Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe 2022

Provinciale Staten van Drenthe;

gelezen het voorstel van het Presidium van Provinciale Staten van Drenthe van 4 juli 2022, kenmerk SG/21/202201537;

gelet op de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020;

BESLUITEN:

• 1. Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe, zoals vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 20 mei 2022, kenmerk 11/SG/202000790, Provinciaal Blad 2020, nummer 3440, in te trekken;

• 2. het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe 2022 vast te stellen.

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

Provinciale Staten voornoemd,

mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter

mevrouw mr. drs. S. Buissink, griffier

Assen, 13 juli 2022

Kenmerk SG/2022001132

Uitgegeven: 21 juli 2022

Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe 2022

Provinciale Staten en Commissaris van de Koning ieder voor zover daartoe bevoegd

Artikel 1 Begripsbepalingen

In het kader van dit besluit wordt verstaan onder:

• a. voorzitter: voorzitter van Provinciale Staten als bedoeld in artikel 9 van de Provinciewet;

• b. Presidium: het Presidium als bedoeld in het Reglement van Orde Provinciale Staten van Drenthe 2021;

• c. statengriffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 juncto artikel 104 van de Provinciewet;

• d. senior statenadviseur/plaatsvervangend griffier: de plaatsvervangend griffier als bedoeld in de Verordening Statengriffie Drenthe;

• e. griffiemedewerkers: de medewerkers van de Statengriffie, exclusief de Statengriffier.

Artikel 2 Mandaat en machtiging

• 1. De voorzitter heeft mandaat en machtiging om namens Provinciale Staten beslissingen te nemen met betrekking tot verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet open overheid, inclusief de beslissingen die daarmee samenhangen.

• 2. De voorzitter kan onder-mandaat verlenen aan medewerkers binnen de ambtelijke organisatie van de provincie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en werkwijze.

Artikel 3

De statengriffier heeft mandaat en machtiging om namens Provinciale Staten:

• a. beslissingen te nemen met betrekking tot het verdagen van besluiten op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet open overheid;

• b. beslissingen te nemen met betrekking tot het verdagen van besluiten op bezwaarschriften;

• c. beslissingen te nemen ter voorbereiding van het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de griffiemedewerkers;

• d. de overige beslissingen te nemen en uit te voeren die horen bij de rol van werkgever van de griffiemedewerkers;

• e. beslissingen te nemen met betrekking tot het beheer en de besteding van de budgetten die bestemd zijn voor Provinciale Staten, de Statengriffie, en de Noordelijke Rekenkamer;

• f. beslissingen te nemen met betrekking tot verzoeken ter uitoefening van privacy rechten als bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming, inclusief de beslissingen die daarmee samenhangen.

Artikel 4

• 1. De statengriffier heeft volmacht en machtiging om in voorkomende gevallen de provincie in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover dit betrekking heeft op de bedrijfsvoering van de griffie.

• 2. De statengriffier kan aan een derde schriftelijk volmacht of machtiging verlenen tot het in zijn plaats uitoefenen van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden.

• 3. De bevoegdheden genoemd in dit artikel gelden niet wanneer zij de rechtspositie van de statengriffier betreffen.

Artikel 5 Tekenbevoegdheid

Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet zoals bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens PS dan wel de cvdK.

Artikel 6

Een voorgenomen beslissing wordt, met uitzondering van spoedeisende gevallen, in ieder geval voorgelegd aan de mandaatgever/volmachtgever indien:

• a. de beslissing overschrijding van gevoteerde kredieten tot gevolg heeft;

• b. de mandataris/ge(vol)machtigde dit wenselijk of noodzakelijk acht, zoals bij politiek gevoelige onderwerpen.

Artikel 7

De voorzitter en de statengriffier brengen de beslissingen, waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door Provinciale Staten van belang is, onverwijld ter kennis van Provinciale Staten.

Artikel 8

• 1. Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe, zoals vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 20 mei 2020, kenmerk 11/SG/202000790, Provinciaal Blad 2020, nummer 3440, wordt ingetrokken.

• 2. Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

Toelichting

Artikel 2

In de praktijk maakt de frequentie van de vergaderingen van Provinciale Staten het regelmatig onmogelijk om binnen de wettelijk verplichte termijn op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet open overheid (Woo), te kunnen besluiten. Derhalve wordt aan de voorzitter van Provinciale Staten de bevoegdheid gemandateerd om beslissingen te nemen met betrekking tot verzoeken om informatie als bedoeld in de Woo, inclusief de beslissingen die daarmee samenhangen. Met deze beslissingen worden onder meer beslissingen op ingebrekestellingen bedoeld. Deze beslissingen dienen direct verbonden te zijn aan het oorspronkelijke verzoek om informatie als bedoeld in de Woo. Verder kan de voorzitter ook ondermandaat verlenen aan medewerkers binnen de provinciale organisatie. Zodoende kan de voorzitter medewerkers van de provinciale organisatie machtigen om Provinciale Staten te vertegenwoordigen tijdens eventuele (hoor)zittingen.

De bevoegdheid krachtens artikel 2 behelst niet het nemen van beslissingen op bezwaarschriften voortvloeiend uit de beslissingen met betrekking tot het oorspronkelijke verzoek om informatie als bedoeld in de Wob. Dit is enkel een bevoegdheid van Provinciale Staten. De statengriffier is bevoegd om beslissingen op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wob te verdagen en om beslissingen op bezwaarschriften te verdagen.

Artikel 3

Met sub d wordt onder andere bedoeld het toekennen van bijvoorbeeld een studie of ouderschapsverlof. Het gaat om alle beslissingen die de arbeidsovereenkomsten met de griffiemedewerkers betreffen. Beslissingen zoals wijziging functiehuis, reorganisatie en wijziging medezeggenschap ten aanzien van de Statengriffie worden genomen door de Werkgeverscommissie Statengriffie.

Met het onder sub e genoemde budget voor Provinciale Staten wordt verwezen naar de budgetten voor de organisatie, huishouding en onderzoek van Provinciale Staten.

Met sub f wordt beoogd verzoeken in het kader van de AVG zoals kennisneming van verwerkingen of verzoeken tot verwijderen van persoonsgegevens binnen de daartoe bestemde termijnen af te kunnen doen. Tevens leent de persoonlijke aard van de beslissing zich niet voor behandeling in PS. Behandeling in een (openbare) PS vergadering zou een grote privacy schending tot gevolg kunnen hebben.

Artikel 4

Lid 1 van dit artikel betreft onder andere het ondertekenen van overeenkomsten en brieven en het verschijnen in rechte namens de provincie.

Onder dit lid valt ook het vertegenwoordigen van de provincie bij andere vormen van geschilbeslechting die worden genoemd in de provincie CAO. Dit zijn bijvoorbeeld: mediation, bemiddeling, arbitrage, behandeling door een commissie en klachtbehandeling.

Onder de bedrijfsvoering van de griffie wordt in ieder geval verstaan het aangaan van overeenkomsten inzake het inhuren van externen en arbeidsovereenkomsten met griffiemedewerkers, het uitvoeren van onderzoeksvoorstellen en het verzorgen van catering.

Lid 2 bepaalt dat de griffier een derde kan machtigen. Dit kan een bijvoorbeeld een ambtenaar zijn of een advocaat.

Lid 3 is een uitzondering op leden 1 en 2. In de arbeidsverhouding met de griffiemedewerkers vertegenwoordigt de statengriffier de werkgever. In de arbeidsverhouding met de statengriffier wordt de werkgeversrol uitgeoefend door de werkgeverscommissie. De vertegenwoordiging in rechte zal dan indien nodig op ad hoc basis geregeld worden. De statengriffier kan dit niet zelf omdat hij dan ook als natuurlijk persoon partij is.

Artikel 6

In het geval er budgetten zullen worden overschreden bij de uitoefening van het in dit besluit benoemde mandaat (of volmacht, machtiging), of indien daarbij sprake is van bijvoorbeeld politieke gevoeligheden, dan zijn de gemandateerden gehouden om Provinciale Staten tevoren te raadplegen.

Artikel 7

Uiteraard zijn de voorzitter en de statengriffier gehouden alle informatie die relevant is voor de staten met betrekking tot de uitoefening van dit mandaat tijdig aan de staten te verstrekken. Artikel 7 regelt over welke beslissingen de staten onverwijld dienen te worden ingelicht.