Provinciaal blad van Zeeland
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zeeland | Provinciaal blad 2023, 15023 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zeeland | Provinciaal blad 2023, 15023 | ander besluit van algemene strekking |
Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland houdende vaststelling Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Zeeland 2024
Artikel 7 Vergaderstukken en verzending digitale agenda
De besluitvormende en opiniërende stukken worden in de vorm van een GS-nota ingediend. In deze nota wordt de beslissing die wordt voorgesteld verwoord en toegelicht. Aan de GS-nota worden bijlagen toegevoegd die nodig zijn voor een goed begrip van het voorstel. Aan de GS-nota worden in voorkomende gevallen ook de brieven en of uitgaande documenten toegevoegd. Ten aanzien van elk besluitvormend stuk wordt herleidbaar vastgelegd wie daarvoor ambtelijk verantwoordelijk is.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in artikel7 lid 1 niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie zo ver als enigszins mogelijk vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
De onderwerpen waarbij geheimhouding wordt geadviseerd of is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang worden door de secretaris als geheime stukken aangeduid.
HOOFDSTUK 4 OVERIGE VORMEN VAN BESLUITVORMING
Artikel 11 Resumptie besluiten
Als het college een besluit gewijzigd vaststelt, wordt het aangepaste stuk digitaal aangeboden en ter instemming voorgelegd aan de portefeuillehouder, voorzitter en secretaris.
Artikel 12 Schriftelijke ronde
In gevallen waarin naar het oordeel van de secretaris, na overleg met de voorzitter, sprake is van een spoedeisende situatie kan besluitvorming buiten de reguliere collegevergadering plaatsvinden in een zogenaamde schriftelijke ronde. Dit geldt ook gedurende recesperioden, wanneer er geen reguliere collegevergaderingen zijn.
Artikel 13 Vergaderen in elektronische of hybride vorm
In gevallen waarin naar het oordeel van de secretaris na overleg met de voorzitter sprake is van een situatie waarbij niet op korte termijn een fysieke vergadering belegd kan worden waarbij aan het quorumvereiste uit artikel 56 Provinciewet wordt voldaan, of een situatie waarbij het college in meerderheid besluit hiertoe, kan een vergadering in elektronische vorm plaatsvinden.
HOOFDSTUK 6 AFHANDELING VAN DE VERGADERINGEN
Artikel 19 Openbare besluitenlijst
Alle besluiten van Gedeputeerde Staten komen op de openbare besluitenlijst, tenzij er geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 84 van de Provinciewet, in samenhang met artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid. Deze geheimhouding moet goed gemotiveerd zijn en duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft.
Artikel 20 Uitleg en toepassing
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van dit reglement beslissen Gedeputeerde Staten op voorstel van de voorzitter.
Het besluit van 3 juli 1973, houdende vaststelling van het Reglement van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten van Zeeland (Provinciaal Blad nr. 39 van 1973), laatstelijk gewijzigd bij besluit van 25 maart 2003 (Provinciaal Blad nr. 13 van 2003), wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van 12 december 2023.
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
Drs. M.J.C. Franken, secretaris
Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Zeeland 2024
In artikel 52 Provinciewet staat dat Gedeputeerde Staten een reglement van orde vaststellen voor de vergaderingen en andere werkzaamheden. Onder 'andere werkzaamheden' dan vergaderen wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Provinciewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de leden van het college van Gedeputeerde Staten behoort daartoe.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden
De portefeuilleverdeling wordt vastgesteld in het zogenaamde constituerend beraad; de eerste vergadering van gedeputeerde staten nadat de gedeputeerden zijn benoemd.
De vervanging van gedeputeerden wordt onderling geregeld. Zie ook artikel 75 Provinciewet.
Artikel 4 Reguliere vergaderingen
Het uitgangspunt is om op dinsdagochtend in Middelburg te vergaderen. De voorzitter kan besluiten om de reguliere vergadering op een andere locatie te houden en of om in aanvulling op de reguliere vergadering op een andere dag in de week een vergadermoment in te plannen.
De indeling van de zitplaatsen wordt voor een nieuw college vastgesteld in het constituerend beraad.
Artikel 7 Vergaderstukken en verzending digitale agenda
De secretaris is verantwoordelijk voor gedegen, tijdige advisering aan GS. Dit staat in artikel 27 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021. Deze zogenaamde ambtsinstructie is een uitwerking van artikel 100 t/m 103 Provinciewet. In dit reglement is in artikel7 lid 5 gespecificeerd dat de GS-nota ‘voldoende integraal tot stand dient te komen’. In de GS-nota wordt daarom opgenomen met welke afdelingen en collega’s de nota is afgestemd. In de GS-nota’s en het digitale vergadersysteem wordt ook aangeven hoe de inhoud van het beslisdocument vooraf is afgestemd met de portefeuillehouder(s).
De secretaris is verantwoordelijk voor gedegen, tijdige advisering aan GS. Zie artikel 27 ambtsinstructie. Voor wat betreft de nagekomen stukken weegt de secretaris af of ten aanzien van de nagekomen stukken van tevoren gecommuniceerd wordt met de leden of dat dit in de vergadering gebeurt.
In de Gedragscode politieke ambtsdragers provincie Zeeland 2015 is bepaald hoe gedeputeerden omgaan met geheime stukken, informatie die nog niet openbaar is en de regels voor het gebruik van e-mail, internet en sociale media.
Artikel 10 Ambtelijke ondersteuning
Zie ook de toelichting bij artikel 7 van dit reglement.
Artikel 11 Resumptie besluiten
Artikel 12 Schriftelijke ronde
De schriftelijke ronde is een agendatype in het digitale vergadersysteem. Zie ook de toelichting bij artikel 7 van dit reglement. In een schriftelijke ronde kunnen buiten de vergadering van gedeputeerde staten om besluiten worden genomen die niet kunnen wachten tot een reguliere collegevergadering. Het zogenoemde 'parafenbesluit'. De hoofdregel is dan dat het voorstel en concept-besluit via een schriftelijke ronde wordt aangeboden aan de leden van gedeputeerde staten. In lid 6 is bepaald dat in de besluitenlijst van de eerstvolgende reguliere collegevergadering wordt vastgelegd op welke datum het parafenbesluit is genomen. In feite is daarmee het genomen besluit bekrachtigd.
Artikel 13 Vergaderen in elektronische of hybride vorm
Artikel 14 Aanwezigen vergadering
Uit artikel 55 lid 1 en artikel 57 van de Provinciewet volgt dat naast de leden van gedeputeerde staten en de secretaris ook anderen de vergadering kunnen bijwonen. De reguliere vergaderingen van het Zeeuwse college worden altijd bijgewoond door hun communicatieadviseur en de directie-bestuurssecretaris.
In de Provinciewet is geregeld dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Het vergader- en besluitquorum uit artikel 56 Provinciewet wordt gevolgd.
Artikel 16 Totstandkoming besluitvorming
Als er sprake is van belangenverstrengeling neemt de betreffende gedeputeerde geen deel aan de beraadslaging en stemming. Dit volgt uit artikel 2.4 Algemene wet bestuursrecht.
In de praktijk wordt zelden gestemd.
Artikel 18 en 19 Afhandeling van de vergaderingen
Van de vergaderingen wordt een verslag en een openbare besluitenlijst gemaakt. Het verslag is niet openbaar.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2023-15023.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.