Besluit van Provinciale Staten van Zuid-Holland van 8 november 2023, nr. 7600, tot vaststelling van de verordening rechtspositie gedeputeerden en de commissaris van de Koning (Verordening rechtspositie gedeputeerden en commissaris van de Koning provincie Zuid-Holland)

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

Gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van 10 oktober 2023, met het besluitnummer

PZH-2023-839990762

Gelet op artikel 143 van de Provinciewet;

Gelet op het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers;

Gelet op de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers;

Besluiten vast te stellen het volgende besluit:

Verordening rechtspositie gedeputeerden en commissaris van de Koning provincie Zuid-Holland

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

Besluit: Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers;

Regeling: Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers.

Hoofdstuk 2 Voorzieningen voor de commissaris van de Koning

Artikel 2 Ter beschikking gestelde auto

• 1. Gedeputeerde staten stellen een auto ten laste van de provincie exclusief ter beschikking aan de commissaris.

• 2. De commissaris mag deze auto niet gebruiken voor andere dan zakelijke of bestuurlijke doeleinden.

• 3. Wanneer door gedeputeerde staten uitdrukkelijk wordt geoordeeld dat een nevenfunctie van de commissaris in het belang is van de provincie, worden de ritten, die in het kader van die nevenfunctie gemaakt worden, op grond van deze verordening als bestuurlijk aangemerkt.

Hoofdstuk 3 Voorzieningen voor gedeputeerden

Artikel 3 Ter beschikking gestelde auto

• 1. Gedeputeerde staten stellen ten laste van de provincie een auto voor gemeenschappelijk gebruik of een auto op afroep van een daartoe door de provincie gecontracteerde vervoerder ter beschikking aan de gedeputeerde.

• 2. De gedeputeerde mag deze auto niet gebruiken voor andere dan zakelijke of bestuurlijke doeleinden.

• 3. Wanneer door gedeputeerde staten uitdrukkelijk wordt geoordeeld dat een nevenfunctie van een gedeputeerde in het belang is van de provincie, worden de ritten, die in het kader van die nevenfunctie gemaakt worden, op grond van deze verordening als bestuurlijk aangemerkt.

Hoofdstuk 4 Gemeenschappelijke voorzieningen

Artikel 4 Vergoeding kosten scholing

• 1. Van scholing is sprake wanneer de scholing niet-partijpolitiek georiënteerd is en gericht is op de vervulling van de functie van de commissaris of gedeputeerde.

• 2. De kosten van scholing die door of namens de provincie worden verzorgd of aangeboden aan de commissaris of gedeputeerde, komen voor rekening van de provincie.

• 3. De commissaris of gedeputeerde die scholing wenst die niet door of namens de provincie wordt verzorgd of aangeboden, dient daartoe vooraf een gemotiveerde aanvraag in bij gedeputeerde staten.

• 4. De aanvraag, bedoeld in het derde lid, gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie.

• 5. De kosten van scholing die niet wordt verzorgd door of namens de provincie komen voor rekening van de provincie, als deelname naar het oordeel van gedeputeerde staten van belang is in verband met de vervulling van de functie van de commissaris of gedeputeerde.

• 6. Gedeputeerde staten kunnen een scholingsplan opstellen dat nadere regels bevat ten aanzien van de scholingsmogelijkheden en de wijze van vergoeden.

Artikel 5 Informatie- en communicatievoorzieningen

Voor de informatie- en communicatiemiddelen die door gedeputeerde staten aan de commissaris of de gedeputeerde ter beschikking worden gesteld, ondertekent de commissaris respectievelijk de gedeputeerde een door gedeputeerde staten opgestelde bruikleenovereenkomst.

Artikel 6 Bedrijfsgeneeskundige zorg

De commissaris of gedeputeerde kan voor bedrijfsgeneeskundige zorg gebruik maken van de voorzieningen die voor de ambtenaren zijn getroffen.

Artikel 7 Kosten beveiliging

Wanneer sprake is van noodzakelijke beveiliging van de commissaris of gedeputeerden en er daarbij mogelijk fiscale grenzen worden overschreden, komen deze kosten, inclusief eventuele heffing door de Belastingdienst, ten laste van de provincie.

Hoofdstuk 5 De procedure van declaratie en betaling

Artikel 8 Rechtstreekse facturering aan de provincie

• 1. De commissaris of gedeputeerde draagt ten behoeve van het vergoeden van kosten, die voor vergoeding of tegemoetkoming ten laste van de provincie in aanmerking komen, zo veel als mogelijk zorg voor rechtstreekse toezending van de factuur aan de provincie.

• 2. Verantwoording van de vergoeding door de commissaris of gedeputeerde vindt plaats door een door gedeputeerde staten vastgesteld formulier volledig in te vullen en te ondertekenen.

• 3. De commissaris of gedeputeerde dienen het formulier binnen twee maanden na de factuurdatum in bij de provinciesecretaris of de door deze aangewezen ambtenaar.

Artikel 9 Gebruik creditcard

• 1. Gedeputeerde staten stellen op aanvraag een provinciale creditcard ter beschikking aan de commissaris en de gedeputeerden voor het doen van uitgaven die voor vergoeding of tegemoetkoming ten laste van de provincie in aanmerking komen.

• 2. De secretaris draagt zorg voor de aanvraag, verstrekking en intrekking van provinciale creditcards. Met de creditcard kan geen contant geld opgenomen worden.

• 3. Voor het doen van de in het eerste lid bedoelde uitgaven, kunnen de commissaris en de gedeputeerden gebruik maken van de provinciale creditcard als rechtstreekse facturering als bedoeld in artikel 8 niet mogelijk is.

• 4. Reis- en verblijfkosten in het buitenland kunnen worden betaald door gebruikmaking van de creditcard.

• 5. De commissaris of de gedeputeerde verantwoordt de creditcarduitgaven door een door gedeputeerde staten vastgesteld formulier volledig in te vullen en te ondertekenen.

• 6. De commissaris of de gedeputeerde dient het formulier en de factuur binnen één maand na afloop van de kalendermaand van inhouding door de creditcardmaatschappij ter goedkeuring in bij de provinciesecretaris of de door deze aangewezen ambtenaar.

• 7. Niet tijdige inlevering van het formulier heeft, tenzij er sprake is van overmacht, tot gevolg dat de gemaakte kosten voor rekening van de commissaris of de gedeputeerde komen.

• 8. Bij beëindiging van het ambt van commissaris of gedeputeerde levert de commissaris of gedeputeerde de creditcard onverwijld in.

• 9. De commissaris of gedeputeerde meldt het verlies van de creditcard direct bij de creditcardmaatschappij en bij de secretaris. Het eigen risico bij verlies en diefstal van de creditcard komt, mits is voldaan aan de daarvoor geldende regels, voor rekening van de provincie.

Artikel 10 Declaratie van vooruitbetaalde kosten

• 1. De commissaris of gedeputeerde voldoet kosten alleen uit eigen middelen als rechtstreekse facturering aan de provincie en gebruik van de provinciale creditcard niet mogelijk zijn.

• 2. Declaratie van de kosten die uit eigen middelen vooruit zijn betaald en de vergoeding van de reiskosten met de eigen auto vinden plaats door gebruikmaking van een door gedeputeerde staten vastgesteld formulier.

• 3. De commissaris of gedeputeerde levert het formulier volledig ingevuld en ondertekend binnen twee maanden na de betaling respectievelijk de datum van de gemaakte rit in bij de provinciesecretaris of een door deze aangewezen ambtenaar, onder bijvoeging van de originele bewijsstukken.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin deze verordening wordt geplaatst.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening rechtspositie gedeputeerden en commissaris van de Koning provincie Zuid-Holland.

Den Haag, 8 november 2023

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

Wnd. Griffier

Mr. M. Pe

Voorzitter

drs. J. Smit

Toelichting bij de Verordening rechtspositie gedeputeerden en commissaris van de Koning provincie Zuid-Holland

ALGEMENE TOELICHTING

Uniformering van de landelijke regelingen

Tot 28 maart 2019 is de rechtspositie van de decentrale politieke ambtsdragers in allerlei verschillende algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen vastgelegd. Met ingang van 28 maart 2019 zijn het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, het Rechtspositiebesluit commissaris van de Koning en het Rechtspositiebesluit gedeputeerden vervangen door één nieuwe besluit: het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (hierna: het Besluit).

Ook de ministeriële regelingen waarin een aantal rechtspositionele zaken verder wordt uitgewerkt, zijn gebundeld in één nieuwe regeling. De Regeling rechtspositie staten- en commissieleden en de Regeling rechtspositie gedeputeerden zijn vervangen door de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers (hierna: de Regeling).

In het Besluit en de Regeling zijn veel elementen van de rechtspositie van decentrale politieke ambtsdragers al uitputtend geregeld. Ook is de herziening gebruikt om de rechtspositie van alle decentrale politieke ambtsdragers, dus ook die van gemeenten en waterschappen, te uniformeren.

Op enkele onderdelen geven het Besluit en de Regeling nog ruimte om op provinciaal niveau bepaalde keuzes te maken of nadere regels te stellen. Er is minder ruimte om onderwerpen bij provinciale verordening naar eigen inzicht te regelen na de inwerkingtreding van het Besluit en de Regeling.

De nu voorliggende rechtspositieverordening voor commissaris en gedeputeerden is gebaseerd op de Modelverordening decentrale politieke ambtsdragers van het IPO. Deze modelverordening is een handreiking aan de provincies waarvan zij gebruik kunnen maken bij het opstellen van hun verordening waarin de rechtspositie van decentrale politieke ambtsdragers nader wordt geregeld, rekening houdend met de inhoud van het Besluit en de Regeling.

In deze verordening zijn alleen aanvullende voorzieningen voor de commissaris en gedeputeerden opgenomen. De aanvullende voorzieningen voor staten- en commissieleden zijn geregeld in een aparte verordening. Beide verordeningen zijn door provinciale staten vastgesteld.

Karakter en inhoud van de Modelverordening

In deze verordening is ervoor gekozen om onderwerpen die al uitputtend zijn geregeld in het Besluit en/of de Regeling, niet ook op te nemen in deze verordening. Voor een compleet beeld van de rechtspositie van de decentrale politieke ambtsdragers zullen dan zowel het Besluit en de Regeling alsook deze verordening geraadpleegd moeten worden.

Voor de volgende onderwerpen geldt dat er nog ruimte is om in de provinciale verordening nadere regels te stellen of keuzes te maken:

• De hoogte van de toelage van een lid van een onderzoekscommissie of van een bijzondere commissie;

• Het ter beschikking stellen van een auto aan de commissaris of de gedeputeerde en de wijze van gebruik;

• De kosten van scholing;

• De bedrijfsgeneeskundige zorg.

De onderwerpen in bovenstaande opsomming zijn opgenomen in deze verordening. In deze verordening is verder ook een hoofdstuk opgenomen over de procedures voor het indienen van declaraties en het doen van betalingen.

Op een aantal plekken in deze verordening wordt de hoogte van een toelage of vergoeding vastgesteld. In die gevallen worden in deze verordening geen concrete bedragen genoemd, maar wordt verwezen naar en aansluiting gezocht bij vergoedingen die zijn opgenomen in het Besluit of in de Regeling. Het voordeel van deze aanpak is dat deze verordening niet telkens hoeft te worden aangepast op het moment dat het bedrag van een vergoeding wijzigt.

Artikelsgewijze toelichting

Artikelen 2 en 3 Ter beschikking gestelde auto

De artikelen 2.2.10 van het Besluit en 2.8 van de Regeling bevatten de bepalingen over de aan de commissaris of de gedeputeerden ter beschikking gestelde auto. Onder een ter beschikking gestelde auto wordt niet alleen verstaan een auto die alleen ter beschikking staat van de commissaris of één bepaalde gedeputeerde, maar ook een deelauto en een auto op afroep.

Het gebruik en de financiële en fiscale behandeling van de ter beschikking gestelde auto zijn nagenoeg volledig geregeld in het Besluit en de Regeling. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de situatie waarin een ter beschikking gestelde auto alleen ter beschikking staat van de commissaris of een gedeputeerde en de situatie waarin de ter beschikking gestelde auto door meerdere collegeleden wordt gebruikt (deelauto of auto op afroep).

De artikelen 2 (voor de commissaris) en 3 (voor de gedeputeerden) maken ten eerste duidelijk of de provincie ervoor heeft gekozen om een auto alleen ter beschikking te stellen aan de commissaris of één bepaalde gedeputeerde. Als die keuze inderdaad is gemaakt, wordt vervolgens aangegeven of ander privégebruik, niet zijnde voor bestuurlijke doeleinden, is toegestaan.

Zakelijk, bestuurlijk en privégebruik van de auto

In artikel 2.2.10 van het Besluit wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijk, bestuurlijk en privégebruik van de auto (bij zowel exclusief als gemeenschappelijk gebruik):

• Onder zakelijk gebruik wordt uitsluitend verstaan het fiscaal-zakelijk gebruik. Hieronder vallen ritten voor woon-werkverkeer, dienstreizen en ritten voor ambtsgebonden functies. Bij uitsluitend zakelijk gebruik is geen fiscale bijtelling verschuldigd.

• Bij gebruik voor bestuurlijke doeleinden gaat het om ritten die voor de fiscale bijtellingsregeling weliswaar als niet-zakelijk worden aangemerkt, maar die de betrokken ambtsdrager maakt in het kader van een andere functie of arbeidsrelatie, die naar het oordeel van gedeputeerde staten in het belang van de provincie zijn. Bij gebruik voor bestuurlijke doeleinden wordt de fiscale bijtelling door de provincie aan de ambtsdrager vergoed.

• Privégebruik in de zin van het Besluit is het gebruik van de dienstauto voor andere doeleinden dan zakelijke of bestuurlijke aangelegenheden.

In de artikelen 2, tweede lid, en 3, tweede lid is bepaald dat de auto alleen zakelijk en bestuurlijk mag worden gebruikt.

Artikel 4 Vergoeding kosten scholing

De artikelen 2.3.3, tweede lid, en 2.4.4 van het Besluit geven aan provinciale en gedeputeerde staten de mogelijkheid om nadere regels te stellen over de scholing van staten- en commissieleden respectievelijk de commissaris en de gedeputeerden.

Een onderscheid is gemaakt tussen scholing die door of vanwege de provincie in het provinciaal belang is georganiseerd en scholing waaraan een individuele decentrale politieke ambtsdrager of een commissielid in verband met de vervulling van de functie op eigen initiatief wil deelnemen. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus, congres etc. en een kostenspecificatie).

Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor staten- en commissieleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt en niet opleidingen die gericht zijn op loopbaanontwikkeling.

Voor de commissaris en de gedeputeerden geldt dat artikel 2.2.11 van het Besluit een aparte voorziening biedt voor loopbaanoriëntatie. Kosten die voor loopbaanoriëntatie worden gemaakt, vallen dus niet onder de scholingskosten.

Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal. De reis- en verblijfkosten die al voor vergoeding in aanmerking komen op grond van de artikelen 2.1.7, 2.2.9 en 2.4.3 van het Besluit, ontbreken in deze opsomming. Het betreft hier immers een zakelijke reis.

In de Nota van Toelichting bij het Besluit staat over de scholing onder meer dat in het scholingsplan regels over de hoogte van de tegemoetkoming kunnen worden opgenomen. Daaruit kan worden afgeleid dat ook financiële grenzen kunnen worden gesteld aan het vergoeden van scholing.

Artikel 5 Informatie- en communicatievoorzieningen

Artikel 2.3.2 van het Besluit schrijft voor dat de informatie- en communicatieapparatuur, inclusief de benodigde abonnementen, ter beschikking worden gesteld aan het statenlid, de commissaris of de gedeputeerde. Artikel 2.4.4 maakt dit artikel ook van toepassing op commissieleden.

Voor de administratie is het nog wel nodig om vast te leggen welke faciliteiten ter beschikking zijn gesteld. Voor die vastlegging is de bruikleenovereenkomst geschikt. Om die reden is dit in artikel 5 opgenomen.

Als de commissaris of een gedeputeerde privé al beschikt over een internetaansluiting, dan hoeft er geen internetabonnement te worden verstrekt, tenzij de bestaande internetverbinding onvoldoende zou zijn voor gebruik in de functie van commissaris of gedeputeerde. Verwacht mag worden dat dit laatste tegenwoordig niet snel aan de orde zal zijn.

Uit de Nota van Toelichting bij het Besluit blijkt dat het moet gaan om noodzakelijke informatie- en communicatieapparatuur.

Artikel 6 Bedrijfsgeneeskundige zorg

Dit artikel bevat de uitwerking van artikel 2.3.5 van het Besluit. Provincies hebben de geneeskundige zorg al geregeld voor hun ambtenaren. De meest eenvoudige vorm om de bedrijfsgeneeskundige zorg voor de commissaris en de gedeputeerden in te richten, is om aan te sluiten bij wat er al is geregeld voor de ambtenaren.

Hoofdstuk 5 De procedure van declaratie en betaling

In de verordening zijn drie manieren van betaling aangegeven. Ook wordt een duidelijke volgorde aangebracht in de manieren van betalen. De voorkeursvariant is rechtstreekse facturering aan de provincie (artikel 8). Als dat niet mogelijk is, kan de uitgave worden gedaan met een provinciale creditcard (artikel 9). Alleen als de betaling niet op die manieren kan gebeuren, kan de commissaris of gedeputeerde de betaling uit eigen middelen doen en vervolgens declareren bij de provincie (artikel 10). Met deze aanpak wordt zo veel als mogelijk vermeden dat privémiddelen door de commissaris of de gedeputeerde (moeten) worden gebruikt voor zakelijke uitgaven.

Ook is per betaalwijze aangegeven op welke wijze de commissaris of de gedeputeerde de uitgaven verantwoordt of declareert en welke procedurevoorschriften in acht genomen moeten worden.