Provinciaal blad van Noord-Holland

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Noord-HollandProvinciaal blad 2019, 7798Overige besluiten van algemene strekking



Besluit van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management (Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland)

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland en de commissaris van de Koning,

ieder voor wat zijn bevoegdheden betreft;

 

Overwegende dat het naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren wenselijk is om het besluit te actualiseren en hernieuwd vast te stellen;

 

Gelet op artikel 158, eerste lid, onder e van de Provinciewet en artikel 176, tweede lid, van de Provinciewet;

 

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht

 

 

Besluiten vast te stellen:

 

Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Cao: de Cao provinciale sector 2020;

  • b.

    Portefeuillehouder: het lid van Gedeputeerde Staten met de portefeuille Personeel en Organisatie.

Artikel 2 Open mandaat

  • 1.

    Gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning, ieder voor wat zijn bevoegdheden betreft, verlenen mandaat voor het nemen van besluiten ter uitvoering van de bepalingen in de Cao, de daaraan gerelateerde uitvoerings¬regelingen, de provinciale personeelsregeling en protocollen en verlenen tevens mandaat, volmacht en machtiging buiten rechte om namens de provincie privaatrechtelijke rechtshandelingen op grond van de wetten en regelingen, bedoeld in Bijlage 1 bij dit besluit, aan te gaan en de daarmee verbonden handelingen te verrichten, aan:

    • a.

      de portefeuillehouder en zijn plaatsvervanger;

    • b.

      de algemeen directeur en zijn plaatsvervanger en;

    • c.

      de directeur voor zover de aangelegenheid behoort tot zijn werkterrein en zijn plaatsvervanger.

  • 2.

    Aan de voorzitter van Gedeputeerde Staten wordt mandaat verleend voor het nemen van de in het eerste lid genoemde besluiten die de rechtspositie van de algemeen directeur betreffen.

  • 3.

    Aan de directeur Concernzaken wordt mandaat en machtiging verleend voor het wijzigen van Bijlage 1.

Artikel 3 Bevoegdheden voorbehouden aan Gedeputeerde Staten

Het mandaat, de volmacht en de machtiging, bedoeld in artikel 2, heeft geen betrekking op beslissingen met betrekking tot:

  • a.

    de vaststelling of wijziging van de hoofdlijnen van provinciaal personeels- en organisatiebeleid;

  • b.

    het stellen als vereiste voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst dat een verklaring omtrent gedrag als bedoeld in de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens wordt overlegd, bedoeld in artikel 3.3 van de Cao;

  • c.

    het stellen van regels inzake vergoeding van reis- en verblijfkosten wegens dienstreizen en inzake vergoeding van verhuiskosten en pensionkosten, bedoeld in artikel 4.1.4, eerste en tweede lid, van de Cao;

  • d.

    het vaststellen van regels inzake vergoeding van kosten voor dienstkleding en onderscheidingstekens, bedoeld in artikel 4.1.4, derde lid, van de Cao;

  • e.

    het vaststellen van regels voor vergoeding voor andere kosten in verband met de functievervulling, bedoeld in artikel 4.1.4, vierde lid, van de Cao;

  • f.

    het vaststellen van een vaste toelage voor de ambtenaar onderscheidenlijk voor een groep van ambtenaren als bedoeld in artikel 4.3.2, vierde lid, van de Cao;

  • g.

    het vaststellen van nadere regels voor arbeidsmarkttoelage en bindingspremie en het bepalen van de groepen van ambtenaren aan wie die kunnen worden toegekend, bedoeld in artikel 4.3.3, eerste lid, van de Cao;

  • h.

    het vaststellen van een lijst bezwarende werkomstandigheden als bedoeld in artikel 4.3.6, eerste lid, van de Cao;

  • i.

    het aanwijzen van doelen binnen het Individueel Keuze Budget op grond van artikel 4.5.3, onderdeel h, van de Cao;

  • j.

    het vaststellen van werktijdenregelingen, bedoeld in artikel 5.2 van de Cao;

  • k.

    het vaststellen van regels met betrekking tot de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de begeleiding van ziekteverzuim en verplichtingen inzake ziek- en herstelmelding, bedoeld in artikel 8.1.1 van de Cao;

  • l.

    het vaststellen van nadere regels omtrent de te volgen procedure bij reorganisaties en omtrent de gevolgen van reorganisaties, bedoeld in artikel 10.2.1, tweede lid, van de Cao;

  • m.

    het aangaan van een arbeidsovereenkomst, de schorsing en het ontslag van de algemeen directeur en de schorsing en het ontslag van de directeuren;

  • n.

    beslissingen op bezwaar indien het desbetreffende organisatieonderdeel dat het primaire besluit heeft voorbereid (op onderdelen) contrair gaat aan het advies van de bezwarencommissie personeelsbesluiten;

  • o.

    het vaststellen van privacyreglementen of protocollen met betrekking tot persoonsgegevens van ambtenaren;

Artikel 4 Bevoegdheden voorbehouden aan Gedeputeerde Staten of de portefeuillehouder

Het mandaat, de volmacht en de machtiging aan de algemeen directeur, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel b, heeft geen betrekking op beslissingen:

  • a.

    met betrekking tot uitsluitend zijn eigen rechtspositie;

  • b.

    die strekken tot definitieve vaststelling van een ontwerpbesluit waarover met de vakbonden overlegd is, bedoeld in artikel 11.2.1 van de Cao;

  • c.

    met betrekking tot de beslissing op bezwaar op rechtspositionele besluiten.

Artikel 5 Bevoegdheden voorbehouden aan Gedeputeerde Staten of portefeuillehouder of algemeen directeur

Het mandaat, de volmacht en de machtiging aan de directeuren, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, heeft geen betrekking op beslissingen met betrekking tot:

uitsluitend zijn eigen rechtspositie, de rechtspositie van functionarissen die hiërarchisch rechtstreeks onder de directeuren vallen en de rechtspositie van de sectormanagers;

  • a.

    het verlenen van ontslag vanwege een dringende reden, bedoeld in artikel 678 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, op voordracht van de directeur van het desbetreffende organisatieonderdeel;

  • b.

    het vaststellen van de zwaarte van de functie met behulp van een systeem van methodische functiewaardering, bedoeld in artikel 4.2.1, tweede lid, van de Cao;

  • c.

    het aangaan van een collectieve overeenkomst zorgverzekering, bedoeld in artikel 8.3.1, eerste lid, van de Cao;

  • d.

    het vaststellen van het Protocol vertrouwenspersonen integriteit;

  • e.

    het vaststellen van de Rechtspositie van een stagiair;

  • f.

    het vaststellen van de Uitvoeringsregeling sportbijdrage;

  • g.

    het vaststellen van het Vacaturebeleid;

  • h.

    het verlenen van een ontheffing, genoemd in artikel 2.6, derde lid, van de Gedragscode ambtelijke integriteit, op het verbod om voormalige provinciale ambtenaren binnen 2 jaar na ontslag in te huren om voor de provincie werkzaamheden te verrichten;

  • i.

    het ingevolge de Klachtenregeling ongewenst gedrag:

    • 1.

      instellen van een klachtencommissie ongewenst gedrag;

    • 2.

      benoemen van een provinciaal ambtenaar als secretaris;

    • 3.

      nemen van een beslissing met betrekking tot de klacht.

  • j.

    het aanwijzen van de interne vertrouwenspersonen volgens het Protocol vertrouwenspersonen integriteit en contactpersoon;

  • k.

    het geven van toestemming voor het maken van een buitenlandse dienstreis ingevolge de Reis-, verblijf-, verhuis- en pensionkosten;

  • l.

    het buiten toepassing laten van artikel 4, derde lid, van de Overgangsregeling Talent Budget.

Artikel 6 Ondermandaat, ondervolmacht en -machtiging

  • 1.

    De algemeen directeur kan ter uitoefening van het aan hem verleende mandaat, volmacht en de machtiging schriftelijk ondermandaat, ondervolmacht en -machtiging verlenen aan het hoofd van de organisatieonderdelen Kabinet, Concerncontrol, staf Algemeen Directeur en aan elke sector- en unitmanager en aan medewerkers.

  • 2.

    Het verlenen van ondermandaat, ondervolmacht en -machtiging geschiedt zo nodig onder het stellen van aanvullende voorwaarden en beperkingen.

Artikel 7 Ondermandaat aan medewerkers

Ondermandaat, ondervolmacht en –machtiging aan medewerkers kan slechts verleend worden voor:

  • a.

    het afwijzen van open sollicitaties en verzoeken om stageplaatsen;

  • b.

    het voeren van correspondentie van informatieve aard in verband met bezwaar en beroep tegen rechtspositionele besluiten.

Artikel 8 Ondermandaatlijst

Elk verleend ondermandaat, verleende ondervolmacht en -machtiging en elke wijziging daarvan wordt aangetekend op een als zodanig gewaarmerkte onder¬mandaat¬lijst die de algemeen directeur vaststelt en goedkeurt.

Artikel 9 Uitoefening ondermandaten

De uitoefening van de verleende ondermandaten, - volmachten en machtigingen geschiedt binnen de grenzen van de daarvoor vastgestelde budgetten en met inachtneming van het geldende recht en de geldende beleids- en uitvoerings¬regels.

Artikel 10 Register

De sectormanager Human Resource Management van de provincie houdt een mandaatregister bij, waarin dit besluit en de ondermandaat- volmacht en machtigingslijst, genoemd in artikel 8, wordt opgenomen.

Artikel 11 Informatieplicht

  • 1.

    De gemandateerden stellen Gedeputeerde Staten of de portefeuillehouder in kennis van krachtens mandaat, besluiten waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door Gedeputeerde Staten of de betrokken portefeuillehouder van belang is.

  • 2.

    De portefeuillehouder kan zich door de gemandateerden laten informeren over de krachtens mandaat genomen besluiten.

  • 3.

    De ondergemandateerden stellen de betrokken directeur of de algemeen directeur in kennis van krachtens ondermandaat genomen besluiten waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door de directeur of de algemeen directeur van belang is.

Artikel 12 Intrekking

Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Human Resource Management Noord-Holland, Provinciaal blad 2019, 5503, wordt ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.

Artikel 14 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland.

Haarlem, 12 november 2019

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,

A.Th.H. van Dijk, voorzitter

R. Bergkamp,

provinciesecretaris

Commissaris van de Koning

A.Th. H. van Dijk

Bijlage 1 behorende bij artikel 2 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Human Resource Management Noord-Holland

 

Ambtenarenrecht

Ambtenarenwet

 

Arbeidsovereenkomstenrecht

Burgerlijk Wetboek

Wet arbeidsmarkt in balans

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren

 

Loon

Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag

Besluit minimumjeugdloonregeling

Beleidsregel bestuursrechtelijke handhaving Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector

Wet op de Loonbelasting

Zorgverzekeringswet

Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie sociale volksverzekeringen (WVA)

Pensioenwet

 

Verlof en arbeidsduur

Wet flexibel werken

Wet arbeid en zorg

 

Privacy

Wet op de medische keuringen

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming

 

Gelijke behandeling

Algemene wet gelijke behandeling

Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen

Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte

Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid

Wetboek van Strafrecht (Uittreksel)

Wet College voor de rechten van de mens

 

Vrijheid van meningsuiting

Wet Huis voor klokkenluiders

 

Ontslag

Regeling UWV ontslagprocedure

Ontslagregeling

Besluit uitvoeringsregels ontslag om bedrijfseconomische redenen

Besluit uitvoeringsregels ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid

Besluit voorwaarden in mindering brengen kosten op transitievergoeding

Besluit loonbegrip vergoeding aanzegtermijn en transitievergoeding

Regeling looncomponenten en arbeidsduur

Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen 1945

 

Arbeidsomstandighedenrecht

Arbeidstijdenwet

Arbeidsomstandighedenwet

 

Collectief arbeidsrecht

Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst

Wet op het algemeen verbindend en het onverbindend verklaren van bepalingen

van collectieve arbeidsovereenkomst

Toetsingskader Algemeen Verbindend Verklaring CAO-bepalingen (AVV)

Wet op de loonvorming

Wet melding collectief ontslag

 

Medezeggenschap

Wet op de ondernemingsraden

 

Arbeidsmarktorganisatie en arbeidsmarktbeleid

Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen

Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs

Wet arbeid vreemdelingen

 

Werknemersverzekeringen en aanverwante regelingen

Werkloosheidswet

Beleidsregels toepassing artikelen 24 en 27 WW 2006

Besluit passende arbeid WW en ZW

Maatregelenbesluit socialezekerheidswetten

Boetebesluit socialezekerheidswetten

Ziektewet

Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering

Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen

Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar

Regeling beleidsregels beoordelingskader poortwachter

Schattingsbesluit arbeidsongeschiktheidswetten

 

Grondrechten

Grondwet

 

Overig

Participatiewet

Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA)

Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi)

Wet aanpak schijnconstructies (WAS)

Wet ketenaansprakelijkheid (WKA)

Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA)

 

 

TOELICHTING

 

Algemeen

Door de invoering van de Wet Normalisering rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020 is het juridisch kader m.b.t. mandaat en volmacht gewijzigd.

De provincie Noord-Holland is werkgever, de beslissingsbevoegdheid blijft liggen bij Gedeputeerde Staten (of Provinciale Staten voor de griffiemedewerkers).

De commissaris van de Koning is bevoegd om privaatrechtelijke handelingen namens de rechtspersoon aan te gaan, zoals het aangaan van arbeidsovereenkomsten.

Het Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland heeft uitsluitend betrekking op de verlening van mandaat en volmacht voor bevoegdheden van Gedeputeerde Staten op personeelsgebied, te weten het vaststellen van nadere regels (het nemen van besluiten van algemene strekking) en het nemen van rechtspositionele besluiten ten aanzien van ambtenaren op basis van de Cao en bijbehorende uitvoeringsregelingen aan individuele leden van gedeputeerde staten, aan de algemeen directeur en aan de directeuren.

 

Voor besluiten die voor 1 januari 2020 genomen zijn geldt dat bezwaar en beroep nog mogelijk is, vandaar dat deze bepalingen nog niet zijn vervallen.

 

1. Karakter mandaat

Als mandaatverlenend orgaan zijn en blijven Gedeputeerde Staten altijd bevoegd om zelf de gemandateerde besluiten te nemen. Ook kunnen zij voor bijzondere gevallen een regeling treffen die afwijkt van het bepaalde in dit besluit. De algemeen directeur kan op verzoek van de directeuren een ondermandaat voor de desbetreffende directie vaststellen.

 

Uit het systeem in deze regeling volgt dat een (onder)gemandateerde niet bevoegd is een beschikking te nemen die zijn eigen rechtspositie raakt.

 

2. Financieel kader

Aan een verleend mandaat ligt tevens het uitgangspunt ten grondslag dat dit ook betrekking heeft op de bijbehorende bevoegdheid om te beschikken over de daarvoor benodigde financiële middelen. Dat geeft meteen aan dat men als gemandateerde geen besluiten kan nemen als hiervoor geen of onvoldoende financiële middelen beschikbaar zijn.

 

 

Artikelsgewijs

 

Artikel 2 Open mandaat

Lid 1 onder a, b en c

Het mandaat aan de portefeuillehouder personeel en organisatie, de algemeen directeur en de directeuren is open, dat wil zeggen dat zij bevoegd zijn alle besluiten en beslissingen te nemen waartoe Gedeputeerde Staten bevoegd zijn.

 

 

Onder procedurele bevoegdheden worden de bevoegdheden verstaan die samenhangen met de inhoudelijke besluitvorming. Zonder de uitoefening van deze bevoegdheden wordt de inhoudelijke besluitvorming belemmerd. Gelet op het afgeleide karakter van deze bevoegdheden moet met name worden gedacht aan feitelijke handelingen zoals het afdoen en voeren van correspondentie, verstrekken van informatie, het inwinnen van adviezen, het aangaan van bindend overleg en het verlenen van inspraak. In het algemeen is het niet noodzakelijk, dat uit de correspondentie of voorbereidingshandeling blijkt, dat zij verband houdt met een gemandateerde bevoegdheid.

 

Lid 2

Besluiten ten aanzien van de algemeen directeur worden genomen door de voorzitter van Gedeputeerde Staten. De portefeuillehouder parafeert mede het besluit om het vier ogen principe te waarborgen.

Uitgezonderd hiervan zijn ontslag en schorsing van de algemeen directeur en de directeuren: dat gebeurt door GS plenair (artikel 3 onder m).

 

 

Artikel 3, 4 en 5

Artikel 3 betreft een opsomming van de bevoegdheden die uitsluitend door GS plenair (GS-minute) worden uitgeoefend. Artikel 4 heeft betrekking op de bevoegdheden die door GS en de portefeuillehouders worden uitgeoefend.

Artikel 5 ziet toe op de uitoefening van een aantal bevoegdheden door GS, de portefeuillehouders en de algemeen directeur.

Met uitzondering van de bevoegdheden die zijn opgesomd in de artikelen 3, 4 en 5 kan de directeur de overige bestuursbevoegdheden uitoefenen. Onder het mandaat en volmacht van de directeur valt in ieder geval het nemen van een besluit tot het aangaan en het aangaan van een arbeidsovereenkomst op grond van artikel 610 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.

 

 

Artikel 6 en 7

De algemeen directeur kan het aan hem/ haar verleende mandaat en volmacht ondermandateren c.q. een ondervolmacht gaven aan (adjunct)sectormanagers, unitmanagers en – voor enkele onderwerpen – aan medewerkers. Dit ondermandaat/ deze ondervolmacht heeft het karakter van een benoemd mandaat, met andere woorden: op de ondermandaatlijst moet nauwkeurig worden aangegeven aan welke functie waarvoor ondermandaat wordt verleend. Zaken die niet op de ondermandaatlijst staan vermeld, kunnen alleen worden afgedaan door de directeuren zelf, indien hun mandaat daartoe de bevoegdheid biedt. Anders zijn in ieder geval de algemeen directeur, de portefeuillehouder P&O en zijn plaatsvervanger of uiteraard GS-plenair bevoegd.

Bij afwezigheid van de (onder)gemandateerde kan de formele plaatsvervanger het mandaat uitoefenen. De plaatsvervanger treedt immers in de functie van de (onder)gemandateerde. De ondermandaatstructuur wordt daarom opgehangen aan functiebenamingen en niet aan met name genoemde personen.

Artikel 9

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden moet steeds de resterende budgetruimte in ogenschouw te worden genomen, aangezien overschrijding ervan in beginsel niet kan leiden tot bijstelling van het toegekende budget.

 

Afwijking van beleids- en uitvoeringsregels is alleen mogelijk, indien dat uitdrukkelijk is toegestaan. Indien de regeling of het beleid beleidsvrijheid biedt, dan spreekt het voor zich dat de uitoefening van de bevoegdheid ook in overeenstemming dient te zijn met beleid dat door de algemeen directeur in overleg met de ondernemingsraad is vastgesteld. De gemandateerde bevoegdheden dienen, ook wanneer er een zekere beleidsvrijheid is, altijd met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur te worden uitgeoefend.