Regeling van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant van 8 december 2020 houdende regels met betrekking tot het controleprotocol voor subsidies (Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant 2020)

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

Gelet op artikel 22, negende lid, van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten normen wensen vast te stellen ten aanzien van de door hen gewenste reikwijdte, het object en de diepgang van de door de subsidieontvanger bij de verantwoording te overleggen controleverklaring en de daaraan ten grondslag liggende accountantscontrole door de accountant van de subsidieontvanger, teneinde een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid;

Besluiten vast te stellen de volgende regeling:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

accountant: accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

Asv: Algemene subsidieverordening Noord-Brabant;

Awb: Algemene wet bestuursrecht;

BW: Burgerlijk Wetboek;

controleprotocol: protocol, bevattende normen waaraan de te overleggen controleverklaring dient te voldoen;

controleverklaring: accountantsverklaring als bedoeld in artikel 393, vijfde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of verklaring inzake vrijwillige controle als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder o, van de Wet toezicht accountantsorganisaties;

financieel verslag: verslag betreffende de financiële verantwoording van de aan een subsidie verbonden baten en lasten;

jaarrekening: jaarlijks overzicht van de financiële situatie van een subsidieontvanger, dat bestaat uit een jaarverslag van het bestuur, een balans, een resultatenrekening over het afgelopen jaar, een toelichting op beide, het kasstroomoverzicht en eventuele overige bijlagen;

NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants;

omvangsbasis: totaal aan lasten in de verantwoording;

rechtmatigheid: naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

Artikel 2 Uitgangspunten verantwoording

• 1. Ingevolge artikel 22, zevende lid, onder a, van de Asv, overlegt de subsidieontvanger bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, d en e, van de Asv:

  • a. een financieel verslag; en

  • b. een controleverklaring, inclusief een oordeel over de rechtmatigheid, dan wel andere specifieke gegevens en bescheiden, waarmee de rechtmatigheid van het financieel verslag kan worden vastgesteld, als bedoeld in artikel 22, tiende lid van de Asv.

• 2. Ingevolge artikel 22, zevende lid, onder b, van de Asv, omvat de aanvraag tot vaststelling van een subsidie als bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder b en c, van de Asv:

  • a. een jaarrekening per kalenderjaar waarvoor subsidie is verleend, inclusief een toelichting op de besteding van de provinciale middelen; en

  • b. een controleverklaring, inclusief een oordeel over de rechtmatigheid, overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten opgestelde controleprotocol.

Artikel 3 Object van de controle

• 1. Ter verkrijging van een controleverklaring als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder b, en tweede lid, onder b, verstrekt de subsidieontvanger aan een accountant de opdracht om een financiële controle uit te voeren.

• 2. Het object van de controle, bedoeld in het eerste lid, is:

  • a. het financieel verslag van de uitgevoerde subsidiabele activiteiten; of

  • b. de jaarrekening van de subsidieontvanger, inclusief een toelichting op de besteding van de provinciale middelen.

Artikel 4 Normenkader

Het normenkader voor de controleverklaring, bedoeld in artikel 3, bestaat uit de volgende wet- en regelgeving:

• a. titel 4.2 van de Awb;

• b. de Asv;

• c. de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend;

• d. de Regeling uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen uurtarieven subsidies Noord-Brabant;

• e. de Beleidsregel begrotingssubsidies Noord-Brabant 2020;

• f. de Beleidsregel misbruik en oneigenlijk gebruik subsidies Noord-Brabant 2020;

• g. eventueel van toepassing zijnde Europese regelgeving;

• h. overige door de provincie Noord-Brabant gestelde vereisten en verplichtingen als opgenomen in de subsidiebeschikking.

Artikel 5 Toegestane toleranties

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de accountant voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring:

• a. de toleranties voor de financiële verantwoording toepast overeenkomstig de percentages, opgenomen in bijlage 1, behorende bij deze regeling;

• b. de percentages, bedoeld onder a, afzet tegen de omvangsbasis.

Artikel 6 Gewenste mate van zekerheid

De subsidieontvanger overlegt een controleverklaring die een redelijke mate van zekerheid verschaft over het object van de controle.

Artikel 7 Inhoud controleverklaring

De subsidieontvanger geeft de accountant de opdracht om te toetsen of:

• a. de in de financiële verantwoording opgenomen bedragen getrouw zijn weergegeven;

• b. de baten en lasten in overeenstemming zijn met de financiële aspecten van de wet- en regelgeving, bedoeld in artikel 4, voor zover dit in redelijkheid te toetsen is door de accountant.

Artikel 8 Beroepsvoorschriften NBA

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de door hem ingeschakelde accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de op dat moment geldende beroepsvoorschriften, vastgesteld door de NBA.

Artikel 9 Model controleverklaring

De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat:

• a. de uitkomst van de controle door de accountant wordt vastgelegd in een controleverklaring over de getrouwheid van de verantwoording;

• b. in de controleverklaring een aparte passage opgenomen wordt voor het rechtmatigheidsoordeel, conform de aanwijzingen van de NBA;

• c. de controleverklaring voldoet aan het van toepassing zijnde model controleverklaring van het NBA.

Artikel 10 Gebundelde subsidieverantwoording

Ingevolge artikel 22, achtste lid, van de Asv, kan de subsidieontvanger die in een kalenderjaar aanvragen moet indienen voor de vaststelling van zowel een exploitatiesubsidie of een begrotingssubsidie, die naar haar aard kan worden aangemerkt als een exploitatiesubsidie, als een of meerdere subsidies als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Asv, ook volstaan met:

• a. de jaarrekening, waarin alle verleende subsidies als bedoeld in artikel 22, vierde lid, van de Asv, afzonderlijk zijn verantwoord;

• b. een controleverklaring inclusief een oordeel over de rechtmatigheid; en

• c. een door een accountant gewaarmerkte bijlage bij de jaarrekening, waarin alle verleende subsidies als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Asv:

  • 1°. afzonderlijk zijn verantwoord;

  • 2°. ten minste zijn gespecificeerd, ingedeeld en opgezet conform de verlening.

Artikel 11 Specifieke bevindingen

De subsidieontvanger overlegt een controleverklaring met een toelichtende paragraaf, indien:

• a. door de accountant specifieke bevindingen zijn gedaan; en

• b. de bevindingen, bedoeld onder a, naar het oordeel van de accountant van belang kunnen zijn voor Gedeputeerde Staten.

Artikel 12 Evaluatie

Gedeputeerde Staten zenden in 2023 en vervolgens telkens na vier jaar aan Provinciale Staten een verslag over de effecten en de doeltreffendheid van deze regeling in de praktijk.

Artikel 13 Intrekking

De Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant wordt ingetrokken.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 15 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant 2020.

’s-Hertogenbosch, 8 december 2020

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter,

mr. I.R. Adema

de secretaris,

drs. M.J.A. van Bijnen MBA

Bijlage 1 behorende bij artikel 5 van de Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant 2020

Toegestane toleranties

	Strekking controleverklaring:
Goedkeuringstolerantie	Goed-keurend	Beperking	Oordeel-onthouding	Afkeurend
Fouten in de verantwoording	≤ 1%	>1%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle	≤ 3%	>3%	≥ 10%	-

Deze percentages worden afgezet tegen de omvangsbasis (= totaal aan lasten in de verantwoording)

Toelichting behorende bij de Regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant 2020

I. Algemeen deel

Wettelijk kader

Deze regeling is vastgesteld op grond van de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv). Voor een goed begrip van deze regeling is dus ook bestudering van de Asv noodzakelijk. Tevens is de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verstrekt van belang, alsmede de Algemene wet bestuursrecht, die diverse algemene bepalingen bevat, die onverkort van toepassing zijn op subsidies.

Achtergrond

Gedeputeerde Staten wensen een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid van de door subsidieontvangers te overleggen verantwoording over de aan hen verstrekte subsidies en over de rechtmatigheid van de uitgaven. Gedeputeerde Staten achten het in dat kader van belang om normen vast te stellen ten aanzien van de door hen gewenste reikwijdte, het object van de controle en de diepgang van de door de subsidieontvanger bij de verantwoording te overleggen controleverklaring en de daaraan ten grondslag liggende accountantscontrole door de accountant van de subsidieontvanger. Gedeputeerde Staten beogen hiermee te voorkomen dat er verschillen ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de provincie enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole en de af te geven controleverklaring van de accountant van de subsidieontvanger anderzijds.

II Artikelsgewijs deel

Artikel 1 Begripsbepalingen

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid betekent in het algemeen het voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. In het kader van dit accountantsprotocol wordt rechtmatigheid gedefinieerd als de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking. Deze verplichtingen zijn opgesomd in artikel 4 van dit controleprotocol.

Artikel 4 Normenkader

Onder g Europese regelgeving

Met Europese regelgeving bedoelen Gedeputeerde Staten onder andere de op de subsidie van toepassing zijnde Europese verordeningen, richtlijnen en programma’s en de Europese staatssteun- en aanbestedingsregels.

Artikel 6 Gewenste mate van zekerheid

Volgens de richtlijnen voor de accountantscontrole betekent dit artikel dat de accountant een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid dient te verschaffen. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%.

Artikel 8 Beroepsvoorschriften NBA

Gedeputeerde Staten beogen niet om een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de subsidieontvanger en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen.

Artikel 9 Model controleverklaring

Onder b Rechtmatigheidsoordeel

Indien het niet of onjuist toepassen van de wet- en regelgeving, bedoeld in artikel 7, onder b, onherstelbaar is, resulteert dit in een rechtmatigheidsfout.

Onder c Model

Voor de meest actuele versie van de controleverklaringen verwijzen Gedeputeerde Staten naar de website van de NBA, www.nba.nl.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter,

mr. I.R. Adema

de secretaris,

drs. M.J.A. van Bijnen MBA