Verordening ambtelijke bijstand aan leden van Provinciale Staten van Zuid-Holland

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

Gelet op artikel 33, eerste lid en artikel artikel 167, derde lid van de Provinciewet;

Besluiten:

• I. In te trekken, de Verordening ambtelijke bijstand aan leden van Provinciale Staten van Zuid-Holland, zoals vastgesteld bij besluit van provinciale Staten van Zuid Holland dd. 16 april 2003, onder nr. 4 (voordrachtnr. 5294) en laatstelijk is gewijzigd bij besluit van Provinciale Staten van Zuid-Holland dd. 19 december 2007 (voordrachtnr. 5884);

• II. Vast te stellen, een Verordening ambtelijke bijstand aan leden van Provinciale Staten van Zuid-Holland, luidende als volgt:

Artikel 1

Deze verordening verstaat onder:

• Provinciesecretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

• Statengriffier: griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet.

Artikel 2

• 1. Leden van Provinciale Staten kunnen om bijstand verzoeken vanuit de ambtelijke organisatie van de Provincie Zuid-Holland. Hiertoe behoort het verlenen van hulp bij (initiatief-)voorstellen, ontwerpbesluiten, amendementen en moties, alsmede het bieden van vakinhoudelijke ondersteuning

• 2. Een verzoek als bedoeld in het eerste lid wordt ingediend bij de statengriffier en dient zo concreet mogelijk de aard en omvang van de gevraagde activiteiten aan te geven, alsmede de termijn waarbinnen deze verricht dienen te worden.

• 3. De gevraagde bijstand wordt waar mogelijk door de statengriffier of een medewerker van de statengriffie verleend.

• 4. Indien de gevraagde bijstand niet door de statengriffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, wendt de statengriffier zich tot de provinciesecretaris met het verzoek één of meer medewerkers van de ambtelijke organisatie van Gedeputeerde Staten aan te wijzen om de gevraagde bijstand te verlenen.

• 5. In gevallen als bedoeld in het vierde lid wordt de gevraagde bijstand bij voorrang door de ambtelijke organisatie van Gedeputeerde Staten verleend. Indien de gevraagde bijstand niet, of niet tijdig kan worden verleend, meldt de provinciesecretaris dit aan de statengriffier onder opgave van redenen. De statengriffier treedt hierover in overleg met het betrokken Statenlid.

• 6. Voorafgaand aan het leveren van de ambtelijke bijstand vindt een gesprek plaats tussen het Statenlid dat om ambtelijke bijstand heeft gevraagd, de statengriffier en de medewerker die de ambtelijke bijstand gaat verlenen. Doel van het gesprek is wederzijdse verwachtingen uit te spreken t.a.v. de ambtelijke bijstand en indien nodig het formuleren van nadere afspraken.

Artikel 3

• 1. Op een verzoek om bijstand wordt beslist door de statengriffier. De statengriffier wijst het verzoek in ieder geval af wanneer het geen betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten.

• 2. Indien een verzoek om bijstand wordt afgewezen, deelt de statengriffier dit onder opgave van redenen mee aan het betrokken lid van Provinciale Staten.

• 3. Een lid van Provinciale Staten wiens verzoek om bijstand is afgewezen, kan de afwijzing van zijn verzoek voorleggen aan het Seniorenconvent. Het Seniorenconvent beoordeelt of de afwijzing terecht heeft plaatsgevonden.

Artikel 4

• 1. Indien een lid van Provinciale Staten niet tevreden is over de verleende bijstand, meldt hij dit aan de statengriffier.

• 2. Wanneer de bijstand door de statengriffier of een medewerker van de griffie is verleend, gaat de statengriffier na of verbetering van de gevraagde bijstand mogelijk is.

• 3. Wanneer de bijstand door een medewerker van de ambtelijke organisatie van Gedeputeerde Staten is verleend, treedt de statengriffier daarover in overleg met de provinciesecretaris. De provinciesecretaris gaat bij de betrokken medewerker of diens leidinggevende na of verbetering van de gevraagde bijstand mogelijk is.

• 4. Indien het overleg met de provinciesecretaris niet leidt tot een bevredigende oplossing, wordt de kwestie door tussenkomst van de commissaris van de Koning ter besluitvorming aan Gedeputeerde Staten voorgelegd.

Artikel 5

• 1. Een lid van Provinciale Staten kan de bij de verlening van de ambtelijke bijstand betrokken medewerkers verzoeken vertrouwelijk om te gaan met hetgeen in dat kader heeft plaatsgevonden of is gewisseld. De betreffende medewerkers nemen deze vertrouwelijkheid in acht, voor zover overige wet- of regelgeving daaraan niet in de weg staat.

• 2. Gedeputeerde Staten worden bij verlening van de ambtelijke bijstand door de provinciesecretaris op de hoogte gesteld van het verzoek en de aard daarvan.

Artikel 6

• 1. Een lid van Provinciale Staten kan zich rechtstreeks wenden tot een medewerker van Gedeputeerde Staten met een verzoek om:

  • a. mondelinge of schriftelijke feitelijke informatie, dat qua tijdbeslag en inzet gering van omvang is;

  • b. inzage in, of afschrift van documenten welke het lid van Provinciale Staten uit hoofde van zijn functie nodig heeft.

• 2. In gevallen waarin de in het eerste lid bedoelde informatie niet wordt verstrekt, wordt dit door de medewerker met redenen omkleedt.

Artikel 7

Deze verordening wordt aangehaald als 'Verordening ambtelijke bijstand aan leden van Provinciale Staten van Zuid-Holland'.

• III. Het onderhavige besluit in werking te doen treden op de dag, volgend op die waarop het is vastgesteld.

Den Haag, 17 september 2014

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

griffier,

voorzitter,