Beleidsregel van Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân houdende regels omtrent Iepen Mienskipsfûns en moetingsplakken behorende bij de subsidieregeling IMF 2020

Inleiding

Om de kracht van de Friese gemeenschap optimaal te kunnen benutten blijft de provincie Fryslân maatschappelijke initiatieven stimuleren en faciliteren vanuit de projectbureaus van Streekwurk. Het Iepen Mienskipsfûns en moetingsplakken Fryslân 2019 wordt ingezet voor het subsidiëren van maatschappelijke initiatieven.

De Subsidieregeling Iepen Mienskipsfûns en moetingsplakken Fryslân 2019 geeft uitvoering aan het bestuursakkoord van de provincie Fryslân 2019-2023.

In 2019 is het Iepen Mienskipfûns uitgebreid met het onderwerp ontmoetingsplekken. De dorpshuizen en multifunctionele centra zijn onder de noemer ontmoetingsplekken onderdeel van de regeling vanaf de eerste tender in 2020. Daarvoor waren deze ondergebracht in de subsidieregeling Plattelân Fryslân.

Proces subsidieaanvraag

Het totaal beschikbare subsidiebedrag voor het Iepen Mienskipsfûns en moetingsplakken, wordt via een tendersysteem verdeeld onder de aanvragers. Bij tenders beoordelen wij de aanvraag na de sluitingsdatum aan de hand van de rangschikkingscriteria. Aanvragen die voldoende punten behalen, krijgen subsidie in volgorde van de rangschikking totdat het beschikbare subsidiebudget op is. Bij een onvoldoende score op de rangschikkingscriteria, wijzen wij uw aanvraag af. Ook als er nog budget beschikbaar is. Voor de bepaling over de volgorde van de rangschikking maakt Gedeputeerde Staten gebruik van de adviescommissie Streekwurk. Daartoe is de provincie opgedeeld in 5 regio’s. Elke regio krijgt per tender een budget om te verdelen onder de aanvragers. Daarbij adviseert de adviescommissie Gedeputeerde Staten over de rangschikking.

Stap 1: van idee tot subsidieaanvraag.

In de periode 2019-2023 stelt de provincie Fryslân middelen beschikbaar voor subsidieaanvragen in het kader van het Iepen Mienskipsfûns en moetingsplakken Fryslân 2019. Subsidie wordt verleend om initiatieven die de leefbaarheid in Fryslân vergroten verder te helpen. Met andere woorden: projecten die ervoor zorgen dat de inwoners prettig kunnen wonen en leven in wijk, dorp, regio of op een eiland.

Denk bijvoorbeeld aan projecten op het gebied van leefbaarheid, duurzame energie, sociale innovatie, krimp, zorg, kansen voor burgers, landschap en cultuurhistorie. Een belangrijk rangschikkingscriterium is dat het idee samen met anderen wordt uitgevoerd en dat er draagvlak voor is in het gebied. Maar ook het kwalitatief verbeteren van ontmoetingsplekken. Dat kan door onder andere bouwen, verbouwen en verduurzamen. Een ontmoetingsplek is een plek die voldoet aan de definitie die is opgenomen in de regeling.

Elk project begint dus met een idee. Dit kan bijvoorbeeld een idee zijn over iets wat anders kan in uw dorp of stad, een activiteit voor de gemeenschap, een oplossing voor een probleem of een project voor uw sportclub. Elke regio kent een projectbureau. U kunt uw idee aanmelden via www.streekwurk.frl. Na deze aanmelding neemt de projectadviseur contact met u op. Let op dit is nog geen aanvraag voor een subsidie. De projectadviseur van het projectbureau neemt met de initiatiefnemer contact op om samen met de initiatiefnemer te onderzoeken hoe het projectidee kan worden uitgewerkt tot een goede aanvraag. Deze kan pas worden ingediend als er een openstelling van de regeling is. De regeling gaat drie keer per kalenderjaar open. De openstelling wordt altijd bekend gemaakt o.a. via de site van de provincie.

Een idee en de uitwerking ervan leiden tot een antwoord op de volgende vragen:

• Wat gaan we doen?

• Wat willen we daarmee bereiken?

• Wat gaat het kosten?

Verder moet een project in het projectplan getoetst kunnen worden aan de toetsingscriteria van de regeling; dat moet daarom ook goed in het projectplan worden beschreven. Dit omdat er na de sluiting van de tender geen nadere informatie kan worden opgevraagd. Gedeputeerde Staten en daarmee ook de adviescommissie moeten het doen met de informatie die de initiatiefnemer bij zijn aanvraag heeft ingediend.

Pitch:

U kunt uitgenodigd worden om uw projectidee toe te lichten aan de adviescommissie van uw regio. Dit heeft als doel om van gedachten te wisselen over de inhoud van uw projectidee met adviescommissie maar ook met andere aanwezige initiatiefnemers, u krijgt dan inbreng van expertise van alle aanwezigen. Daarmee kunt u dan aan de slag om uw projectidee verder te volmaken.

Stap 2: indienen subsidieaanvraag

Als de subsidieregeling is opengesteld, kunnen subsidieaanvragen worden ingediend. Dat moet gebeuren binnen de gestelde termijn. De aanvragen zijn binnen de gestelde termijn ingediend als zij op de laatste dag van de openstellingstermijn uiterlijk om 17.00 uur op het provinciehuis of op het betreffende projectbureau van de regio zijn ingediend. Bovendien moeten aanvragen voldoen aan de drempelcriteria van de regeling. Aanvragen mogen na de uiterste indieningsdatum niet inhoudelijk worden aangevuld of gewijzigd. Een aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het tijdig en volledig indienen van de aanvraag.

Is een projectidee regio-overstijgend (het project wordt in meerdere regio’s uitgevoerd), dan dient voor elke regio een aanvraagformulier te worden ingediend, met een eigen begroting en dekking. Dit heeft er mee te maken dat elke regio een eigen budget heeft en alle aanvragen per regio worden gerangschikt. Het kan er toe leiden dat een aanvraag in de ene regio wel hoog genoeg gerangschikt wordt om subsidie te ontvangen, maar in een nadere regio niet omdat daar het project moet concurreren met andere aanvragen die wellicht meer punten scoren. Let op, u kunt maximaal 3 aanvragen per jaar over hetzelfde project indienen.

Alleen aanvragen die met het vastgestelde aanvraagformulier op tijd én volledig zijn ingediend, worden beoordeeld. Aanvullingen en wijzigingen die zijn ingediend na sluiting van de aanvraagtermijn, kunnen niet meer worden meegenomen in de beoordeling. Dit heeft tot doel om alle aanvragen gelijke kansen te geven. De ontvangstleer wordt gehanteerd, dit betekent dat bij de provincie naar de datum van ontvangst van de volledige aanvraag wordt gekeken.

Stap 3: beoordeling subsidieaanvraag op volledigheid

Nadat een aanvraag op tijd is ingediend wordt deze op volledigheid beoordeeld. Hierbij wordt er gekeken naar of alle benodigde handtekeningen geplaatst zijn, of een machtigingsformulier aanwezig is, projectplan, begroting en dekkingsplan. Evenals statuten en een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

Is een aanvraag niet volledig, dan wordt deze niet in behandeling genomen. Alleen volledige aanvragen worden beoordeeld. Ontbrekende stukken kunnen alleen worden aangevuld zolang de tender nog openstaat. Is de openstellingstermijn verstreken dan kunnen geen aanvullende stukken meer worden ingediend en worden deze ook niet opgevraagd.

Stap 4: formele beoordeling

• 1. Indien de aanvraag de volledigheidstoets doorstaat, wordt beoordeeld of er een aanvrager behoort tot de doelgroep van de regeling, of een weigeringsgrond van toepassing is en welke kosten subsidiabel zijn. Behoort de aanvrager niet tot de doelgroep of is sprake van een weigeringsgrond, dan wordt de aanvraag afgewezen en ontvangt de indiener hiervan een besluit. Om te beoordelen of kosten subsidiabel zijn is het noodzakelijk dat begrotingsposten worden onderbouwd. Heeft de indiener offertes dan dienen deze te worden bijgeleverd. Duidelijk moet zijn hoe de kostenberekening tot stand gekomen is. Zo zijn de reguliere kosten van de aanvrager niet subsidiabel. Alleen de kosten die specifiek voor de aangevraagde activiteit worden gemaakt. Kosten voor vrijwilligers bedragen het minimumuurloon op basis van een 36-urige werkweek voor 22 jaar en ouder. Als er geen weigeringsgrond van toepassing is, volgt een beoordeling in de adviescommissie in het gebied waar het project wordt uitgevoerd.

Stap 5: beoordeling van de aanvraag door de adviescommissie

Is de aanvraag volledig én is er geen weigeringsgrond van toepassing, dan volgt de rangschikking van de subsidieaanvragen door de adviescommissie. Na beoordeling krijgt een project een bepaald puntenaantal, uit de scores volgt een ranking tussen de projecten onderling. De beoordelingscriteria staan omschreven in het artikel ‘hoe worden de beschikbare middelen verdeeld?’. In deze toelichting omschrijven we hoe wij omgaan met de criteria.

□ Puntentoekenning

Een subsidieaanvraag scoort hoger naar mate deze meer aan de toetsingscriteria voldoet. Dit wordt getoetst aan de in de aanvraag overlegde stuken. Aangezien na de sluiting van de tender geen aanvullende informatie kan worden opgevraagd, behalve informatie die de aanvraag niet inhoudelijk veranderen, moet de adviescommissie op basis van de ingediende stukken een oordeel vormen. Het is van belang om een en ander goed in het projectplan te omschrijven. Daarom is het verstandig dat de indiener vooraf met de projectadviseurs van Streekwurk om tafel gaat om tot een zo goed mogelijke aanvraag te komen. Hoe meer aan bepaalde criteria voldaan wordt, hoe hoger de score. Het gaat erom dat aantoonbaar wordt voldaan aan de verschillende criteria. Daarnaast worden de ingediende aanvragen ook onderling vergeleken zodat de puntentoekenning ook weergeeft hoe de aanvraag scoort ten opzichte van de andere ingediende aanvragen.

Stap 6: besluitvorming

Naar aanleiding van de puntentoekenning volgt een rangschikking. De aanvragen worden op volgorde van puntentoekenning gelegd, van hoog naar laag. De projecten met de meeste punten krijgen als eerste subsidie toegewezen, gevolgd door de projecten met minder punten totdat de het subsidiebedrag in die tender op is. De projecten met de minste punten worden dus geweigerd als het subsidiebedrag op is. Dat geldt ook voor de projecten die van de adviescommissie minder dan 10 punten krijgen toebedeeld. Daarvoor geldt dat zij niet het minimum aantal punten scoren om voor subsidie in aanmerking te komen, ook als er nog wel subsidiemiddelen beschikbaar zouden zijn.

Stap 7: uitvoering

Is de subsidie toegekend, dan kan met de uitvoering worden begonnen. Het is belangrijk om de uitvoeringsperiode goed in de gaten te houden.

Zeker bij projecten waarbij bijvoorbeeld een omgevingsvergunning noodzakelijk is kan de procedure langer duren dan voorzien. Meld daarom tijdig indien u voorziet dat het project niet binnen de gestelde termijn kan worden uitgevoerd of vertraging oploopt. Krijgt de aanvrager de benodigde vergunning niet, dan moet de subsidie in zijn geheel worden terugbetaald; omdat de subsidie wordt verleend onder de opschortende voorwaarde dat de benodigde vergunningen zijn verkregen.

Daarnaast moet u afwijkingen in de uitvoering ook tijdig melden. Dit heeft er mee te maken dat het project is beoordeeld op grond van uw plan en op grond van uw plan punten toegekend heeft gekregen en is gerangschikt. U mag daarom niet zomaar van uw plan afwijken. Ook mag u de ontvangen subsidie niet voor een ander doel gebruiken. De subsidie is immers verleend op basis van de subsidiabele kosten. U dient de subsidie dus ook voor die kosten te gebruiken.

Voor een controle op de uitvoering van het project dient u alle gegevens vijf jaar te bewaren. Dit geldt ook voor aankoopbewijzen en facturen. Steekproefsgewijs voeren Gedeputeerde Staten controles uit. Controle kan er toe leiden dat de subsidie alsnog lager vastgesteld wordt of wordt ingetrokken.

Gedeputeerde Staten van Fryslân, 10 december 2019

Voorzitter: drs. A.A.M. Brok

Secretaris: R.E. Bouius - Riemersma, MBA MCM