Besluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland dd. 15 februari 2022, PZH-2022-797508345 (DOS-2019-0003108) tot actieve openbaarmaking van de ‘Excellijst Beleidsonderwerpen_Rdam_en pzh.xlsx uit 2019’

Gedeputeerde staten van Zuid-Holland;

Gelet op de Wet openbaarheid van bestuur;

Overwegende dat in de Statencommissie Bestuur, Maatschappij en Middelen van de provincie Zuid-Holland in haar vergadering van 15 september 2021 is toegezegd dat de “Excellijst Beleidsonderwerpen_Rdam_en pzh.xlsx”, daterend van 2019, openbaar wordt gemaakt.

Besluiten:

• I. Op grond van artikel 8 van de Wet openbaarheid van bestuur de onder de provincie verblijvende ‘Excellijst Beleidsonderwerpen_Rdam_en pzh.xlsx” daterend van 2019 actief openbaar te maken middels plaatsing daarvan op de website van de provincie Zuid-Holland, met dien verstande dat de daarin opgenomen persoonsgegevens met het oog op het belang als bedoeld in artikel 10, lid 2 onder e van de Wet openbaarheid van bestuur onleesbaar gemaakt worden.

• II. De openbaarmaking van de “Excellijst Beleidsonderwerpen_Rdam_en pzh.xlsx” vindt gelet op artikel 6 lid 5 van de Wet openbaarheid van bestuur plaats nadat minimaal twee weken zijn verstreken na bekendmaking van het onderhavige besluit in het Provinciaal blad, indien voor het verstrijken van deze termijn door belanghebbende(n) bezwaar is gemaakt en geen verzoek om voorlopige voorziening is ingediend. In geval deze rechtsmiddelen binnen genoemde termijn wel worden aangewend, vindt openbaarmaking plaats in overeenstemming met de uitspraak van de voorzieningenrechter.

Den Haag, 15 februari 2022

Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland,

secretaris,

drs. H.M.M. Koek

voorzitter,

drs. J. Smit

Bezwaar

Tegen dit besluit kunnen belanghebbenden ingevolge artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht bij ons een gemotiveerd bezwaarschrift indienen. Dit bezwaarschrift dient binnen zes weken na de dag van verzending of uitreiking van het besluit te worden toegezonden, onder vermelding van “Awb-bezwaar” in de linkerbovenhoek van enveloppe en bezwaarschrift. Het bezwaar moet worden gericht aan: Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, t.a.v. het Awb secretariaat, Postbus 90602, 2509 LP Den Haag.

Het besluit treedt direct in werking, ook als er bezwaar wordt ingesteld. Bent u van mening dat, zolang nog niet op het bezwaarschrift is beslist, het besluit niet in werking zou moeten treden, dan kunt u aan de voorzieningenrechter van de rechtbank Den Haag een voorlopige voorziening vragen. Aan de procedure voor een voorlopige voorziening zijn kosten verbonden.

Toelichting

Aanleiding

Naar aanleiding van een verzoek om informatie van Stichting Platform Authentieke Journalistiek uit april 2019 is door medewerkers van de DCMR de excellijst ‘Beleidsonderwerpen_Rdam_en pzh.xlsx uit 2019 (hierna: de excellijst) opgesteld met het oog op een eerste globale inventarisatie aan de hand van de zoekopdracht “Shell”. Met het verzoek om informatie van april 2019 werd gevraagd om openbaarmaking van alle documenten inzake Shell vanaf 16 februari 2005. Op de excellijst is aangegeven welke beleidsdocumenten DCMR destijds bij een eerste globale inventarisatie heeft aangetroffen. Ook wordt per aangetroffen document aangegeven wie het betreffende document heeft opgesteld (bureaunaam en auteur) en onder welk nummer (‘DMS-nummer’) het document is opgeslagen. De excellijst bestaat uit 20 tabbladen, gerubriceerd naar onderwerp, met in totaal circa 4700 regels. Op het derde tabblad van de excellijst is aangegeven welke zoektermen per onderwerp zijn gebruikt.

De excellijst is nooit definitief geworden, omdat het hiervoor genoemde verzoek om openbaarmaking buiten behandeling is gesteld.

In de vergadering van de Statencommissie Bestuur, Maatschappij en Middelen van 15 september 2021 is toegezegd dat de excellijst openbaar wordt gemaakt.

Overwegingen algemeen

Op grond van artikel 8, eerste lid van de Wob verschaft een bestuursorgaan uit eigen beweging informatie over onder andere de uitvoering van beleid, wanneer dat in het belang is van een goede en democratische bestuursvoering.

Met de openbaarmaking van de excellijst wordt beoogd transparantie te geven voor eenieder en in het bijzonder aan de commissie Bestuur, Maatschappij en Middelen, in vervolg op de beantwoording van de Statenvragen nr.3765 en de in deze commissie gevoerde discussie op 15 september 2021.

Zienswijzen

Uit het oogpunt van zorgvuldige besluitvorming zijn belanghebbenden in kennis gesteld van ons voornemen tot openbaarmaking van de lijst.

In de periode van 24 november tot en met 21 december 2021 zijn alle organisaties (c.q. een eventuele rechtsopvolger) die op de excellijst worden vermeld afzonderlijk benaderd. Aan belanghebbenden is onder meer toegelicht hoe de excellijst tot stand is gekomen, waarom tot openbaarmaking van de excellijst wordt overgegaan en op welke wijze de betreffende organisatie (c.q. een rechtsvoorganger) op de excellijst wordt vermeld. Daarbij is toegelicht dat de op de excellijst genoemde documenten zélf niet openbaar zullen worden gemaakt. Mocht in de toekomst op grond van de Wob worden verzocht om openbaarmaking van een document dat betrekking heeft op die organisatie, zullen we alsdan de gebruikelijke Wob-procedure volgen. De betreffende organisatie zal dan, indien daartoe aanleiding bestaat, om een zienswijze worden gevraagd.

Voorts is aangegeven dat de excellijst bij openbaarmaking zal worden ontdaan van persoonsgegevens, zoals namen van betrokkenen (artikel 10 lid 2 onder e van de Wet openbaarheid van bestuur), maar dat de namen van organisaties niet onzichtbaar gemaakt zullen worden.

Met het oog op een zorgvuldige besluitvorming en met toepassing van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht zijn de op de excellijst vermelde organisaties en bedrijven door middel van een mail de gelegenheid geboden om een zienswijze in te dienen.

Ingebrachte zienswijze

Eén bedrijf heeft gebruik gemaakt van de geboden mogelijkheid tot het indienen van een zienswijze. Op 10 december 2021 hebben we een mail gestuurd aan dit bedrijf waarin wij hebben aangegeven dat op de excellijst de naam rechtsopvolger van het desbetreffende bedrijf wordt vermeld. De naam van deze rechtsopvolger komt op vier plaatsen op de excellijst voor.

Naar aanleiding daarvan heeft het bedrijf per mail laten weten bezwaar tegen de vermelding van de naam van de rechtsopvolger te hebben. Daarbij wordt aangegeven dat de openbaarmaking van de op deze rechtsopvolger betrekking hebbende delen niet relevant voor de vraagstelling is. Het bedrijf wijst er bovendien op dat er ook geen relatie bestaat tussen Shell en het huidige bedrijf. Na een telefoongesprek op 20 december 2021, waarin wij nogmaals hebben toegelicht hoe de excellijst tot stand is gekomen (nl. door het zoeken op bepaalde zoektermen) en waarin wij nogmaals hebben toegelicht dat de provincie alleen de excellijst zélf openbaar zal maken - de documenten, die op de excellijst worden vermeld, zullen niet openbaar gemaakt worden - heeft het bedrijf laten weten vast te houden aan haar eerder aangegeven bedenkingen.

Overwegingen naar aanleiding van de ingebrachte zienswijze

Op de openbaarmaking van de excellijst is de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing. Het uitgangspunt van de Wob is dat documenten in beginsel openbaar zijn. Dit betekent dat openbaarmaking van bepaalde gegevens alleen achterwege kan of moet worden gelaten indien zich één of meer van de in artikel 10 of 11 van de Wob genoemde uitzonderingen of beperkingen voordoen.

De enkele vermelding van een naam van een organisatie of bedrijf vormt op grond van de Wob geen grondslag voor niet-openbaarmaking. Het argument van derde belanghebbende dat de openbaarmaking van de op de rechtsopvolger betrekking hebbende delen niet relevant is, is voor de toepassing van artikel 10 en 11 van de Wob van geen betekenis. Hetzelfde geldt voor het andere door het bedrijf aangevoerde argument (geen relatie met Shell).

Zoals eerder vermeld, bevat de excellijst een overzicht van documenten die in de DCMR-systemen zijn aangetroffen bij een eerste zoektocht naar documenten vallend onder een bij de provincie ingediend verzoek om informatie. Bij deze inventarisatie is gebruik gemaakt van voor de hand liggende zoektermen, zoals Shell. In de beide op de excellijst vermelde documenten, waarvan in de titel de naam van de rechtsopvolger wordt vermeld, is ergens in het document het woord Shell opgenomen. Dit is de reden dat beide documenten op de excellijst terecht zijn gekomen.

De beide documenten zijn opgenomen op de tabbladen VNCI en Votob. Op het derde tabblad van de excellijst is over de documenten op de tabbladen VNCI en Votob opgenomen dat onder meer gezocht is op het woord Shell. Aldaar wordt ook expliciet opgemerkt:

“Hier staan alle documenten waar de woorden zoals hiernaast beschreven in voorkomen. Hoeft dus niet allemaal relevant te zijn.”

Bij de openbaarmaking van de excellijst wordt op de eerste tabblad van de excellijst zelf, duidelijk vermeld dat niet kan worden uitgesloten dat op de excellijst documenten worden genoemd die niet (in hoofdzaak) op Shell betrekking hebben.