Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende de vaststelling van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019

Besluit van gedeputeerde staten van 24 september 2019, kenmerk 19423005 inhoudende vaststelling van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019, onder gelijktijdige intrekking van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017, vastgesteld d.d. 29 juni 2017, PB 2017 nr. 2825 en laatstelijk gewijzigd d.d. 16 februari 2019, PB 2019 nr. 1107.

Gedeputeerde staten van Zeeland,

• overwegende dat gedeputeerde staten de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019 hebben vastgesteld;

• dat in voornoemde regeling onder meer is vastgelegd de inrichting van de ambtelijke organisatie van de provincie alsmede de taken, rollen en bevoegdheden van het ambtelijk management en van de secretaris;

• dat de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019 hiermee in overeenstemming wordt gebracht;

• gelet op artikel 158 en 216 van de Provinciewet;

• gelet op de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017;

• gelet op het Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland 2019;

• gelet op het Mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019;

• gelet op artikel 3:42, tweede lid, Algemene wet bestuursrecht

Besluiten vast te stellen:

De Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. Activiteit: Het niveau van rangschikking van de provinciale middelen in de door provinciale staten vastgestelde begroting(swijziging) in afzonderlijke budgetten. Budgetten zijn in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan unieke activiteitennummers. Een activiteit heeft in dit informatiesysteem een omschrijving en is gekoppeld aan een budgethouder. Baten en lasten worden verantwoord op een activiteit.

• 2. Financieel Informatiesysteem: Het centrale digitale informatiesysteem waarin de financiële begroting(swijziging) en financiële transacties worden geregistreerd. Dit informatiesysteem is leidend ten aanzien van de budgetten en de balansposten. Voor zover er gebruik wordt gemaakt van inkoop- en tendersystemen zijn deze leidend voor de daarvoor bestemde transacties.

• 3. Behandelend ambtenaar: Een door de budgethouder aangewezen functionaris die namens hem taken uitvoert in het kader van het budgethouderschap. Voor zover het transacties betreffen die voortvloeien uit inkoop- en aanbestedingen gaat het om het aanvragen van een bestelling, het plaatsen van een bestelling en het fiatteren van de geleverde prestatie(s).

• 4. (Beleids)doelstelling: Een (beleids)doelstelling is een in de door provinciale staten vastgestelde begroting(swijziging) SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) geformuleerde bijdrage van de provincie Zeeland aan een maatschappelijk effect. Een maatschappelijk effect is datgene wat de provincie Zeeland wil bereiken in de maatschappij door middel van het uitvoeren van provinciaal beleid dat via een beleidsnota is vastgesteld door provinciale staten of via een bestuursopdracht wordt gerealiseerd in een programma of project. Een (beleids)doelstelling is in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan een programma in de provinciale begroting. Aan een (beleids)doelstelling kunnen één of meerdere activiteiten gekoppeld zijn.

• 5. Budget: Een budget is een hoeveelheid middelen uitgedrukt in geld, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een activiteit. Een activiteit is in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan een (beleids)doelstelling in de provinciale begroting.

• 6. Budgetbeheer: Het geheel van maatregelen om een actief en correct beheer van de provinciale budgetten te waarborgen.

• 7. Budgethouder: De functionaris die gedeputeerde staten in deze regeling als budgethouder hebben aangewezen en die zijn bevoegdheden in die hoedanigheid uitoefent overeenkomstig de bepalingen van deze regeling;

• 8. Last: Een uitgave die aan een periode is toegerekend. Een last in een begrotingsjaar is de uitgave die in dat jaar of in een ander jaar heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden, maar die op het begrotingsjaar drukken, omdat de uitvoering van een taak, die tot kosten heeft geleid, in het begrotingsjaar plaatsvond of omdat het verlies in het begrotingsjaar plaatsvond.

• 9. Bate: Een inkomst die aan een periode is toegerekend. Een bate in een begrotingsjaar is de inkomst die in dat jaar of in een ander jaar heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden, maar die op het begrotingsjaar betrekking heeft omdat de uitvoering van een taak, die tot opbrengst heeft geleid, in het begrotingsjaar plaatsvond of omdat het voordeel in het begrotingsjaar plaatsvond.

• 10. Budgethoudersoverzicht: een dynamisch overzicht van budgethouders en de aan hen toegekende budgetten per activiteit dat per begrotingsjaar door de afdeling Financiën & Control (F&C) wordt opgesteld en actueel wordt gehouden naar aanleiding van de respectievelijke besluiten van provinciale staten en gedeputeerde staten tot het vaststellen van budget in betreffend begrotingsjaar.

Artikel 2 Aanwijzing en ontheffing budgethouders

• 1. In deze regeling worden de volgende functionarissen aangewezen als budgethouder:

  • a. de secretaris/algemeen directeur;

  • b. de directeur Programma’s en projecten;

  • c. de directeur Organisatie;

  • d. de afdelingsmanagers;

  • e. de unitmanagers;

  • f. de programmamanagers;

  • g. de projectmanagers;

  • h. de opgavemanagers;

  • i. de statengriffier;

  • j. de secretaris van de Algemene Rekenkamer.

• 2. De functionarissen als genoemd in het eerste lid, onderdelen a tot en met d en f, kunnen binnen de voor hen geldende taken en bevoegdheden op hun beurt functionarissen aanwijzen als budgethouder. Zij doen van deze aanwijzing schriftelijk mededeling aan degene die zij aanwijzen als budgethouder en aan de afdelingsmanager F&C. De afdeling F&C draagt er zorg voor dat de budgethouder en het hem toegewezen budget worden geregistreerd in een budgethoudersoverzicht.

• 3. Een budgethouder die is aangewezen op grond van het tweede lid, kan door de functionaris die hem als budgethouder heeft aangewezen worden ontheven van zijn taak. Van de ontheffing doet die functionaris per omgaande schriftelijk mededeling aan de door hem aangewezen budgethouder en aan de afdelingsmanager F&C.

Artikel 3 Reikwijdte bevoegdheden budgethouder

• 1. De budgethouder is bevoegd te beschikken over het hem toegekende budget. Hij kan binnen de grenzen van het budget en binnen een op grond daarvan vooraf door gedeputeerde staten vastgesteld globaal bestedingsplan dan wel op grond daarvan vastgestelde ramingen, in het lopende begrotingsjaar en de daaraan gekoppelde (beleids)doelstelling.

• 2. De budgethouder is bevoegd binnen de grenzen van het bepaalde in het eerste lid, namens de provincie overeenkomsten naar privaatrecht aan te gaan inzake een levering, werk en/of dienst, overeenkomstig de procedures en regels van het door gedeputeerde staten vastgestelde provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid. De budgethouder maakt van deze bevoegdheid slechts gebruik indien en voor zover hij heeft afgestemd met Financiën (F&C) en het team Inkoop & Aanbesteding (POJZ).

• 3. De budgethouder heeft, binnen de grenzen van het bepaalde in het eerste lid, niet de bevoegdheid tot het aangaan van andere privaatrechtelijke overeenkomsten (dan ten behoeve van een werk, levering of dienst), tenzij daartoe uitdrukkelijk mandaat en of volmacht door het daartoe bevoegde bestuursorgaan is verleend.

• 4. Met betrekking tot het aangaan en een rechtsgeldige ondertekening van een privaatrechtelijke overeenkomst handelt de budgethouder in overeenstemming met het mandaat en de daaraan verbonden voorwaarden in in het geldende Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland en of het Mandaatbesluit van de commissaris van de Koning Zeeland.

• 5. Geen privaatrechtelijke overeenkomst wordt aangegaan zonder registratie daarvan door tussenkomst van het team Inkoop & Aanbesteding (POJZ) in het digitale inkoop- en tendersysteem van de provincie Zeeland. In het inkoopsysteem vindt tevens in een later stadium, door tussenkomst van de afdeling F&C, het valideren van facturen plaats die op grond van een aangegane verplichting van de wederpartij zijn ontvangen alvorens tot betaling daarvan kan worden overgegaan. De budgethouder vergewist zich van de geldende regels voor het gebruik van het inkoopsysteem en is daarop aanspreekbaar.

• 6. De budgethouder heeft geen bevoegdheid tot het zelfstandig extern inhuren van personeel. Indien en voor zover de budgethouder overweegt dat externe inhuur van personeel wenselijk is, kan dat uitsluitend met instemming van de afdelingsmanager POJZteam.

• 7. Indien gedeputeerde staten in het kader van een (beleids)doelstelling een subsidiebesluit nemen dan wel verkrijgen van een derde, draagt de budgethouder er zorg voor dat de financiële gevolgen van het subsidiebesluit worden geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 4 Verantwoordingsverplichtingen budgethouder

• 1. De budgethouder handelt bij het uitoefenen van zijn bevoegdheden overeenkomstig de daarvoor geldende interne richtlijnen en/of werkprocessen als ook de van toepassing zijnde wet- en (interne)regelgeving.

• 2. De budgethouder is verantwoordelijk voor een goed budgetbeheer ter zake van de aanwending van zijn budget en heeft in dat kader een (financiële) verantwoordingsplicht ten aanzien van de doelmatigheid en rechtmatigheid van de baten en lasten daarvan. Binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsstructuur van de planning & controlcyclus, draagt hij zorg voor:

  • a. het tijdig verstrekken van de juiste informatie conform de planning en controlcyclus. Hij verstrekt in dat kader alle relevante financiële en beleidsmatige informatie ten behoeve van de planning, voortgang en de realisatie van (beleids)doelstellingen. De planning geschiedt onder meer door middel van onderliggende bestedingsplannen ten behoeve van het opstellen van beleidsnota’s en de begroting. De verantwoording geschiedt onder meer door middel van tussentijdse rapportages bij budgetbewaking, voortgangsrapportages bij grote projecten en een eindrapportage ten behoeve van het opstellen van de jaarstukken;

  • b. het pro actief informeren van de secretaris/algemeen directeur, de directeur Organisatie, de directeur Programma's en projecten en de betrokken gedeputeerde, in ieder geval zodra hij voorziet dat:

    • i. van het budget moet worden afgeweken vanwege over- en onderschrijding;

    • ii. de planning en/of de (beleids)doelstelling niet worden gehaald;

    • iii. het bestuurlijk belang dit vereist bij (de voorbereiding van) het besluit tot de te verlenen opdracht of de te sluiten overeenkomst inzake een werk, een levering of een dienst.

  • c. het tijdig verstrekken van informatie aan gedeputeerde staten inzake door hem gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het aan hem toegekende budget, inclusief een toelichting op de oorzaak van de afwijking. Als afwijking wordt in ieder geval aangemerkt over- en onderschrijding van het budget als ook wijziging in (het moment van) de realisatie van de (beleids)doelstelling.

  • d. de juistheid en volledigheid van de door hem aangeleverde verplichting of recht in het digitale inkoopsysteem en het Financieel Informatiesysteem.

  • e. het valideren van het aangaan van een verplichting of recht dan wel het valideren van facturen bij afwijking van een eerder aangegane verplichting of recht ten laste van een hem toegewezen budget.

• 3. De budgethouder kan een behandelend ambtenaar aanwijzen die hem ondersteunt bij het conform de regels uitoefenen van zijn budgethoudersbevoegdheden en -verantwoordelijkheden overeenkomstig het bepaalde in dit artikel alsmede in de artikelen 3 en 5.

Artikel 5 Taken behandelend ambtenaar

De behandelend ambtenaar als bedoeld in artikel 4, derde lid, ondersteunt de budgethouder en voert in dat kader onder meer de volgende taken uit:

• a. het voorbereiden van het aangaan van een verplichting door middel van bijvoorbeeld het plaatsen van een aanvraag dan wel een bestelling in het digitale inkoopsysteem of het vastleggen van een recht in het Financieel Informatiesysteem;

• b. het aan gedeputeerde staten ter besluitvorming voorleggen van een voorstel tot het aangaan van een verplichting die het lopende begrotingsjaar overstijgt en waarvoor budget is verleend. De behandelend ambtenaar legt geen voorstel voor dan na integrale voorbereiding waarbij in ieder geval betrokken wordt de Financieel adviseur (F&C);

• c. het in opdracht van de budgethouder tijdig verstrekken van informatie over aangegane verplichtingen ten laste of ten gunste van het budget ten behoeve van de registratie in het digitale inkoopsysteem;

• d. het controleren van activiteiten en ordernummer van een ingekomen factuur zodat de betaling ten laste van het juiste budget, de juiste verplichting en de juiste boekingsperiode wordt gebracht;

• e. het afgeven van de prestatieverklaring of eerste accordering van een ingekomen factuur;

• f. tijdig verstrekken van informatie over een recht, een te ontvangen bijdrage en te innen gelden ten behoeve van registratie in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 6 Verschuiven budget (administratieve wijziging)

• 1. Het is de budgethouder toegestaan een toegewezen budget te verschuiven naar activiteiten die vallen binnen één (beleids)doelstelling in één begrotingsjaar, indien en voor zover het totaal van zowel de baten als de lasten van de betreffende doelstelling niet wijzigt.

• 2. Voorafgaand aan de in het vorige lid bedoelde verschuiving dien(t)en de betreffende budgethouder(s) van die activiteiten hiermee schriftelijk in te stemmen.

• 3. De budgethouder maakt van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid eerst gebruik als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • a. de aan het budget verbonden (beleids)doelstelling wordt gerealiseerd;

  • b. een budget ten behoeve van hogere uitgaven wordt niet gesaldeerd met een budget ten behoeve van hogere inkomsten zonder voorafgaande toestemming van gedeputeerde staten naar aanleiding van een daartoe strekkende beslisnota tot begrotingswijziging als bedoeld in artikel 7, eerste lid, dat vervolgens ter besluitvorming aan provinciale staten wordt voorgelegd;

  • c. de budgethouder draagt zorg voor het vastleggen van de budgetverschuiving in een begrotingswijzing;

  • d. een budget met de kostensoorten reserveringen, kapitaallasten, doorbelastingen vanuit kostenplaatsen en stelposten, zijn uitgesloten om te verschuiven, tenzij provinciale staten anders hebben bepaald.

Artikel 7 Wijzigen begroting en wijzigen (beleids)doelstelling

• 1. De budgethouder kan aan gedeputeerde staten ter besluitvorming een beslisnota tot een begrotingswijziging voorleggen.

• 2. Een begrotingswijziging wordt eerst van kracht na vaststelling door provinciale staten.

• 3. Indien het budget niet toereikend blijkt te zijn dient de budgethouder vooraf aan gedeputeerde staten ter besluitvorming voor te leggen een beslisnota tot wijziging van de begroting als bedoeld in het eerste lid.

• 4. Een in een begrotingsjaar vrijvallend dan wel niet volledig besteed budget dat niet voldoet aan de criteria van overhevelen budgetten zoals geformuleerd in de vigerende financiële verordening, komt ten gunste van de algemene middelen.

• 5. Het wijzigen van een (beleids)doelstelling is slechts mogelijk door middel van het aan provinciale staten ter besluitvorming voorleggen van een statenvoorstel met die strekking, een statenvoorstel tot wijziging van een beleidsnota met die strekking dan wel een voortgangsrapportage op een beleidsnota met die strekking.

Artikel 8 Functie- en takenscheiding

Uit het oogpunt van een adequate functie- en takenscheiding als bedoeld in artikel 5.1 van de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017, is de functie van budgethouder onverenigbaar met:

• a. de registrerende functie in het digitale inkoop- en tendersysteem en het Financieel Informatiesysteem;

• b. de functie van behandelend ambtenaar.

Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslissen gedeputeerde staten.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst en werkt terug tot en met 24 september 2019.

• 3. De Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2017 wordt ingetrokken.

Aldus besloten in de vergadering van gedeputeerde staten van 24 september 2019.

drs. J.J.M. Polman, voorzitter,

A.W. Smit, secretaris

Uitgegeven 26 september 2019

de secretaris, A.W. Smit

De toelichting op de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019:

1.1. Algemene toelichting

Gedeputeerde staten hebben ter uitwerking van het bepaalde in artikel 5.1 van de van de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017 ter zake van de inrichting van de financiële organisatie, vastgesteld de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019. In deze regeling zijn daartoe onder meer bepalingen opgenomen ten behoeve van de aanwijzing van budgethouders, hun bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen bij het correct aanwenden van door gedeputeerde staten toegewezen budgetten. In de regeling wordt een adequate scheiding bewerkstelligd van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat de betrouwbaarheid van de door de budgethouder en de behandelend ambtenaar te verstrekken informatie wordt gewaarborgd.

Bij het uitoefenen van de bevoegdheden van budgethouder dient niet alleen te worden gehandeld overeenkomstig deze regeling, maar ook in breder verband met de op dat moment vigerende versie van:

• 1. de Financiële verordening Provincie Zeeland;

• 2. het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten;

• 3. de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris;

• 4. het Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland;

• 5. het Mandaatbesluit van de Commissaris van de Koning Zeeland;

• 6. het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland.

Betekenis van gebruikte afkortingen:

Afdeling F&C: afdeling Financiën & Control.

Afdeling POJZ: afdeling Personeel, Omgeving & Juridische Zaken.

Afdeling I&V: afdeling Infrastructuur & Vastgoed

1.2 Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

Financieel Informatiesysteem: Het definiëren van bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen van de budgethouder en van de behandelend ambtenaar ter zake van de verwerking van gegevens in het Financieel Informatiesysteem en in het inkoop- en tendersysteem is van belang omdat deze systemen leidend zijn als het gaat om de financiële verantwoording. Het inkoop- en tendersysteem wordt gehanteerd bij het (registreren van) overeenkomsten naar privaatrecht. Verplichtingen uit deze overeenkomsten worden dan automatisch ingelezen door het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 2 Aanwijzing en ontheffing budgethouders

In het eerste lid wijzen gedeputeerde staten door het vaststellen van deze regeling de onder a tot en met j genoemde functionarissen aan als budgethouder. Met deze aanwijzing heeft de betreffende functionaris echter nog niet de bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen van een budgethouder. Hij kan de bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen eerst uitoefenen wanneer hem daadwerkelijk een budget is toegewezen gekoppeld aan een (beleids)doelstelling. Met het krachtens de regeling direct aanwijzen van de onder a tot en met j genoemde functionarissen als budgethouder wordt bereikt dat aanwijzing met minder administratieve lasten voor de organisatie geschiedt.

De directe aanwijzing als bedoeld in het eerste lid laat onverlet dat er zich omstandigheden kunnen voordoen dat andere functionarissen worden aangewezen als budgethouder. Deze bevoegdheid berust op grond van het tweede lid bij de functionarissen genoemd onder a tot en met d en f, te weten: de secretaris/algemeen directeur, de directeur Programma's en projecten, de directeur Organisatie, de afdelingsmanagers en de programmamanagers. De omstandigheden waaronder de hier bedoelde aanwijzing kan plaatsvinden zijn bijvoorbeeld de wenselijkheid van een meer efficiënte verdeling van de taken en verantwoordingsverplichtingen van een aangewezen budgethouder (a tot en met d en f), een en ander met in achtneming van de voorwaarden van functie- en takenscheiding als bedoeld in artikel 8 van deze regeling.

Het budgethouderschap als bedoeld in het eerste en tweede lid vangt aan zodra de afdeling F&C de functionaris die als budgethouder is aangewezen in het Financieel Informatiesysteem heeft geregistreerd. De afdeling F&C legt voorts in dit systeem de koppeling van activiteiten aan de betreffende budgethouder vast.

Programma-, project- en opgavemanagers

Programma-, project- en opgavemanagers maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris. Aan functionarissen die de rol van programma-, project- of opgavemanager vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma, project of opgave. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in deze Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland. Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget en deze regeling al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van het programma, project of opgave op grond van het betreffende programma-, project- of opgaveplan.

Programma-, project- of opgavemanager is de formele aanduiding voor de (functioneel) leidinggevende functionaris van een programma, project of opgave die conform de vigerende Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris als zodanig zijn aangewezen. In artikel 1 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 is een definitie opgenomen van programma, project en opgave.

Vervangend budgethouderschap

In de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 is een specifieke vervangingsregeling opgenomen voor de budgethouder. Vanwege het belang van de continuering van de dienst is een vervangingsregeling voor functionarissen in de hoedanigheid van budgethouder opportuun. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouder is onderhavige Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer. De vervangingsregeling uit de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 geldt niet voor de statengriffier en de secretaris van de Algemene Rekenkamer. Die functionarissen dienen de formele vervangingsregeling te hanteren die voor hun geldt.

Artikel 3 Reikwijdte bevoegdheden budgethouder

De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen voor het lopende begrotingsjaar. Voor het aangaan van meerjarige verplichtingen en/of verplichtingen die het beschikbare budget in het lopende begrotingsjaar overstijgt, is een instemmend besluit van gedeputeerde staten noodzakelijk.

Bij het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten wordt altijd eerst advies ingewonnen bij in ieder geval de afdelingen POJZ en F&C. De budgethouder is weliswaar gemandateerd tot het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst binnen de genoemde categorieën, dat neemt niet weg dat toch integrale afweging moet plaatsvinden als het onderwerp van de overeenkomst dat noodzakelijk maakt.

Op grond van deze regeling kan een budgethouder zijn budget aanwenden om een (beleids)doelstelling te realiseren. Hij kan dan bijvoorbeeld een overeenkomst naar privaatrecht aangaan. Deze bevoegdheid om de provincie privaatrechtelijk te binden is echter niet onbeperkt.

De budgethouder mag alleen privaatrechtelijke overeenkomsten aangaan voor een werk, een levering of een dienst, voor het realiseren van de (beleids)doelstelling waarvoor hij het budget heeft verkregen. De wijze waarop een dergelijke overeenkomst moet worden aangegaan is vastgelegd in het vigerende provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid (budgethoudersmandaat). De budgethouder moet zich er steeds van vergewissen dan hij volgens de regels van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid handelt, dat omvat dat hij zowel in de voorbereidingsfase het team Inkoop- en aanbesteding (POJZ) betrekt, maar ook in andere fases indien de inkoop- en aanbestedingsregels moeten worden bewaakt. Bijvoorbeeld bij het verstrekken van een opdracht tot meerwerk.

In artikel 3 van deze regeling, over de reikwijdte van de bevoegdheden van de budgethouder, is meer concreet geregeld wat de budgethouder moet doen als het gaat om het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, een rechtsgeldige ondertekening daarvan, de registratie en financiële afwikkeling.

Voor wat betreft andere privaatrechtelijke overeenkomsten dan die voor een werk, een levering of een dienst zoals genoemd in artikel 3, eerste lid, is de budgethouder eveneens bevoegd te beschikken over het hem toegekende budget, binnen de grenzen van het budget en binnen een op grond daarvan vooraf door gedeputeerde staten vastgesteld globaal bestedingsplan dan wel op grond daarvan vastgestelde ramingen, in het lopende begrotingsjaar en de daaraan gekoppelde (beleids)doelstelling. Hij is echter alleen bevoegd om dergelijke overeenkomsten aan te gaan indien hij mandaat heeft verkregen in het mandaatbesluit van gedeputeerde staten Zeeland en of het mandaatbesluit van de commissaris van de Koning Zeeland voor de uitvoering van de betreffende taak en conform dat mandaat. In sommige gevallen ligt het mandaat bij een andere eenheid binnen de organisatie. Hierbij kun je denken aan overeenkomsten op het gebied van bijvoorbeeld de aan- en verkoop van vastgoed, huur- en verhuur, aankoop van gronden of beheersovereenkomsten. Mocht de budgethouder niet over het mandaat beschikken, dan dient de budgethouder zich te wenden tot de afdeling van de provinciale organisatie waar die taak is belegd. Als het bij bijvoorbeeld over een vastgoedovereenkomst zou gaan dan is de afdeling I&V de afdeling waarbij de budgethouder zich moet voegen. In samenspraak met die afdeling moeten verdere stappen worden ondernomen. In geval er in het geheel geen geheel mandaat is verleend voor het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, dient het bevoegde bestuursorgaan in te stemmen met het aangaan van de betreffende overeenkomst op basis van een beslisnota van de organisatieeenheid waar de uitvoering van de betreffende taak is gepositioneerd.

Een overeenkomst kan echter ook een recht inhouden. Dat betekent dat die overeenkomst resulteert in een bate en inkomst voor de provincie. Een aangegaan recht wordt geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 4 Verantwoordingsverplichtingen budgethouder

Aan het budgethouderschap is een aantal verantwoordingsverplichtingen verbonden die betrekking hebben op het verstrekken van informatie, het ramen van budgetten, het aangaan van verplichtingen en het afhandelen van facturen.

De budgethouder is verantwoordelijk voor het budgetbeheer binnen de bevoegdheden die hij heeft verkregen. Doelmatige besteding van budget wil zeggen dat de budgethouder er voor verantwoordelijk is dat budgetten efficiënt worden aangewend voor het doel waarvoor dit is verstrekt. Een rechtmatige besteding wil zeggen dat er wordt gehandeld binnen de geldende in- en externe wet- en regelgeving.

Het tijdig verstrekken van informatie over te verwachten uitgaven, inkomsten, eventuele over- en onderschrijdingen is de verantwoordelijkheid van de budgethouder. Hier geldt een pro actieve informatieplicht, naast de vaste momenten volgens de vigerende planning & controlcyclus.

Deze pro actieve informatieplicht is ingegeven door mogelijke politieke gevoeligheid op een bepaald moment ter zake van de realisatie van een (beleids)doelstelling (bijvoorbeeld een te wijzigen planning als gevolg van bijvoorbeeld een zich wijzigend planologische regime bij de aanleg van een brug, een weg of anderszins) of bij (de voorbereiding van) het besluit tot de te verlenen opdracht of de te sluiten overeenkomst inzake een werk, een levering of een dienst. Van politieke of bestuurlijke gevoeligheid is bijvoorbeeld sprake wanneer redelijkerwijs te verwachten is dat een gedeputeerde aangesproken kan worden (zowel intern als extern) over een genomen beslissing.

Onder budgetbeheer wordt tevens verstaan het controleren van de juistheid en volledigheid van de aangegane verplichtingen en facturen, inclusief coderingen in het Financieel Informatiesysteem. Voor de uitvoering en ondersteuning van zijn bevoegdheden kan de budgethouder op grond van het derde lid een behandelend ambtenaar aanwijzen. De budgethouder blijft eindverantwoordelijk.

Artikel 5 Taken behandelend ambtenaar

De behandelend ambtenaar voert diverse taken uit van uitvoerende aard voor de budgethouder. De taken van budgethouder en van behandeld ambtenaar zijn functioneel gescheiden. Hiermee wordt ook bereikt dat invulling wordt gegeven aan het zogenaamde “vier-ogen-principe” waarbij een extra controle is op het vervullen van de voorwaarden die worden gesteld aan bijvoorbeeld het aangaan van een overeenkomst, de registratie en de financiële afwikkeling daarvan. Zo is er de noodzakelijke scheiding aangebracht tussen de functionaris die de bestelling plaatst, goedkeurt, tekent voor ontvangst en voor betaling zorgdraagt. Zie ook artikel 8 over de functie- en takenscheiding.

Artikel 6 Verschuiven budget (administratieve wijziging)

In dit artikel is geregeld dat er verschuivingen binnen de begroting mogelijk zijn die geen besluit van gedeputeerde staten of van provinciale staten vragen. Deze categorie is beperkt tot verschuivingen van diverse budgetten binnen één beleidsdoelstelling binnen het lopende begrotingsjaar. Voorwaarde is dat de in de begroting geformuleerde doelstellingen en activiteiten wel gerealiseerd moeten worden. Een wijziging van geformuleerde doelstellingen valt onder artikel 7.

Daarnaast mag het totaal van de lasten en het totaal van de baten van die betreffende (beleids)doelstelling niet worden gewijzigd. Indien er sprake is van hogere lasten die gedekt kunnen worden door hogere en/of nieuwe baten, dan is er sprake van het wijzigen van de begroting als bedoeld in artikel 7, eerste lid.

Binnen één (beleids)doelstelling kan sprake zijn van meer dan één budgethouder. Als een administratieve wijziging betrekking heeft op budgetten van verschillende budgethouders vergt dit afstemming en instemming vóóraf van de betreffende budgethouders, alvorens een wijziging ter verwerking kan worden doorgegeven.

Voor een nadere toelichting op het onderscheid tussen administratieve wijzigingen en begrotingswijzigingen wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 7.

Artikel 7 Wijzigen begroting en wijzigen ( beleids )doelstelling

De wijze waarop de begroting en de wijzigingen op de begroting worden geautoriseerd is vastgelegd in de vigerende Financiële verordening. Provinciale staten autoriseren de financiële begroting (en wijzigingen daarop) op doelstellingniveau zoals die zijn gedefinieerd in de begroting. Het initiatief en de verantwoordelijkheid van een voorstel tot wijziging van de begroting ligt bij de betreffende budgethouder. Wijzigingen kunnen financieel (geld/budget) en inhoudelijk (beleidsdoelstelling) van aard zijn.

Wijzigingen die invloed hebben op mutaties op reserves vragen op grond van de financiële verordening altijd een begrotingswijziging die vastgesteld wordt door provinciale staten. Hieronder zijn ook begrepen de wijzigingen die voortvloeien uit het overhevelen van budgetten tussen begrotingsjaren aangezien deze via een reserve muteren.

In het vierde lid is vastgelegd dat financiële middelen (budget) die niet worden / zijn besteed ten gunste komen van de algemene middelen.

Het vijfde lid bepaalt op welke wijze er een beleidsmatige begrotingswijziging moet worden doorgevoerd. Dit betreft het wijzigen of laten vervallen van bestaande doelstellingen of het opnemen van nieuwe. Beleidsnota’s zijn in eerste aanleg de basis voor het opstellen van de begroting en de daarin geformuleerde (beleids)doelstellingen, maar dit kan echter ook via een tekstuele begrotingswijziging aan provinciale staten worden voorgelegd.

Nadere toelichting verschuivingen (artikel 6) en begrotingswijzigingen (artikel 7):

Begroting
Programma	Budget		Doelstelling	Budget		Activiteit	Budget		Budgethouder
	Lasten	Baten		Lasten	Baten		Lasten	Baten
Programma 1	€ 425	€ 110	Doelstelling 1A	€ 250	€ 60	a	100	€ 10	I
						b	50	€ 50	II
						c	100	€ -	III
			Doelstelling 1B	€ 175	€ 50	d	75	€ -	IV
						e	100	€ 50	II
Programma 2	€ 250	€ 60	Doelstelling 2A	€ 25	€ -	f	25	€ -	V
			Doelstelling 2B	€ 225	€ 60	g	100	€ 50	V
						h	50	€ 10	II
						i	75	€ -	VI
etc.

Voorbeelden van situaties vallend onder artikel 6:

• budget binnen doelstelling 1A van de activiteiten a en b samenvoegen, waarbij de totaalbedragen van de lasten en/of baten (van a en b samen, respectievelijk € 150/€ 60) gelijk blijven in het begrotingsjaar;

• budget binnen doelstelling 1A van de activiteiten a, b en c samenvoegen, waarbij de totaalbedragen van de lasten en/of baten (a t/m c, respectievelijk € 250/ € 60) gelijk blijven in het begrotingsjaar.

Voorbeelden van situaties vallend onder artikel 7:

• het totaal van de lasten en/of baten verhogen / verlagen op het niveau van een programma in het begrotingsjaar en/of latere jaren (het totaal van de lasten van programma 1 blijft geen € 425);

• het wijzigen via een verhoging (hogere uitgaven) / verlaging (lagere uitgaven) van de lasten van activiteit a in het begrotingsjaar of latere jaren (bijvoorbeeld het totaal van de lasten bij a wordt € 150, waarmee het totaal van de lasten van doelstelling 1A € 300 wordt, en het totaal van de lasten van programma 1 € 475);

• het wijzigen via een verhoging (hogere inkomsten) / verlaging (lagere inkomsten) van de baten van activiteit a in het begrotingsjaar of latere jaren (bijvoorbeeld het totaal van de lasten bij a wordt € 25, waarmee het totaal van de baten van doelstelling 1A € 75 wordt, en het totaal van de baten van programma 1 € 125);

• het wijzigen van het budget van activiteit a (doelstelling 1A) in het begrotingsjaar naar een activiteit a of een nieuwe activiteit onder doelstelling 1A naar latere jaren (bijvoorbeeld de baten en lasten van activiteit a worden geheel overgeheveld van het jaar 2019 naar het jaar 2020, omdat de onderliggende werkzaamheden niet meer in 2019 kunnen plaatsvinden, maar pas in 2020. Totaal van de lasten en baten van activiteit a worden daarmee 0 in 2019);

• het wijzigen van het budget van activiteit a (doelstelling 1A) naar activiteit d of een nieuwe activiteit onder doelstelling 1B in het begrotingsjaar of latere jaren (bijvoorbeeld het geheel budget van zowel de lasten en baten van a in 2019 gaan naar activiteit d. Lasten en baten van activiteit a worden dan nihil, waarmee de lasten en baten van doelstelling 1A respectievelijk € 150 en € 50 worden. De lasten en baten van activiteit d worden respectievelijk € 175 en € 10, waarmee de lasten en baten van doelstelling 1B respectievelijk € 275 en € 60 worden. Het totaal van de lasten en baten van programma 1 blijft echter ongewijzigd.

• het wijzigen van budget van activiteit a (doelstelling 1A) naar activiteit f (of een nieuwe activiteit buiten programma 1) in het begrotingsjaar of latere jaren. Van de lasten van activiteit a gaat € 100 (doelstelling 1A, programma 1) over naar de lasten van activiteit f (doelstelling 2A, programma 2);

• het toevoegen, wijzigen of laten vervallen van (de inhoudelijke beschrijving van) een doelstelling in het begrotingsjaar of latere jaren (overeenkomstig artikel 7, vijfde lid);

• het toevoegen, wijzigen of laten vervallen van (de inhoudelijke beschrijving van) een programma in het begrotingsjaar of latere jaren (overeenkomstig artikel 7, vijfde lid).

Artikel 8 Functie- en takenscheiding

Als gevolg van de noodzakelijke en adequate functie- en takenscheiding is een budgethouder nimmer tevens behandelend ambtenaar. Het belang van de betrouwbaarheid van de in het kader van het budgethouderschap te verstrekken informatie wordt hiermee zoveel als mogelijk gewaarborgd.