Verordening op de (permanente) vertrouwenscommissie provincie Drenthe 2022

Provinciale Staten van Drenthe;

gelezen het voorstel van het presidium van Provinciale Staten van Drenthe van 31 oktober 2022, kenmerk 44/SG/202203070;

gelet op de artikelen 82 en 145 van de Provinciewet, alsmede op de bepalingen van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en de Circulaire procedureregels herbenoeming commissaris van de Koningin en de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester;

BESLUITEN:

• 1. de Verordening op de (permanente) vertrouwenscommissie provincie Drenthe 2022 vast te stellen;

• 2. In te stellen een vertrouwenscommissie als bedoeld in artikel 61, derde en vierde lid, van de Provinciewet.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

Provinciale Staten voornoemd,

mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter

mevrouw mr. drs. S. Buissink, griffier

Assen, 9 november 2022

Kenmerk 2022001768

Uitgegeven: 24 november 2022

Verordening op de (permanente) vertrouwenscommissie provincie Drenthe 2022

Paragraaf I Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. circulaire; circulaire Procedureregels bij benoeming van een commissaris van de Koningin van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties van 2 november 2005;

• b. de commissie; de vertrouwenscommissie als bedoeld in artikel 2 van deze verordening;

• c. de minister; de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties;

• d. de secretaris; de secretaris van de commissie;

• e. profielschets; de eisen die aan de commissaris worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt.

Artikel 2 Commissie

Er is een commissie genaamd: vertrouwenscommissie provincie Drenthe.

Artikel 3 Taken van de commissie

De commissie is belast met de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten van Drenthe aan de minister inzake benoeming of herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Drenthe en met de jaarlijks te voeren klankbordgesprekken met de commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

• 1. De commissie bestaat uit de vicevoorzitter van Provinciale Staten van Drenthe en uit de fractievoorzitters, tenzij de fractie daarvoor de plaatsvervangend fractievoorzitter aanwijst.

• 2. Voorzitter van de commissie is de vicevoorzitter van Provinciale Staten. De commissie wijst uit haar midden een vicevoorzitter aan.

• 3. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast. Provinciale Staten krijgen daarvoor een aanbeveling tot benoeming waarin leden die uittreden en voorgedragen worden, bij naam worden genoemd.

• 4. Het lidmaatschap is persoonlijk, echter in geval van langdurige ziekte van meer dan een maand of overlijden, kan een lid van de commissie desgewenst vanuit de desbetreffende fractie worden vervangen.

• 5. Op voordracht van Gedeputeerde Staten kan in geval van een benoeming of een herbenoeming een gedeputeerde als adviseur aan de commissie worden toegevoegd. Hiertoe nemen Provinciale Staten een daartoe strekkend besluit. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. De adviseur kan uitsluitend in geval van langdurige ziekte van meer dan een maand of overlijden op voordracht van Gedeputeerde Staten door een andere gedeputeerde worden vervangen voor de rest van de procedure.

• 6. De griffier van Provinciale Staten van Drenthe is secretaris van de commissie en laat zich in die hoedanigheid door de medewerkers van de Statengriffie bijstaan.

• 7. De plaatsvervangend secretaris van de commissie is de plaatsvervangend griffier.

• 8. De verplichtingen die bij of krachtens wettelijk voorschrift, de circulaire, of deze verordening aan de leden en de secretaris zijn opgelegd, zijn op gelijke wijze van toepassing op de plaatsvervangende leden en de plaatsvervangend secretaris, alsmede op de adviseur, bedoeld in het vijfde lid, en op de functionarissen, bedoeld in het zesde en zevende lid.

Artikel 5 Werkwijze commissie inzake benoeming en herbenoeming

• 1. De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of ten minste een derde deel van de fractievoorzitters dit noodzakelijk acht.

• 2. Daar waar de commissie het nodig acht, wint zij advies in van derden.

• 3. In geval van postverzending worden alle stukken bestemd voor de commissie, aan het huisadres van de leden van de commissie, de adviseurs, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris gericht, en daar door hen bewaard op een manier die recht doet aan de in deze verordening aan hen opgelegde geheimhoudingsverplichtingen.

• 4. Alle stukken bestemd voor de commissie worden gericht aan de secretaris.

• 5. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend en voorzien van het predicaat geheim.

• 6. De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren.

• 7. De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is. Uitgangspunt is dat de commissie in voltalligheid vergadert.

• 8. Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Deze verslagen worden door de commissie, in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en zijn geheim.

• 9. Als er geen volgende vergadering wordt gehouden, stelt de voorzitter het verslag vast, nadat de leden van de commissie met het ontwerpverslag hebben ingestemd.

• 10. De uitnodigingen voor de vergaderingen van de commissie worden ten minste drie dagen tevoren door of namens de voorzitter aan de leden gezonden.

• 11. De commissie kan het verrichten van bepaalde werkzaamheden opdragen aan één of meer van haar leden. De bepalingen die volgens deze verordening op de werkzaamheden van de commissie van toepassing zijn, zijn ook op de werkzaamheden van deze leden van toepassing.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1. Ten aanzien van alles wat tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de commissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en de leden van de commissie, de secretaris, de adviseurs en de medewerkers van de griffie die hen bijstaan, een volstrekte geheimhoudingsplicht. De voorzitter ziet hierop toe.

• 2. De leden van de commissie, alsmede alle overige personen die de commissie in haar werkzaamheden terzijde staan, bevestigen schriftelijk van de inhoud van dit artikel op de hoogte te zijn.

• 3. Noch aan de leden van Provinciale Staten die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage of informatie verstrekt over de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering. Aan Provinciale Staten als zodanig wordt deze informatie slechts verstrekt, voor zover dit door de commissie noodzakelijk wordt geacht in het kader van de (concept-)aanbeveling bedoeld in artikel 3.

• 4. Ten aanzien van alles wat door de commissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht, geldt voor de voorzitter, de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, en de griffiemedewerkers die Provinciale Staten bij hun werkzaamheden terzijde staan, een volstrekte geheimhoudingsplicht.

• 5. De behandeling van de in het vierde lid bedoelde stukken, gegevens of informatie door Provinciale Staten, zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

• 6. Noch de commissie, noch Provinciale Staten kunnen de geheimhouding opheffen.

• 7. Alle op grond van deze verordening geldende verplichtingen tot geheimhouding blijven onverminderd van kracht na het moment waarop de commissie ingevolge artikel 15 zal zijn ontbonden.

Artikel 7 Archiveren

• 1. De voorzitter en de secretaris zorgen ervoor dat alle archiefbescheiden, die de commissie zelf heeft opgemaakt, direct in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als 'geheim' worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet 1995 daartoe aangewezen archiefbewaarplaats. De voorzitter en secretaris zorgen er ook voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in het tweede tot het vijfde lid.

• 2. Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 eerste lid, onder a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3. De originele stukken die de commissie heeft ontvangen van de minister worden onmiddellijk na de benoeming aan de minister teruggezonden.

• 4. Alle aan de voorzitter, de commissieleden, de adviseur, de plaatsvervangend secretaris of de ambtenaren, bedoeld in artikel 4, zevende en achtste lid, verstrekte bescheiden, alsmede alle eventuele kopieën van de in dit artikel bedoelde stukken, worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip bij de secretaris van de commissie ter vernietiging ingeleverd.

• 5. De in het vierde lid bedoelde stukken worden door de secretaris van de commissie terstond vernietigd.

Paragraaf II Benoeming

Artikel 8 Taken en bevoegdheden commissie inzake de benoeming

• 1. De commissie is belast met de beoordeling van kandidaten voor de functie van commissaris van de Koning in de provincie Drenthe en de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten van Drenthe aan de minister inzake de benoeming van een commissaris van de Koning in de provincie Drenthe.

• 2. De commissie voert gesprekken met de door de minister geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die of zich uit eigen beweging bij de commissie hebben gemeld, of door de commissie worden uitgenodigd, zoals bepaald in de circulaire. Als de commissie besluit een door de minister geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, stelt de commissie de minister en de kandidaat schriftelijk van dit besluit op de hoogte.

• 3. Bij de beoordeling van kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door Provinciale Staten van Drenthe.

• 4. De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt daarover schriftelijk verslag uit aan Provinciale Staten en aan de minister. De commissie doet het verslag aan Provinciale Staten vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van ten minste twee kandidaten – in volgorde van voorkeur – die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van ieder van deze twee kandidaten de overwegingen die tot haar oordeel hebben geleid. Zowel het verslag als de conceptaanbeveling van de commissie zijn geheim.

• 5. De commissie besluit bij meerderheid van stemmen, waaronder besluitvorming over de opvattingen van de commissie, bedoeld in het vierde lid.

• 6. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van een minderheid van de commissie wordt desgewenst in de schriftelijke rapportage als bedoeld in het vierde lid opgenomen.

Artikel 9 Ontvangst kandidaten

• 1. De voorzitter en de secretaris van de commissie nodigen, in overleg met de commissie, de kandidaten voor het ambt van commissaris van de Koning in de provincie Drenthe uit.

• 2. Plaats, datum en tijdstip van dit gesprek, en de wijze van corresponderen met de kandidaten, worden zo gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden.

• 3. Over de kandidaten worden geen inlichtingen – schriftelijk noch mondeling – ingewonnen dan door tussenkomst van de minister. Overleg met derden – met uitzondering van de minister – is uitgesloten.

Artikel 10 Aanbeveling

• 1. De conceptaanbeveling van de commissie, bedoeld in artikel 3, wordt door Provinciale Staten achter gesloten deuren behandeld.

• 2. De aanbeveling inzake de benoeming van de commissaris van de Koning is openbaar, met ingang van het moment waarop die door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld en aan de Minister van Binnenlandse Zaken is verzonden.

• 3. De bij de in het tweede lid genoemde aanbeveling behorende stukken, en de overige stukken, gegevens of informatie waar Provinciale Staten de aanbeveling op hebben gebaseerd, blijven geheim zoals in deze verordening is bepaald.

Paragraaf III Herbenoeming

Artikel 11 Taken en bevoegdheden commissie inzake de herbenoeming

• 1. De commissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de commissaris van de Koning van Drenthe. De profielschets vormt daarvoor in beginsel het toetsingskader.

• 2. De commissie legt haar bevindingen vast in een schriftelijk verslag, inclusief conceptaanbeveling. Dit verslag is geheim.

• 3. Het verslag van de commissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

• 4. Voordat het verslag aan Provinciale Staten wordt gestuurd, bespreekt de commissie dit met de commissaris van de Koning.

• 5. Als over haar functioneren afspraken met de commissaris van de Koning worden gemaakt, worden die in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.

Artikel 12 Aanbeveling

• 1. De aanbeveling inzake de herbenoeming van de Commissaris van de Koning is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld en aan de Minister van Binnenlandse Zaken is verzonden.

• 2. De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waar Provinciale Staten de aanbeveling op hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig hetgeen dienaangaande in de onderhavige verordening is bepaald.

Paragraaf IV Klankbordgesprekken

Artikel 13 Samenstelling delegatie commissie

• 1. De commissie kan uit haar midden een delegatie samenstellen die het periodieke klankbordgesprek met de commissaris van de Koning voert.

• 2. Als er voor het voeren van een klankbordgesprek een delegatie wordt samengesteld, zijn de artikelen één, zes en zeven overeenkomstig van toepassing.

Artikel 14 Werkwijze commissie inzake klankbordgesprekken

• 1. De voorbereiding van het klankbordgesprek vindt plaats door de gehele commissie.

• 2. De secretaris van de commissie draagt zorg voor het verslag van het klankbordgesprek.

• 3. Daar waar de commissie het nodig acht wint zij advies in van derden.

• 4. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend en voorzien van het predicaat geheim.

• 5. De vergaderingen van de commissie en de klankbordgesprekken vinden plaats achter gesloten deuren.

Paragraaf V Slotbepalingen

Artikel 15

De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag waarop nieuwe Provinciale Staten zijn benoemd. De nieuwe staten benoemen op basis van deze verordening, op voorstel van het nieuwe presidium, hun eigen commissie.

Artikel 16

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie met inachtneming van het bij of krachtens wettelijk voorschrift bepaalde. Zo nodig voert de voorzitter van de commissie vooraf overleg met de minister.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar vaststelling.

Artikel 18

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie provincie Drenthe 2022.