Provinciaal blad van Gelderland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Gelderland | Provinciaal blad 2022, 14393 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit Informatiebeheer Provincie Gelderland 2022
Gedeputeerde Staten van Gelderland
Gelet op artikel 3 en 5 van de Archiefverordening Gelderland 2016;
Vast te stellen het Besluit Informatiebeheer Provincie Gelderland 2022.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In dit Besluit wordt verstaan onder:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
De provincie-secretaris is verantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de informatievoorziening binnen de provinciale organisatie betreffende de door de provincie uitgevoerde taken, alsmede voor het beheer van de documenten van de provincie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
In aanvulling op artikel 2 zijn op basis van de provinciale taakuitvoering de vier navolgende beheereenheden en beheerders benoemd:
- •
- •
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van beheerder
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 1.
- 2.
Vervreemding, vervanging, selectie en vernietiging van documenten
- 1.
- 2.
De beheerder stelt, alvorens tot vervanging of vernietiging van documenten over te gaan, in overleg met de door de provincie aangewezen proceseigenaren een lijst op van te vervangen of met inachtneming van de geldende selectielijst vernietigbare documenten. Deze lijst van te vervangen of vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de provinciearchivaris, welke goedkeuring geldt als machtiging tot vervanging of vernietiging.
- 3.
- 4.
Overbrenging van documenten, als bedoeld in artikel 12 van de wet
- 1.
- 2.
Raadpleging en beveiliging van documenten
- 1.
Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan provinciale functionarissen als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, en aan de betrokkene van wie persoonlijke aangelegenheden zijn vastgelegd, tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
De beheerder, specifiek: chief information security officer, draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring, vervanging of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet voor in aanmerking komen.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
- 1.
- 2.
Delen en publicatie van documenten
De beheerder draagt zorg voor het publiceren van documenten op of via de daarvoor bestemde overheidsportalen conform geldende wet- en regelgeving.
De beheerder is ingevolge artikel 16 tot en met 20 van de archiefregeling verantwoordelijk voor het opstellen en toepassen van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden leidinggevende medewerkers Provincie Gelderland
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van Gedeputeerde Staten slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. Hieraan kunnen Gedeputeerde staten voorwaarden verbinden.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden medewerkers Provincie Gelderland
- 1.
- 2.
Medewerkers zijn er verantwoordelijk voor dat uit ieder onder hen berustend document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 3.
- 4.
- 5.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Strategisch informatieoverleg
- 1.
Aan het Strategisch InformatieOverleg nemen deel de concernmanager die verantwoordelijkheid draagt voor Facilitaire Dienst en/of de concernmanager die verantwoordelijkheid draagt voor Informatievoorziening & Automatisering, de Functionaris Gegevensbescherming, de recordmanager, de provinciearchivaris en afgevaardigden van vakgebieden informatiebeheer en informatiebeleid. Afhankelijk van de onderwerpen die besproken worden, kunnen vakspecialisten uitgenodigd worden.
- 2.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toezichthouders
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Dit besluit wordt aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Provincie Gelderland 2022.
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag volgende op die van de publicatie daarvan in het Provinciaal blad.
Gedeputeerde Staten van Gelderland
John Berends - Commissaris van de Koning
Miriam Nienhuis -van Doremaele - secretaris
Provincieloket, telefoonnummer 026 359 99 99, emailadres: post@gelderland.nl
Met dit besluit wordt beoogd de verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, alsmede het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten en dient zo breed te worden opgevat als in artikel 1, onder a van de Archiefwet 1995.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail, chatberichten, data(sets) en informatieobjecten. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening, zoals bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders, is de terminologie van het besluit daarop aangepast.
Het belangrijkste uitgangspunt is dat de medewerker verantwoordelijk is voor de compleetheid van hun dossiers. Dit is in artikel 13 beschreven.
Afkorting van gebruikte begrippen
Provinciale Selectielijst voor provinciale organen ( PROVISA)
Strategisch informatieoverleg ( SIO)
Dienstverleningovereenkomst (DVO
De authentieke en actuele versie van deze lijst is te vinden op de site van het Nationaal archief Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen vanaf 1 januari 2020 | Nationaal Archief ( 1 november 2022).
De provinciesecretaris is als opdrachtgever belast met de aansturing van de beheerder(s) en als eerste ambtelijke aanspreekpunt voor de bestuurlijke portefeuillehouder dient.
Het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht wordt hier nader belegd. De provinciale organisatie wordt daarbij als één integrale beheereenheid aangemerkt, wat echter gedeeld beheer niet uitsluit. De beheerder(s) is/zijn degene(n) die als eerste aanspreekpunt voor de provinciearchivaris fungeren bij diens toezicht op de inrichting van het dagelijkse beheer van archiefbescheiden, op alle daartoe ingerichte werkniveaus.
Een hotspot is een bijzondere gebeurtenis waarvan de documenten moeten worden bewaard in plaats van vernietigd. Op de selectielijst voor archiefbescheiden Provisa, artikel 1 onder g, hebben ze de bewaartermijn vernietigen. Een hotspot heeft maatschappelijk uitzonderlijke aandacht gekregen en/of heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden onderling, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Er zijn in de provincie Gelderland vele vakapplicaties waarvan de archiefbescheiden niet gekoppeld zijn aan het centrale recordmanagementsysteem. Voor de archiefbescheiden waarvan het beheer niet voldoet aan de wettelijke eisen, wordt door de medewerker van het team Documentaire Informatievoorziening, die belast is met recordmanagement, geïnventariseerd of er in de vakapplicaties archiefbescheiden zijn die geëxporteerd moeten worden naar het centrale recordmanagementsysteem. Indien dit noodzakelijk is worden deze archiefbescheiden opgenomen in het centrale recordmanagementsysteem. Een recordmanagement systeem is een applicatie waarmee een organisatie de informatieobjecten kan beheren. Het bestaat in ieder geval uit:
- •
- •
- •
- •
Onder systeemeigenaar wordt verstaan de functionaris in de organisatie die vanuit de vakinhoud verantwoordelijk is voor het proces dat het desbetreffende informatiesysteem ondersteunt. In de meeste gevallen zal dat een leidinggevende medewerker van een team of afdeling zijn.
Onder archiefbescheiden wordt verstaan: documenten, data(sets), informatieobjecten, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Het is de verantwoordelijkheid van de beheerder de werking van deze systemen zodanig aan te passen dat in overeenstemming met de wettelijke voorschriften wordt gehandeld.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
De medewerker van het team Documentaire Informatievoorziening, die belast is met recordmanagement, plaats per zaak de lijsten in het centrale zaaktype-catalogus. De proceseigenaren zijn in dit systeem bekend.
Het publiceren van archiefbescheiden verloopt via de concernmanager die verantwoordelijkheid draagt voor Facilitaire Dienst en de concernmanager die verantwoordelijkheid draagt voor Informatievoorziening & Automatisering, de medewerkers geven aan om welke archiefbescheiden dit gaat.
Uitgangspunt is dat archiefbescheiden die officieel gepubliceerd worden voldoen aan een aantal kwaliteitscriteria, zoals anonimiseren van persoonsgegevens, digitoegankelijk maken of metadateren. Hiertoe heeft de organisatie een aantal richtlijnen (werkinstructies) opgesteld over anonimiseren en het schrijven van zo transparant mogelijke stukken.
Afhankelijk van (het type) informatie, kan het publiceren van archiefbescheiden ook rechtstreeks geschieden vanuit een proces of informatiesysteem, maar alleen onder regie van de beheerder, zoals genoemd in artikel 3 van dit besluit.
De archiefregeling waar in dit artikel op gedoeld wordt is te vinden op wetten.nl - Regeling - Archiefregeling - BWBR0027041 (overheid.nl) Provincie Gelderland kiest voor het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) om de kwaliteit van informatiebeheer te monitoren en positief te beïnvloeden.
Met zaaktypen wordt bedoeld de proceskaart zoals die te vinden is in het centrale document/recordmanagement systeem. Hierop staan de verschillende documentonderwerpen waarop een document geregistreerd kan worden. Zaaktypen hebben vooraf ingevulde metadata zoals team en bewaartermijn.
Bij uitdiensttreding zal nadrukkelijk bekeken moeten worden of de vertrekkende medewerker archiefwaardige informatie heeft dat nog niet op juiste wijze is gearchiveerd. Met name zakelijke opslaglocaties die alleen toegankelijk zijn voor de medewerker worden hier bedoeld. Dit dient te gebeuren, voordat dergelijke voorzieningen worden afgesloten en/of verwijderd als gevolg van vigerend informatiebeveiligingsbeleid.
Het voorzien van metadata geschiedt bij voorkeur zoveel mogelijk automatisch. Het is echter wel nadrukkelijk de verantwoordelijkheid van de medewerker om die metadata te completeren ten behoeve van de terugvindbaarheid.
Een documentmanagementsysteem is een systeem voor het door gebruikers gezamenlijk creëren, reviewen en afhandelen van documenten.
De taken van de provinciearchivaris staan in de Archiefverordening Gelderland 2016 artikel 7,10, 11 en 16.
In het jaarlijkse verslag van de provinciearchivaris wordt informatiehuishouding in brede zin van het woord beschouwd. Dit omvat naast informatiebeheer ook datahuishouding: de omgang van de organisatie – specifiek: data-eigenaren – met haar data en datasets. Het verslag vormt de input voor verbeter-acties van de informatie- en datahuishouding binnen Provincie Gelderland.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2022-14393.html