/1/png-2/utrecht.png)
Provinciaal blad van Utrecht
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Utrecht | Provinciaal blad 2019, 6898 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht en de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 1 oktober 2019, nr. 81F902C8, tot wijziging van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004
Gedeputeerde staten van Utrecht;
Commissaris van de Koning in de provincie Utrecht;
Gelet op de artikelen 100, tweede lid, 103, eerste lid, 158, eerste lid, onder c, en 176, tweede lid, Provinciewet;
Overwegende dat het wenselijk is nieuwe bepalingen vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de provincie, met uitzondering van de organisatie van de griffie;
Artikel I
Het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 wordt als volgt gewijzigd.
Hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4, paragrafen 4.1 tot en met 4.4 komen als volgt te luiden.
Artikel 3 Bijstand aan het bestuur
- 1.
- 2.
- 1.
- 2.
Artikel 5 Bekendmaking beslissingen, regelingen en instructies
- 1.
- 2.
- 3.
Artikel 6 Vervanging secretaris
- 1.
- 2.
Hoofdstuk 4 Ambtelijke organisatie
- 1.
- 2.
Artikel 8 Lijnorganisatie en concernopgaven
De organisatie bestaat uit een lijnorganisatie en tijdelijke opgaveteams, aangestuurd door managers met te onderscheiden verantwoordelijkheden, benoemd in de paragrafen 4.2 en 4.3.
- 1.
- 2.
- 3.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 10a Kabinet commissaris van de Koning
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Artikel 11 Concernmanagementteam
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 1.
- 2.
- 3.
De expertiseteams worden aangestuurd door een teamleider. De concernmanager is de leidinggevende van de teamleiders in het domein. Daar waar sprake is van twee concernmanagers voor één domein, wordt de verdeling van de teams over deze concernmanagers gelijktijdig bepaald met de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling, bedoeld in het tweede lid van dit artikel.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Na overleg met het college worden de concernopgaven door het CMT vastgesteld met een naar inhoud, tijd en budget nader bepaalde scope. De realisatie van de concernopgaven wordt vervolgens door de algemeen directeur opgedragen aan de opgavemanager in de vorm van een concernopdracht. Dit besluit wordt geregistreerd met vermelding van de opgavemanager in de rol van ambtelijk opdrachtgever en een lid van gedeputeerde staten in de rol van bestuurlijk opdrachtgever. Voor de inrichting van dit besluit kan de algemeen directeur nadere regels stellen.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
In overleg met de opgavemanager stelt het CMT de aanwijzing vast van de functionaris in de rol van ambtelijk opdrachtnemer. De opgavemanager bepaalt in overleg met de ambtelijk opdrachtnemer de opdracht en draagt zorg voor de noodzakelijke randvoorwaarden. De opdracht wordt vastgesteld in de opdrachtdriehoek.
- 9.
- 10.
- 11.
- 12.
Paragraaf 4.4 Concerncontrol en gegevensbescherming
Artikel 13b Gegevensbescherming
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Onder vervanging van de puntkomma door een punt in artikel 2, derde lid, onder j, komt artikel 2, derde lid, onder k, te vervallen.
In artikel 15, eerste lid, onder f, wordt “directeur,” geschrapt.
Onder vervanging van de puntkomma door een punt in artikel 15, eerste lid, onder j, komt artikel 15, eerste lid, onder k, te vervallen.
In artikel 17, derde lid, wordt “de afdeling Managementondersteuning” vervangen door: een nader in het Mandaatbesluit secretaris te bepalen team.
Gedeputeerde staten van Utrecht,
Voorzitter,
Secretaris,
De commissaris van de Koning in de provincie Utrecht,
De wijziging van het Organisatiebesluit heeft betrekking op de herijking van de topstructuur. Het CMT heeft in de notitie ‘Nieuwe tijden: CMT pakt de handschoen op’ van 18 april 2019 een herijking van het CMT voorgesteld. De herijking impliceert o.a. een aanpassing van de topstructuur. De laag van directeuren verdwijnt. In plaats daarvan worden extra domeinmanagers aangetrokken. In de nieuwe topstructuur worden de voormalige domeinmanagers aangeduid als concernmanagers. Zij vormen tezamen met de algemeen directeur het nieuwe concernmanagementteam (CMT).
De secretaris voert overleg met leden van gedeputeerde staten. In de praktijk laat de secretaris zich vervangen door anderen uit de ambtelijke organisatie. In het kader van opgavegericht werken worden daarbij twee sturingslijnen onderscheiden: de reguliere lijnsturing en de opgavesturing. In dit artikel worden deze twee vormen van sturing expliciet gemaakt en vormt de kern van de organisatiestructuur.
Onderdeel van de lijnsturing vormen de reguliere portefeuille overleggen met de afzonderlijke leden van gedeputeerde staten. Deze overleggen worden gevoerd door teamleiders en medewerkers vanuit de verschillende domeinen die daartoe door de secretaris zijn aangewezen en gemandateerd. In voorkomende gevallen kan via de lijnhiërarchie teamleider-concernmanager-algemeen directeur worden geëscaleerd naar het Concernmanagementteam. Dit is de strekking van art 4 lid 1.
De opgavesturing vindt plaats in de ‘opdrachtdriehoek’. Daartoe worden door de secretaris functionarissen aangewezen als opgavemanager die als zodanig namens hem overleg voeren over de realisatie van een bepaalde concernopgave, waarbij een lid van gedeputeerde staten als bestuurlijk opdrachtgever optreedt als onderdeel van de opdrachtdriehoek. De opdrachtdriehoek is een belangrijke bouwsteen van het opgavegericht werken. Kenmerkend is dat in de opdrachtdriehoek besluitvorming plaats vindt en dat hier geen sprake is van escalatie naar het Concernmanagementteam omdat de opgavemanager de secretaris in formele zin vervangt. Dit is de strekking van art 4, lid2.
Bij artikel 6 Vervanging secretaris
Als vervanger komen in beginsel alle concernmanagers in aanmerking. In het voorstel van de secretaris aan het college zal een vervangingsvolgorde worden aangegeven. Het college besluit.
Bij artikel 8 Lijnorganisatie en concernopgaven
In de lijnorganisatie worden de structurele taken belegd. Voor sommige maatschappelijke opgaven bestaat behoefte om aanvullend op de structurele taken in de lijnorganisatie ook te werken met een integrale aanpak vanuit multidisciplinaire en domeinoverstijgende opgaveteams. Dit zijn tijdelijke teams buiten de lijnorganisatie, die werken op basis van een door het CMT vastgestelde concernopgave.
Voor zowel lijnorganisatie als opgaveteams geldt dat gegeven mandaat altijd binnen de geldende regels dient te worden uitgeoefend.
Bij artikel 9 Algemeen directeur
De algemeen directeur is de leidinggevende van de concernmanagers en opgavemanagers. Dat betekent dat de algemeen directeur ook de HR-verantwoordelijkheid ten aanzien van deze medewerkers vervult. Anders dan bij de concernmanagers zijn medewerkers met de rol van opgavemanager ondergebracht bij het expertiseteam PMB. De teamleider PMB vervult daarbij een coördinerende en faciliterende rol. Onderdeel daarvan is het uitvoeren van operationele HR-taken, zoals goedkeuren verlof en declaraties, ziektemeldingen en mogelijke re-integratietrajecten, persoonlijke ontwikkeling en professionalisering. Beslissingen met rechtspositionele gevolgen voor medewerkers die de rol van opgavemanager uitvoeren, blijven voorbehouden bij de algemeen directeur.
De algemeen directeur is tevens leidinggevende van de chef kabinet en de concerncontroller, indachtig de bijzondere positie en rolinvulling van betrokken functionarissen zoals is beschreven in de artikelen 10a en 13a.
De voorliggende herziening van de organisatiestructuur betekent dat de laag van directeuren wordt geschrapt. Door het afschaffen van de directeuren zal bij de algemeen directeur de werkdruk toenemen als het gaat om concernbrede vraagstukken. Daarom wordt hier de mogelijkheid geïntroduceerd dat concernmanagers als lid van het CMT naast hun reguliere taken (cf art. 10, lid 3) op bepaalde concernbrede aandachtgebieden sturing kunnen geven.
Het is belangrijk goed onderscheid te maken tussen aandachtsgebieden en concernopdrachten. Het verschil is gelegen in het tijdelijk karakter en de aard van de werkzaamheden en het mandaat. Een aandachtsgebied omvat structurele activiteiten die in beginsel alle domeinen raken en onder directe verantwoordelijkheid van de algemeen directeur vallen. Er is geen sprake van ondermandaat. Gedacht kan worden aan strategie, programmering van concernopgaven, informatievoorziening, matching. Een concernopdracht daarentegen omvat werkzaamheden met een tijdelijk karakter, waarbij sprake is van toekenning van ondermandaat in de opdrachtdriehoek.
De toedeling van aandachtsgebieden betreft een werkverdeling van CMT-leden met een interne werking. De inhoud en verdeling van aandachtsgebieden over CMT-leden wordt door de algemeen directeur bepaald en aan gedeputeerde staten ter kennis gebracht.
Als vervangers van de algemeen-directeur komen enkel concernmanagers in aanmerking. In beginsel zullen de concernmanagers voor de onderwerpen waarvoor zij uit hoofde van hun verantwoordelijkheid (cf art 10, lid 3) voor een bepaald domein (cf art 10, lid 1) de algemeen directeur terzake vervangen. Voor de overige onderwerpen zal een vervangingsvolgorde worden aangegeven. De vervanging zal worden vastgelegd in het Mandaatbesluit secretaris.
Vervanging van de algemeen-directeur door een concernmanager kan het 4-ogen principe met betrekking tot het financieel mandaat niet ter zijde stellen.
De reguliere werkzaamheden zijn op basis van een acceptabele spann of controll en spann of attention geordend in een aantal domeinen. Zij vormen de basis van de lijnstructuur. De inhoudelijke afbakening tussen domeinen wordt ook zichtbaar in de ordening van de verschillende teams die aan de onderscheidene domeinen of concernmanagers zijn gekoppeld (cf art 12, lid 1).
Het functiehuis van de provincie Utrecht kent geen concernmanagers, maar afdelingsmanagers. Dit is de rechtspositionele benaming. In dit besluit wordt uit oogpunt van herkenbaarheid gesproken over concernmanagers.
Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.
Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van tegengestelde opvattingen en belangen. Binnen de domeinen vindt de besluitvorming over deze afweging plaats door de concernmanager, dan wel wordt de besluitvorming voorgelegd aan het CMT of gedeputeerde staten.
Er zijn situaties denkbaar dat de omvang en samenhang van voorliggende vraagstukken binnen een domein zo groot is dat versterking nodig is op concernniveau. In dat geval kan een tweede concernmanager op hetzelfde domein worden aangesteld. Deze zal optreden als volwaardig concernmanager met een eigenstandig takenpakket en eindverantwoordelijkheid en als zodanig ook in het CMT participeren.
Het werkpakket van de domeinen zijn in toenemende mate aan veranderingen onderhevig. Dat vereist flexibiliteit. Daarom is gekozen het aantal domeinen en de domeinindeling niet in het Organisatiebesluit vast te leggen, maar de algemeen directeur de ruimte te geven deze in voorkomende situaties aan te passen. In overleg met de betrokken concernmanagers en de ondernemingsraad wordt het aantal domeinen en de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen domeinen en concernmanagers en daaropvolgende wijzigingen terzake door de algemeen directeur vastgesteld. Het college wordt schriftelijk geïnformeerd. De verdeling wordt vastgelegd in het Mandaatbesluit secretaris.
Bij artikel 10a Kabinet commissaris van de Koning
Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.
De chef Kabinet legt voor financiën, personeelsbeleid en overige bedrijfsvoering verantwoording af aan de algemeen directeur. Inhoudelijk stemt hij zijn werkzaamheden met de commissaris van de Koning af.
Bij artikel 11 Concernmanagementteam
Daar waar in dit besluit wordt gesproken over een besluit van het concernmanagementteam (CMT) is dit artikel van toepassing. Dat wil zeggen dat in formele zin de algemeen directeur besluiten neemt, het CMT gehoord hebbende.
De teamindeling is gebaseerd op een vakmatige verbinding tussen de collega’s en een acceptabele span of attention en span of control van een teamleider.
Het werkpakket van de expertiseteams zijn in toenemende mate aan veranderingen onderhevig. Dat vereist flexibiliteit. Daarom is gekozen het aantal teams en de teamindeling niet in het Organisatiebesluit vast te leggen, maar de algemeen directeur de ruimte te geven deze in voorkomende situaties aan te passen. In overleg met de betrokken concernmanagers en de ondernemingsraad wordt per domein het aantal en de onderlinge taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen teams en daaropvolgende wijzigingen terzake door de algemeen directeur vastgesteld. Het college wordt schriftelijk geïnformeerd. De verdeling wordt vastgelegd in het Mandaatbesluit secretaris.
Wanneer sprake is van twee concernmanager op één domein is het uitgangspunt dat beide concernmanagers de integrale verantwoordelijkheid, zoals bedoeld in art 10, lid 3, dragen voor een deel van het domein. Omdat de concernmanagers nevengeschikt zijn ten opzichte van elkaar is het voor de teamleiders en medewerkers van belang volstrekte duidelijkheid te hebben wie waarover gaat en welke beslissingen neemt. Daarin past het dat in het verlengde van de taak en verantwoordelijkheidsverdeling van de betrokken concernmanagers als bedoeld in art 10, lid 5, bij de verdeling als bedoeld in lid 2 van dit artikel tevens wordt aangegeven welke teamleiders zij aansturen vanuit een hun integrale managementverantwoordelijkheid voor een deel van het domein.
Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.
Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van uiteenlopende opvattingen en belangen. Binnen de expertiseteams vindt de besluitvorming over deze afweging plaats door de teamleider, dan wel wordt de besluitvorming voorgelegd aan de concernmanager, CMT/algemeen directeur of gedeputeerde staten. Afwijkende opvattingen of adviezen worden in voorstellen voor besluitvorming transparant weergegeven.
De teamleider is verantwoordelijk voor het behoud en de ontwikkeling van de expertises binnen de kennisgebieden van het team met het oog op de uit te voeren taken nu en in de nabije toekomst. De teamleider begeleidt de individuele ontwikkeling van de medewerkers en zorgt in het collectief voor het onderhoud van de expertises als kennisfonds voor de organisatie.
Aangezien opgaveteams per definitie tijdelijk zijn, zijn alle medewerkers ondergebracht in expertiseteams. De inzet van de personele capaciteit over expertiseteams en opgaveteams is afhankelijk van de omvang van de reguliere werkzaamheden binnen de expertiseteams en de werklast binnen de concernopgaven. Op basis van een terugkerende programmeringscyclus zal door het CMT de beschikbaar te stellen personele capaciteit voor de reguliere werkzaamheden in de expertiseteams en de tijdelijke werkzaamheden in opgaveteams worden bepaald. Dit wordt programmering genoemd: het organisatiebreed in kaart brengen van alle werkzaamheden en deze koppelen aan beschikbare capaciteit en budget. Onderdeel daarvan is het prioriteren: wat doen we wel, niet of later? En wanneer gaan we ermee aan de slag? Voor de toewijzing van medewerkers aan een concernopgave wordt een ‘matchingtafel’ ingesteld en worden in overleg met de ondernemingsraad nadere spelregels opgesteld.
De teamleider is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van personele capaciteit met een passend niveau van professionaliteit. De teamleider is aanspreekbaar op het leveren van expertise. Dat betekent dat de teamleider niet verantwoordelijk is voor de inhoud van de geleverde bijdrage van de medewerker binnen een opgaveteam, maar wel voor de vakmatige kwaliteit van diens bijdragen en adviezen. In de richtlijn ‘Adviseren’ wordt de werkwijze verder uitgewerkt.
De rol van beheerder conform de Wet lokaal spoor is belegd bij een teamleider. Voor de borging van de onafhankelijk positie van de beheerder in relatie tot de kaderstellende rol (decentrale overheid) zal een statuut lokaal spoor worden opgesteld waarin de onderlinge verdeling van taken, bevoegdheden en werkwijze worden uitgewerkt. Het statuut lokaal spoor wordt onder verantwoordelijkheid van de algemeen-directeur opgesteld en vastgesteld door gedeputeerde staten.
Het CMT vormt zich een oordeel over relevante maatschappelijke opgaven, definieert in het verlengde daarvan de concernopgaven en stelt de richting vast. Het CMT heeft daarnaast de taak om op strategisch niveau de samenhang van de concernopgaven te borgen. Voor iedere concernopgave wordt een opgaveteam geformeerd. Het aantal opgaveteams zal in de tijd verschillen en is afhankelijk van het aantal concernopgaven dat door het CMT wordt vastgesteld.
Opgavegericht werken overstijgt de hokjes van de lijnstructuur. Concernopgaven worden daarom volgens de principes van project-, programma- en procesmanagement (P3) georganiseerd. Een concernopgave wordt buiten de lijnorganisatie uitgevoerd en aangestuurd door een opdrachtdriehoek met eigen beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheid en een rechtstreekse adviesrelatie naar het college van gedeputeerde staten. Dat wil zeggen dat het CMT geen rol heeft in het besluitvormingsproces. Zie ook toelichting art. 4, lid 2.
Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van uiteenlopende opvattingen en belangen.
Om in voorkomende situaties de communicatie tussen het CMT en de opdrachtdriehoek te bevorderen kan voor een concernopgave een CMT-lid als aanspreekpunt voor de opgavemanager aangewezen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat het CMT-lid de rol van aanspreekpunt gebruikt om inhoudelijk te sturen. De opgavemanager heeft hierin een eigenstandige (eind)verantwoordelijkheid richting zowel de ambtelijk opdrachtnemer en de bestuurlijk opdrachtgever als gedeputeerde staten en externe partners. Als de scope van een concernopgave moet worden heroverwogen dan treedt het CMT-lid daarbij op als aanspreekpunt tussen de opdrachtdriehoek en het CMT.
Het CMT overlegt periodiek met het college van gedeputeerde staten over het geheel aan concernopgaven en de daarvoor te stellen prioriteiten. Na overleg met het college, in het bijzonder de meest betrokken portefeuillehouders en de (beoogd) bestuurlijk opdrachtgever, wordt de formulering van de concernopgaven op ambtelijk niveau vastgesteld door het CMT. Dit is vormvrij.
Met het besluit van de algemeen directeur tot het verlenen van een concernopdracht voor het realiseren van een concernopgave aan de opgavemanager verleent de algemeen directeur tevens het ondermandaat aan de opgavemanager om beslissingen te nemen op gebied van beleid en financiën.
Om de opdrachtdriehoek te kunnen laten functioneren is vermelding van de bestuurlijk opdrachtgever noodzakelijk. Daarbij wordt, tenzij het college anders beslist, aangesloten op de reguliere portefeuilleverdeling binnen gedeputeerde staten.
Voor het besluit tot het verlenen van een concernopdracht is een verplicht format opgesteld dat als bijlage I is toegevoegd. De algemeen directeur stelt dit format vast.
Opgavemanager is geen functie maar een rol die in beginsel aan iedere functionaris met passende kwalificaties door de algemeen directeur kan worden toegewezen. Het is een rol die in de tijd wordt begrensd door het opdragen en dechargeren van de concernopdracht
Wanneer een lijnmanager of functionaris naast opgavemanager ook nog andere taken in de lijnorganisatie verricht is het belangrijk de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed te onderscheiden. Daarbij moet voorkomen worden dat sprake kan zijn van functie- of rolvermengingen en onduidelijke sturingslijnen. Dit geldt met name voor concernmanagers, teamleiders en programmamanagers.
Op basis van een terugkerende programmeringscyclus zal door het CMT de beschikbaar te stellen personele capaciteit voor de opgaveteams worden bepaald. Voor de toewijzing van medewerkers aan een concernopgave wordt een ‘matchingtafel’ ingesteld en worden in overleg met de ondernemingsraad nadere spelregels opgesteld. Zie ook toelichting art 12, lid 6.
Integrale verantwoordelijkheid betekent aandacht voor bestuur, beleid, bedrijfsvoering en control.
De concernopgaven worden meegenomen in de reguliere P&C-cyclus en bijbehorende managementrapportages zodat het CMT haar sturende rol op concernniveau kan vervullen.
Binnen de opdrachtdriehoek is de functionaris in de rol van ambtelijk opdrachtnemer degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering. De ambtelijk opdrachtnemer zorgt binnen de scope van de vastgestelde concernopgave waar nodig voor verdere uitwerking en een plan van aanpak. De mate waarin dit aan de orde is, is mede afhankelijk van de diepgang van de geformuleerde concernopgave. Vervolgens wordt conform de geldende werkwijzen van project- en programmamanagement een opdracht geformuleerd, inclusief de beheermaatregelen (GROTIK). De opgavemanager bepaalt in overleg met de ambtelijk opdrachtnemer de opdracht en draagt zorg voor de noodzakelijke randvoorwaarden, zoals opgaveteam en beschikbaarheid van budget.
In de opdrachtdriehoek wordt bepaald of en op welk momenten besluitvorming van het college nodig is over de inhoud van de opdracht, het plan van aanpak en/of andere documenten die in bestuurlijke zin richting en uitwerking geven aan de concernopgave.
Er is sprake van een eenduidige inhoudelijke sturingslijn voor de uitvoering van de opdracht. Een medewerker kan daarnaast ook werkzaamheden verrichten voor andere expert- of opgaveteams. In dat geval is voor die werkzaamheden sprake van functionele aansturing door een andere manager. De personeel-hiërarchische leiding blijft berusten bij de teamleider uit wiens expertiseteam de betrokken medewerkers afkomstig zijn.
Onder integraliteit wordt verstaan de beleidsinhoudelijke samenhang alsmede een transparante afweging van uiteenlopende opvattingen en belangen. Binnen het opgaveteam is de ambtelijk opdrachtnemer verantwoordelijk voor deze afweging en vastlegging in de voorstellen die onder zijn/ haar verantwoordelijkheid ter besluitvorming worden voorgelegd. In de richtlijn ‘Adviseren’ wordt de werkwijze verder uitgewerkt, inclusief hoe te handelen vanuit het perspectief van de medewerker als sprake is van uiteenlopende opvattingen en belangen. Besluitvorming vindt plaats binnen de opdrachtdriehoek dan wel wordt voorgelegd aan het CMT of rechtstreeks aan gedeputeerde staten. De opgavemanager is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de daar ingebrachte voorstellen.
De GS-voorstellen worden door de ambtelijk opdrachtnemer geparafeerd als steller. De opgavemanager parafeert vervolgens als ambtelijk eindverantwoordelijke en de bestuurlijk opdrachtgever als verantwoordelijk portefeuillehouder.
Het verantwoordingsverslag van de opgavemanager zal mede gebaseerd zijn op de rapportage van de ambtelijk opdrachtnemer. Op grond van dit verslag kan de algemeen directeur het besluit nemen tot decharge van de concernopdracht met betrekking tot de concernopgave. Met dit besluit eindigt de rol van opgavemanager en daarmee vervalt het ondermandaat van de opgavemanager alsmede het bestaansrecht van het opgaveteam. Het besluit tot decharge wordt geregistreerd in het daartoe bepaald register.
Bij artikel 13b Gegevensbescherming
De functionaris gegevensbescherming heeft eigen wettelijke taken die zijn opgenomen in artikel 39 van de Algemene verordening gegevensbescherming. Dit betreft informeren en adviseren van de provinciale organisatie over hun verplichtingen op grond van de AVG en andere gegevensbeschermende voorschriften alsmede toezicht houden op de naleving hiervan, met inbegrip van het provinciaal beleid terzake.
Gezien voorgaande taken met samenhangende onafhankelijke positie is de functionaris gegevensbescherming in de eenheid Concerncontrol ondergebracht (lid 1).
De informerende en adviserende rol ten behoeve van het CMT en gedeputeerde staten is in het tweede en derde lid vastgelegd. De verdere inrichting en werkwijze inzake de gegevensbescherming binnen de organisatie als geheel worden in een door gedeputeerde staten vast te stellen statuut gegevensbescherming uitgewerkt (lid 4). Daaronder is begrepen de inrichting van het gegevenseigenaarschap binnen de expert- en opgaveteams en de samenwerking met privacy officers.
Bij de onderdelen B en D, mandaat voor subsidiebesluiten
De wijzigingen van de artikelen 2 en 15, die zijn opgenomen in de onderdelen B en D van dit wijzigingsbesluit, strekken ertoe het mandaat voor subsidies bij de ambtelijke organisatie te leggen.
De collegeleden hebben dan niet langer meer dat mandaat.
Met deze aanpassing wordt de secretaris bevoegd tot het nemen van de verschillende besluiten in het kader van het subsidieproces, met inbegrip van daarop gebaseerde uitvoeringsovereenkomsten subsidie. De uitzondering op het algemeen mandaat van de secretaris, die ambtelijk verstrekken van subsidies uitsluit, komt te vervallen.
Het voorgaande heeft tot gevolg dat naast de secretaris/ algemeen directeur ook de concernmanagers en opgavemanagers bevoegd worden om voor aangelegenheden die vallen binnen hun domein respectievelijk schriftelijk opgedragen concernopgave, subsidies te verstrekken. Het Mandaatbesluit secretaris geeft hen immers ten aanzien van hun domein of concernopgave algemeen beleidsmandaat, waartoe het verstrekken van subsidies behoort.
Voor verder ondermandaat aan de teamleiders, ten aanzien van subsidies tot € 125.000, is een bijstelling van het Mandaatbesluit secretaris nodig, waarin wordt voorzien.
Voor het gebruik van voormeld mandaat geldt dat dit uitsluitend mag plaatsvinden binnen het daarvoor beschikbaar gestelde budget. Dit wordt in het Mandaatbesluit secretaris tot uitdrukking gebracht.
Tevens geldt voor de mandaathouders een informatieplicht richting de portefeuillehouder uit het college. Het is van belang dat de portefeuillehouders, en het college als geheel, aangesloten blijven bij de subsidiebesluiten van de ambtelijke organisatie. In het Mandaatbesluit secretaris wordt vastgelegd dat mandaathouders gehouden zijn om de portefeuillehouders uit het college te informeren over voorgenomen subsidies die daar qua aard, omvang of andere omstandigheden aanleiding toe geven.
Daarnaast wordt voorzien in informatie achteraf aan het college, door overlegging van kwartaaloverzichten van de ambtelijk verstrekte subsidies, zo mogelijk aansluitend bij de P&C-cyclus.
BIJLAGE Format Concernopdracht als bedoeld in de toelichting artikel 13, lid 4
Besluit van de algemeen directeur van de provincie Utrecht van (datum), nr. (nummer), tot het verlenen van een concernopdracht voor de concernopgave (naam).
Gelet op artikel 13 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004 en artikel 3 van het Mandaatbesluit secretaris;
- -
- -
- -
- -
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De opgavemanager, genoemd in artikel 1, is ten aanzien van de hem of haar opgedragen concernopgave gehouden:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
- i.
- j.
Dit besluit geldt tot het moment waarop de algemeen directeur decharge verleend (cf art 13, lid 12, van het Organisatiebesluit). Het besluit tot decharge wordt schriftelijk vastgelegd en opgenomen in het daartoe bestemde register.
- 1.
- 2.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2019-6898.html