Tweede wijzigingsverordening Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018

Provinciale Staten van Noord-Brabant,

gelezen de adviezen van het presidium, d.d. 1 juli, 21 oktober en 11 november 2019;

gelet op artikel 33 van de Provinciewet;

overwegende dat de procedure van verstrekken van informatie van Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie aan Provinciale Staten voor verbetering vatbaar is en als gevolg daarvan artikel 2 van de Verordening en de toelichting daarop aanpassing behoeft;

overwegende dat de griffie ambtshalve heeft gekeken naar het onderdeel ‘fractieondersteuning’ van de Verordening, waarbij is geconstateerd dat het zinvol is om de verordening aan te scherpen en op het punt van door de accountant gemaakte meerkosten aan te passen;

besluiten vast te stellen de volgende verordening:

Artikel I Wijzigingen

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018 wordt als volgt gewijzigd:

• A.

Artikel 2 komt te luiden:

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een Statenlid wendt zich tot een ambtenaar, door tussenkomst van een medewerker van de griffie, met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie;

  • b. inzage in of afschrift van documenten.

• 2. Een Statenlid kan van de tussenkomst van een medewerker van de griffie af zien.

• 3. Indien de informatie, respectievelijk de documenten, bedoeld in het eerste lid, openbaar zijn of mogen worden, worden deze door de ambtenaar verstrekt, in voorkomende gevallen in afschrift aan de griffie.

• 4. Indien de ambtenaar:

  • a. twijfelt of de informatie of de documenten, bedoeld in het eerste lid, openbaar mogen worden;

  • b. van oordeel is dat er sprake is van natuurlijke belemmeringen die aan verstrekking in de weg staan; of

  • c. van oordeel is dat het niet opportuun is over te gaan tot verstrekking;

• stelt hij de secretaris daarvan in kennis.

• 5. Indien de secretaris van oordeel is dat geen van de aspecten, bedoeld in het derde lid, aan in het openbaar verstrekking van de informatie in de weg staan, worden deze verstrekt.

• 6. Indien de secretaris van oordeel is dat er natuurlijke belemmeringen zijn of verstrekking van de gevraagde informatie of documenten niet opportuun is, verkent hij in overleg met het Statenlid de mogelijkheden om door middel van aanpassing van het oorspronkelijke verzoek deze beletsels weg te nemen.

• 7. Bij het overleg genoemd in het zesde lid, wordt de griffier betrokken.

• 8. Indien de verkenning, bedoeld in het zesde lid, niet leidt tot een oplossing, dan wel indien de secretaris van oordeel is dat de informatie of de documenten, bedoeld in het derde lid niet kennelijk openbaar mogen worden, legt de ambtenaar het verzoek voor aan Gedeputeerde Staten.

• 9. Gedeputeerde Staten besluiten de informatie of documenten, al dan niet onder oplegging van geheimhouding, te verstrekken, tenzij dit naar hun oordeel in strijd is met het openbaar belang.

• 10. Indien de gevraagde informatie wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het informatieverzoek heeft ingediend. 

• B.

In artikel 12 worden de volgende wijzigingen aangebracht:

• a. Het achtste lid wordt vernummerd tot het negende lid.

• b. Het achtste lid komt te luiden:

  • 8. In geval de accountant meerkosten in rekening brengt, wordt, 90% van de meerkosten in rekening gebracht bij de desbetreffende fractie, indien de meerkosten het gevolg zijn van:

    • a. het onjuist afleggen van de verantwoording, bedoeld in het eerste lid;

    • b. een inadequate administratie; of,

    • c. overschrijding van de termijn, genoemd in het tweede lid.  

C.

De Toelichting bij de Model verantwoording besteding bijdrage van fractieondersteuning, onderdeel Algemene Kosten, wordt als volgt gewijzigd:

In onderdeel C Algemene kosten wordt bij Administratiekosten toegevoegd: alsmede de in rekening gebrachte meerkosten van de accountant, als bedoeld in artikel 12, achtste lid, waarbij wordt aangegeven over welk controlejaar de meerkosten in rekening zijn gebracht.

Artikel  III Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel IV Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Tweede wijzigingsverordening Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018.

’s-Hertogenbosch, 17 januari 2020

Provinciale Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter,

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

de griffier,

mw. mr. K.A.E. ten Cate

Toelichting behorende bij de Tweede wijzigingsverordening Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018

Artikelsgewijs

Artikel I

Onderdeel A (artikel 2)

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan de verplichting van Gedeputeerde Staten om mondeling of schriftelijk de door een of meer Statenleden gevraagde inlichtingen te verstrekken. Deze verplichting is vastgelegd in artikel 167, derde lid, van de Provinciewet. Dit artikel regelt de verantwoordingsplicht van Gedeputeerde Staten en van zijn leden ten opzichte van Provinciale Staten, waarbij in het derde lid specifiek het met de verantwoordingsplicht samenhangende recht op inlichtingen van Provinciale Staten en van individuele Statenleden is vastgelegd. Het recht op inlichtingen omvat alle vormen waarin inlichtingen kunnen worden gevraagd, variërende van het stellen van mondelinge of schriftelijke vragen tot het houden van een interpellatie. De Provinciewet geeft daarbij aan dat Gedeputeerde Staten de gevraagde inlichtingen dienen te verstrekken, tenzij het verstrekken daarvan in strijd is met het openbaar belang.

In artikel 2, eerste lid, van deze verordening wordt een onderscheid gemaakt tussen een verzoek om (a) feitelijke informatie en (b) inzage in of afschriften van documenten. Het antwoord op verzoeken om feitelijke informatie, ook wel technische vragen genoemd, gaat naar alle Statenleden. Inzage in of afschriften van documenten wordt uitsluitend verleend aan het Statenlid of de Statenleden die daarom heeft respectievelijk hebben verzocht, tenzij het verzoekende Statenlid uitdrukkelijk wenst dat ook andere Statenleden kennis kunnen nemen van de opgevraagde informatie.

Het Statenlid kan zijn verzoek indienen bij een medewerker van de griffie, die voor doorgeleiding zorgt naar de ambtenaar. Omwille van een goede doorgeleiding van de antwoorden op verzoeken om feitelijke informatie, heeft het Presidium voor deze vragen uitgesproken, dat het stellen van deze vragen via de griffie het uitgangspunt dient te zijn. Om praktische redenen kan het Statenlid ervoor kiezen om verzoeken rechtstreeks in te dienen. Uiteraard kan het Statenlid zich ook rechtstreeks wenden tot het college. Voorop staat dat zo spoedig als mogelijk aan het verzoek wordt voldaan.

In het derde tot en met negende lid wordt stapsgewijs beschreven hoe met een verzoek om informatie wordt omgegaan. Is de gevraagde informatie zonder meer openbaar of mag die zonder meer openbaar worden gemaakt, dan zorgt de desbetreffende ambtenaar voor toezending van de informatie of voor inzage dan wel afschriften van de documenten. In gevallen waarin verzocht is om afschriften van documenten worden de documenten in afschrift aan de griffie gestuurd. Mocht het gaan om informatie over een onderwerp dat gerekend kan worden tot de verantwoordingsplicht van Gedeputeerde Staten, maar waarover de provincie niet beschikt, dan zal de ambtenaar zich inspannen alsnog over die informatie te kunnen beschikken.

Indien de ambtenaar twijfelt of de gevraagde informatie of documenten openbaar mogen worden gemaakt, legt hij het verzoek ter beoordeling voor aan de secretaris.

Daarnaast kan er ook sprake zijn van ‘natuurlijke belemmeringen’ die verstrekking in de weg staan.

Bijvoorbeeld:

• a. gegevens zijn niet voorhanden en het is feitelijk onmogelijk deze te achterhalen;

• b. een overleg is nog niet afgerond; op een later moment kan de informatie wel beschikbaar komen.

Dit zijn als het ware natuurlijke belemmeringen die uit de omstandigheden kunnen voortvloeien en die men naar redelijkheid moet beoordelen.

Ook kan zich de situatie voordoen waarbij verstrekking van de gevraagde informatie of de documenten - op dat moment - niet opportuun is. In redelijkheid en billijkheid kan dan worden geconcludeerd dat de verstrekking niet op dat moment of in die omvang hoeft plaats te vinden indien:

• a. nog overleg gevoerd moet worden; of

• b. de verstrekking van de informatie niet wordt geacht op te wegen tegen de moeite die verstrekking zou kosten; het vergaren van de informatie vergt een omvangrijke speurtocht (in het bezit zijnde stukken).

Indien de secretaris van oordeel is dat natuurlijke belemmeringen of het op dat moment ontbreken van opportuniteit inderdaad aan verstrekking van de gevraagde informatie of documenten in de weg staan, treedt hij daarover in overleg met het Statenlid. De griffier wordt hiervan op de hoogte gesteld en kan voor het overleg worden uitgenodigd. Dit overleg heeft als doel te komen tot aanhouden of intrekking van het verzoek of tot een zodanige aanpassing van het verzoek dat daaraan wel zal kunnen worden voldaan.

Leidt het overleg van de secretaris met het Statenlid niet tot het door de secretaris beoogde doel, dan legt de ambtenaar het verzoek voor aan Gedeputeerde Staten. Dit laatste is eveneens het geval, indien het voor de secretaris niet evident is dat de informatie of de documenten openbaar mogen worden gemaakt.

De ambtenaar die belast is met de afhandeling van het verzoek, houdt de verzoeker uiteraard tussentijds op de hoogte van de voortgang indien dit verzoek niet onmiddellijk kan worden ingewilligd. Hiervan is sprake indien de informatie niet eenvoudig is te achterhalen dan wel te verzamelen, het verzoek betrekking heeft op een groot aantal documenten, bij een derde moet worden opgevraagd of wanneer het verzoek moet worden voorgelegd aan de secretaris of Gedeputeerde Staten.

Indien het verzoek wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten, dan kunnen zij besluiten:

• a. de informatie of de documenten alsnog te verstrekken;

• b. de informatie of de documenten te verstrekken dan wel ter inzage te leggen onder oplegging van geheimhouding; of

• c. de informatie niet te verstrekken op grond van het openbaar belang.

Aangezien inzage in of overlegging van documenten geschiedt aan het Statenlid of de Statenleden die daarom hebben verzocht, blijft bij een besluit van Gedeputeerde Staten tot oplegging van geheimhouding bekrachtiging door Provinciale Staten achterwege.

Voor het niet verstrekken van de gevraagde informatie of documenten met een beroep op het openbaar belang moet sprake zijn van zeer zwaarwegende belangen. Dit vraagt dus steeds om een zorgvuldige afweging in het concrete geval.

Het openbaar belang kan aan de orde zijn, indien:

• a. de belangen van Rijk, provincie, gemeente of een waterschap in het geding zijn;

• b. inbreuk op de persoonlijke levenssfeer c.q. ernstige benadeling van particulieren;

• c. zaken die “onder de rechter” zijn;

• d. persoonlijke beleidsopvattingen, inclusief opvattingen van gedeputeerden, in stukken voor intern beraad.

Ook ‘natuurlijke belemmeringen’ en het ontbreken van opportuniteit kunnen uiteindelijk leiden tot het besluit van Gedeputeerde Staten de gevraagde informatie of documenten niet te verstrekken met een beroep op het openbaar belang.

Of in een concreet geval daadwerkelijk sprake is van een openbaar belang is, staat dus niet per definitie vast maar is het resultaat van een zorgvuldig afwegingsproces. Het is uiteindelijk aan Provinciale Staten om te oordelen of Gedeputeerde Staten, aldus handelend, hebben voldaan aan hun verantwoordings- en inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 167 van de Provinciewet.

Uitgangspunt is dat, indien de gevraagde informatie wordt verstrekt, deze in beginsel digitaal wordt toegezonden.

Onderdeel B (artikel 12)

In artikel 12 wordt een nieuw lid toegevoegd. Om meerkosten van de accountant die door toedoen van de fractie zijn ontstaan, bij de fractie zelf neer te leggen. Onderdeel b is opgenomen omdat het kan zijn dat de verantwoording wel deugt, maar dat door slechte administratie toch meerkosten in rekening worden gebracht, omdat het meer tijd kost om de administratie te controleren.

’s-Hertogenbosch, 17 januari 2020

Provinciale Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter,

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

de griffier,

mw. mr. K.A.E. ten Cate