Beleidsregel van Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht van 2 november 2021 (823308FC) houdende regels inzake de subsidiabele kosten bij projectsubsidies

Paragraaf 1 Bereik en inwerkingtreding

Artikel 1.1 Toepassingsbereik

De beleidsregel is van toepassing op alle projectsubsidies die vallen onder het toepassingsbereik van de Algemene subsidieverordening provincie Utrecht en in andere gevallen waarin (delen van) deze verordening van toepassing zijn verklaard. De beleidsregel is niet van toepassing indien en voor zover toepassing van de beleidsregel in strijd is met een verordening of andere hogere regelgeving.

Artikel 1.2 Definitie projectsubsidie

Een projectsubsidie wordt verstrekt voor duidelijk af te bakenen incidentele activiteiten, die niet tot de reguliere activiteiten van een aanvrager behoren. Incidentele activiteiten zijn activiteiten die één of een enkele keer en voor bepaalde tijd worden uitgevoerd.

Een projectsubsidie wordt verstrekt voor een subsidieperiode, zodanig dat de subsidiabele activiteiten binnen de projectperiode kunnen worden afgerond.(zie AsvpU artikel 1.1 en 3.1 2e lid).

Artikel 1.3 Inwerkingtreding

De beleidsregel treedt in werking per 1 april 2022, of een dag na publicatie in het Provincieblad indien dit later is.

Paragraaf 2 Subsidiabele kosten projectsubsidies

Artikel 2.1 Kosten projectsubsidies

Voor projectsubsidie komen in aanmerking de redelijk gemaakte kosten door de aanvrager die direct verbonden zijn met de uitvoering van de subsidiabele activiteiten.

Met redelijke kosten worden de kosten bedoeld die in redelijke verhouding staan tot de subsidiabele activiteit.

Met direct verbonden kosten wordt bedoeld:

Kosten voor goederen, diensten of inzet van eigen personeel die gedurende de projectperiode alleen worden ingezet voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten. Indien eigen personeel ten behoeve van een project wordt ingezet, zijn deze kosten slechts subsidiabel indien de activiteiten aantoonbaar ten behoeve van het project gemaakt zijn én niet reguliere activiteiten. Voor toepassing zie Artikel 2.2. Doorberekening loonkosten.

Kosten die buiten de projectperiode worden gemaakt zijn niet subsidiabel. Uitzondering hierop zijn administratieve handelingen voor de afwikkeling van de subsidie, accountantskosten ten behoeve van een vereiste controleverklaring en voorbereidingskosten om te komen tot een projectplan. Voorbereidingskosten zijn kosten die tot maximaal 1 jaar (tenzij anders vermeld in de subsidieregeling of op basis van andere afspraken) voor het indienen van de aanvraag gemaakt zijn en aantoonbaar zijn via een kostenoverzicht met onderbouwende documenten die de gemaakte uitgaven aantonen. Het gaat hierbij met name om:

• a. kosten van architecten, ingenieurs en adviseurs;

• b. kosten van adviezen over duurzaamheid op milieu- en economisch gebied;

• c. kosten van haalbaarheidsstudies;

• d. kosten van voorbereiding als onderdeel van de zogenoemde VAT-kosten bij omvangrijke investeringskosten/bouwprojecten tot maximaal 16% van de projectsom.

Naast Voorbereidingskosten behoren ook de kosten van Administratie en Toezicht gedurende het subsidieproject tot de VAT-kosten die tezamen maximaal 16% van de projectsom bedragen.

Voorbereidingskosten zijn niet, of slechts beperkt subsidiabel wanneer er sprake is van staatssteun. Welke kosten subsidiabel zijn is afhankelijk van de staatssteunonderbouwing die van toepassing is. De staatssteunregels gaan in alle gevallen voor op regelgeving van de provincie Utrecht.

Artikel 2.2 Doorberekening loonkosten

Voor de berekening van de subsidiabele loonkosten wordt gebruik gemaakt van de onderstaande ‘vast tarief per uur-systematiek’ en betreft uitsluitend het aantal interne uren dat direct op de subsidiabele activiteiten betrekking heeft en wat blijkt uit een interne adequate urenregistratie. Dit betekent dat er alleen een beoordeling plaatsvindt om de correcte functiegroep te selecteren en dat daar vervolgens een vast uurtarief aan wordt gekoppeld.

De maximale subsidiabele kosten per uur bedragen per functiegroep:
Vrijwilligers (belastingvrije vrijwilligersvergoeding)	: € 5,-*
Eigen inbreng als geen sprake is van verloning	: € 35,-**
Ondersteunende functies (bv administratie, secretariaat, projectondersteuning)	: € 35,- (schaal 6)
Uitvoerende functies (directe uitvoering van de activiteit)	: € 48,- (schaal 9)
Beleidsmatige functies/ onderzoek	: € 61,- (schaal 11)
Senior functies/ middel management/ specialistisch onderzoek	: € 80,- (schaal 13)
Strategische managementfunctie	: € 96,- (schaal 15)

* Enkel voor zover dit volgens de Belastingdienst belastingvrij vergoed mag worden. Zie hiervoor de website van de Belastingdienst.

** Er wordt geen subsidie verleend voor eigen inbreng. Het tarief voor eigen inbreng wordt alleen gebruikt wanneer een subsidieaanvrager verplicht een eigen inbreng moet inbrengen voor een subsidiabele activiteit.Indien deze eigen inbreng bestaat uit het inbrengen van arbeid, zonder dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst (zoals een zzp’er voor zijn/haar eigen onderneming), wordt de inbreng tegen dit tarief gewaardeerd als eigen inbreng en geldt ook voor inbreng van vrijwilligers als cofinanciering.

Kosten per uur die de bovengenoemde uurtarieven overstijgen, komen niet in aanmerking voor subsidie. In bovengenoemde tabel zijn de opgenomen uurtarieven/schalen overgenomen uit de geldende Handleiding Overheidstarieven 2021 (tabel 2.1 gemiddelde directe loonkosten per salarisschaal, kolom 2 uurtarief productieve uren exclusief BTW). Na 2021 zijn de tarieven van toepassing uit de dan geldende Handleiding Overheidstarieven. Indien functies niet direct onder te brengen zijn onder één van bovengenoemde functiegroepen, wordt in overleg met de provincie bepaald welke functiegroep het meest passend is. Hierbij wordt in ieder geval geen functiegroep gekozen met een hoger tarief dan het tarief dat het meest in de buurt komt van de werkelijke directe loonkosten per uur, berekend volgens de systematiek van tabel 2.1 van de dan geldende Handleiding Overheidstarieven. Van bovengenoemde tarieven kan alleen worden afgeweken als hogere regelgeving of specifieke (landelijke) afspraken dit voorschrijven. De doorberekening van loonkosten dient met aantal uren maal tarief per functiegroep in de aanvraag te worden opgenomen. Bij de uren kan naar evenredigheid worden uitgegaan van 1410 productieve uren op jaarbasis bij een 36-urige werkweek.

Artikel 2.3 Doorberekening

Interne doorberekening van kosten zoals bijvoorbeeld huisvestingskosten, vervangingsinvesteringen, en niet project gerelateerde afschrijvingskosten en leasekosten worden niet aangemerkt als subsidiabele projectkosten. Kosten voor huisvesting of goederen komen alleen in aanmerking voor subsidie wanneer deze volledig en alléén voor het project worden ingezet en hier een specifieke factuur tegenover staat van een derde partij.

Artikel 2.4 Kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen

De kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen worden gesubsidieerd op basis van aanschafprijzen.

Artikel 2.5 Kosten derden

2.5.1 Kosten Inhuur

Ten aanzien van inhuur derden geldt een maximale subsidiabele bijdrage in het uurtarief van € 130,- per uur excl. BTW. Jaarlijks wordt door PS in de kadernota besloten over de toepassing van indexeringen voor loon- en prijsontwikkelingen. Het maximale subsidiabele uurtarief van € 130,- zal jaarlijks worden aangepast op de index voor prijsontwikkeling. De opgegeven kosten voor inhuur derden worden tevens op redelijkheid getoetst aan de hand van de thans geldende Prijzen en Tarievengids voor ZZP-ers. In deze gids wordt afhankelijk van de ervaring per functie een bandbreedte aangegeven voor minimale en maximale tarieven.

2.5.2 Overige Kosten

Betreft overige kosten die direct voor de subsidiabele activiteit worden gemaakt.

Paragraaf 3 Niet subsidiabele kosten projectsubsidies

De volgende kosten worden geacht niet noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten en zijn derhalve niet subsidiabel (niet limitatief):

• a. Bestuurlijke, fiscale of andere sancties en boetes;

• b. Kosten voor juridische advisering en procedures;

• c. Fooien en geschenken;

• d. Kosten van personeelsactiviteiten;

• e. Kosten van overboekingen en annuleringen;

• f. Gratificaties en bonussen;

• g. Kosten van intermediairs;

• h. Kosten van een outplacementtraject;

• i. Toevoegingen aan voorzieningen en reserveringen;

• j. De kostenpost onvoorzien, tenzij de uitvoeringsverordening anders voorschrijft, waarbij de post onvoorzien wordt uitgedrukt in een maximum percentage van de projectsom;

• k. Winstopslagen door de subsidieontvanger;

• l. BTW als deze via de belastingaangifte / BTW-aangifte /met de Belastingdienstof via het BTW-compensatiefonds kan worden verrekend;

• m. Rentekosten.

Paragraaf 4 Verantwoording kosten van subsidies

• 1. De subsidieontvanger is verplicht om kosten en bestede uren ordelijk op functiegroep en projectniveau vast te leggen zodat hiermee achteraf verantwoording kan worden afgelegd bij het vaststellingsverzoek of bij een mogelijke controle achteraf. Als ten behoeve van de verantwoording een controleverklaring is vereist dient de aanvrager zich er vooraf van te vergewissen dat sprake is van een controleerbaar deugdelijk tijdschrijfsysteem dat voldoet aan de richtlijnen van de Nederlandse Beroepsgroep voor Accountants.

• 2. Van werkelijke materiële kosten en werkelijke kosten voor inhuur dienen in de administratie facturen aanwezig te zijn. Deze facturen kunnen worden opgevraagd bij een vaststellingsverzoek of controle achteraf. Indien een controleverklaring is vereist dan steunt de provincie in principe op het oordeel van de accountant.

• 3. De subsidiabele kosten worden berekend op basis van een voor de subsidieontvanger gebruikelijke en controleerbare methode, die is gebaseerd op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en die de subsidieontvanger stelselmatig toepast.

Paragraaf 5 Verrekening inkomsten

Bij het bepalen van de maximale hoogte van de subsidie wordt rekening gehouden met de inkomsten uit een subsidiabele activiteit op de volgende wijze:

• 1. Bij projectsubsidies die ambtshalve worden vastgesteld: bij aanvraag dient een redelijke inschatting gemaakt te worden van de verwachte inkomsten. Voor de berekening van de subsidie dienen deze inkomsten in mindering te worden gebracht op de totale subsidiabele kosten.

• 2. Bij projectsubsidies die na een verzoek om vaststelling worden vastgesteld dient een onderbouwd overzicht geleverd te worden van de daadwerkelijk genoten inkomsten in relatie tot de gesubsidieerde activiteit. Voor de berekening van de vast te stellen subsidie dienen deze inkomsten in mindering te worden gebracht op de totale subsidiabele kosten.

Toelichting

De Beleidsregel subsidiabele kosten projectsubsidies is opgesteld om transparant en gelijkwaardig aanvragen voor projectsubsidies financieel te beoordelen. Er wordt duidelijk aangegeven welke kosten wel en niet subsidiabel zijn.

Artikel 2.2 Doorberekening loonkosten

Hierbij is gekozen voor een vast uurtarief per functiegroep. Deze werkwijze maakt het doen van een subsidieaanvraag aanzienlijk eenvoudiger en ook voor een subsidiebeoordelaar gemakkelier om toe te passen. De beoordeling spitst zich er op toe te bepalen of de opgegeven functie binnen de functiegroep past en wordt zo nodig nader afgestemd met de aanvrager. De vaste uurtarieven zijn ontleend aan de Handleiding Overheidstarieven. De werkelijke directe loonkosten zullen meestal lager en incidenteel hoger zijn. Naast administratieve lastenverlichting beoogt deze vast-tarief-per uursystematiek de aanvrager te stimuleren personeel doelmatig in te zetten.

Verder is in de vaste uurtarieven geen opslag voor overhead opgenomen. Hier is bewust voor gekozen omdat projectsubsidies bedoeld zijn voor stimulering van specifieke projectactiviteiten en niet voor dekking van reguliere exploitatiekosten. Om deze reden zijn ook interne doorberekeningen van overige kosten niet subsidiabel tenzij dergelijke kosten aantoonbaar zijn door offertes (bij de aanvraag) of facturen (bij vaststelling of controle) van een derde (zie artikel 2.3 hiervoor).

Artikel 2.5.1 kosten inhuur

De subsidiabele bijdrage aan inhuurkosten is gemaximeerd tot € 130,- excl. BTW. De inhuur mag per uur meer kosten dan dit bedrag, maar is het surplus dan voor eigen rekening van de subsidieaanvrager. De redelijkheid van de opgegeven inhuurtarieven zullen door de subsidiebeoordelaars van de provincie worden getoetst aan de hand van de geldende ZZP Prijzen en Tarievengids voor ZZP’ers (zie www.publimix.nl).

Paragraaf 4 Verantwoording kosten

Het is van belang dat ten behoeve van de verantwoording altijd een urenregistratie wordt bijgehouden zodat de subsidiebeoordelaar dit ten behoeve van de subsidievaststelling of steekproef kan vergelijken met de oorspronkelijke raming. Indien als eis wordt gesteld dat ten behoeve van de verantwoording een controleverklaring moet worden bijgevoegd adviseren wij om de inrichting van de urenadministratie vooraf met de accountant af te stemmen zodat op dit punt mogelijk een bevinding achteraf tijdens de controle achterwege kan blijven.

Paragraaf 5 Verrekening inkomsten

Het wordt tegenwoordig redelijk geacht om inkomsten die voortvloeien uit de directe projectactiviteit bij de vaststelling te verrekenen met de subsidie. Zo wordt voorkomen dat winst wordt gemaakt met de subsidie en kan de provincie het verrekende bedrag opnieuw aanwenden.