Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden (Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland 2020)

 

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland;

 

Gelet op artikel 52 van de Provinciewet;

 

Besluiten vast te stellen:

 

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland 2020

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden

  • 1.

    Ten behoeve van de verdeling van taken over de leden van Gedeputeerde Staten worden de onderwerpen, waarmee het college bemoeienis heeft, verdeeld over portefeuilles.

  • 2.

    Ieder lid van Gedeputeerde Staten treedt, in de hoedanigheid van portefeuillehouder, op als beheerder van een bepaalde portefeuille.

  • 3.

    De portefeuilleverdeling wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld.

  • 4.

    Gedeputeerde Staten geven kennis van hun taakverdeling en eventuele tussentijdse wijzigingen aan Provinciale Staten.

Artikel 2 Vervanging

  • 1.

    Gedeputeerde Staten regelen de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der gedeputeerden door het vaststellen van een vervangingsregeling.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten regelen de vervanging van de commissaris van de Koning in geval van diens verhindering of ontstentenis door uit de leden van Gedeputeerde Staten een eerste, tweede, derde of meer waarnemende commissarissen aan te wijzen.

Artikel 3 Voorzitter

De commissaris van de Koning is als voorzitter belast met:

  • a.

    het bevorderen van de eenheid van beleid van Gedeputeerde Staten;

  • b.

    het doen naleven van dit reglement van orde;

  • c.

    hetgeen de Provinciewet of dit reglement hem verder opdraagt.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Artikel 4 Vergaderfrequentie

  • 1.

    Gedeputeerde Staten vergaderen in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag, tijdstip en plaats.

  • 2.

    Indien een van de leden een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij de voorzitter deze bijeen te roepen, zulks onder opgave van redenen.

Artikel 5 Aanwezigen vergadering

  • 1.

    De vergaderingen van Gedeputeerde Staten worden, conform artikel 54 van de Provinciewet, achter gesloten deuren gehouden, tenzij Gedeputeerde Staten anders besluiten.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten kunnen niet-leden uitnodigen aanwezig te zijn bij de behandeling van een of meer agendapunten.

Hoofdstuk 3 Orde van de vergaderingen

Artikel 6 Vergaderquorum

  • 1.

    In de vergadering van Gedeputeerde Staten kan, conform artikel 56 van de Provinciewet, slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 2.

    Indien dit niet het geval is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

  • 3.

    Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het quorumvereiste niet van toepassing.

  • 4.

    In afwijking van het derde lid, kunnen Gedeputeerde Staten over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerste vergadering was belegd, in bijzondere gevallen alleen beraadslagen of besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 7 Totstandkoming besluitvorming

  • 1.

    Met betrekking tot elk onderwerp stelt de voorzitter de leden van Gedeputeerde Staten in de gelegenheid hun mening hierover kenbaar te maken.

  • 2.

    Wanneer de voorzitter van oordeel is dat een onderwerp voldoende is toegelicht, stelt hij voor de beraadslaging te sluiten.

  • 3.

    Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten wordt tot stemming overgegaan, indien een der leden dat verlangt. Indien geen der leden stemming verlangt, wordt het voorstel, al dan niet naar aanleiding van de beraadslaging gewijzigd, aangenomen.

  • 4.

    Een voorstel wordt unaniem dan wel bij meerderheid van stemmen aangenomen.

  • 5.

    Een lid dat zich niet met het genomen besluit kan verenigen, kan daarvan, tijdens de behandeling van dat betreffende agendapunt, aantekening in de onder artikel 10 en 11 bedoelde besluitenlijsten verlangen, desgewenst met een korte vermelding van de redenen welke hem daartoe hebben geleid.

Artikel 8 Stemming

  • 1.

    De stemming geschiedt mondeling, tenzij een van de leden schriftelijke stemming verlangt.

  • 2.

    De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

  • 3.

    Indien bij een stemming de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • 4.

    Staken de stemmen nogmaals over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Hoofdstuk 4 Voorbereiding van de vergaderingen

Artikel 9 Agenda en stukken

  • 1.

    De leden van Gedeputeerde Staten kunnen onderwerpen aandragen voor besluitvorming door het voltallige college.

  • 2.

    De onderwerpen worden uiterlijk een week voor de vergaderdatum aangemeld bij de secretaris.

  • 3.

    De secretaris zorgt voor een agenda met alle onderwerpen die voor een vergadering aan Gedeputeerde Staten zijn aangedragen en voor tijdige rondzending van agenda en stukken.

Hoofdstuk 5 Afhandeling van de vergaderingen

Artikel 10 Uitgebreide besluitenlijst

  • 1.

    De secretaris zorgt voor een uitgebreide besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    De uitgebreide besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      een overzicht van de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda, bedoeld in artikel 9, zijn geplaatst;

    • b.

      de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met aantekeningen;

    • c.

      en korte weergave van de wijze waarop over elk van de onderwerpen gesproken is.

  • 3.

    De uitgebreide besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 4.

    De uitgebreide besluitenlijst wordt alleen verspreid onder de leden van Gedeputeerde Staten en door de secretaris aangewezen ambtenaren.

Artikel 11 Openbare besluitenlijst

  • 1.

    De secretaris zorgt voor een openbare besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    De openbare besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      een overzicht van de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda, bedoeld in artikel 9, zijn geplaatst;

    • b.

      de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met aantekeningen.

  • 3.

    Alle besluiten van Gedeputeerde Staten komen op de openbare besluitenlijst, tenzij er geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 55, eerste lid, van de Provinciewet, in samenhang met artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur. Deze geheimhouding is goed gemotiveerd en heeft een beperkte duur.

  • 4.

    Na de in het besluit genoemde datum of concrete gebeurtenis tot waar geheimhouding is opgelegd, wordt de geheimhouding geacht te zijn opgeheven en worden deze besluiten alsnog actief openbaar gemaakt door middel van een appendix bij de openbare besluitenlijst.

  • 5.

    De openbare besluitenlijst wordt vastgesteld aan het eind van de vergadering waarin de desbetreffende besluiten zijn genomen.

  • 6.

    De openbare besluitenlijst wordt de dag na de vergadering rond 11.00 uur openbaar gemaakt.

Hoofdstuk 6 Besluitvorming buiten de vergadering om

Artikel 12 Schriftelijk besluit

  • 1.

    Afdoening buiten de vergadering om van een door Gedeputeerde Staten te nemen besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht, waarvoor op grond van artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht geen mandaat kan worden verleend, is in spoedeisende gevallen mogelijk met inachtneming van dit artikel.

  • 2.

    Het voorstel en de bijbehorende stukken worden op geschikte wijze aan de leden van Gedeputeerde Staten ter accordering aangeboden.

  • 3.

    Indien de meerderheid van de zitting hebbende leden akkoord is met het voorstel is het besluit genomen.

  • 4.

    Een schriftelijk genomen besluit wordt bevestigd tijdens de eerstvolgende vergadering van Gedeputeerde Staten, zodat dit op de openbare besluitenlijst, bedoeld in artikel 11, kan worden opgenomen.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 13 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslissen Gedeputeerde Staten op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14 Intrekking

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 16 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland 2020

 

Haarlem, 21 april 2020

Gedeputeerde staten van Noord-Holland,

A.Th.H. van Dijk, voorzitter

R.M. Bergkamp, provinciesecretaris.

Naar boven