Provinciaal blad van Drenthe
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2021, 4841 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2021, 4841 | Overige besluiten van algemene strekking |
Instructies provinciesecretaris bij Organisatiebesluit, Overzicht interne ondermandaten en Vertegenwoordiging in rechte
Overal waar in deze instructies termen staan als ‘hij’ of ‘zijn’ kan natuurlijk ook worden gelezen ‘zij’ of
In het Organisatiebesluit is een ambtelijk mandaat opgenomen, waardoor Gedeputeerde Staten (GS) niet alle beslissingen zelf hoeven te nemen. Bepaalde, vooral routinematige besluiten kunnen worden genomen door gemandateerden. Dit ambtelijke mandaat heeft gevolgen voor de ondertekening van stukken. In deze Instructies wordt uitgelegd hoe en door wie stukken moeten worden ondertekend.
Begrenzing beslissingsbevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen
Het komt voor dat op zich routinematige besluiten grote financiële transacties tot gevolg hebben. De hoogte van de financiële transactie kan een reden zijn om besluitvorming hierover op een hoger hiërarchisch niveau te laten plaatsvinden. Daarom wordt op grond van artikel 14, lid 5, van het Organisatiebesluit het mandaat aan de teammanagers voor beslissingen die leiden tot een verplichting beperkt tot een maximum van € 1.000.000,-- per aangegane verplichting.
Dit betekent dat bij beslissingen die een bedrag van € 1.000.000,--te boven gaan, de provinciesecretaris ondertekent.
Voor het uitzetten en aantrekken van gelden met inachtneming van het Financieringsstatuut provincie Drenthe gelden andere bedragen (zie bijlage 1 Ondermandaten).
Besluiten inzake Wet openbaarheid van bestuur ( Wob )
Alle beslissingen op ingekomen Wob-verzoeken worden ter besluitvorming voorgelegd aan GS.
Vooraf informeren leden van GS
Alle verplichtingen van ten minste € 300.000,-- die binnen ambtelijk mandaat worden aangegaan, worden vooraf gemeld aan de verantwoordelijke bestuurlijke portefeuillehouder.
Voor subsidies geldt het volgende:
De leden van het college van GS worden wekelijks via het portefeuillehoudersoverleg geïnformeerd over alle ingekomen subsidieaanvragen en alle voorgenomen weigeringen die onder een regeling vallen. In uitzonderlijke gevallen kan de portefeuillehouder de aanvraag ter besluitvorming aan GS voorleggen.
Alle subsidieaanvragen die niet onder een subsidieregeling vallen (incidentele subsidies) of subsidieaanvragen die politiek-bestuurlijk gevoelig liggen, worden aan GS ter besluitvorming voorgelegd. In gevallen waarin GS in vergadering al hebben ingestemd met de ontvanger, de periode, het bedrag en het doel van de subsidie, kan de verlening van de subsidie in mandaat plaatsvinden door het team Subsidies & Inkoop , ook indien het subsidies betreft in het kader van samenwerking met andere partijen, waarbij de provincie Drenthe als penvoerder optreedt.
Boekjaarsubsidies worden - vóór verlening - via een (verzamel)nota aan GS voorgelegd. In deze nota wordt inzicht gegeven in de hoofdzaken/speerpunten van de te verlenen boekjaarsubsidies. De overige subsidieaanvragen kunnen in ambtelijk mandaat worden afgedaan.
2. CONCERNLIJN ONDERTEKENING STUKKEN
Aanhef, titel(s), initialen en achternaam van de ondertekenaar(s). De titels worden vermeld voor zover zij die heeft (hebben). Ondertekening geschiedt dan als volgt:
Bij de adressering en de aanhef van een stuk (zoals een brief) wordt of worden, voor zover bekend, ook
de eventuele titel(s) van de geadresseerde vermeld.
Onderscheid kan worden gemaakt tussen de ondertekening van stukken die van GS uitgaan:
Ad A. Beslissingen door GS genomen
Volgens de Provinciewet moeten de stukken die van GS uitgaan op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen (dus niet in mandaat), worden ondertekend door de CvdK als voorzitter van GS en altijd worden meeondertekend door de (plaatsvervangend) secretaris. De ondertekening van stukken die uitgaan van GS geschiedt dan als volgt:
In de gevallen waarin de CvdK en de gedeputeerden niet in de gelegenheid zijn de uitgaande stukken te ondertekenen, heeft de CvdK op grond van artikel 19, lid 4, van het Organisatiebesluit de ondertekening opgedragen aan de (plaatsvervangend) secretaris. De secretaris tekent dan alleen.
Onder dergelijke stukken staat alleen de aanduiding ‘secretaris’ met de naam van secretaris of zijn plaatsvervanger.
Ad B. Beslissingen in mandaat genomen
De ondertekening van stukken die uitgaan van GS op grond van beslissingen die in mandaat zijn genomen, geschiedt als volgt:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
teammanager <naam team voluit>
Als stukken ondertekend worden door de provinciesecretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur van de ambtelijke organisatie geldt een soortgelijke opzet. De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening provinciesecretaris>
Ook bij vervanging van de provinciesecretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur van de ambtelijke organisatie door een directeur wordt onder het stuk het voorgaande vermeld. De directeur zet dan op het stuk zijn handtekening bij de naam van de provinciesecretaris, met daarbij de aanduiding “i.o.” (in opdracht).
Ondertekening van stukken met betrekking tot concernprogramma's en concernprojecten gebeurt namens GS onder de naam van de desbetreffende concernprogrammamanager of concernprojectleider, met vermelding van de naam van het concernprogramma/concernproject. De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening concernprogrammamanager of concernprojectleider>
<naam concernprogrammamanager of concernprojectleider,>
concernprogrammamanager <naam concernprogramma voluit> / concernprojectleider <naam
Als stukken ondertekend worden door de directeur of concerncontroller ziet de ondertekening er als volgt
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening directeur of concerncontroller>
<naam directeur of concerncontroller,>
Ook als een beslissing in ondermandaat is genomen door een gemandateerde medewerker in geval van een specifiek ondermandaat, wordt de naam van de teammanager, concernprogrammamanager van het concernprogramma of concernprojectleider van het concernproject opgenomen. De medewerker zet dan bij de ondertekening zijn handtekening bij de naam van de teammanager, de concernprogrammamanager of de concernprojectleider, met daarbij de aanduiding ‘i.o.’ (in opdracht). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening medewerker met aanduiding ‘i.o.’>
teammanager <naam team voluit>
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening medewerker met aanduiding ‘i.o.’>
<naam concernprogrammamanager of concernprojectleider,>
concernprogrammamanager <naam concernprogramma voluit> /
concernprojectleider <naam concernproject voluit>
Het principe van de ondertekening bij afwezigheid verandert niet. Als de ondertekenaar afwezig is, tekent de daarvoor bevoegde vervangende collega de brief onder de naam van de afwezige collega. De vervangende collega zet dan bij de handtekening de aanduiding ‘b.a.’ (bij afwezigheid). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening vervangende collega met aanduiding ‘b.a.’>
teammanager <naam team voluit>
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening vervangende collega met aanduiding ‘b.a.’>
<naam concernprogrammamanager of concernprojectleider,>
concernprogrammamanager <naam concernprogramma voluit> / concernprojectleider <naam
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening vervangende collega met aanduiding ‘b.a.’>
<naam directeur of concerncontroller,>
Het gaat hierboven over stukken die van GS uitgaan. Het kan ook voorkomen dat stukken uitgaan vanuit een andere organisatie dan de provincie Drenthe (bijvoorbeeld het Overlegorgaan Nationaal Park Dwingelderveld), waarvan een medewerker van de provincie bijvoorbeeld uit hoofde van zijn functie secretaris is. In dat geval tekent de medewerker als secretaris van de andere organisatie (mee) als vertegenwoordiger van die organisatie en dus niet namens GS. De medewerker als secretaris van de andere organisatie doet dit op briefpapier van de desbetreffende organisatie, dus niet op briefpapier van de provincie Drenthe.
Overzicht interne ondermandaten
(1) Onder ondermandaat wordt tevens begrepen: ondervolmacht en ondermachtiging, wanneer dat volgt uit de omschrijving van de bevoegdheden
(2) Uitgezonderd zijn de subsidiebeschikkingen die vallen onder de beperkingen van het mandaat zoals omschreven in deze Instructies onder 1 Algemeen, onderdeel subsidies.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2021-4841.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.