Provinciaal blad van Drenthe
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Drenthe | Provinciaal blad 2020, 9704 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Nota reserves en voorzieningen provincie Drenthe 2020
Provinciale Staten van Drenthe;
gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 3 november 2020, kenmerk 45/5.8/2020002069;
gelet op artikel 216 van de Provinciewet;
- 1.
- 2.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2021.
mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter
mevrouw mr. drs. S. Buissink, griffier
In de Financiële Verordening is vastgelegd dat Provinciale Staten (PS) in de eerste helft van iedere Statenperiode een (geactualiseerde) Nota reserves en voorzieningen vaststellen. Bij zowel de voorjaarsnota’s, bestuursrapportages als de jaarrekeningen worden de standen en bestedingen van de reserves en voorzieningen gemonitord en dan wordt beoordeeld of bijstelling nodig is.
Deze nota geeft de regels en richtlijnen rondom de reserves en voorzieningen en geeft aan wanneer onttrekkingen en toevoegingen kunnen plaatsvinden.
Om te voldoen aan het budgetrecht van Provinciale Staten en om Gedeputeerde Staten te faciliteren bij een goede bedrijfsvoering is het van belang dat altijd op een transparante wijze de financiële positie van de provincie te bepalen is. Daarom is het van belang dat eenduidig en consistent omgegaan wordt met reserves en voorzieningen.
De vorige Nota reserves en voorzieningen dateert uit oktober 2016. Deze editie maakte deel uit van de Begroting 2017 en was opgenomen in de paragraaf Reserves en voorzieningen.
De belangrijkste wijziging in de nieuwe – gewijzigde – editie betreft het feit, dat de Nota reserves en voorzieningen 2020 alleen het beleid omtrent reserves en voorzieningen weergeeft. Een resultaat van de periodieke doorlichting van de reserves en voorzieningen wordt aan Provinciale Staten in een afzonderlijk document voorgelegd.
De keuze voor een reserve en/of voorziening wordt conform het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gemaakt. De reserves worden altijd gevormd met eigen middelen en zijn ter dekking van verwachte toekomstige uitgaven. Voorzieningen kunnen worden gevormd met eigen middelen of met middelen van derden.
Hoofdstuk 1: Wettelijk kader, definities en functie
1.1. Functies reserves en voorzieningen
In het totale financiële beleid hebben reserves en voorzieningen verschillende functies, te weten:
- a.
Een reserve of voorziening kan worden ingesteld om te sparen voor toekomstige beleidsdoelen. In dit geval is sprake van een spaarfunctie. Zodra de bestemming tot incidentele uitgaven leidt is sprake van een bestedingsfunctie. Het gaat hierbij om reserves en voorzieningen met een specifiek van tevoren bepaald doel of activiteit.
- b.
In deze functie dienen de reserves om onvoorziene tegenvallers op te vangen.
- c.
Reserves kunnen worden gevormd om grote schommelingen in de uitgaven in inkomsten met een incidenteel karakter tegen te gaan en dus de lasten en baten over de jaren heen te verdelen.
- d.
De Wet financiering decentrale overheden (Fido) beoogt een solide financieringswijze van de decentrale overheden te bevorderen en schommelingen van rentelasten zoveel mogelijk te beperken. De financiering van kapitaaluitgaven kan plaats vinden door het gebruiken van reserves en voorzieningen als (intern) financieringsmiddel of door het aantrekken van vaste geldleningen. Bij gebruik van reserves en voorzieningen hoeft geen beroep te worden gedaan op de geld- en kapitaalmarkt. Het gebruik van reserves en voorzieningen als intern financieringsmiddel wordt aangeduid met de financieringsfunctie.
- e.
Bij de inkomensfunctie staat centraal dat reserves en voorzieningen bespaarde rente genereren. Omdat reserves en voorzieningen dan aangewend worden als intern financieringsmiddel, hoeft er ook minder geld geleend te worden op de kapitaalmarkt.
Provinciale Staten zijn bevoegd om reserves in te stellen of op te heffen Reserves zijn eigen al dan niet voor specifieke doeleinden gereserveerde middelen op de balans. Ze zijn een onderdeel van het eigen vermogen. De in het Besluit Begroting en Verantwoording BBV opgenomen voorschriften onderscheiden de volgende categorieën reserves:
- •
- •
Algemene reserves zijn reserves waaraan geen bestemming is gegeven. Deze reserves zijn verplicht op grond van artikel 43 van het BBV. De algemene reserve is het vrij besteedbare eigen vermogen van de provincie. Deze reserves hebben als belangrijkste functie het vormen van een buffer voor financiële tegenvallers. Tekorten/overschotten op de jaarrekening worden ten laste/ten gunste van de Reserve voor Algemene Doeleinden gebracht.
De algemene reserves kunnen worden ingedeeld in twee categorieën, te weten:
- •
- •
Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan Provinciale Staten een bepaalde bestemming hebben gegeven. Wanneer vanuit deze reserves bedragen beschikbaar zijn gesteld en die bedragen na afloop van het betreffende jaar niet zijn besteed, dan dient in principe het overschot weer aan de betreffende bestemmingsreserve toegevoegd te worden. Het zijn Provinciale Staten die tot deze toevoegingen besluiten.
Voorzieningen maken deel uit van het vreemd vermogen van de provincie. Provinciale Staten zijn bevoegd om voorzieningen in te stellen of op te heffen. Daarbij wordt aangetekend dat er ten aanzien van de instelling en opheffing van voorzieningen nauwelijks beleidsvrijheid voor Provinciale Staten bestaat, omdat de vorming hiervan in veel gevallen verplicht voortvloeit uit de bepalingen uit het BBV. Voor de definitie van voorzieningen is binnen het BBV aansluiting gezocht bij het Burgerlijk Wetboek. Voorzieningen zijn passiefposten in de balans, die een schatting geven van de voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per balansdatum min of meer onzeker zijn, en die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaande aan die datum.
Het gaat bij voorzieningen om min of meer onzekere verplichtingen die te zijner tijd tot schulden kunnen worden gerekend, zoals garantieverplichtingen en dergelijke. Ook kunnen voorzieningen betrekking hebben op verplichtingen, samenhangend met het in de tijd onregelmatig gespreid zijn van bepaalde kosten, zoals groot onderhoud. Voorts kunnen voorzieningen een schatting betreffen van de lasten voortvloeiend uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals rechtsgedingen, reorganisaties en dergelijke. Voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, bijvoorbeeld die van vakantieverlof, mogen geen voorzieningen worden gevormd (artikel 44 van het BBV).
Daarnaast kunnen voorzieningen ingesteld worden om heffingen waarvan de besteding in wet- en regelgeving is gelimiteerd onder te brengen.
Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld. Het is daarom niet toegestaan rente toe te rekenen aan voorzieningen (artikel 45 van het BBV). De besteding van voorzieningen is de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten. De uitgaven ten laste van voorzieningen worden namelijk al geautoriseerd bij het vormen van de voorzieningen en worden nadien niet opnieuw aan Provinciale Staten te worden voorgelegd. De achterliggende gedachte is dat de uitgaven ten laste van de voorzieningen geen keuzevrijheid kennen en dat Provinciale Staten de bestemming niet meer kunnen wijzigen. Volgens het BBV moeten uitgaven rechtstreeks ten laste van de voorzieningen worden geboekt en lopen ze niet via de exploitatie. Als de besteding ook ten laste van de rekening van baten en lasten zou lopen, zou het bedrag namelijk tweemaal als last worden verantwoord. De onttrekkingen worden dus rechtstreeks via de balans afgewikkeld en maken geen deel uit van de exploitatiebegroting/rekening.
Hoofdstuk 2: Provinciaal beleid
In de financiële verordening van de provincie Drenthe is opgenomen dat Gedeputeerde Staten in de eerste helft van iedere Statenperiode een Nota reserves en voorzieningen aan Provinciale Staten ter vaststelling aanbieden. In dit hoofdstuk vindt u een beschrijving van onze provinciale beleidsuitgangspunten ten aanzien van reserves en voorzieningen.
2.1 Autorisatie en Instellingscriteria reserves
Instelling van een reserve is een bevoegdheid van Provinciale Staten. Reserves worden daarom alleen ingesteld bij een expliciet besluit van Provinciale Staten.
Voor het instellen/handhaven van bestemmingsreserves zijn de volgende beleidsregels geformuleerd:
- 1.
wij gaan terughoudend om met het instellen van bestemmingsreserves. Het uitgangspunt is ‘nee, tenzij’. Het uitgangspunt is, dat alle baten en lasten in de exploitatie worden verantwoord. In uitzonderingsgevallen is de instelling van reserves mogelijk, passend binnen en onderbouwd vanuit de eerder in deze nota genoemde functies;
- 2.
- 3.
- 4.
tijdelijk karakter: een bestemmingsreserve is altijd tijdelijk van aard en wordt ingesteld voor een vooraf bepaalde periode. Als de periode op het instellingsmoment niet bekend is dan wordt de reserve ingesteld voor maximaal de resterende duur van de lopende collegeperiode. Na afloop van de collegeperiode vindt altijd een actualisatie van de reserve plaats. Deze kan leiden tot heroverweging van de inzet van de gereserveerde middelen;
- 5.
- 6.
- 7.
Voor het instellen van een reserve of voorziening is het format instelling reserves (en voorzieningen) beschikbaar (zie bijlage 2)
Provinciale Staten zijn bevoegd om voorzieningen in te stellen of op te heffen. Daarbij wordt aangetekend dat er ten aanzien van de instelling en opheffing van voorzieningen nauwelijks beleidsvrijheid voor Provinciale Staten bestaat, omdat de vorming hiervan in veel gevallen verplicht voortvloeit uit de bepalingen uit het BBV. Voor de definitie van voorzieningen is binnen het BBV aansluiting gezocht bij het Burgerlijk Wetboek.
2.3. Informatievoorziening, evaluatie en actualisatie
Het verloop van de reserves en voorzieningen wordt elk jaar meegenomen in de accountantscontrole op de jaarrekening.
2.3.2 Wijziging doel, duur of bestemming
Na afloop van een collegeperiode worden alle bestemmingsreserves geactualiseerd. Deze actualisatie kan leiden tot een voorstel aan provinciale staten tot afroming of aanvulling van het saldo van een bestemmingsreserve, verlenging van de duur van of omzetting of opheffing van een bestemmingsreserve. Provinciale Staten nemen een besluit.
Vrijvallende middelen uit de reserve vallen onder de algemene middelen en kan voor wat betreft de aanwending opnieuw ter besluitvorming worden voorgelegd aan PS.
Conform artikel 45 van het BBV mag geen rente worden toegevoegd aan voorzieningen. Aan reserves wordt geen rente toegevoegd, tenzij dit wettelijk is verplicht. Als dit het geval is dan moet dit onderbouwd worden samen met het voorgestelde rentepercentage. Dit rentepercentage kan jaarlijks herzien worden.
Bijlage 1. Wettelijk kader externe en interne regels
Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
- 1.
- 2.
- 1.
- 2.
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.
- 1.
- 2.
- 1.
- 2.
- 1.
- 2.
- 3.
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2020-9704.html