Provinciaal blad van Drenthe
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2020, 9700 | Beleidsregels |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2020, 9700 | Beleidsregels |
Nota Begrotingsregels provincie Drenthe 2020
Provinciale Staten van Drenthe;
gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 3 november 2020, kenmerk 45/5.8/2020002069;
gelet op artikel 216 van de Provinciewet;
de Nota begrotingsregels provincie Drenthe 2020 vast te stellen.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2021.
mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter
Nota Begrotingsregels provincie Drenthe 2020
Bij de begrotingsregels gaat het om de vastlegging van regels, richtlijnen en afspraken die niet zijn opgenomen in de nieuwe Financiële Verordening en/of onderliggende beleidsnota’s, maar die wel dusdanig van belang zijn, dat ze vastgelegd moeten worden.
Die vastlegging betreft vooral het voorkomen van overdracht “bij overlevering” van “gewoonterecht”. Het is aan de voorkant duidelijk hoe de hazen (moeten) lopen. Bovendien geeft het een kader voor de (financiële) advisering.
Het centrale uitgangspunt voor de begrotingsregels is, dat afwijken van de regels uiteraard mogelijk is, maar dat dit in principe gebeurt door Provinciale Staten (PS) en dan op basis van expliciete voorstellen, een en ander binnen de kaders van de Financiële Verordening.
Waar regels en richtlijnen op den duur ingepast kunnen worden in de reguliere beleidsnota’s die in de (nieuwe) Financiële Verordening worden genoemd, heeft dat de voorkeur.
Meerjarige budgettering leidt tot een grotere flexibiliteit en transparantie in de financiële besturing. De voorgestelde werkwijze heeft als voordeel dat vooraf duidelijk is welke incidentele budgetten over meerdere jaren lopen. In de reguliere P&C-cyclus wordt verantwoording afgelegd en moeten de verschillen worden toegelicht. Dit betekent dat de betreffende budgetten terugkomen in de tussentijdse actualisaties. Op deze wijze kunnen Provinciale Staten de budgetten transparant volgen en werken wij doelmatiger omdat de discussie of iets wel of niet overgeheveld wordt, niet meer achteraf wordt gevoerd bij de jaarovergang, maar al bij aanvang van het project aan Provinciale Staten wordt voorgelegd. Administratief is het mogelijk om een wijziging over jaren toe te passen. Hiervoor is dan geen extra besluitvorming nodig.
Ook geeft het aan de opgave meer flexibiliteit omdat de werkzaamheden kunnen doorgaan en geen ‘last’ hebben van de jaarovergang. Provinciale Staten geeft met de beslissing hiervoor aan Gedeputeerde Staten nadrukkelijk toestemming.
Deze werkwijze houdt ook in dat er voor projecten/budgetten die niet voldoen aan de criteria en die daarom ook niet op “het lijstje” staan, er geen sprake kan zijn van overhevelingen. Voor deze budgetten geldt dat ze ten gunste komen van het rekening resultaat of verrekend worden met een ‘achterliggende’ bestemmingsreserve. Het is bij deze werkwijze van belang om vooraf goed inzichtelijk te hebben welke budgetten voldoen aan de criteria.
Op voorhand zijn dat in ieder geval:
Jaarlijks wordt de lijst geactualiseerd bij de begroting en komt deze terug in de tussentijdse actualisaties.
Deze wijze van werken voorkomt veel onnodig administratief werk en geeft de budgethouder meer tijd en aandacht voor de inhoud van de project of programma. Immers, wij lopen nu regelmatig aan tegen begrotingswijzigingen die achteraf toch gecorrigeerd moeten worden. Het blijven inschattingen vooraf die achteraf rechtgetrokken worden. Met dit voorstel is dat niet meer aan de orde. Om dit soort negatieve overhevelingen bij de jaarrekening te voorkomen willen wij de budgetoverschrijding in jaar t corrigeren in de eerste begrotingswijziging in jaar t + 1. Tevens draagt dit bij aan het voorkomen van een fors rekeningsaldo.
2. Regels voor incidentele en structurele lasten (en baten) – “de gulden dekkingsregel”
Een uitzondering bestaat uit meerjarige tijdelijke geldstromen (rijksbijdragen, subsidies en projecten) die langer dan drie jaar duren, maar waarvan wel bekend is dat deze op termijn stopt worden als incidenteel beschouwd. Dit gebeurt op basis van een Statenbesluit waarin de eindigheid is vastgesteld.
In het algemeen geldt, dat de provincie structurele taken uitvoert en daarvoor structurele lasten in de begroting raamt. Structurele lasten zijn dus de regel en incidentele lasten de uitzondering.
Dit beginsel staat ook aan de basis voor goedkeuring van de provinciale begroting door het Rijk. De begroting dient structureel en reëel sluitend te zijn.
Structurele baten en lasten zijn baten en lasten die in beginsel voor onbepaalde tijd in de begroting, meerjarenraming en jaarrekening zijn opgenomen. Voor structurele baten en lasten geldt in het algemeen, dat zij tot nadere besluitvorming voor onbepaalde tijd zijn opgenomen (structureel bestaand beleid).
De hoogte van de structurele baten en lasten kunnen wel jaarlijks fluctueren. Als de aard van de post structureel is en dit wordt in enig jaar opgehoogd dan blijft deze post structureel.
Van structurele baten en lasten is ook sprake indien ramingen bijvoorbeeld om het jaar opgenomen zijn. Zolang deze posten maar periodiek blijven terugkomen en er geen einddatum bepaald is.
Incidentele baten en lasten zijn voor een beperkte periode in de begroting opgenomen. Het gaat om eenmalige zaken en om (meerjarige) projecten en subsidies als deze eveneens het karakter hebben van tijdelijkheid c.q. eindig doel hebben.
In de toelichting op de wijziging van het BBV in 2013 staat dat in principe alle toevoegingen en onttrekkingen aan reserves incidenteel zijn. Uitzondering hierop zijn reguliere onttrekkingen aan financieringsreserves c.q. dekkingsreserves (kapitaallasten) of onttrekkingen uit een daartoe toereikende (bestemmings-) reserve gedurende een periode van drie jaar met als doel het dekken van structurele lasten. Afwikkelingsverschillen voorgaande jaren (baten en lasten die betrekking hebben op voorgaande jaren) vallen onder de incidentele baten en lasten.
Alle ramingen moeten reëel zijn in die zin, dat aan alle budgetten, kredieten, reserves en voorzieningen een onderbouwing (kostencalculatie) en – indien verreist – financieel bestedingsplan ten grondslag ligt.
De basis van de financiële begroting is een helder onderbouwde raming. Uit beleidsnota’s vloeien activiteiten voort. Deze activiteiten worden gepland in een begrotingsjaar. Bij de betreffende begroting horen bestedingsplannen voor deze budgetten. De budgethouder draagt hier zorg voor en stelt deze op met ondersteuning van de financieel adviseur. Voor subsidies zal een kostencalculatie ingewikkelder zijn. Daar geldt meer het uitgangspunt: “Dit heb ik ervoor over”.
4. ‘Escalatieladder’ voor financiële dekking (wanneer pas mag je een beroep op algemene middelen doen)? (GS, is criterium voor voorstellen aan PS)
Voor het opvangen van tegenvallers wordt de volgende ‘escalatieladder’ gehanteerd:
In de jaarlijkse begrotingsproductie – en ook wel tussentijds – komt met regelmaat de vraag aan de orde, in welke gevallen een beroep kan worden gedaan op algemene middelen. Om hierin op voorhand enige duidelijkheid te verschaffen is een ‘escalatieladder’ geformuleerd, die niet alleen gehanteerd kan worden bij de toetsing van voorstellen, maar ook bij de onderbouwing daarvan. Als aantoonbaar een optie niet haalbaar is, kan dit toegelicht worden en is dit een argument voor toepassing van een volgende trede op de escalatieladder.
5. Gebruik van de post Onvoorzien (PS in verband met budgetrecht)
Deze begrotingsregel borgt het specifieke karakter van de post onvoorzien: een post voor calamiteiten waarop Gedeputeerde Staten snel moet kunnen reageren zonder eerst een bespreking van voorstellen in Provinciale Staten. Een andere inzet van de post is voorbehouden aan Provinciale Staten als onderdeel van het budgetrecht van Provinciale Staten.
Teneinde de uitoefening van het budgetrecht van Provinciale Staten overeind te houden, wordt in de begroting uitsluitend gewerkt met budgetten die ook aan in de begroting opgenomen doelstellingen gekoppeld zijn. In de begroting wordt bij de inhoudelijke programma’s niet gewerkt met algemene budgetten die bij wijze van stelpost worden gehanteerd en die door Gedeputeerde Staten op een later moment nader worden ingevuld. Stelposten kunnen alleen in het programma Middelen worden opgenomen en deze worden door middel van een PS-begrotingswijziging ingevuld.
Dat voor baten geen stelposten opgenomen worden, komt voort uit het voorzichtigheidsbeginsel. Baten worden pas geraamd als zeker is dat deze ook tot ontvangsten zullen leiden. Dan liggen meer algemene stelposten niet voor de hand.
7. Invulling mandaat Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten (budgetrecht)
Het mandaat van Gedeputeerde Staten voor de invulling van de begroting wordt in eerste aanleg bepaald door het autorisatieniveau waarop de begroting wordt vastgesteld. Daarbij wordt het financiële mandaat – bij de jaarlijkse begrotingsvaststelling door Provinciale Staten - verstrekt op het niveau van de programma’s.
Gedeputeerde Staten mogen binnen de programma’s met de lasten schuiven tussen beleidsopgaven en doelstellingen. Indien Gedeputeerde Staten van dit mandaat gebruikmaken en het desbetreffende voorstel niet als onderdeel van een begrotingswijziging aan Provinciale Staten voorleggen, worden Provinciale Staten op de hoogte gesteld door middel van een brief, waarbij de mogelijkheid bestaat wensen en bedenkingen in te dienen. Dit gebeurt als het desbetreffende voorstel een verschuiving betreft van € 500.000,-- of meer.
Deze begrotingsregel heeft ook de borging van de uitoefening van het budgetrecht door Provinciale Staten als doel. De regel betekent niet, dat er niet meer geschoven kan worden tussen posten op de begroting, maar dat dit buiten de beperkingen als onderdeel van het budgetrecht van Provinciale Staten slechts door Provinciale Staten kan gebeuren, op voorstel van Gedeputeerde Staten. Voor baten geldt, dat hiermee niet geschoven wordt, omdat ze doorgaans met een reden worden ontvangen.
Uitvoering van het Organisatiebesluit levert op, dat binnen doelstellingen tussen prestaties geschoven mag worden door de teammanagers, na mandaat door de provinciesecretaris op basis van vaststelling van de Uitvoeringsinformatie door GS. Tussen kostensoorten mag slechts worden geschoven na toestemming door GS.
8. Uitgangspunten voor de integrale afweging (alleen voorjaarsnota of ook daarbuiten?)
Uitgangspunt voor de jaarcyclus is, dat in het kader van de voorjaarsnota jaarlijks een integrale afweging plaatsvindt van alle voorstellen voor nieuw beleid en/of nieuwe uitgaven, in het bijzonder die waarbij een beroep op de algemene middelen plaatsvindt. Er zullen echter altijd omstandigheden zijn waarbij de actualiteit het nodig maakt dat tussentijds voorstellen worden gedaan.
9. Diverse drempelbedragen voor toelichting en verantwoording aan Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten
Bij de verantwoording van de Programma’s in de begroting en in de jaarstukken moeten, bij zowel de lasten als ook bij de baten, de verschillen die groter zijn dan € 50.000,-- van de beleidsopgaven per doelstelling worden toegelicht. De toelichting wordt daarbij uitgesplitst per doelstelling die tot de beleidsopgaven behoren.
De door Provinciale Staten vastgestelde begroting is hun sturingsinstrument. Hiermee is aangeven hoe de middelen in het begrotingsjaar uitgegeven mogen worden om de doelstellingen te bereiken. De budgethouder zorgt ervoor dat budgetten goed geraamd worden en worden goedgekeurd door Provinciale Staten omdat afwijkingen van deze budgetten meetellen in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant en vanaf 2021 van Gedeputeerde Staten. Boven de € 50.000,-- moeten afwijkingen dan worden verantwoord in de stukken in het kader van de P&C-cyclus.
10. Richtlijnen voor omgaan met vrijval: naar vrije ruimte, saldireserve, algemene reserve of Financieringsreserve?
In het kader van een algemene afweging van de allocatie van provinciale middelen zijn in het verleden diverse keren afspraken gemaakt over de wijze van omgaan met vrijval van middelen, bijvoorbeeld bij de jaarrekening. Ook zijn al eens afspraken gemaakt over het tussentijds ‘afromen’ van positieve saldi bij bestuursrapportages. Dit gebeurde in de regel om de Financieringsreserves na een investeringsronde weer te kunnen ‘aanzuiveren’. De afspraken werden doorgaans vastgelegd in P&C-documenten als de voorjaarsnota en waren daardoor na verloop van tijd steeds lastiger terug te vinden. En ze raakten daardoor ook in de vergetelheid. Door nu een begrotingsregel vast te leggen, blijft de afspraak zichtbaar en daarmee actueel.
Als de provincie penvoerder/kassier is van een provincie-overstijgend project of programma, worden de lasten bruto geraamd in combinatie met de baten. Als de provincie slechts een bijdrage levert aan een project of programma waarvan een andere overheid penvoerder/kassier is, wordt slechts de bijdrage van de provincie geraamd.
Deze begrotingsregel ziet toe op een consequente verantwoording van bijdragen van derden. In het verleden was hier bij herhaling discussie over. Uitgangspunt voor de begrotingsregel is de mate waarin de provincie verantwoordelijk is (of gemaakt kan worden) voor de betreffende middelen.
12. Inzet van Rijksuitkeringen: geoormerkt of vrij besteedbaar
De van het Rijk ontvangen decentralisatie-uitkeringen uit het provinciefonds worden ingezet voor het doel waarvoor ze worden ontvangen. Gedeputeerde Staten kunnen besluiten aan Provinciale Staten voor te stellen om decentralisatie-uitkeringen als algemeen dekkingsmiddel in te zetten, daarbij rekening houdend met mogelijk gemaakte bestuurlijke afspraken.
Bij de inzet van Rijksmiddelen is de status van een specifieke uitkering duidelijk. Over de inzet van deze middelen moet doorgaans ook aan het Rijk worden gerapporteerd. Aan decentralisatie-uitkeringen worden op zich geen voorwaarden gesteld, maar het is verstandig, deze wel in te zetten voor het betreffende doel. Niet dat er afgerekend wordt, maar bij alternatieve aanwending wordt de kans wel kleiner dat het Rijk nog eens een uitkering verstrekt.
Voor middelen die aan de algemene uitkering worden toegevoegd, geldt dat op dit moment elk recht op deze middelen binnen de organisatie vervalt. Deze middelen worden als algemeen dekkingsmiddel beschouwd en ook als zodanig ingezet.
13. Claims op de meerjarenraming
Gedeputeerde Staten keuren bij voorstellen claims op bedragen in de jaren volgend op een door Provinciale Staten vastgestelde begroting slechts dan goed, als daarbij de disclaimer wordt opgenomen ‘dat instemming van de beschikking over budgetten van de jaren t+1, t+2 of t+3 geschiedt onder voorbehoud van vaststelling van de begroting voor die jaren door PS.
De vastgestelde (vast te stellen) begroting voor jaar t wordt vergezeld van een financiële doorkijk voor de jaren t+1, t+2 en t+3. Slechts de begroting voor jaar t is (wordt) geautoriseerd door PS. De overige jaren geven slechts een indicatie van de ramingen bij ongewijzigd beleid. Het komt in de praktijk wel voor, dat buiten het begrotingsproces om voorstellen worden gedaan met een meerjarig karakter. Die moeten dan nog wel aan Provinciale Staten worden voorgelegd om in de begroting op te nemen en daarmee te autoriseren.
Gedeputeerde Staten leggen bij Statenvoorstellen die leiden tot een wijziging van de lopende begroting de noodzakelijke begrotingswijziging – inclusief investeringskrediet(en) – als onderdeel van het betreffende Statenvoorstel aan Provinciale Staten ter besluitvorming voor.
Gedeputeerde Staten willen in het vervolg werken met Statenvoorstellen waarbij Provinciale Staten in één keer zowel een besluit kunnen nemen over de inhoudelijke voorstellen als ook over het beschikbaar stellen van de benodigde middelen. Dit betekent toewerken naar Statenvoorstellen waarbij naast de inhoud, Provinciale Staten ook meteen een besluit nemen over de bijbehorende begrotingswijziging.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2020-9700.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.