Provinciaal blad van Overijssel

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
OverijsselProvinciaal blad 2019, 6146Verordeningen



Procedurebesluit bezwaar, administratief beroep en klachten Overijssel 2019

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Algemene wet bestuursrecht;

  • b.

    bezwaarschrift: bezwaarschrift als bedoeld in artikel 1:5 eerste lid van de wet;

  • c.

    administratief beroep: het administratief beroep als bedoeld in artikel 1:5 tweede lid van de wet, waarbij voorziening kan worden gevraagd bij Gedeputeerde Staten;

  • d.

    klacht: klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de wet;

  • e.

    commissie: de in de artikelen 10, 13 en 16 van dit besluit bedoelde commissies;

  • f.

    jurist bezwaar en klachten: de medewerker als bedoeld in artikel 3 van dit besluit, die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten;

  • g.

    Kamer: de kamer uit Gedeputeerde Staten als bedoeld in artikel 171 eerste lid van de Provinciewet;

  • h.

    hoorzitting: de zitting als bedoeld in de artikelen 7:2, 7:16 en 9:10 van de wet;

  • i.

    rechtspositiebesluit: Het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

Artikel 2. Reikwijdte procedurebesluit

  • 1.

    Dit procedurebesluit is van toepassing op de behandeling van bezwaarschriften, administratieve beroepschriften en klachten door Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten respectievelijk de Commissaris van de Koning.

  • 2.

    Uitgezonderd zijn rechtspositionele bezwaarschriften en klachten van medewerkers.

Artikel 3. Ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een jurist bezwaar en klachten staat de commissies en de Kamer bij.

  • 2.

    De jurist bezwaar en klachten bepaalt de plaats en het tijdstip van de hoorzitting en deelt dit tijdig aan belanghebbenden mee.

  • 3.

    De teamleider Juridische Zaken, dan wel de statengriffier, verdaagt in voorkomende gevallen de beslissing op het bezwaarschrift, het beroepschrift of de klacht, zoals bedoeld in artikel 7:10 derde en vierde lid, artikel 7:24 vierde tot en met het zesde lid, dan wel artikel 9:11 tweede en derde lid van de wet.

  • 4.

    De jurist bezwaar en klachten wint alle voor een zorgvuldige voorbereiding van de beslissing op het bezwaarschrift, het administratieve beroepschrift, het administratieve geschil of de klacht gewenste inlichtingen in.

  • 5.

    De jurist bezwaar en klachten draagt zorg voor terugkoppeling van leerpunten uit de behandeling van bezwaarschriften en klachten naar bestuur en ambtelijke organisatie.

Artikel 4. Vertegenwoordiging van de eenheid

  • 1.

    Voor de behandeling van bezwaarschriften op een hoorzitting nodigt de jurist bezwaar en klachten ten minste één ambtenaar uit die bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest. De betreffende ambtenaar of ambtenaren hebben de rol van informant.

  • 2.

    Voor de behandeling van klachten op een hoorzitting nodigt de jurist bezwaar en klachten ten minste degene uit op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, alsmede diens leidinggevende.

Artikel 5. Bemiddeling

Bij de behandeling van bezwaarschriften, administratieve beroepschriften en klachten onderzoekt de jurist bezwaar en klachten of het geschil via bemiddeling kan worden opgelost. Hij kan daartoe de nodige handelingen verrichten.

Artikel 6. Machtiging

Een gemachtigde legt een schriftelijke en door belanghebbende ondertekende machtiging over, tenzij hij is ingeschreven als advocaat of procureur.

Artikel 7. De hoorzitting

  • 1.

    De commissies horen partijen en overige belanghebbenden en stellen hen in de gelegenheid een reactie te geven op het bezwaarschrift of de klacht.

  • 2.

    De hoorzittingen zijn openbaar. De commissies kunnen besluiten de hoorzitting geheel of gedeeltelijk in beslotenheid te laten plaatsvinden.

  • 3.

    De voorzitter bepaalt de orde op de hoorzitting.

  • 4.

    Mits de aanwezigen daarmee instemmen, wordt verslag gelegd in de vorm van een audio-opname, aangevuld met een geschreven verslag op hoofdlijnen.

  • 5.

    Het schriftelijke verslag van de hoorzitting wordt ondertekend door de jurist bezwaar en klachten.

  • 6.

    Het verslag wordt ter kennisname toegezonden aan belanghebbenden die op de betreffende hoorzitting aanwezig waren.

  • 7.

    In die gevallen waarin sprake is van ambtelijk horen zijn de leden 1 tot en met 6 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8. Vergoeding onafhankelijk voorzitter

  • 1.

    De voorzitter ontvangt een vergoeding die gelijk is aan 300% van het bedrag, vermeld in artikel 2.4.1 van het Rechtspositiebesluit, zoals dit bedrag jaarlijks door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt herzien.

  • 2.

    Wanneer een zitting langer duurt dan twee uur, dan ontvangt de voorzitter een aanvullende vergoeding, die gelijk is aan 100% van het bedrag vermeld in artikel 2.4.1 van het Rechtspositiebesluit.

  • 3.

    Tevens bestaat recht op vergoeding van reiskosten, op grond van artikel 2.4.3, eerste lid van het Rechtspositiebesluit.

Artikel 9. Vergoeding getuigen en deskundigen administratief beroep

  • 1.

    Getuigen en deskundigen zoals bedoeld in artikel 169 Provinciewet ontvangen op verzoek een vergoeding voor reis- en verblijfkosten en tijdsverzuim.

  • 2.

    De vergoeding wordt bepaald overeenkomstig de regeling voor leden van een commissie als bedoeld in het Rechtspositiebesluit.

Hoofdstuk 2. Bijzondere bepalingen Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten

Artikel 10. Samenstelling Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten

  • 1.

    Er is een commissie voor de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van Provinciale Staten en schriftelijke klachten met betrekking tot gedragingen van Statenleden en medewerkers van de Griffie, genaamd: Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten.

  • 2.

    De in het eerste lid bedoelde commissie bestaat uit:

    • a.

      een voorzitter, die geen deel uitmaakt van of werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de provincie Overijssel;

    • b.

      drie leden uit het midden van Provinciale Staten.

  • 3.

    Een statenlid dat als woordvoerder betrokken is geweest bij een besluit van Provinciale Staten, of waarover geklaagd wordt, kan geen deel uitmaken van de commissie.

Artikel 11. Lidmaatschap Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten

  • 1.

    Provinciale Staten benoemen één of meer voorzitters. Een voorzitter kan éénmaal worden herbenoemd.

  • 2.

    De zittingsperiode van de voorzitters en de leden valt samen met de zittingsperiode van Provinciale Staten. Een aftredende voorzitter blijft in functie totdat in diens opvolging is voorzien.

  • 3.

    Het voorzitterschap van de Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten eindigt:

    • a.

      door het aflopen van de zittingsperiode;

    • b.

      op verzoek van de voorzitter zelf;

    • c.

      bij besluit van Provinciale Staten.

Artikel 12. Adviesbevoegdheid Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten

  • 1.

    De Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten brengt advies uit aan Provinciale Staten.

  • 2.

    Het advies wordt voorzien van een ontwerpbesluit ter uitvoering van het advies.

  • 3.

    Het advies wordt bij meerderheid vastgesteld door de in artikel 10, tweede lid onder b, van dit procedurebesluit bedoelde leden.

  • 4.

    De voorzitter kan het advies, op verzoek van de voorzitter van Provinciale Staten, toelichten in een vergadering van Provinciale Staten.

Hoofdstuk 3. Bijzondere bepalingen Hoorcommissie Gedeputeerde Staten en de Kamer uit Gedeputeerde staten

Artikel 13. Samenstelling Hoorcommissie Gedeputeerde Staten

  • 1.

    Er is een hoorcommissie voor de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van Gedeputeerde Staten en schriftelijke klachten met betrekking gedragingen van GS-leden of provinciale medewerkers, genaamd: Hoorcommissie Gedeputeerde Staten.

  • 2.

    De hoorcommissie Gedeputeerde Staten bestaat uit:

    • a.

      een voorzitter, die geen deel uitmaakt van of werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de provincie Overijssel;

    • b.

      een lid van Gedeputeerde Staten.

  • 3.

    Als een klacht betrekking heeft op een gedraging van een lid van Gedeputeerde Staten, neemt dat lid geen zitting in de hoorcommissie die de klacht behandelt.

Artikel 14. Lidmaatschap Hoorcommissie Gedeputeerde Staten

  • 1.

    Gedeputeerde Staten benoemen één of meer voorzitters. Een voorzitter kan éénmaal worden herbenoemd.

  • 2.

    De zittingsperiode van de hoorcommissie valt samen met de zittingsperiode van Gedeputeerde Staten. Een aftredende voorzitter blijft in functie totdat in diens opvolging is voorzien.

  • 3.

    Het voorzitterschap van de hoorcommissie Gedeputeerde Staten eindigt:

    • a.

      door het aflopen van de zittingsperiode;

    • b.

      op verzoek van de voorzitter zelf;

    • c.

      bij besluit van Gedeputeerde Staten.

Artikel 15. De Kamer uit Gedeputeerde Staten

De Kamer bestaat uit drie leden, door en uit het midden van Gedeputeerde Staten benoemd. Zij zijn herbenoembaar.

Hoofdstuk 4. Bijzondere bepalingen Hoorcommissie Commissaris van de Koning

Artikel 16. Samenstelling Hoorcommissie Commissaris van de Koning

  • 1.

    Er is een hoorcommissie voor de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van de Commissaris van de Koning en voor klachten over gedragingen van de Commissaris of van personen die onder diens verantwoordelijkheid werkzaam zijn, genaamd: Hoorcommissie Commissaris van de Koning.

  • 2.

    De hoorcommissie Commissaris van de Koning bestaat uit:

    • a.

      een voorzitter, die geen deel uitmaakt of werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de provincie Overijssel;

    • b.

      de Commissaris van de Koning.

Artikel 17. Lidmaatschap Hoorcommissie Commissaris van de Koning

  • 1.

    De Commissaris van de Koning benoemt één of meer voorzitter(s). Een voorzitter kan éénmaal worden herbenoemd.

  • 2.

    De zittingsperiode van de hoorcommissie valt samen met de zittingsperiode van Gedeputeerde Staten. Een aftredende voorzitter blijft in functie totdat in diens opvolging is voorzien.

  • 3.

    Het voorzitterschap van de hoorcommissie Commissaris van de Koning eindigt:

    • a.

      door het aflopen van de zittingsperiode;

    • b.

      op verzoek van de voorzitter zelf;

    • c.

      bij besluit van de Commissaris van de Koning.

Hoofdstuk 5. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 18. Inwerkingtreding, intrekking en overgangsrecht

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.

  • 2.

    Per diezelfde dag wordt ingetrokken het Procedurebesluit bezwaar, beroep en klachten Overijssel 2015.

  • 3.

    De benoeming van voorzitters van commissies op basis van het procedurebesluit bedoeld in het tweede lid blijft van kracht onder de werking van dit procedurebesluit.

  • 4.

    Bezwaarschriften en klachten die zijn ingediend voor de datum van bekendmaking van dit besluit, worden behandeld volgens het recht dat voor dat tijdstip van toepassing was.

Artikel 19. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Procedurebesluit bezwaar, administratief beroep en klachten Overijssel 2019.

15 mei 2019

Provinciale Staten

Toelichting Procedurebesluit bezwaar, administratief beroep en klachten Overijssel 2019

Algemene toelichting

De Algemene wet bestuursrecht geeft voor de behandeling van bezwaarschriften, administratieve beroepschriften en klachten algemene procedureregels. Maar het is ook nodig dat elk bestuursorgaan in een procedurebesluit hieraan nadere invulling geeft. Verder vereist artikel 168 Provinciewet het vaststellen van een verordening voor de procedure van administratief beroep.

De drie procedurebesluiten voor PS, GS en de CdK zijn in één procedurebesluit vastgelegd. Omdat die procedures veel overeenkomstige handelingen en bevoegdheden vertonen, vergroot bundeling in één procedurebesluit ook de externe en interne herkenbaarheid. Dit draagt bij aan de kwaliteit van bestuur en transparantie richting de burger.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2

Het procedurebesluit is ook niet van toepassing op bezwaarschriften tegen de besluiten van de provinciale ambtenaren belast met de heffing en invordering van belastingen. Deze ambtenaren worden aangewezen door Gedeputeerde Staten maar handelen tot op zekere hoogte zelfstandig, analoog aan de inspecteur en de ontvanger bij rijksbelastingen. De behandeling van deze bezwaarschriften is geregeld in de Algemene Wet op de Rijksbelastingen.

Artikel 3

In de uitnodiging voor de hoorzitting wordt aangegeven door wie zal worden gehoord. De uitnodiging voor de hoorzitting, waarin ook de plaats en het tijdstip van de hoorzitting zijn opgenomen, wordt uiterlijk veertien dagen voor de zittingsdatum toegezonden.

Artikel 4

Belangrijkste doel van de hoorzitting is dat de bezwaarmaker en andere belanghebbenden zich echt gehoord weten en dat een open gedachtewisseling kan plaatsvinden. De aanwezigheid van ambtenaren op de hoorzitting moet daarop zijn gericht.

Bij de behandeling van bezwaarschriften kan bijvoorbeeld een teamleider of de betrokken auteur van het bestreden besluit de eenheid vertegenwoordigen en tijdens de hoorzitting reageren op wat door de bezwaarmaker en/of andere belanghebbenden naar voren wordt gebracht. Ook kunnen de commissies vragen stellen aan de vertegenwoordiger van de eenheid.

Bij de behandeling van klachten spelen naast informatieverstrekking over de gedraging ook andere elementen een rol. Hierbij staan personen en hun gedragingen centraal; het kan indirect ook betrekking hebben op de wijze van administratieve organisatie of op cultuuraspecten. Daarom kan het zinvol zijn om naast degene over wiens gedraging geklaagd wordt, indien van toepassing, bijvoorbeeld zijn of haar directe leidinggevende of collega uit te nodigen. Aanwezigheid van een teamleider lijkt ook wenselijk, met het oog op de positie van de – al dan niet terecht – beklaagde.

Artikel 5

In dit besluit is voor het oplossen van geschillen door toepassing van de Methode Overijssel een belangrijke plaats ingeruimd. Kenmerkend voor de Methode Overijssel is de informele aanpak waarbij het bestuursorgaan bij (potentiële) geschillen contact zoekt met de burger vanuit een open en oplossingsgerichte houding en dat burgers goed worden geïnformeerd over procedures en hun positie daarin. Doel is het geschil waar mogelijk op te lossen en daarmee juridisering tegen te gaan. De keuze om wel of niet een bemiddelingstraject in te gaan is aan het betreffende bestuursorgaan. De jurist bezwaar en klachten zal daartoe overleg plegen met een vertegenwoordiger daarvan. Kiest het bestuursorgaan voor een bemiddelingstraject, dan bepaalt het tevens de grens van de onderhandelingsruimte. In een bemiddelingstraject is voor de jurist bezwaar en klachten een initiërende en vrij zelfstandig begeleidende rol weggelegd. Een dergelijke bemiddelingspoging staat naast de actieve inzet van de hoorcommissies, de Kamer danwel de Commissaris van de Koning om ook op de hoorzitting te zoeken naar de mogelijkheden voor een minnelijke oplossing. Uiteindelijk beslist het betrokken bestuursorgaan over een voorstel tot minnelijke oplossing. De bemiddelingspoging kan gedurende de gehele heroverwegings- of klachtenprocedure plaatsvinden.

Artikel 7

Partijen en belanghebbenden kunnen schriftelijk en/of mondeling, waaronder ook telefonisch, laten weten dat zij afzien van het recht om te worden gehoord. Ingeval een bezwaarschrift, een administratief beroep of geschil danwel een klacht kennelijk niet-ontvankelijk, kennelijk ongegrond of kennelijk gegrond is, kan het bestuursorgaan zelf van het horen afzien.

Artikel 8

Het toekennen van een extra vergoeding van 100% als de zitting langer dan twee uur duurt is mogelijk op grond van artikel 2.4.2, aanhef en onder b van het Rechtspositiebesluit.

Artikel 10

De Hoor- en Adviescommissie voor bezwaarschriften tegen besluiten van Provinciale Staten is een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat voor die bezwaarschriften een beslistermijn geldt van twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken. De wetgever heeft dat nodig geacht, omdat in dit geval schriftelijk advies wordt uitgebracht. Met instemming van de bezwaarmaker kan ook deze verdagingstermijn worden verlengd.

In de afgelopen Statenperioden werd eens per periode bezwaar gemaakt. Klachten werden niet ontvangen. Vanwege deze geringe frequentie en het feit dat een 7:13 Awb-commissie een ruimere behandeltermijn heeft, zal pas een commissie samengesteld worden als zich daadwerkelijk een zaak aandient. De leden hoeven niet door Provinciale Staten te worden benoemd. Het aanwijzen van statenleden die in de commissie plaatsnemen zal via het Presidium lopen.

 

De Hoor- en Adviescommissie Provinciale Staten is tevens belast met de behandeling van schriftelijke klachten met betrekking tot Statenleden en medewerkers van de Griffie. De commissie heeft tot taak de klacht over een Statenlid of een medewerker van de Griffie te onderzoeken (waarvan ook onderdeel uitmaakt het horen van de klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd) en te rapporteren aan het bestuursorgaan aan wie de gedraging kan worden toegerekend. Dit rapport bevat een advies met bevindingen, het verslag van het horen en eventuele aanbevelingen. Afwijken van het advies door het betreffende bestuursorgaan is mogelijk, maar moet in dat geval wel voldoende gemotiveerd zijn. Deze klachtprocedure heeft een intern karakter. De commissie, als bedoeld in afdeling 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht, adviseert aan het bestuursorgaan dat vervolgens zelf aan de klager bericht tot welke conclusies het is gekomen naar aanleiding van de klacht. Uiteraard geldt ook hier de eis, dat de advisering niet mag geschieden door degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Deze commissie kan op grond van artikel 9:15 van de Algemene wet bestuursrecht het horen opdragen aan de voorzitter of een lid van de commissie. De klacht behoort binnen 10 weken behandeld te zijn, tenzij klager schriftelijk instemt verder uitstel. Na deze klachtprocedure kan klager desgewenst naar de Nationale Ombudsman om hem zijn klacht voor te leggen.

Artikel 11, 14 en 17 – zittingstermijn voorzitters

Met ingang van de Statenperiode 2019-2023 kunnen de voorzitters van de Hoor- en adviescommissie Provinciale Staten nog maximaal eenmaal worden herbenoemd. Doel daarvan is het waarborgen van de onafhankelijkheid en vernieuwing. Deze maximering geldt ook voor de Hoorcommissie GS en CdK.

Artikel 13 en 16

Deze artikelen regelen de samenstelling van de Hoorcommissie Gedeputeerde Staten en de Hoorcommissie Commissaris van de Koning. De instelling van deze commissies laat de mogelijkheid onverlet om op grond van artikel 7:5 eerste lid onder a, ambtelijk te horen. Ambtelijk horen kan bijvoorbeeld plaatsvinden bij eenvoudige, niet bestuurlijk gevoelige zaken of met instemming van belanghebbende(n), bijvoorbeeld omdat dan sneller een besluit kan worden genomen.

 

Genoemde hoorcommissies zijn een commissie als bedoeld in artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit betekent dat voor deze bezwaarschriften een kortere beslistermijn geldt dan voor een artikel 7:13-commissie, namelijk zes weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken. De wetgever heeft dat mogelijk geacht, omdat in dit geval geen schriftelijk advies wordt uitgebracht, maar het standpunt van de hoorcommissie bij de voorbereiding van het ontwerpbesluit op bezwaar wordt meegenomen. Met instemming van de bezwaarmaker kan ook deze verdagingstermijn verlengd worden, mits anderen daardoor niet in hun belangen worden geschaad. Het bovenstaande geldt ook voor de hoorcommissie Commissaris van de Koning als bedoeld in artikel 18 van dit besluit.

 

De in artikel 13 tweede lid, onder b, genoemde gedeputeerde zal, gezien de bedoeling van artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht, in de regel niet de verantwoordelijke gedeputeerde zijn van het beleidsterrein waarop het bezwaarschrift betrekking heeft. Waar mogelijk hoort de plaatsvervangend portefeuillehouder.

 

De hoorcommissie Gedeputeerde Staten heeft tevens tot taak de klacht over een provinciaal ambtenaar of GS-lid te onderzoeken (waarvan ook onderdeel uitmaakt het horen van de klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd). Het bestuursorgaan aan wie de klacht kan worden toegerekend, beslist uiteindelijk op de klacht. Klachten over gedragingen van ambtenaren en gedeputeerden worden toegerekend aan Gedeputeerde Staten.

De klachtprocedure heeft een intern karakter. Na deze klachtprocedure kan klager desgewenst naar de Nationale Ombudsman om hem zijn klacht voor te leggen.

Artikel 15

Artikel 168 van de Provinciewet draagt Provinciale Staten op een verordening vast te stellen voor de behandeling door Gedeputeerde Staten van administratieve geschillen, aan hun beslissing onderworpen. Dat gaat dan om administratief beroep zoals bedoeld in artikel 1.5 tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht. Voor de behandeling van deze geschillen vormen Gedeputeerde Staten op grond van artikel 171 Provinciewet uit hun college één of meer Kamers met minimaal drie leden.

In Overijssel wordt volstaan met één kamer die bestaat uit drie leden van Gedeputeerde Staten, met dien verstande dat waar mogelijk gebruik zal worden gemaakt van de in de Provinciewet geboden mogelijkheid dat de voorzitter van de Kamer minder complexe zaken aan een enkelvoudige Kamer kan opdragen. De enkelvoudige Kamer bestaat uit een lid van de Kamer.

Bij de Kamer is ingevolge de Provinciewet sprake van een griffier. Om verwarring met de griffier van de Staten te voorkomen is, in aansluiting bij de gehanteerde benaming in de bezwaarschriftenprocedures, gekozen voor de benaming jurist bezwaar en klachten.