Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent financiën (Financiële verordening provincie Noord-Holland)

Provinciale Staten van Noord-Holland;

Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 5 november 2019,

Gelet op de artikelen 216 en 217a van de Provinciewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

Overwegende dat het uit oogpunt van actualisatie wenselijk is de Financiële verordening Noord-Holland 2015 te vervangen door bijgaande Financiële verordening Provincie Noord-Holland 2019.

Besluiten vast te stellen:

Financiële verordening Provincie Noord-Holland 2019

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Begripsbepaling

• a. activa: het geheel van materiële en immateriële bezittingen van een organisatie die een zekere waarde vertegenwoordigen;

• b. activering: het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd;

• c. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de provinciale organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• d. afrekeningsverschil: bedragen die bij afsluiting van het begrotingsjaar nog moeten worden betaald dan wel ontvangen worden op de balans gezet. Wanneer de definitieve betaling of ontvangst blijkt af te wijken van het balansbedrag is sprake van een afrekeningsverschil. Het afrekeningsverschil wordt ten gunste of ten laste van het lopende begrotingsjaar gebracht;

• e. BBV: het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

• f. beleidsvoornemens: door Provinciale Staten vastgestelde beleidsuitgangspunten voor het lopende begrotingsjaar;

• g. boekwaarde: de huidige waarde van een bezit van de provincie, zoals deze voorkomt op de balans;

• h. garantstelling: een schriftelijke verklaring van de provincie aan een geldverstrekker (doorgaans een bank) dat de geldnemer aan zijn verplichtingen zal voldoen, waarbij wordt geregeld dat wanneer de geldnemer in betalingsproblemen komt, de provincie zorgt dat de financiële verplichtingen waarvoor zij garant staat, worden nagekomen;

• i. investeringen met een economisch nut: investeringen die verhandelbaar zijn of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van heffingen, leges of prijzen;

• j. investeringen met een maatschappelijk nut: investeringen in de openbare ruimte die een publieke taak vervullen en geen middelen genereren. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, vaarwegen en groenvoorzieningen;

• k. investeringskrediet: door Provinciale Staten ter beschikking gestelde middelen ter realisering van een investering;

• l. overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de provincie, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

• m. verplichting: een jegens de provincie bestaande aanspraak op grond van een onvoorwaardelijke schriftelijke verbintenis/opdracht of een besluit tot subsidieverstrekking;

• n. weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de provincie kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. De weerstandscapaciteit blijkt bijvoorbeeld uit de omvang van de reserves en uit de resterende belastingcapaciteit;

• o. weerstandsvermogen: de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die de provincie loopt.

• p. doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijk inzet van middelen of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;

• q. doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het provinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;

• r. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van Provinciale Staten.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2.1 Programma-indeling

• 1. Provinciale Staten stellen bij aanvang van iedere statenperiode een programma-indeling voor die statenperiode vast.

• 2. Het opnemen van extra paragrafen naast de verplichte paragrafen is voorbehouden aan Provinciale Staten.

• 3. Jaarlijks zendt het college van Gedeputeerde Staten de begroting voor het volgende jaar tijdig ter vaststelling aan Provinciale Staten.

Artikel 2.2 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. De begroting en de jaarstukken bestaan uit de volgende verplichte onderdelen: het programmaplan inclusief het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, de paragrafen, het overzicht van baten en lasten inclusief toelichting, de uiteenzetting van de financiële positie inclusief toelichting en de bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld. Daarnaast bevatten de begroting en de jaarstukken een overzicht van incidentele baten en lasten, waarbij als minimum grensbedrag € 500.000 wordt gehanteerd.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde en het door Provinciale Staten beschikbare gestelde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten en een prognose van de toekomstige uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

Artikel 2.3 Kaders begroting

• 1. Het college van Gedeputeerde Staten biedt voor het zomerreces aan Provinciale Staten een Kaderbrief aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 2.4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. De kredieten worden in de begroting opgenomen en worden bij de vaststelling van de begroting ter besluitvorming aan Provinciale Staten voorgelegd. Deze investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 3. Het college van Gedeputeerde Staten informeert Provinciale Staten via tussentijdse rapportages als ze verwacht, dat:

  • a. de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden;

  • b. de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde

  • c. investeringskrediet dreigen te overschrijden;

  • d. de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden;

  • e. als de dekking van een investeringskrediet wijzigt.

  • f. Voor al deze gevallen voegt het college van Gedeputeerde Staten een dekkingsvoorstel toe.

• 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in Provinciale Staten bedoeld in artikel 2.5, lid 1, kan het college van Gedeputeerde Staten voorstellen doen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het aanvragen van nieuwe kredieten en het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college van Gedeputeerde Staten indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college van Gedeputeerde Staten voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voorzien van een investeringskrediet inclusief de dekking aan de Provinciale Staten voor.

• 6. Incidentele budgetten kunnen eenmalig naar een volgend jaar worden doorgeschoven als uitgestelde intentie in de laatste begrotingswijziging wanneer ze voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • a. het betreft een (deel van een) incidentele budget, zoals vermeld in de betreffende paragraaf Incidenteel/structureel van de begroting;

  • b. als gevolg van factoren van buitenaf, niet beïnvloedbaar door de provincie, zijn nog geen verplichtingen aangegaan voor het betreffende (deel)budget;

  • c. het (deel van) het budget kan slechts éénmaal een jaar worden doorgeschoven;

  • d. het door te schuiven budget bedraagt maximaal het saldo van het niet bestede deel van het totale budget bij de jaarrekening.

Artikel 2.5 Tussentijdse rapportage

• 1. Het college van Gedeputeerde Staten informeert Provinciale Staten door middel van minimaal drie tussentijdse rapportages in het verslagjaar. De tussentijdse rapportage bevat tenminste een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en de lasten per programma;

  • b. het totale saldo van de baten en lasten;

  • c. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • d. het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d; en

  • e. de uitputting van de investeringskredieten.

• 2. In de tussenrapportages worden voorgestelde bijstellingen van de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten op operationele doelen, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 100.000 toegelicht.

• 3. Voor grote projecten hebben Provinciale Staten nadere spelregels vastgesteld in het “Afsprakenkader Grote Projecten”.

Artikel 2.6 Jaarstukken

• 1. Jaarlijks zendt het college van Gedeputeerde Staten het concept jaarverslag en de concept jaarrekening van het voorgaande jaar tijdig ter vaststelling aan Provinciale Staten. In de jaarrekening wordt de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

• 2. In de jaarrekening worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten op operationele doelen, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 250.000 toegelicht.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 3.1 Financiële beleidskaders

• 1. Het college van Gedeputeerde Staten zendt aan Provinciale Staten ter vaststelling de volgende nota’s waarin het voorgestelde beleid is beschreven.

Ten minste eenmaal in de vier jaar

• a. Kadernota verbonden partijen

• b. Nota Infrastructurele kapitaalgoederen

• c. Nota Reserves

• d. Nota Weerstandsvermogen & risicomanagement

Waar dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld door wetswijzigingen

• e. Financieringstatuut

• f. Nota Leningen en garantstellingen

• g. Nota Grondbeleid

Artikel 3.2 Waardering en afschrijving van vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethodiek. De provincie kan voor de vastgestelde (sub)categorieën slechts voor één afschrijvingsmethode kiezen.

• 2. De te hanteren afschrijvingsduur van de verschillende soorten activa is in onderstaande tabel vastgelegd.

  Soort vaste activa	Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten	Afschrijvingstermijn
  Immateriële vaste activa	Kosten agio en disagio geldleningen	De looptijd van de lening met een maximum van 10 jaar
  Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief	4 jaar
  Materiële vaste activa	Investeringen met economisch nut	Bedrijfsgebouwen: a. aankoop: 40 jaar b. renovatie: 25 jaar c. machines, apparaten en technische installaties: 15 jaar ICT: a. bekabeling en verbindingen: 10 jaar b. overige ICT-middelen: 3 jaar
  	Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut	Aanleg/reconstructie van grond-, weg en waterbouwkundige werken: a. wegen: 50 jaar b. kunstwerken: 50 jaar c. technische installaties: 5, 8 of 15 jaar d. openbaar vervoer busbanen: 50 jaar e. oevers houten + stalendamwand koud gevormd: 40 jaar f. oevers damwand warmgewalst: 80 jaar g. groen natuurbrug/ecoduct: 50 jaar
  Financiële vaste activa	Bijdragen aan activa in eigendom van derden als bedoeld in artikel 61 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten	Gelijk aan afschrijvingstermijn van eigen activa, zoals boven is opgenomen, waarbij de afschrijvingsduur maximaal de afschrijvingstermijn (gebruiksduur) is van het betreffende actief bij de derde.

• 3. Provinciale bijdragen aan activa van derden worden in principe in de vorm van een subsidie ten laste van de exploitatie gebracht. Wanneer er geargumenteerd voor wordt gekozen deze te activeren dan zijn de afschrijvingstermijnen van toepassing voor:

  • a. Investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs in elk geval groter dan € 500.000 worden geactiveerd.

  • b. Voor de investeringen die opgenomen zijn in het Provinciaal Meerjarenprogramma Investeringen (PMI), Provinciaal Meerjarenprogramma Onderhoud (PMO), het Programma Natuurontwikkeling (PNO) en gronden en terreinen geldt geen drempelbedrag.

  • c. Directe kosten gerelateerd aan de personele capaciteit, die worden ingezet voor de realisatie van de investering, niet zijnde de overheadkosten, worden geactiveerd.

  • d. De overheadkosten die direct zijn toe te rekenen een aan project, worden aan de investeringen toegerekend en worden geactiveerd.

  • e. Er wordt geen opslag overhead voor de materiele kosten aan de investeringen toegerekend.

• 4. Wanneer de gebruiksduur afwijkt van de afschrijvingstermijnen in de tabel wordt in de kredietaanvraag geargumenteerd de afwijkende afschrijvingstermijn ter besluitvorming aan Provinciale Staten voorgelegd.

• 5. De afschrijving op vaste activa start:

  • a. Voor investeringen met een economisch nut of in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, in het jaar volgend op het jaar waarin het werk in gebruik of gereed is gekomen;

  • b. Voor projecten in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, waarvan de precieze datum van ingebruikname niet kan worden vastgesteld, in het jaar waarop de uitgave is gedaan.

• 6. Nazorg op de projecten geldt dat na het opleveren en ingebruikname van een investeringsproject een nazorgtermijn van maximaal één jaar kan worden ingesteld wanneer verwacht wordt dat de kosten van nazorg groter zijn dan € 100.000. Deze nagekomen lasten worden ten laste van het investeringskrediet verantwoord. De nazorgtermijn eindigt maximaal één jaar na het startmoment van de afschrijving. Daarna wordt het project financieel afgesloten. Wanneer de ingeschatte nazorgkosten lager zijn dan € 100.000 komen deze nazorgkosten ten laste van de exploitatie. Het project wordt dan afgesloten in het boekjaar waarin het werk in gebruik of gereed is gekomen.

Artikel 3.3 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1. Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 3.4 Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats, tenzij dit op basis van wet- en regelgeving wordt opgelegd.

• 2. Voor de instelling van elke bestemmingsreserve zendt het college van Gedeputeerde Staten een instellingsbesluit ter vaststelling een conceptbesluit aan Provinciale Staten waarin wordt aangegeven:

  • a. de functie van de reserve;

  • b. de bestemming van de reserve;

  • c. het operationeel doel;

  • d. de voeding van de reserve;

  • e. de looptijd van de reserve;

  • f. de maximale hoogte van de reserve.

• 3. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt het saldo van de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

• 4. De omvang van de algemene reserve bedraagt tenminste 25% van de structurele algemene dekkingsmiddelen zoals die verantwoord zijn in de meest recente jaarrekening, met een minimum gelijk aan het saldo van het netto risicobedrag dat voor het boekjaar waarop deze jaarrekening betrekking heeft is bepaald.

• 5. Voor de stortingen in en onttrekkingen aan de reserves worden de volgende beleidsregels gehanteerd:

Storting in reserves:

In de jaarrekening vinden stortingen plaats in de reserve voor het bedrag dat via de begroting of begrotingswijzigingen door Provinciale Staten gedurende het begrotingsjaar is geaccordeerd. Uitgezonderd zijn de stortingen in de reserves kapitaallasten. De storting in deze reserves is gelijk aan de lasten van de desbetreffende investering waarvan de kapitaallasten worden gedekt door een onttrekking uit de reserve kapitaallasten en is nooit hoger dan het bedrag dat door Provinciale Staten uit een reserve als dekking ter beschikking is gesteld.

Onttrekking aan reserves:

In de jaarrekening vinden onttrekkingen plaats aan de reserve ter dekking van een project of activiteit tot maximaal het bedrag dat voor dat project of activiteit door Provinciale Staten beschikbaar is gesteld. De onttrekking is nooit hoger dan de maximaal te dekken lasten voor deze bestemming in het boekjaar.

In de volgende gevallen kan van deze regel worden afgeweken:

• Indien een reserve volgens het instellingsbesluit de functie heeft van egalisatiereserve en de totale meerjarige in het bestedingsplan begrote lasten niet wijzigen;

• Indien het een specifiek door Provinciale Staten geaccordeerd project of activiteit betreft met dekking uit een reserve en de totale lasten van het project of activiteit niet wijzigen, maar verschuiven over boekjaren.

Artikel 3.5 Subsidies

Voor de lastneming van subsidies worden de regels in het BBV en de uitleg daarvan door de commissie BBV gevolgd. Vanaf het moment dat het BBV deze regels verplicht stelt, zal de provincie deze regels voor lastneming volgen.

Artikel 3.6 Toerekening capaciteitskosten

• 1. Provinciale Staten stellen bij de begroting de verdeling van de totale capaciteitskosten over de programma’s en taakvelden vast door middel van een verdeelsleutel. De bij de begroting of begrotingswijziging vastgestelde verdeelsleutel wordt ook bij de jaarrekening gebruikt voor de verdeling van de totale capaciteitskosten over de programma’s.

• 2. In afwijking van artikel 3.7, eerste lid worden aan (deel-)projecten met kostprijssturing capaciteitskosten toegerekend op basis van gerealiseerde uren x tarief.

• 3. Capaciteit voor overhead wordt specifiek geraamd en gerealiseerd in het daarvoor aangewezen programma van de begroting en rekening.

Artikel 3.7 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken. Voor de bestede of te besteden uren die onderdeel zijn van de kostprijs van het recht, de heffing, het werk of dienst worden de meest actuele uurtarieven gebruikt die jaarlijks door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gepubliceerd (de “Handleiding overheidstarieven”).

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten die geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel.

• 6. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld, wanneer er sprake is van externe financiering. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 7. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 3.8 Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de provincie aan overheidsbedrijven en derden waarbij de provincie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Onderdeel van de integrale kostprijs is het aantal bestede of te besteden uren. Daarbij worden voor de bedragen van deze uren de meest actuele uurtarieven gebruikt die jaarlijks door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gepubliceerd (de “Handleiding overheidstarieven”). Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doet het college van Gedeputeerde Staten vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de provincie aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3. Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doet het college van Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 4. Bij het verstrekken van kapitaal door de provincie aan overheidsbedrijven en derden gaat het college van Gedeputeerde Staten uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doet het college van Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 5. Besluiten van Provinciale Staten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 3.9 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen

• 1. Het college van Gedeputeerde Staten doet Provinciale Staten jaarlijks een voorstel voor een besluit met betrekking tot de hoogte van de provinciale tarieven, heffingen, leges.

• 2. Besluiten tot het invoeren, wijzigen of afschaffen van provinciale opcenten op de hoofdsom van de motorrijtuigenbelasting treden in werking met ingang van 1 januari van enig jaar.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 4.1 Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provinciale organisatie als geheel en in de directies;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, garanties en de subsidieverplichtingen;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de provinciale productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het provinciale beleid;

  • e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 4.2 Register van bezittingen en overeenkomsten

• 1. Het college van Gedeputeerde Staten draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van onroerende goederen.

• 2. Het college van Gedeputeerde Staten draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van overeenkomsten.

Artikel 4.3 Afrekeningsverschillen

• 1. Van de in de balanspost opgenomen bedragen wegens privaatrechtelijke verplichtingen wordt jaarlijks beoordeeld of de openstaande verplichting nog tot betaling zal leiden. Bedragen die niet meer betaald zullen worden, vloeien terug naar de exploitatie .

• 2. In afwijking van artikel 4.3, eerste lid wordt, wanneer de factuur bij investeringen afwijkt van de verplichting, het verschil ten gunste of ten laste van de investeringen gebracht.

• 3. In afwijking van artikel 4.3 eerste lid kunnen in de nota reserves nadere regels zijn opgenomen, of afrekeningsverschillen van projecten en activiteiten die gedekt worden uit reserves, terugvloeien naar de reserve waar ze oorspronkelijk uit werden onttrokken.

• 4. De afrekeningsverschillen voorgaande jaren worden verantwoord en toegelicht in het programma waar ze betrekking op hebben.

Artikel 4.4 Financiële organisatie

• 1. Het college van Gedeputeerde Staten draagt zorgt voor:

  • a. een eenduidige indeling van de provinciale financiële organisatie en een eenduidig toewijzing van de provinciale taken aan de directies,

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de programma’s;

  • f. de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten binnen het door Provinciale Staten vastgestelde beleid;

  • g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen binnen het door Provinciale Staten vastgestelde beleid;

  • h. de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan binnen het door Provinciale Staten vastgestelde beleid.

Artikel 4.5 Interne controle

• 1. Het college van Gedeputeerde Staten zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Tevens zorgt het college van Gedeputeerde Staten er voor dat deze interne toetsing tenminste bestaat uit een planmatige periodieke controle en dat bij afwijkingen voor zover mogelijk maatregelen tot herstel worden genomen.

• 2. Het college van Gedeputeerde Staten zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de provincie. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college van Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 5. De concerncontroller

Artikel 5.1 Benoeming

Gedeputeerde Staten benoemen voor de algemene dienst een concerncontroller.

Artikel 5.2 Positie

• 1. De functie van concerncontroller is onderdeel van de ambtelijke organisatie en valt hiërarchisch rechtstreeks onder de algemeen directeur / provinciesecretaris.

• 2. De functie van concerncontroller is onverenigbaar met enige andere functie binnen de provinciale organisatie.

Artikel 5.3 Verantwoordelijkheden

• 1. De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

  • a. het adviseren over en toetsen van de inrichting van de processen die de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van provinciale middelen en de informatievoorziening daarover moeten waarborgen;

  • b. het toezicht op de in onderdeel a bedoelde processen en informatievoorziening.

• 2. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de interne auditfunctie als bedoeld in hoofdstuk 6.

Artikel 5.4 Bevoegdheden en taken

• 1. De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd:

  • a. de directeuren;

  • b. de algemeen directeur/provinciesecretaris;

  • c. Gedeputeerde Staten.

• 2. Gedeputeerde Staten stellen een controlstatuut vast waarin de taken van de concerncontroller nader worden uitgewerkt.

• 3. De concerncontroller is bevoegd, indien het provinciaal belang dit naar zijn oordeel vereist, en gehoord Gedeputeerde Staten, zich rechtstreeks tot Provinciale Staten te richten.

• 4. De taakuitoefening van de concerncontroller kan niet worden ingeperkt door die van provinciale commissies of instanties met een vergelijkbare taakstelling.

• 5. De concerncontroller is te allen tijde bevoegd informatie en gegevensbronnen en -bestanden te onderzoeken of te laten onderzoeken, processen en systemen te toetsen en te doen wat hij overigens noodzakelijk acht om zijn taken te kunnen vervullen. De concerncontroller heeft daartoe ongehinderd toegang tot alle informatie en personen binnen de Provincie Noord-Holland die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig acht.

• 6. Provinciale ambtenaren zijn verplicht hun medewerking te verlenen aan het gestelde in het vijfde lid.

Artikel 5.5 Informatievoorziening

• 1. De concerncontroller stelt jaarlijks een jaarplan op dat hij ter vaststelling voorlegt aan Gedeputeerde Staten. De concerncontroller blijft echter bevoegd om, indien de actuele situatie dit naar zijn inzicht vergt, af te wijken van een vastgesteld jaarplan.

• 2. Jaarlijks stelt de concerncontroller een openbaar verslag op van zijn werkzaamheden, dat hij vervolgens voorlegt aan Gedeputeerde Staten.

• 3. De concerncontroller rapporteert over elke adviesopdracht aan de desbetreffende opdrachtgever en voegt daarbij een voorstel voor verdere behandeling.

• 4. De opdrachtgever kan de bevindingen van de concerncontroller voorzien van zijn opmerkingen of aanbevelingen.

Artikel 5.6 Ondersteuning

• 1. Ter ondersteuning van zijn werkzaamheden, met inbegrip van de interne audit, worden aan de concerncontroller één of meer medewerkers toegevoegd. Deze medewerkers vallen hiërarchisch onder de concerncontroller.

• 2. Het bepaalde in artikel 5.2, tweede lid en artikel 5.4, vijfde lid, van deze verordening is van overeenkomstige toepassing op de in het eerste lid bedoelde medewerkers.

Hoofdstuk 6. Interne audit

Artikel 6.1 Positie

• 1. De interne auditfunctie is onderdeel van de ambtelijke organisatie en valt hiërarchisch onder de concerncontroller.

• 2. De interne auditfunctie is onverenigbaar met enig andere functie binnen de provinciale organisatie.

Artikel 6.2 Verantwoordelijkheden

De interne auditfunctie is verantwoordelijk voor de uitvoering van audits en overige werkzaamheden als bedoeld in artikel 6.3.

Artikel 6.3 Taken en bevoegdheden

• 1. De interne auditfunctie heeft tot taak:

  • a. audits uit te voeren op grond van de Provinciewet, artikel 217a;

  • b. overige audits uit te voeren;

  • c. andere werkzaamheden.

• 2. Voor audits in het kader van artikel 217a van de Provinciewet treden uitsluitend Gedeputeerde Staten op als opdrachtgever.

• 3. Voor de overige audits en werkzaamheden als bedoeld in het eerste lid, onderdelen b en c, kunnen Gedeputeerde Staten, de Algemeen directeur, een directeur of de concerncontroller als opdrachtgever optreden.

• 4. De positie, relatie tot de concerncontroller, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de interne auditfunctie worden nader geregeld in het Auditstatuut.

• 5. Het Auditstatuut wordt vastgesteld door Gedeputeerde Staten.

Artikel 6.4 Informatievoorziening

• 1. De interne auditfunctie stelt jaarlijks een auditjaarplan op dat ter vaststelling wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.

• 2. De interne auditfunctie rapporteert over de realisatie van het auditjaarplan in het verslag als bedoeld in artikel 5.5, tweede lid.

Hoofdstuk 7. De auditstuurgroep

Artikel 7.1 Benoeming

• 1. Er is een auditstuurgroep die bestaat uit tenminste 5 leden.

• 2. De auditstuurgroep bestaat uit de portefeuillehouder Concern Controlling (voorzitter), de provinciesecretaris en de concerncontroller, de programmamanager Interne Audit alsmede een extern onafhankelijk door Gedeputeerde Staten aan te wijzen lid. Overige leden worden door Gedeputeerde Staten benoemd.

Artikel 7.2 Doel en werkzaamheden

• 1. De auditstuurgroep is belast met het voorbereiden van besluiten op het gebied van de interne auditfunctie.

• 2. De auditstuurgroep heeft tot doel het verhogen van de doeltreffendheid van de interne auditfunctie.

Artikel 7.3 Taken en bevoegdheden

• 1. Tot de taken van de auditstuurgroep behoren:

  • a. het adviseren van Gedeputeerde Staten met betrekking tot de onderzoeken als bedoeld in artikel 6.4, eerste lid, onderdeel a, het Auditstatuut als bedoeld in artikel 6.4, vierde lid, het auditjaarplan als bedoeld in artikel 6.5, eerste lid, het jaarverslag als bedoeld in artikel 6.5, derde lid en overige zaken die naar mening van de auditstuurgroep relevant zijn voor de doeltreffendheid van de interne audit;

  • b. het periodiek bespreken van de voornaamste bevindingen van de concerncontroller en eventuele verschillen van inzicht tussen de concerncontroller en Gedeputeerde Staten of de provinciesecretaris;

  • c. toezicht houden op de naleving van hoofdstuk 6 van deze verordening.

• 2. De auditstuurgroep adviseert Gedeputeerde Staten gevraagd en ongevraagd.

• 3. De auditstuurgroep adviseert de concerncontroller gevraagd en ongevraagd.

• 4. De auditstuurgroep kan zich doen bijstaan door anderen voor specifieke onderwerpen, in het bijzonder de portefeuillehouder van het onderwerp dat in een audit aan de orde is dan wel een interne of externe specialist, die aan een audit heeft bijgedragen.

Artikel 7.4 Informatievoorziening

• 1. De programmamanager Interne Audit stelt de opgestelde auditrapporten beschikbaar aan de leden van de auditstuurgroep.

• 2. De concerncontroller verschaft informatie aan de auditstuurgroep over de opvolging van de aanbevelingen van Interne Audit, de externe accountant en de Randstedelijke Rekenkamer.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Artikel 8.1 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële verordening Noord-Holland 2015 wordt ingetrokken

• 2. Voor alle geactiveerde uitgaven gelden de afschrijvingstermijnen en het moment van afschrijving zoals opgenomen in deze financiële verordening

Artikel 8.2 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening is van toepassing vanaf het boekjaar 2019 en treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2019.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening provincie Noord-Holland.

Haarlem, 16 december 2019

Provinciale Staten voornoemd,

A.Th.H. van Dijk,

voorzitter

K. Bolt,

statengriffier

Toelichting Financiële verordening

Artikel 3.1 Financiële beleidskaders

De nota reserves behandeld in ieder geval het voorgestelde beleid met betrekking reserves en voorziening en de noodzaak tot het aanhouden van reserves.

Artikel 3.2 Waardering en afschrijving vaste activa, tweede lid Materiële vaste activa

Voorbereidingskosten met aankoop of levensduur verlengend onderhoud worden geactiveerd. Technische installaties bij aankoop of nieuwbouw bedrijfsgebouw niet op levensduur activeren maar op de afschrijvings- termijn aankoop/nieuwbouw.

Artikel 3.2 Waardering en afschrijving vaste activa, tweede lid Financiële vaste activa

Provinciale bijdragen aan activa van derden worden in principe in de vorm van een subsidie ten laste van de exploitatie gebracht. Wanneer er geargumenteerd voor wordt gekozen deze te activeren dan zijn de afschrijvingstermijnen van toepassing.

Volgens artikel 61 van het BBV Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:

• a. er sprake is van een investering door een derde;

• b. de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

• d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Aan alle vier de voorwaarden (cumulatief) moet voldaan zijn.

Artikel 3.2 Waardering en afschrijving vaste activa, vierde lid, start afschrijvingen

Voor een eenduidig definitie wordt als moment van technisch gereed of ingebruikname de volgende momenten gekozen:

• Projecten welke worden uitgevoerd op basis van UAV-2012: Proces verbaal van opneming, H9, van het hoofdcontract;

• Projecten welke worden uitgevoerd op basis van UAV-GC 2005: Proces verbaal van oplevering, H24 van het hoofdcontract.

Bij grote langlopende projecten wordt zoveel mogelijk met deelkredieten gewerkt.

Artikel 3.5 Subsidies 

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in haar brief van 19 augustus 2019 het Interprovinciaal Overleg (IPO) medegedeeld dat de oude werkwijze voor het boekjaar 2019 gedoogd wordt. De oude werkwijze hield in dat wanneer de provincie een subsidie verstrekt de verstrekking als prestatie beschouwd werd. De subsidieverstrekking werd als last verantwoord in de jaarrekening. Op dit moment vind discussie plaats of dat ook nog voor 2020 het geval zal zijn. De nieuwe werkwijze brengt hogere administratieve lasten met zich mee, voor zowel subsidieverstrekker als subsidieontvanger.

Artikel 3.7 Kostprijsberekening

Voor de bepaling van de kostprijs van een recht, heffing, werk of dienst wordt bepaald hoeveel uren er besteed worden. Die uren worden vermenigvuldigd met een uurtarief. Daarbij is aansluiting gezocht bij de tarieven die het Rijk jaarlijks publiceert. Deze tarieven worden door veel overheidsorganisaties gebruikt voor de berekeningen van kostprijzen. Om de vergelijkbaarheid met andere overheidsorganisaties te bevorderen sluit de Provincie Noord-Holland zich hierbij aan.

 Artikel 3.9 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Een desbetreffend besluit wordt vóór 1 december van het voorafgaande jaar in afschrift ter kennis gebracht van Onze Minister van Financiën (artikel 222a Provinciewet, lid 1).

Artikel 4.3 Afrekeningsverschillen 

Een verplichting bestaat als de prestatie in een boekjaar is geleverd, maar de factuur is nog niet ontvangen.

Dit artikel verwijst ook naar de nota reserves, waar op basis van de functie van een reserve (o.a. Egalisatiereserve, budgetgerichte reserve, doelgerichte reserve) regels staan hoe omgegaan moet worden met goedkoper of duurder uitvallende projecten en activiteiten.

 Hoofdstukken 5 t/m 7

Deze hoofdstukken zijn thans ongewijzigd. De verwachting is dat een of meer van deze hoofdstukken volgend jaar wel zullen moeten worden gewijzigd. Dat jaar zal in het BBV de verplichting voor GS wordt opgenomen om met ingang van het begrotingsjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Die verplichting kan gevolgen hebben voor de control- en auditfunctie.

Artikel 8.2

De verordening gaat in met terugwerkende kracht, omdat deze een aantal aanpassingen bevat die nodig waren naar aanleiding van gewijzigde wetgeving en betrekking hebben op het gehele boekjaar 2019.