Reglement Cultuurtank Limburg 2021-2024

Gedeputeerde Staten van Limburg,

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet en de Algemene wet bestuursrecht bekend dat zij in hun vergadering van hebben vastgesteld:

REGLEMENT CULTUURTANK LIMBURG 2021-2024

Artikel 1 Instelling

Gedeputeerde Staten van Limburg, hierna te noemen "het college", stellen een Provinciaal adviesorgaan in: de Cultuurtank Limburg, hierna te noemen ‘’Cultuurtank Limburg’’.

Artikel 2 Positionering

Ten behoeve van een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door het college inzake haar Cultuurbeleid in het algemeen en hierna verder te definiëren subsidieaanvragen in het bijzonder, baseert het college deze onder meer op basis van een deskundige en onafhankelijke inhoudelijke beoordeling door een adviesorgaan, de ‘’Cultuurtank Limburg’’.

De Cultuurtank Limburg werkt daarbij binnen de taken en kaders zoals vastgesteld in dit Reglement Cultuurtank Limburg.

Artikel 3 Selectie, samenstelling, benoeming en tijdsduur lidmaatschap

• 1. De leden en de voorzitter van de Cultuurtank Limburg worden geselecteerd conform ‘Beleidskader Selectie en benoemingen door Gedeputeerde Staten’.

• 2. Bij de samenstelling van de Cultuurtank Limburg en de benoeming van de leden gaat het college uit van een brede en afgewogen samenstelling op basis van een te voren vastgesteld en bekend gemaakt functieprofiel.

• 3. De Cultuurtank Limburg bestaat, naast de voorzitter, uit minimaal 11 en ten hoogste 17 leden, welke door het college worden benoemd en op persoonlijke titel zitting hebben.

• 4. De leden en voorzitter van de Cultuurtank Limburg worden door het college benoemd voor ten hoogste vier jaren en zijn ten hoogste eenmaal herbenoembaar voor een tweede termijn van ten hoogste vier jaren. Aan het eind van de eerste termijn stelt het college de wervings- en selectieprocedure voor de Cultuurtank Limburg voor de periode 2025-2028 vast.

• 5. Tenminste aan het einde van de benoemingsperiode worden er door de voorzitter met ondersteuning van de ambtelijk secretaris evaluatiegesprekken gehouden met de afzonderlijke leden en de Cultuurtank Limburg als geheel. Het door de Cultuurtank Limburg vastgestelde verslag van de evaluatie van de Cultuurtank Limburg als geheel wordt toegezonden aan het college.

• 6. Leden van de Cultuurtank ondertekenen een integriteitsverklaring bij aanvang van het lidmaatschap.

• 7. Leden van de Cultuurtank hebben een informatieplicht aan Gedeputeerde Staten op het gebied van nevenfuncties.

• 8. Het lidmaatschap van de Cultuurtank Limburg kan te allen tijde op eigen verzoek worden beëindigd, door schriftelijke kennisgeving aan het college met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Wanneer een lid niet voldoende of naar behoren functioneert, kan het college, gehoord de voorzitter en de ambtelijk secretaris, het lidmaatschap van het desbetreffende lid tussentijds beëindigen.

Artikel 4 Taken Cultuurtank Limburg

• 1. De taakstelling van de Cultuurtank Limburg aan het college betreft:

  • a. de inhoudelijke (artistiek en zakelijk) en integrale beoordeling van en schriftelijke advisering aan het college over de subsidieaanvragen in het kader van het Cultuurplan en de Subinfrastructuur;

  • b. de monitoring van de artistieke en zakelijke voortgang van de Cultuurplaninstellingen (CPI’s) en de instellingen in de Subinfrastructuur. Dit doet zij door het voeren van monitorings- en evaluatiegesprekken met deze instellingen, door het bezoeken van activiteiten van deze instellingen en de verslaglegging van deze bezoeken;

  • c. op verzoek van het college adviseren over diverse onderwerpen en thematieken aangaande het Provinciaal Cultuurbeleid.

• 2. Bij deze beoordeling en advisering wordt rekening gehouden met relevante Provinciale beleidsspeerpunten en subsidiecriteria, zoals gesteld in vigerende beleidskaders en beleidsprogramma’s op het gebied van Provinciaal Cultuurbeleid en in Provinciale algemene en nadere subsidieregels.

• 3. Het college besluit inzake haar cultuurbeleid en de betreffende subsidieaanvragen met inachtneming van het advies van de Cultuurtank Limburg. Het college kan gemotiveerd van dit advies afwijken.

Artikel 5 Adviezen Cultuurplan en culturele Subinfrastructuur

• 1. De Cultuurtank Limburg geeft adviezen aan het college over de subsidieaanvragen in het kader van het Cultuurplan en de Subinfrastructuur. De Cultuurtank Limburg adviseert, voorzien van een objectieve en uitvoerige motivatie, conform de indicatoren en criteria zoals opgenomen in het Provinciaal Cultuurbeleid en in relevante en vigerende Provinciale subsidieregels. Afwijking van deze indicatoren en criteria is niet toegestaan.

• 2. In de afzonderlijke adviezen worden de beoordeling m.b.t. de indicatoren en criteria specifiek benoemd. De afzonderlijke adviezen vormen één geheel, eenduidig en consistent in opzet en uitwerking.

• 3. De Cultuurtank Limburg kan de ambtelijk accounthouder van de instelling om een analyserende toelichting op de subsidieaanvragen verzoeken.

Artikel 6 Monitoring

• 1. Instellingen die door de Cultuurtank Limburg worden gemonitord zijn de vierjarig gesubsidieerde CPI’s en de tweejarig gesubsidieerde instellingen behorende tot de culturele Subinfrastructuur.

• 2. De cyclus van monitoringsgesprekken van de Kunstenplanperiode 2021-2024, die door de Cultuurtank Limburg wordt uitgevoerd, bestaat uit de volgende momenten:

  • a. Voor het Cultuurplan 2021-2024:

    • i. Najaar 2021: kennismaking, planning en voortgang;

    • ii. Najaar 2022: voortgang;

    • iii. Najaar 2023: voortgang

    • iv. Najaar 2024: evaluatie;

  • b. Voor de Subinfrastructuur 2021-2022:

    • i. Najaar 2021: kennismaking, planning en voortgang;

    • ii. Najaar 2022: voortgang.

  • c. Voor de Subinfrastructuur 2023-2024:

    • i. Najaar 2023: voortgang;

    • ii. Najaar 2024: voortgang.

• 3. Indien nodig, dit ter beoordeling aan het college al dan niet op advies van de Cultuurtank Limburg, vindt een extra tussentijds overleg plaats.

• 4. Bij een monitoringsgesprek is de ambtelijk accounthouder van de betreffende instelling aanwezig. Deze maakt het conceptverslag van het monitoringsgesprek ter accordering door de betrokken leden van de Cultuurtank Limburg.

• 5. Leden van de Cultuurtank Limburg worden tijdens de periode van monitoring en de daarbij behorende taken van bezoek van activiteiten en verslaglegging hiervan, zoveel mogelijk verbonden aan vaste instellingen om kennis te borgen.

• 6. Het maken van verslagen naar aanleiding van het bezoeken van activiteiten is verplicht voor leden van de Cultuurtank Limburg. In ieder geval dienen er twee verslagen per jaar per instelling beschikbaar te zijn.

Artikel 7 Overige adviezen

• 1. De Cultuurtank Limburg gaat bij het geven van adviezen als genoemd in art. 4 lid 1c uit van het vigerend Provinciaal Cultuurbeleid en adviseert zo concreet en specifiek (‘smart’) mogelijk. Adviezen dienen te passen bij de rol en taak van de Provincie Limburg en dienen te worden voorzien van concrete beleidsaanbevelingen en wijze van implementatie hiervan.

• 2. Het college reageert binnen drie maanden op deze adviezen van de Cultuurtank Limburg.

Artikel 8 Taken ambtelijk secretaris

De Provincie Limburg vervult vanuit het cluster Cultuur het ambtelijk secretariaat van de Cultuurtank Limburg. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht in de Cultuurtank Limburg. De taakstelling van de ambtelijk secretaris (onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Cultuurtank Limburg) omvat:

• 1. Het voorbereiden (van de agenda van) en de verslaglegging van vergaderingen.

• 2. Het opstellen van de, door de Cultuurtank Limburg geformuleerde en door de Cultuurtank Limburg vast te stellen, (concept)adviezen van de Cultuurtank Limburg.

• 3. Het koppelen van leden aan de instellingen. Indien blijkt dat de koppeling tussen leden en instelling(en) niet werkt, zal de koppeling worden herzien door de ambtelijk secretaris.

• 4. Het opstellen van de planning (data en indeling) van vergaderingen.

• 5. Het ondersteunen van de voorzitter bij de evaluatiegesprekken met de afzonderlijke leden en de Cultuurtank Limburg als geheel.

• 6. Het afhandelen van de declaraties van de (leden van de) Cultuurtank Limburg.

Artikel 9 Werkwijze vergaderingen Cultuurtank Limburg

• 1. De Cultuurtank Limburg vergadert ten minste zes maal per jaar in het Gouvernement te Maastricht.

• 2. De vergaderingen en de vergaderstukken van de Cultuurtank Limburg zijn niet openbaar. De adviezen die de Cultuurtank Limburg aan het college uitbrengt, zijn wel openbaar.

• 3. Het aantal leden dat aan de vergadering van de Cultuurtank Limburg dient deel te nemen om adviezen te kunnen vaststellen, bedraagt minimaal tweederde van het aantal leden van de Cultuurtank Limburg plus de voorzitter.

• 4. De Cultuurtank Limburg stelt haar adviezen vast bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid één stem heeft. De technisch voorzitter heeft geen stemrecht. Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter.

• 5. De Cultuurtank Limburg bepaalt zelf haar vergaderorde en legt dit vast in de vergaderverslagen. De Cultuurtank Limburg maakt aan het begin van haar zittingsperiode werkafspraken die schriftelijk worden vastgelegd.

• 6. Correspondentie namens de Cultuurtank Limburg en adviezen worden steeds ondertekend door de voorzitter en de ambtelijk secretaris.

• 7. De voorzitter en/of leden onthouden zich van deelname aan vergaderingen, advisering en/of stemming indien het een aangelegenheid betreft die hen persoonlijk aangaat of als het gaat om een instelling waarvan zij (bestuurs)lid zijn of waaraan zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig zijn. Dit wordt ter vergadering vastgelegd in het vergaderverslag.

• 8. De Cultuurtank Limburg kan zich op verzoek van het college of, indien door de Cultuurtank Limburg schriftelijk verzocht, na toestemming van het college, ter voorbereiding van en/of in de vergadering zelf, laten bijstaan door externe adviseurs als de agenda van de vergadering daartoe (op onderdelen) aanleiding geeft. Deze externe adviseurs hebben geen stemrecht. In het aan het college opgestelde desbetreffende advies van de Cultuurtank Limburg wordt altijd duidelijk aangegeven of en hoe de externe advisering heeft plaatsgevonden en of deze wel/niet is overgenomen in het desbetreffende advies.

Artikel 10 Vacatiegelden

• 1. De leden van de Cultuurtank Limburg en eventuele externe adviseurs (artikel 9 lid 8) ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen en voor de reiskosten, op grond van de vigerende ‘de Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Provincie Limburg’. De voorzitter ontvangt twee keer de in de verordening gestelde vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen.

• 2. Voor de verslaglegging van een bezoek aan een activiteit van een CPI of een instelling in de culturele Subinfrastructuur vindt een vergoeding plaats van € 22,50 per verslag, exclusief eventuele reiskosten en entreegelden. Leden ontvangen vergoeding voor verslaglegging van bezoek aan activiteiten van instellingen waaraan zij zijn gekoppeld. Leden ontvangen maximaal drie keer per jaar vergoeding voor verslaglegging van bezoek aan activiteiten van instellingen waar zij niet aan gekoppeld zijn.

• 3. Overige kosten (in het kader van teambuilding, scholing van leden etc.) zijn voor rekening van de Cultuurtank Limburg zelf, met uitzondering van de kosten vanwege een eerste gezamenlijke bijeenkomst gericht op kennismaking en het maken van werkafspraken.

Artikel 11 Wijzigingen

Tussentijdse wijziging van dit reglement vindt plaats door het college, gehoord de Cultuurtank Limburg.

Artikel 12 Overige zaken

• 1. Indien dit reglement niet voorziet in een bepaalde wijze van adviseren of monitoren beslist het college. De Cultuurtank Limburg kan daartoe een schriftelijk verzoek doen aan het college.

• 2. Op verzoek van Provinciale Staten geeft de voorzitter van de Cultuurtank Limburg toelichtende informatie over de door de Cultuurtank Limburg aan het college verstrekte inhoudelijke adviezen.

Artikel 13 Slotbepaling

De Cultuurtank Limburg heeft een algemene inspanningsverplichting om, door afdoende afgewogen deskundige en onafhankelijke inhoudelijke beoordelingen, tijdig en onderbouwd advies te geven ter optimale voorbereiding van besluitvorming door het college.

Artikel 14 Inwerkingtreding, beëindiging en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking vanaf de dag na de dag van publicatie in het Provinciaal Blad en vervalt op 1 januari 2025.

• 2. Bij inwerkingtreding van dit reglement komt het Reglement Cultuurtank Limburg (2018-2020) te vervallen.

• 3. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement Cultuurtank Limburg 2021-2024.

Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten, gehouden op 29 juni 2021.

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter,

secretaris