Artikel 3: Samenstelling adviesraad

De leden van de adviesraad adviseren onafhankelijk en zijn geen vertegenwoordiger van de organisatie waaruit zij afkomstig zijn. In het besluit is dan ook geregeld dat de leden op persoonlijke titel zitting hebben in de raad. Het voeren van ruggespraak wordt in het besluit niet uitgesloten. Aangenomen wordt namelijk dat dit het functioneren van de leden kan stimuleren. Het inbrengen van louter persoonlijke meningen zal immers evenmin tot optimale adviezen leiden. Er wordt gestreefd naar het benoemen van leden waarvan het functioneren goed in de diverse maatschappelijke geledingen binnen de provincie Utrecht is ingebed.

Er wordt veel belang gehecht aan een onafhankelijke adviesraad van deskundigen die de provincie scherp houdt en zorgt voor ‘tegenspraak’ en ‘tegenmacht’. De kern van de adviesraad bestaat uit een raad van maximaal tien personen, met daarbij een gelijkwaardige verdeling met expertise op het gebied van de fysieke leefomgeving. Daarbinnen zouden de verschillende generaties vertegenwoordigd moeten zijn.

Volgens het besluit worden de leden van de adviesraad benoemd door gedeputeerde staten op grond van hun deskundigheid op het werkterrein van de adviesraad. Plaatsvervangende leden treden in de

plaats van de leden en hebben dezelfde rechten (minderheidsstandpunten, vergoedingen). Het is echter niet onze bedoeling om voor alle leden plaatsvervangers te benoemen. Wij vinden het in principe ongewenst dat leden, die immers vanwege hun persoonlijke deskundigheid en achtergrond zijn aangesteld, zich structureel laten vervangen. De mogelijkheid van het benoemen van plaatsvervangers is bedoeld voor bijzondere situaties, waarbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld een langdurige afwezigheid van een van de leden (door bijvoorbeeld ziekte). Voor vergoeding van reis- en verblijfskosten van de leden van de adviesraad wordt verwezen naar het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

Volgens artikel 3, lid 3, van het besluit bestaat er een vaste commissie binnen de adviesraad. Hierin nemen de voorzitter van de adviesraad en de bijzonder adviseur ruimte, als bijzonder adviseur van de commissie op het gebied van ruimtelijke kwaliteit, zitting. Het secretariaat, zoals beschreven in artikel 7, ondersteunt deze adviesraad. Deze bijzonder adviseur heeft een concreter takenpakket dan de andere leden van de adviesraad. Hij heeft onder meer als taken:

• adviserende provinciale kwaliteitsteams (Q-teams);

• afstemmen met het College van Rijksadviseurs;

• contact onderhouden met (andere) provinciale adviseurs ruimtelijke kwaliteit. In deze commissie wordt de samenhang van de werkzaamheden van de raad en de adviseur(s) ruimtelijke kwaliteit geborgd.

Artikel 6: Werkgroepen, deskundigen en toelichting

Werkgroepen (met personen uit eigen gelederen of door de adviesraad daartoe te benaderen externe personen) kunnen op ad-hoc basis worden belast met het voorbereiden van gedetailleerde adviezen, zodat de behandeling in de plenaire vergadering beperkt kan worden tot de hoofdlijnen van het advies. Werkgroepen kunnen zich laten bijstaan door andere deskundigen. Werkgroepen kunnen ook om een toelichting vragen aan personen die een (directe) band hebben met de provincie.

Artikel 7: Secretariaat

De taak en opdracht van de adviesraad maken een kwalitatief goed, voldoende uitgerust secretariaat strikt noodzakelijk. Een belangrijke taak van de ambtelijke ondersteuning is het goed borgen van de werkprocessen van de adviesraad aan die van de provincie. Zo kan de adviesraad zich zo veel mogelijk focussen op de kwaliteit van de adviezen, doordat men ontlast wordt op het proces.

Het secretariaat zal ten behoeve van de agendavoorbereiding veel inzicht moeten hebben in de lopende beleidsprocessen van de provincie, wat gezien de breedte van het beleidspakket hoge eisen stelt aan de kwaliteiten van de medewerkers. Het secretariaat wordt op kosten van de provincie verzorgd vanuit de daarvoor meest in aanmerking komende afdeling.

Artikel 8: Vergaderfrequentie

Dit artikel maakt het mogelijk dat enkele leden een vergadering van de adviesraad bijeen kunnen roepen als zij een onderwerp aan de orde willen stellen.

Artikel 9: Openbaarheid van vergaderingen

In beginsel zijn de vergaderingen van de adviesraad openbaar. Het kan echter zijn dat belangen van derden door openbaarheid geschaad worden. Als een of meer van de leden of eenderde daarom verzoekt, zal de adviesraad een besluit over de openbaarheid van de vergadering moeten nemen. De raad zal zich daarbij moeten laten leiden door de gronden voor geheimhouding van documenten die

de Wet open overheid kent. In dit verband is het van belang dat in de nadere regels betreffende de werkwijze van de adviesraad als bedoeld in artikel 12 wordt bepaald hoe de aankondiging van vergaderingen plaatsvindt, zodat de leden tijdig een verzoek om met gesloten deuren te vergaderen kunnen indienen.

Artikel 10: Advisering

Een vergadering is niet altijd vereist voor het opstellen van een advies. Schriftelijke beraadslaging is een optie. Het kan voorkomen dat enkele leden van de adviesraad een minderheidsstandpunt innemen. Het is essentieel dat als de raad dit overneemt, dit op basis van discussie in een raadsvergadering gebeurt.

Artikel 11: Jaarprogramma en jaarverslag

Aandacht verdient de binding van de onafhankelijke adviesraad met gedeputeerde staten en provinciale staten. Geadviseerd wordt om een structureel overleg te organiseren met een afvaardiging van gedeputeerde staten, provinciale staten, de griffie en de adviesraad om de lopende adviestrajecten en relevante politieke ontwikkelingen te bespreken, om zodoende invulling te geven aan de wens tot een goede aansluiting van de adviezen op de timing van de politiek-bestuurlijke besluitvorming. Daarbij is het van belang dat het advies en de adviesraad zelf geen onderwerp worden van politiek debat, maar dat het advies het politiek debat wel helpt.

Het Jaarprogramma wordt aan gedeputeerde staten en provinciale staten aangeboden. De adviesraad doet jaarlijks verslag van haar werkzaamheden aan gedeputeerde staten en provinciale staten. Tevens zijn gedeputeerde staten voornemens, samen met provinciale staten, het besluit en het functioneren van de adviesraad periodiek te evalueren.

Artikel 12: Nadere regels

In een reglement voor de werkwijze van de adviesraad en de werkgroepen zullen tenminste de volgende onderwerpen kunnen worden geregeld:

• regels met betrekking tot het aantal leden dat tenminste aanwezig dient te zijn voordat tot het vaststellen van advies kan worden overgegaan;

• regels die met betrekking tot het optreden van plaatsvervangers in acht moeten worden genomen;

• de wijze van aankondiging van vergaderingen;

• een regeling ten aanzien van het spreekrecht voor derden;

• de vergaderorde en desgewenst de plaats waar vergaderingen worden gehouden.