Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg

Gedeputeerde Staten van Limburg,

maken ter voldoening aan het bepaalde in de artikelen 11, derde lid, onder c. juncto artikel 17, tweede lid, onder g en juncto artikel 20, vijfde lid van de Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2023, bekend dat Gedeputeerde Staten in hun vergadering van 18 oktober 2022 hebben vastgesteld:

Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties

Provincie Limburg

INLEIDING

De provincie Limburg hecht belang aan een goed bestuur van organisaties die een subsidie ontvangen van de provincie. Een goed bestuur draagt bij aan het behalen van de doelstellingen/activiteiten waar subsidie voor wordt verstrekt.

Veel branches en sectoren hanteren een eigen Governance Code. Deze Governance Codes vormen een leidraad voor een goede kwaliteit van bestuur, toezicht en verantwoording.

De provincie realiseert zich dat de verschillende Governance Codes niet in alle gevallen integraal toepasbaar zijn. Dit is onder andere afhankelijk van het type organisatie, de grootte ervan, de bemensing en de kwaliteit van de interne beheersing. Daarnaast realiseert de provincie zich dat niet alle Governance Codes en regels in statuten of reglementen worden vastgelegd.

Met de Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg wil de provincie Limburg stimuleren dat er binnen alle organisaties, die een structurele subsidie ontvangen van tenminste € 125.000,- ruime aandacht is voor goed bestuur, toezicht en verantwoording. Maar ook specifiek voor integer en rolbewust handelen, transparantie en zorgdragen voor een maatschappelijk verantwoorde bezoldiging. De provincie is terughoudend in het uitoefenen van invloed op het bestuur en de toezichthouders maar stelt wel eisen aan het goed functioneren van de organisatie van de subsidieontvanger.

Voor gesubsidieerde organisaties die een sectorspecifieke Governance Code hanteren, heeft deze voorrang boven de Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg. De Regels voor goed bestuur zijn in dat geval niet van toepassing tenzij hierin een onderwerp wordt geregeld waarin de eigen Governance Code niet voorziet.

De Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg vormen feitelijk de ondergrens van regels waaraan de structurele subsidierelaties van de provincie Limburg met een jaarlijkse exploitatiesubsidie vanaf € 125.000,- moeten voldoen ¹ . Indien een organisatie niet kan voldoen aan de eisen van een Governance Code dan wel de Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg, dan vindt overleg met de provincie plaats en wordt de organisatie in de gelegenheid gesteld om aan te tonen op welke andere wijze zij de eisen van behoorlijk bestuur zo dicht mogelijk benadert. Het opnemen van deze voorwaarden in de statuten of een reglement van de organisatie is een goede waarborg voor goed bestuur.

Artikel 1 bewust omgaan met governance

• 1. De organisatie is verantwoordelijk voor de correcte naleving van de sector specifieke Governance Code, of bij gebreke daarvan, de Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg. De organisatie past de voorwaarden toe.

• 2. Indien een organisatie niet kan voldoen aan de eisen van een Governance Code dan wel de Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg, dan wordt de provincie hier schriftelijk over geïnformeerd. De organisatie wordt in de gelegenheid gesteld om aan te tonen op welke andere wijze de organisatie bestuur en toezicht heeft ingericht.

Artikel 2 verantwoord besturen

• 1. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het functioneren en de resultaten van de organisatie, de bestuurlijke inrichting, de verschillende rollen en taken, het naleven van wet- en regelgeving en het organiseren van voldoende tegenspraak.

• 2. Het bestuur vermijdt elke vorm en schijn van belangenverstrengeling die de uitoefening van zijn/haar taak kan beïnvloeden.

• 3. Bij het bestuur is de benodigde (inhoudelijke en financiële) kennis aanwezig om de organisatie aan te sturen en de doelstellingen te bereiken.

• 4. In de statuten of in het huishoudelijk reglement van de organisatie zijn waarborgen opgenomen voor een goed bestuur.

• 5. In een profielschets staat welke kwaliteiten van (nieuwe) bestuursleden belangrijk zijn. Deze profielschets wordt opgesteld door het orgaan dat besluit over de benoeming van de bestuursleden.

• 6. In de statuten of in het huishoudelijk reglement staan de zittingstermijnen van bestuursleden en is geregeld hoe vaak een bestuurslid herbenoemd kan worden.

• 7. De organisatie geeft iedere wijziging in de samenstelling van het bestuur of het toezichthoudend orgaan terstond door aan de Kamer van Koophandel.

Artikel 3 goed toezicht uitoefenen

• 1. De bestuurlijke inrichting van de organisatie is gericht op effectieve, efficiënte en gedragen besluitvorming en zorgvuldig toezicht. Afhankelijk van de rechtspersoonlijkheid en het besturingsmodel wordt toezicht gehouden door een toezichthoudend bestuur, een RvT/RvC, de ALV of ledenraad.

• 2. Het toezichthoudend orgaan voert zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op een professionele en onafhankelijke wijze uit.

• 3. Het toezichthoudend orgaan is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.

Artikel 4 integer en rolbewust handelen

• 1. Bestuurders en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.

• 2. Bestuurders en toezichthouders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar.

Artikel 5 transparant zijn

• 1. De organisatie is transparant in haar doelen, werkwijze, verantwoording en de toekenning van bezoldigingen.

• 2. De organisatie hanteert heldere schriftelijke regels gericht op het voorkomen van belangverstrengeling en het vermijden van ongewenst gedrag van alle betrokkenen bij het uitvoeren van haar activiteiten.

• 3. De organisatie licht toe op welke vormen van grensoverschrijdend gedrag zij alert is in de context van haar doel/doelgroep en op welke wijze zij grensoverschrijdend gedrag tracht te voorkomen.

• 4. Het bestuur van de organisatie is bereid om zich regelmatig naar haar omgeving te verantwoorden. Het afleggen van verantwoording is essentieel voor goed bestuur en is verbonden aan het dragen van verantwoordelijkheid. Het maakt controle mogelijk, creëert draagvlak en helpt doofpotsituaties voorkomen.

Artikel 6 passend en niet bovenmatig bezoldigen

• 1. Sinds 1 januari 2017 hanteert de provincie Limburg een zogenaamd ‘‘subsidie doelmatigheidsbeleid’. Dat betekent dat de subsidie wordt geweigerd (of beëindigd) indien aannemelijk is dat de subsidieontvanger de provinciale subsidie zal besteden aan inkomens boven het bezoldigingsmaximum in de Wet Normering Topinkomens (WNT). De provincie Limburg heeft dit doelmatigheidsbeleid aangescherpt in de ASV 2023. Het vaststellen dat er géén sprake is van excessieve bezoldiging doet de Provincie niet alleen meer aan de hand van de algemene WNT norm maar ook op basis van WNT sectorale normen én op basis van CAO afspraken of Governance Codes binnen de sectoren.

• 2. De organisatie is transparant over de bezoldiging. Een onderbouwing van de bezoldiging gebeurt op basis van drie vergelijkbare ‘peer’ organisaties waarbij gekeken is naar omzet, personeel, complexiteit en risicoprofiel.

• 3. De organisatie onderbouwt waarom zij de bezoldiging van het bestuur en de toezichthouders maatschappelijk verantwoord en niet bovenmatig acht. Er is in elk geval sprake van boven matigheid als deze vergoeding hoger is dan de vergoeding in de WNT dan wel - als deze vergoeding lager is - de binnen de betreffende sector afgesproken maximale bezoldiging. De hoogte van de vergoeding wordt schriftelijk vastgelegd.

Artikel 7 verantwoorden en informeren

• 1. De provincie Limburg hecht er waarde aan dat de organisatie via de eigen website of via een andere voor het publiek toegankelijke website de volgende informatie openbaar maakt:

  • a. de statuten;

  • b. naam en functie van bestuurders en toezichthouders incl. nevenfuncties en relevante personele- en zakelijke relaties met andere organisaties;

  • c. het actuele beleid met betrekking tot het verkrijgen van de benodigde financiële middelen;

  • d. de actuele jaarcijfers (minimaal een balans en staat van baten en lasten) binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vier maanden op grond van bijzondere omstandigheden;

  • e. het jaarverslag (bestuursverslag en jaarrekening).

• 2. De organisatie informeert bij gebleken risico’s en/of problematiek terstond de provincie Limburg in haar rol van subsidiënt

Artikel 8 inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regels treden in werking op 1 januari 2023.

• 2. Deze regels kunnen aangehaald worden als “Regels voor goed bestuur bij structurele subsidierelaties Provincie Limburg”.

Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten, gehouden op 18 oktober 2022.

Gedeputeerde Staten voornoemd

de voorzitter,

dhr. E.G.M. Roemer

secretaris

dhr. drs. T.H.C. Schulpen