Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe

Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 21 mei 2020, kenmerk BC/2020001160, team Bestuur en Concernzaken, tot bekendmaking van het besluit van Provinciale Staten inzake Actualisering Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten

Gedeputeerde Staten maken bekend dat Provinciale Staten in hun vergadering van 20 mei 2020 het volgende hebben besloten.

Besluit I-4

Provinciale Staten van Drenthe;

gelezen het voorstel van het Presidium van Provinciale Staten van Drenthe van 9 maart 2020, kenmerk

11/SG/202000790;

gelet op de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020;

BESLUITEN:

• het Besluit mandaat en machtiging Provinciale Staten vanaf 1 januari 2020 te hernoemen in: Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe en geheel herzien vast te stellen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020.

Assen, 20 mei 2020

Provinciale Staten voornoemd,

mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter

mevrouw mr. drs. S. Buissink, griffier

Gedeputeerde Staten voornoemd,

namens dezen,

mevrouw drs. C. J. Q. C. de Keijzer,

teammanager Bestuur en Concernzaken

Uitgegeven: 4 juni 2020

Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning van Drenthe

Provinciale Staten en Commissaris van de Koning ieder voor zover daartoe bevoegd

Artikel 1 Begripsbepalingen

In het kader van dit besluit wordt verstaan onder:

• voorzitter: voorzitter van Provinciale Staten als bedoeld in artikel 9 van de Provinciewet;

• Presidium: het Presidium als bedoeld in het Reglement van orde;

• statengriffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 juncto artikel 104 van de Provinciewet;

• senior statenadviseur/plaatsvervangend griffier: de plaatsvervangend griffier als bedoeld in de Verordening Provinciale Statengriffie Drenthe

• griffiemedewerkers: de medewerkers van de Statengriffie, exclusief de Statengriffier.

Artikel 1A

• 1. De voorzitter heeft mandaat en machtiging namens Provinciale Staten beslissingen te nemen met betrekking tot verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur, inclusief de beslissingen die daarmee samenhangen.

• 2. De voorzitter kan onder-mandaat verlenen aan medewerkers binnen de ambtelijke organisatie van de provincie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en werkwijze.

Artikel 2

[Vervallen bij besluit van Provinciale Staten van 16 december 2015]

Artikel 3

[a t/m d vervallen bij besluit van Provinciale Staten van 16 december 2015]

De statengriffier is bevoegd namens Provinciale Staten

• e. beslissingen te nemen met betrekking tot het verdagen van besluiten op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur;

• f. beslissingen te nemen met betrekking tot het verdagen van besluiten op bezwaarschriften.

• g. besluiten te nemen ter voorbereiding van het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de griffiemedewerkers;

• h. de overige beslissingen te nemen en uit te voeren die horen bij de rol van werkgever van de griffiemedewerkers.

• i. beslissingen te nemen met betrekking tot het beheer en de besteding van de budgetten die bestemd zijn voor Provinciale Staten, de Statengriffie, en de Noordelijke Rekenkamer.

Artikel 3A

• 1. De statengriffier heeft volmacht en machtiging om in voorkomende gevallen de provincie in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover dit betrekking heeft op de bedrijfsvoering van de griffie.

• 2. De statengriffier kan aan een derde schriftelijk volmacht of machtiging verlenen tot het in zijn plaats uitoefenen van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden.

• 3. De bevoegdheden genoemd in dit artikel gelden niet wanneer zij de rechtspositie van de statengriffier betreffen.

Artikel 4

De bevoegdheid om op grond van de artikelen 1A en 3 onder e en f beslissingen te nemen, impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens Provinciale Staten.

Artikel 5

Een voorgenomen beslissing wordt in ieder geval voorgelegd aan de mandaatgever/volmachtgever indien:

• a. de beslissing overschrijding van gevoteerde kredieten tot gevolg heeft;

• b. de mandataris/ge(vol)machtigde dit wenselijk of noodzakelijk acht, zoals bij politiek gevoelige onderwerpen.

Artikel 6

De voorzitter, en de statengriffier brengen de beslissingen, waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door Provinciale Staten van belang is, onverwijld ter kennis van Provinciale Staten.

Artikel 7

Dit besluit treedt in werking de dag na publicatie in het Provinciaal blad en werkt terug tot 1 januari 2020.

Toelichting

art. 1A

In de praktijk maakt de frequentie van de vergaderingen van Provinciale Staten het regelmatig onmogelijk om binnen de wettelijk verplichte termijn op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), te kunnen besluiten. Derhalve wordt aan de voorzitter van Provinciale Staten de bevoegdheid gemandateerd om beslissingen te nemen met betrekking tot verzoeken om informatie als bedoeld in de Wob, inclusief de beslissingen die daarmee samenhangen. Met deze beslissingen worden onder meer beslissingen op ingebrekestellingen bedoeld. Deze beslissingen dienen direct verbonden te zijn aan het oorspronkelijke verzoek om informatie als bedoeld in de Wob. Verder kan de voorzitter ook onder mandaat verlenen aan medewerkers binnen de provinciale organisatie. Zodoende kan de voorzitter medewerkers van de provinciale organisatie machtigen om Provinciale Staten te vertegenwoordigen tijdens eventuele (hoor)zittingen.

De bevoegdheid krachtens artikel 1A behelst niet het nemen van beslissingen op bezwaarschriften voortvloeiend uit de beslissingen met betrekking tot het oorspronkelijke verzoek om informatie als bedoeld in de Wob. Dit is enkel een bevoegdheid van Provinciale Staten. De statengriffier is bevoegd om beslissingen op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wob te verdagen en om beslissingen op bezwaarschriften te verdagen.

Art. 3

Met sub h wordt onder andere bedoeld het toekennen van bijvoorbeeld een studie of ouderschapsverlof. Het gaat om alle beslissingen die de arbeidsovereenkomsten met de griffiemedewerkers betreffen. Beslissingen zoals wijziging functiehuis, reorganisatie en wijziging medezeggenschap ten aanzien van de Statengriffie worden genomen door de Werkgeverscommissie statengriffie.

Met het onder sub i genoemde budget voor Provinciale Staten wordt verwezen naar de budgetten voor de organisatie, huishouding en onderzoek van Provinciale Staten.

Art. 3A

Lid 1 van dit artikel betreft onder andere het ondertekenen van overeenkomsten en brieven en het verschijnen in rechte namens de provincie.

Onder dit lid valt ook het vertegenwoordigen van de provincie bij andere vormen van geschilbeslechting die worden genoemd in de provincie CAO. Dit zijn bijvoorbeeld: mediation, bemiddeling, arbitrage, behandeling door een commissie en klachtbehandeling.

Onder de bedrijfsvoering van de griffie wordt in ieder geval verstaan het aangaan van overeenkomsten inzake het inhuren van externen en arbeidsovereenkomsten met griffiemedewerkers, het uitvoeren van onderzoeksvoorstellen en het verzorgen van catering.

Lid 2 bepaalt dat de griffier een derde kan machtigen. Dit kan een bijvoorbeeld een ambtenaar zijn of een advocaat.

Lid 3 is een uitzondering op lid 1 en 2. In de arbeidsverhouding met de griffiemedewerkers vertegenwoordigt de statengriffier de werkgever. In de arbeidsverhouding met de statengriffier wordt de werkgeversrol uitgeoefend door de werkgeverscommissie. De vertegenwoordiging in rechte zal dan indien nodig op ad hoc basis geregeld worden. De statengriffier kan dit niet zelf omdat hij dan ook als natuurlijk persoon partij is.

Art. 5

In het geval er budgetten zullen worden overschreden bij de uitoefening van het in dit besluit benoemde mandaat (of volmacht, machtiging), of indien daarbij sprake is van bijvoorbeeld politieke gevoeligheden, dan zijn de gemandateerden gehouden om Provinciale Staten tevoren te raadplegen.

Art. 6

Uiteraard zijn de voorzitter en de statengriffier gehouden alle informatie die relevant is voor de staten met betrekking tot de uitoefening van dit mandaat tijdig aan de staten te verstrekken. Artikel 7 regelt over welke beslissingen de staten onverwijld dienen te worden ingelicht.

Bijlage Overzicht van wijzigingen Besluit mandaat, volmacht en machtiging Provinciale Staten en Commissaris van de Koning

• A. In artikel 1 wordt de volgende tekst toegevoegd:

• griffiemedewerkers: de medewerkers van de Statengriffie, exclusief de Statengriffier.

• B. In artikel 3 worden een aantal onderdelen toegevoegd van e tot en met i luidend:

e. beslissingen te nemen met betrekking tot het verdagen van besluiten op verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur;

f. beslissingen te nemen met betrekking tot het verdagen van besluiten op bezwaarschriften.

g. besluiten te nemen ter voorbereiding van het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de griffiemedewerkers;

h. de overige beslissingen te nemen en uit te voeren die horen bij de rol van werkgever van de griffiemedewerkers;

i. beslissingen te nemen met betrekking tot het beheer en de besteding van de budgetten die bestemd zijn voor Provinciale Staten, de Statengriffie, en de Noordelijke Rekenkamer.

• C. Na artikel 3 wordt een nieuw artikel toegevoegd luidend:

Artikel 3A

• 1. De statengriffier heeft volmacht en machtiging om in voorkomende gevallen de provincie in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover dit betrekking heeft op de bedrijfsvoering van de griffie.

• 2. De statengriffier kan aan een derde schriftelijk volmacht of machtiging verlenen tot het in zijn plaats uitoefenen van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden.

• 3. De bevoegdheden genoemd in dit artikel gelden niet wanneer zij de rechtspositie van de statengriffier betreffen.

• D. In artikel 7 wordt het volgende zinsdeel toegevoegd ‘en werkt terug tot 1 januari 2020.’

• E. In de toelichting wordt na ‘te verdagen en om beslissingen op bezwaarschriften te verdagen.’

  de volgende tekst toegevoegd:

Art. 3

Met sub h wordt onder andere bedoeld het toekennen van bijvoorbeeld een studie of ouderschapsverlof. Het gaat om alle beslissingen die de arbeidsovereenkomsten met de griffiemedewerkers betreffen.

Met het onder sub i genoemde budget voor Provinciale Staten wordt verwezen naar de budgetten voor de organisatie, huishouding en onderzoek van Provinciale Staten.

Art. 3A

Lid 1 van dit artikel betreft onder andere het ondertekenen van overeenkomsten en brieven en het verschijnen in rechte namens de provincie.

Onder dit lid valt ook het vertegenwoordigen van de provincie bij andere vormen van geschilbeslechting die worden genoemd in de provincie CAO. Dit zijn bijvoorbeeld: mediation, bemiddeling, arbitrage, behandeling door een commissie en klachtbehandeling.

Onder de bedrijfsvoering van de griffie wordt in ieder geval verstaan het aangaan van overeenkomsten inzake het inhuren van externen en arbeidsovereenkomsten met griffiemedewerkers, het uitvoeren van onderzoeksvoorstellen en het verzorgen van catering.

Lid 2 bepaalt dat de griffier een derde kan machtigen. Dit kan een bijvoorbeeld een ambtenaar zijn of een advocaat.

Lid 3 is een uitzondering op lid 1 en 2. In de arbeidsverhouding met de griffiemedewerkers vertegenwoordigt de statengriffier de werkgever. In de arbeidsverhouding met de statengriffier wordt de werkgeversrol uitgeoefend door de werkgeverscommissie. De vertegenwoordiging in rechte zal dan indien nodig op ad hoc basis geregeld worden. De statengriffier kan dit niet zelf omdat hij dan ook als natuurlijk persoon partij is.

• F. In de toelichting worden de aanduidingen van de artikels waarop de toelichting betrekking heeft toegevoegd.