Provinciaal blad van Utrecht
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Utrecht | Provinciaal blad 2022, 3507 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Utrecht | Provinciaal blad 2022, 3507 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Verordening van Provinciale Staten van de provincie Utrecht van 23 maart 2022, nummer PS2022FAC01, houdende regels voor subsidieverstrekking (Algemene subsidieverordening provincie Utrecht 2022)
Paragraaf 2 Wijze van verdeling
Artikel 2.1 Wijze van verdeling
Wanneer sprake is van een subsidieplafond, wordt het beschikbare subsidiebedrag verdeeld op basis van de volgorde van ontvangst, de kwaliteit van de aanvraag, loting of een combinatie van deze verdelingswijzen.
Artikel 2.2 Verdeling op basis van volgorde van ontvangst
Bij de verdeling van het beschikbare subsidiebedrag op basis van de volgorde van ontvangst van de aanvragen geldt het volgende:
Paragraaf 3 Project- en exploitatiesubsidie
Artikel 3.1 Project- en exploitatiesubsidie
Een projectsubsidie wordt verstrekt voor duidelijk af te bakenen incidentele activiteiten, die niet tot de reguliere activiteiten van een aanvrager behoren. Een projectsubsidie wordt verstrekt voor een subsidieperiode, zodanig dat de subsidiabele activiteiten binnen de projectperiode kunnen worden afgerond.
Paragraaf 4 Aanvraag en verlening
Artikel 4.2 Wijze van indiening
De subsidieaanvraag wordt schriftelijk op de wettelijk voorgeschreven wijze ingediend, tenzij een subsidieregeling een digitale wijze van indienen openstelt.
Indien er sprake is van een subsidieplafond en de wijze van verdeling wordt bepaald op basis van de kwaliteit van de aanvraag of op basis van loting, wordt een besluit op een subsidieaanvraag binnen 13 weken na afloop van de aanvraagperiode verzonden. Deze termijn kan met maximaal 13 weken worden verlengd wanneer dit in een subsidieregeling is bepaald.
Artikel 4.9 Aanvraag tot wijziging
Een aanvraag tot wijziging wordt in ieder geval afgewezen indien de wijze van verdeling is bepaald op basis van de kwaliteit van de aanvragen en de verzochte wijziging van invloed is op onderdelen die van belang zijn voor de beoordeling van de kwaliteit van de aanvraag of anderszins de wijze van verdeling beïnvloedt. Dit is slechts anders wanneer er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden die buiten de invloedssfeer van de aanvrager liggen.
Paragraaf 6 Verplichtingen subsidieontvangers
Een subsidieontvanger is verplicht om Gedeputeerde Staten binnen twee weken schriftelijk melding te doen, als er sprake is van:
Artikel 6.2 Administratieplicht
De subsidieontvanger is verplicht een deugdelijke en doelmatige administratie bij te houden ten aanzien van de voortgang van de subsidiabele activiteiten en de bijbehorende kosten en inkomsten. Deze administratie dient door de subsidieontvanger bewaard te worden gedurende minimaal vijf jaar na vaststelling van de subsidie.
Artikel 6.4 Vergoedingsplicht bij vermogensvorming
Door de subsidieontvanger dient ten hoogste dat gedeelte van het gevormde vermogen vergoed te worden, dat overeenkomt met het deel dat de subsidie uitmaakte van de totale inkomsten van de subsidieontvanger in ten hoogste de laatste tien jaren waarin subsidie werd verstrekt. Als nog geen tien jaar subsidie is verstrekt, wordt de verschuldigde vergoeding berekend op basis van het aantal jaren gedurende welke zij wel is verstrekt.
Bij de bepaling van de waarde van de vermogensbestanddelen wordt uitgegaan van hun waarde op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat bij verlies of beschadiging van goederen wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger is ontvangen. De waarde van de onroerende goederen wordt bepaald op basis van hun waarde in het economisch verkeer, die van de roerende goederen op basis van hun boekwaarde. De geldmiddelen, waaronder begrepen de banksaldi, worden gewaardeerd op hun nominale waarde.
Paragraaf 7 Toezicht en naleving
Gedeputeerde Staten voeren ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidiegelden een actief en consistent handhavingsbeleid.
Artikel 7.3 Medewerking controle
De subsidieontvanger verleent medewerking aan, door of vanwege Gedeputeerde Staten gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang kunnen worden geacht. Hij verleent daartoe inzage in zijn administratie en verstrekt de inlichtingen die voor de beoordeling van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de besteding van de subsidie, dan wel anderszins van belang kunnen zijn.
Paragraaf 8 Overige bepalingen
Artikel 8.1 Waarderingssubsidie
Onder een waarderingssubsidie wordt begrepen een subsidie waarmee Gedeputeerde Staten hun waardering voor (grotendeels) afgeronde activiteiten willen laten blijken en waarmee zij de ontvanger van de subsidie wil stimuleren om zich in te blijven zetten voor het doel waar de betreffende activiteit op ziet.
Zie voor een nadere toelichting over incidentele activiteiten en reguliere activiteiten de toelichting bij artikel 3.1.
Een subsidieregeling is het primaire instrument voor het verdelen van subsidiegelden. Een subsidieregeling schept duidelijkheid over de rechten en plichten van de subsidieontvanger en van Gedeputeerde Staten als de subsidieverstrekker. Dit bevordert niet alleen de rechtszekerheid, maar helpt ook in de doelmatige afwikkeling van de subsidierelatie. Verder zorgt de publicatie van een subsidieregeling ervoor dat iedereen zich op de hoogte kan stellen van de mogelijkheid om subsidie aan te vragen. Dit bevordert de eerlijke verdeling van de subsidiegelden.
Het van toepassing zijnde staatssteunkader voor een subsidieregeling dient afgestemd te zijn op de inhoud van de subsidieregeling. Het is niet wenselijk om een aanvrager, na de beoordeling op basis van de subsidieregeling, te confronteren met een inhoudelijk geheel andere beoordeling in het kader van een staatssteuntoets. Ook bij de verplicht mee te sturen gegevens dient daarom rekening gehouden te worden met de uit te voeren staatssteuntoets, zodat het voor de aanvrager op voorhand duidelijk is wat er van hem wordt verwacht.
Artikel 1.5 Subsidie op basis van de begroting
In bepaalde gevallen kan er in plaats van een subsidieregeling gekozen worden voor een zogeheten begrotingssubsidie. Een begrotingssubsidie heeft als nadeel dat de rechtszekerheid en transparantie van een subsidieregeling minder sterk aanwezig zijn. Wanneer er echter sprake is van een gering aantal subsidieontvangers, kan het opstellen van een subsidieregeling een relatief zware last zijn ten opzichte van het te bereiken resultaat. Er rust bij een begrotingssubsidie een verantwoordelijkheid op de subsidieverstrekker om te onderzoeken of er geen andere partijen zijn die op gerechtvaardigde gronden voor dezelfde subsidie in aanmerking zouden kunnen komen. Mocht er onvoldoende duidelijkheid zijn over welke partijen in aanmerking (kunnen) komen voor een begrotingssubsidie, is dit een belangrijke aanwijzing dat een subsidieregeling de meest aangewezen vorm is voor het verdelen van de subsidiegelden.
Nu er bij een begrotingssubsidie geen subsidieregeling is die de beleidsgrondslag vermeld, wordt de beleidsgrondslag in dit geval vermeld in de subsidiebeschikking zelf. In de begroting wordt verder de naam van de subsidieontvanger, de hoogte van het subsidiebedrag en een korte toelichting op het project opgenomen.
Artikel 2.2 Verdeling op basis van volgorde van ontvangst
Wanneer in het geval van sub c het subsidieplafond al wordt bereikt door de aanvragen die op de dag van openstelling van de subsidieregeling zijn ingediend, wordt de onderlinge verdeling van de subsidiegelden bepaald op basis van loting.
Bij wijziging van een aanvraag, wordt de volledige aanvraag geacht te zijn ontvangen op het moment dat de wijziging is ontvangen, met uitzondering van wijzigingen die zien op een kennelijke verschrijving.
Artikel 2.3 Verdeling op basis van kwaliteit van de aanvragen
Deze wijze van verdeling wordt ook wel aangeduid als de tendersubsidie. Een belangrijke beperking bij deze vorm van verdeling is dat aanvragen niet meer gewijzigd of aangevuld mogen worden na het verstrijken van de indieningstermijn.
Artikel 3.1 Project- en exploitatiesubsidie
Het belangrijkste onderscheid tussen een project- en exploitatiesubsidie ligt in de vraag of er sprake is van incidentele of reguliere activiteiten. Voor incidentele activiteiten geldt dat deze goed in tijd en ruimte zijn af te bakenen, de resultaten zullen hierbij normaal gesproken op eenvoudige wijze ‘smart’ geformuleerd kunnen worden. Bij reguliere activiteiten zal eerder sprake zijn van meerjarige doelen en het opstellen van trendmatige resultaatindicatoren om de beoogde effecten te volgen en eventueel bij te kunnen stellen. Ook hetgeen nodig is om een organisatie draaiend te houden (te exploiteren) valt onder reguliere activiteiten.
Bij een activiteit die eenmalig wordt uitgevoerd en een duidelijke begin- en einddatum kent, is er sprake van een project dat in tijd is afgebakend. Activiteiten die voortdurend of periodiek (wekelijks, maandelijks, jaarlijks) worden uitgevoerd, zijn niet in tijd afgebakend. Voor deze activiteiten kan normaal gesproken dan ook geen projectsubsidie worden verleend. Een uitzondering hierbij kan een eenmalige subsidie zijn voor een jaarlijks terugkerende activiteit. Zodra dezelfde of sterk vergelijkbare jaarlijkse activiteiten meerdere jaren achter elkaar worden gesubsidieerd, dient dit echter te gebeuren in de vorm van een exploitatiesubsidie.
Hoewel er een duidelijk onderscheid is tussen projectsubsidies en exploitatiesubsidies, betekent dit niet dat deze subsidies niet naast elkaar kunnen bestaan. Het is zeer goed mogelijk dat een organisatie een exploitatiesubsidie ontvangt voor haar reguliere activiteiten en dat zij tevens een projectsubsidie ontvangt voor een eenmalige activiteit. Omdat onder andere de subsidiabele kosten voor beide subsidies sterk van elkaar afwijken, dienen hier twee verschillende subsidieaanvragen voor ingediend te worden. Vervolgens zullen ook twee aparte subsidiebesluiten worden genomen. Het is van belang dat het onderscheid tussen de exploitatiesubsidie en de projectsubsidie zichtbaar in de boekhouding wordt vastgelegd. Op deze manier wordt voorkomen dat er onbedoeld sprake is van dubbele financiering van dezelfde kosten.
Artikel 3.2 Exploitatiesubsidie
De provincie Utrecht wenst organisaties te ondersteunen met een provinciale uitstraling, die een belangrijke rol vervullen in de samenleving, die niet door de markt wordt opgepakt. De belangrijkste organisaties die in dit kader te noemen zijn, zijn organisaties die activiteiten ontplooien op het gebied van cultuur, cultureel erfgoed, natuurbeheer en/of mobiliteit. Deze activiteiten mogen breed geïnterpreteerd worden, zo wordt educatie op het gebied van cultuur en natuur hier bijvoorbeeld ook toe gerekend. Verder kunnen exploitatiesubsidies verleend worden aan organisaties waarbij de aandelen en/of zeggenschap geheel in handen zijn van de provincie Utrecht, of gezamenlijk met andere overheden.
Voor het overige ziet de provincie haar rol met name in het stimuleren van korter lopende projecten en wil zij voorkomen dat de markt wordt verstoord door het langdurig steunen van marktactiviteiten. Er zal daarom terughoudend worden omgegaan met het verstrekken van exploitatiesubsidies, de voorkeur wordt zoveel mogelijk gegeven aan projectsubsidies. Gedeputeerde Staten blijven echter de mogelijkheid houden tot het verstrekken van exploitatiesubsidies in andere gevallen dan als bedoeld in het eerste en tweede lid, met daarbij de onderbouwing waarom een exploitatiesubsidie in haar ogen noodzakelijk wordt geacht. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan een organisatie met een taak van algemeen belang, waarbij het uitoefenen van deze taak niet op andere wijze voldoende kan worden gewaarborgd.
Een subsidie kan door één natuurlijke persoon of één rechtspersoon worden aangevraagd. Wanneer verschillende partijen samenwerken voor het uitvoeren van een activiteit dienen zij hier onderling afspraken over te maken en één van hen aan te wijzen om namens hen allen een aanvraag in te dienen. De communicatie over de subsidieaanvraag verloopt vanuit de provincie vervolgens uitsluitend via de aangewezen partij, die ook de enige ontvanger van de subsidiegelden is en verantwoordelijk is voor de verplichtingen die aan de subsidie zijn verbonden.
Artikel 4.4 Te overleggen informatie bij een aanvraag
Stukken die kunnen aantonen dat een ondertekenaar bevoegd is een subsidieaanvraag te ondertekenen kunnen een machtiging of een huishoudelijk reglement zijn. In sommige gevallen blijkt dit direct uit de statuten. Een machtiging dient wel aantoonbaar bevoegd te zijn afgegeven. Verder kan het bevoegd indienen van een aanvraag blijken uit het feit dat gebruik wordt gemaakt van e-herkenning.
Met de egalisatiereserve wordt de reserve bedoeld die is opgebouwd met subsidies van de provincie Utrecht.
Good governance is een belangrijke randvoorwaarde bij de realisatie van project- of exploitatiesubsidies. Voor de cultuursector is de Governance Code Cultuur ontwikkeld die vaak ook goed toepasbaar is in andere sectoren. Deze code beschrijft acht principes en biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht en voorkomt ongewenste belangenverstrengeling. Ontvangers van exploitatiesubsidie worden gevraagd de inrichting van hun governance te spiegelen aan deze code.
Deze termijnen zijn exclusief de wettelijke mogelijkheid om de behandelingstermijn op te schorten in verband met het ontbreken van verplicht aan te leveren gegevens.
Met dezelfde activiteiten in het tweede lid onder c worden geen activiteiten bedoeld die gelijksoortig zijn of een herhaling van een activiteit, maar de exact zelfde activiteit op hetzelfde tijdstip met dezelfde kosten.
Voorbeelden van de in het tweede lid onder g genoemde beleidskaders zijn de huidige ‘Nota financieringsbeleid’ en de ‘Nota investeren, waarderen en exploiteren’. Van deze documenten kan worden afgeweken op deze wijze zoals in deze documenten staat beschreven. Indien dit niet wordt beschreven kan worden afgeweken van het betreffende document na een onderbouwd besluit van Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten, afhankelijk van wie het betreffende document heeft vastgesteld.
Artikel 4.8 Subsidiabele kosten
Ten aanzien van de vraag welke kosten subsidiabel zijn, bestaat een belangrijk onderscheid tussen kosten bij projectsubsidies en kosten bij exploitatiesubsidies.
Voor projectsubsidies geldt dat de kosten direct toerekenbaar moeten zijn aan de subsidiabele activiteit. Dit betekent niet alleen dat het gaat om kosten die nodig zijn voor de uitvoering van de activiteiten, maar ook dat er een direct verband dient te bestaan tussen de betreffende kosten en de activiteiten. Als voorbeeld kunnen allerlei soorten overheadkosten worden genoemd, zoals huisvesting. Huisvesting is vaak noodzakelijk voor het uitvoeren van een specifieke activiteit, maar is meestal tevens noodzakelijk voor alle andere activiteiten van een organisatie. Kosten voor huisvesting zijn daarmee niet direct toerekenbaar aan de specifieke activiteiten die met een projectsubsidie worden gesubsidieerd. Kosten voor huisvesting zijn wel toerekenbaar aan de algemene exploitatie van een organisatie. Kosten voor huisvesting kunnen daarom wel subsidiabel zijn bij een exploitatiesubsidie.
De subsidiabele kosten dienen in alle gevallen in redelijke verhouding te staan tot het te bereiken resultaat. Met het te bereiken resultaat wordt hierbij bedoeld een resultaat van de subsidiabele activiteit en geen algemene en/of andere doelstellingen van een organisatie. Primair wordt hiermee bedoeld dat de subsidiabele kosten niet hoger mogen zijn dan redelijk is. Secundair dienen de kosten ook in een redelijke verhouding te staan tot de subsidiabele activiteit. Wanneer de subsidiabele activiteit een eenmalig buitenoptreden omvat waar versterking voor nodig is, is het redelijk dat hiervoor een geluidsinstallatie wordt gehuurd indien deze niet reeds bij de aanvrager beschikbaar is. Het is echter niet redelijk om voor een eenmalige activiteit een geluidsinstallatie aan te schaffen die jarenlang gebruikt kan worden. Het aanschaffen van een geluidsinstallatie kan echter wel weer redelijk zijn wanneer subsidie wordt verleend voor een groot aantal activiteiten gedurende meerdere jaren waarbij versterking nodig is. Ook hier blijft echter gelden dat de geluidsinstallatie passend behoort te zijn bij subsidiabele activiteiten.
Onder de reguliere kosten van een organisatie kunnen de kosten worden begrepen die normaal gesproken voor meerdere jaren in de begroting worden opgenomen. Denk hierbij aan kosten voor huisvesting, de vaste personeelsformatie, afschrijvingskosten en kosten voor goederen en diensten die op (semi-)permanente basis worden afgenomen, bijvoorbeeld op basis van langlopende contracten.
Onder de kosten die niet als reguliere kosten worden aangemerkt vallen met name de kosten die incidenteel worden gemaakt. Deze kosten zijn doorgaans zeer concreet aanwijsbaar door middel van specifieke facturen die op de subsidiabele activiteit zien. Kosten voor inzet van eigen personeel zijn slechts beperkt subsidiabel bij projectsubsidies. Het dient te gaan om uren die aantoonbaar direct toerekenbaar zijn aan de subsidiabele activiteit. Ter onderbouwing dient er in ieder geval sprake te zijn van een urenregistratie en dient toegelicht te worden op welke wijze de betreffende ureninzet direct heeft bijgedragen aan de subsidiabele activiteit. Enkel de vermelding dat uren aan een project zijn besteed is daarvoor onvoldoende. Uren voor overhead, of algemene werkzaamheden voor een organisatie zijn in ieder geval niet subsidiabel bij projectsubsidies. In bepaalde gevallen kunnen de kosten voor goederen en diensten die op (semi-)permanente basis worden afgenomen toch als niet reguliere kosten worden aangemerkt. Dit kan echter alleen wanneer er een scherp en onderbouwd onderscheid gemaakt kan worden tussen de goederen en/of diensten die direct toerekenbaar zijn aan de subsidiabele activiteit en de goederen en/of diensten die worden ingezet voor de reguliere activiteiten. Zo kan uit een offerte blijken dat een specifieke dienst wordt geleverd die enkel ten goede kan komen aan de subsidiabele activiteit en niet ten goede komt aan de overige activiteiten van de organisatie.
Verder staat het Gedeputeerde Staten vrij om in een subsidieregeling slechts een beperkt aantal specifieke kostencategorieën aan te wijzen die zij subsidiabel wensen te stellen.
Artikel 5.2 Ambtshalve vaststelling zonder voorafgaande subsidieverlening
Indien de subsidie wordt vastgesteld zonder voorafgaande subsidieverlening wordt achteraf steekproefsgewijs gecontroleerd of de subsidieactiviteit is uitgevoerd (zie art. 7.2)
Artikel 5.3 Vaststelling na een aanvraag tot vaststelling
Voor de vraag of er bij de verantwoording van de subsidie bij het verzoek tot vaststelling een inhoudelijke vaststelling, of ook een financiële verantwoording nodig is, wordt gekeken naar het maximale subsidiebedrag bij de verlening. Wanneer de totale subsidiabele kosten uiteindelijk lager komen te liggen, heeft dit geen invloed op de wijze van verantwoording.
Wanneer het moment van subsidieverlening en subsidievaststelling niet met elkaar samenvallen kan er gekozen worden voor het verstrekken van voorschotten. Het tijdstip van betaling van een voorschot kan afhankelijk worden gesteld van bijvoorbeeld het afronden van een specifieke (deel)activiteit door de subsidieontvanger.
Artikel 6.2 Administratieplicht
Zonder een deugdelijke administratie is het niet mogelijk om een goede controle uit te voeren. Een deugdelijke administratie is daarom essentieel. Dat een administratie doelmatig dient te zijn ziet op de mate van verantwoording die wordt verwacht. In alle gevallen wordt verwacht dat in de administratie bewijsstukken te vinden zijn met betrekking tot de voortgang van de subsidiabele activiteiten.
In een subsidieregeling of in de subsidieverleningsbeschikking kan de administratieplicht nader worden uitgewerkt. Bijvoorbeeld door te bepalen dat facturen, betalingsbewijzen, offertes, urenregistraties, een controleverklaring van een accountant en/of andere stukken verplicht deel uit dienen te maken van de subsidieadministratie.
Indien de verplichting tot een tussenrapportage wordt opgelegd, wordt in de betreffende subsidieregeling of subsidieverleningsbeschikking tevens toegelicht uit welke onderdelen deze tussenrapportage dient te bestaan. Zo kan ook enkel de verplichting worden opgelegd om een overzicht te geven van de voortgang van de subsidiabel gestelde activiteiten.
Sinds 1 januari 2021 gelden er vanuit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) nieuwe regels op het gebied van het verwerken van subsidies in de financiële administratie. Dit geldt met name voor meerjarige en grote projectsubsidies. Het grensbedrag wordt hiervoor jaarlijks vastgesteld. Op basis hiervan kan een verplichting tot het aanleveren van tussenrapportages worden opgelegd. Ook specifieke regels op het gebied van staatssteun kunnen aanleiding zijn om een verplichting tot het aanleveren van een tussenrapportage op te leggen.
Gedeputeerde Staten kunnen een jaar na vaststelling, of een jaar na afloop van de subsidieperiode een steekproef uitvoeren ter controle, al naar gelang wat de laatste datum is. Bij tussentijdse vaststelling kan tot een jaar na afloop van de subsidieperiode een controle worden ingesteld. Bij vaststelling na afloop van de subsidieperiode kan dit tot een jaar na vaststelling.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2022-3507.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.