Provinciaal blad van Drenthe
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2019, 5384 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Drenthe | Provinciaal blad 2019, 5384 | Overige besluiten van algemene strekking |
Instructies van de provinciesecretaris bij het Organisatiebesluit, Overzicht interne ondermandaten en vertegenwoordiging in rechte
Besluit van de provinciesecretaris van de provincie Drenthe van 15 juli 2019, kenmerk BC/2019001791 tot vaststelling van de Instructies van de provinciesecretaris bij het Organisatiebesluit, Overzicht interne ondermandaten en vertegenwoordiging in rechte
gelet op onder meer de Provinciewet, de Algemene wet bestuursrecht en het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2018
Overal waar in deze instructies termen staan als ‘hij’ of ‘zijn’ kan natuurlijk ook worden gelezen ‘zij’ of ‘haar’.
In het Organisatiebesluit is een ambtelijk mandaat opgenomen, waardoor Gedeputeerde Staten (GS) niet alle beslissingen zelf hoeven te nemen. Bepaalde, vooral routinematige besluiten kunnen worden genomen door gemandateerden. Dit ambtelijke mandaat heeft gevolgen voor de ondertekening van stukken. In deze Instructies wordt uitgelegd hoe en door wie stukken moeten worden ondertekend.
Begrenzing beslissingsbevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen
Het komt voor dat op zich routinematige besluiten grote financiële transacties tot gevolg hebben. De hoogte van de financiële transactie kan een reden zijn om besluitvorming hierover op een hoger hiërarchisch niveau te laten plaatsvinden. Daarom wordt op grond van artikel 14 lid 5 Organisatiebesluit het mandaat aan de teammanagers voor beslissingen die leiden tot een verplichting beperkt tot een maximum van € 1.000.000, -- per aangegane verplichting.
Dit betekent dat bij beslissingen die een bedrag van € 1.000.000,- te boven gaan, de provinciesecretaris ondertekent.
Voor het uitzetten en aantrekken van gelden met inachtneming van het Financieringsstatuut provincie Drenthe gelden andere bedragen (zie bijlage 1 Ondermandaten).
Besluiten inzake Wet openbaarheid van bestuur
Alle beslissingen op ingekomen WOB-verzoeken worden ter besluitvorming voorgelegd aan GS.
Vooraf informeren leden van GS
Alle verplichtingen van tenminste € 300.000,-- die binnen ambtelijk mandaat worden aangegaan worden vooraf gemeld aan de verantwoordelijke bestuurlijke portefeuillehouder.
Voor subsidies geldt het volgende:
De leden van het college van GS worden wekelijks via het portefeuillehoudersoverleg geïnformeerd over alle ingekomen subsidieaanvragen en alle voorgenomen weigeringen die onder een regeling vallen. In uitzonderlijke gevallen kan de portefeuillehouder de aanvraag ter besluitvorming aan GS voorleggen.
Alle subsidieaanvragen die niet onder een subsidieregeling vallen (incidentele subsidies) of subsidieaanvragen die politiek-bestuurlijk gevoelig liggen, worden aan GS ter besluitvorming voorgelegd.
In gevallen waarin GS in vergadering al heeft ingestemd met de ontvanger, periode, het bedrag en het doel van de subsidie, kan de verlening van de subsidie in mandaat plaatsvinden door S&I.
Boekjaarsubsidies worden - voor verlening - via een (verzamel)nota aan GS voorgelegd. In deze nota wordt inzicht gegeven in de hoofdzaken/speerpunten van de te verlenen boekjaarsubsidies.
De overige subsidieaanvragen kunnen in ambtelijk mandaat worden afgedaan.
2. Concernlijn ondertekening stukken
Aanhef, titel(s), initialen en achternaam van de ondertekenaar(s). De titels worden vermeld voor zover zij die heeft (hebben). Ondertekening geschiedt dan als volgt:
Bij de adressering en de aanhef van een stuk (zoals een brief) wordt of worden, voor zover bekend, ook de eventuele titel(s) van de geadresseerde vermeld.
Onderscheid kan worden gemaakt tussen de ondertekening van stukken die van GS uitgaan:
Ad A. Beslissingen door GS genomen
Volgens de Provinciewet moeten de stukken die van GS uitgaan op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen (dus niet in mandaat) worden ondertekend door de CvdK als voorzitter van GS en altijd worden meeondertekend door de (plaatsvervangend) secretaris. De ondertekening van stukken die uitgaan van GS geschiedt dan als volgt:
In de gevallen waarin de CvdK en de gedeputeerden niet in de gelegenheid zijn de uitgaande stukken te ondertekenen heeft de CvdK op grond van artikel 19 lid 4 Organisatiebesluit de ondertekening opgedragen aan de (plaatsvervangend) secretaris. De secretaris tekent dan alleen.
Onder dergelijke stukken staat alleen de aanduiding “secretaris” met de naam van secretaris of zijn plaatsvervanger.
Ad B. Beslissingen in mandaat genomen
De ondertekening van stukken die uitgaan van GS op grond van beslissingen die in mandaat zijn genomen geschiedt als volgt:
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
Teammanager <naam team voluit>
Gedeputeerde Staten van Drenthe,
<handtekening provinciesecretaris>
Ook bij vervanging van de provinciesecretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur van de ambtelijke organisatie door een directeur wordt onder het stuk het voorgaande vermeld. De directeur zet dan op het stuk zijn handtekening bij de naam van de provinciesecretaris, met daarbij de aanduiding “i.o.” (in opdracht).
Ondertekening door concernprogrammamanager of concernprojectleider
Ondertekening van stukken m.b.t. concernprogramma's en concernprojecten gebeurt namens GS onder de naam van de betreffende concernprogrammamanager of concernprojectleider, met vermelding van de naam van het concernprogramma/concernproject. De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Ondertekening door specifieke gemandateerde medewerkers
Ook als een beslissing in ondermandaat is genomen door een gemandateerde medewerker in geval van een specifiek ondermandaat wordt de naam van de teammanager, concernprogrammamanager van het concernprogramma of concernprojectleider van het concernproject opgenomen. De medewerker zet dan bij de ondertekening zijn handtekening bij de naam van de teammanager, de concernprogrammamanager of de concernprojectleider, met daarbij de aanduiding ‘i.o.’ (in opdracht). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Het principe van de ondertekening bij afwezigheid verandert niet. Als de ondertekenaar afwezig is, tekent de daarvoor bevoegde vervangende collega de brief onder de naam van de afwezige collega. De vervangende collega zet dan bij de handtekening de aanduiding ‘b.a.’ (bij afwezigheid). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:
Het gaat hierboven over stukken die van GS uitgaan. Het kan ook voorkomen dat stukken uitgaan vanuit een andere organisatie (bijvoorbeeld het Overlegorgaan Nationaal Park Dwingelderveld) dan de provincie Drenthe, waarvan een medewerker van de provincie bijvoorbeeld uit hoofde van zijn functie secretaris is. In dat geval tekent de medewerker als secretaris van de andere organisatie (mee) als vertegenwoordiger van die organisatie en dus niet namens GS. De medewerker als secretaris van de andere organisatie doet dit op briefpapier van de betreffende organisatie, dus niet op briefpapier van de provincie Drenthe.
Overzicht interne ondermandaten
Voor zover deze betrekking hebben op het verrichten van (rechts)handelingen met betrekking tot roerende en onroerende zaken, zo nodig voor zover de verantwoordelijke budgethouder daarmee heeft ingestemd. |
||
Medewerker beleidstoepassingen Medewerker projectondersteuning |
Ten behoeve van de uitoefening van bevoegdheden voor het verrichten van feitelijke handelingen en/of financiële afhandelingen inzake het operationeel beheer en onderhoud van de provinciale vaar(wegen), voor zover het de werkzaamheden betreft voor het team Beheer Wegen en Vaarwegen |
|
De medewerkers belast met directievoering op basis van de UAV |
Ten behoeve van de taken en bevoegdheden als genoemd in paragraaf 3 tot en met 6 van de UAV |
|
Voor zover deze betrekking hebben op het zenden van ontvangstbevestigingen en het nemen van vervangingsbesluiten als bedoeld in de artikelen 6:14, 7:10, 9:6 en 9:11 van de Algemene wet bestuursrecht. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het zenden van ontvangstbevestigingen en behandelberichten van ingekomen aanbestedingsklachten. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het nemen van beslissingen die leiden tot uitgaven ten laste van het budget voor de OR. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het beheer en onderhoud van het provinciehuis en de huisvesting van de provinciale medewerker. |
||
Voor zover deze belast zijn met het besluit tot goedkeuren, bijstellen of weigeren van de (de)selectie- en conserveringsrapporten die tijdens de evaluatiefase van archeologische opgravingen worden opgesteld. Conform de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie (KNA) OS13 / OS16. Voor zover deze belast zijn met het besluit tot selectie en deselectie (verwijderen uit de collectie van het Noordelijk Archeologisch Depot [NAD]) van de in het veld bij archeologische opgravingen in Drenthe aangetroffen vondsten (gaat om hoeveelheden, soorten materialen, soorten objecten en /of dateringen en conservering). |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het uitzetten en aantrekken van gelden op grond van het Financieringsstatuut provincie Drenthe. Voor bedragen boven de € 5 miljoen is voorafgaand toestemming nodig van de provinciesecretaris. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op: 1. de bevoegdheid als budgethouder tot het aangaan, middels parafering en ondertekening namens Gedeputeerde Staten, van financiële verplichtingen betreffende projectgebonden kosten inzake oriënterend, nader en saneringsonderzoek en saneringsplannen en het voeren van correspondentie daarover namens Gedeputeerde Staten; 2. het paraferen van nota’s inzake projectgebonden kosten van derden en het opdragen van betalingen; 3. het ter uitvoering van overeenkomsten met derden omtrent onderzoek en sanering paraferen en namens Gedeputeerde Staten ondertekenen van brieven waarin bijdragen van derden worden opgevraagd (niet het aangaan van overeenkomsten) of bijdragen, geen subsidies zijnde, aan derden worden verstrekt; 4. het coördineren van de programmering van projecten, deelprojecten en projectfases en van inkomsten en uitgaven voor de diverse bodemsaneringsprojecten, zodanig dat sprake is van optimale en maximale aanwending van rijksmiddelen ten behoeve van de bodemsaneringsoperatie in Drenthe. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op: - de toezending van veldbrieven voor uitvoering van veldwerk; - de toezending van brieven aan bewoners die op de hoogte worden gesteld van het veldwerk. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op de toezending van ontvangstbevestigingen, uitnodigingen en afschrijvingen aan sollicitanten. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het nemen van beslissingen over Europese Interreg-projecten. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op de toezending van ontvangstbevestigingen en verzoeken tot aanvullende informatie. |
||
Medewerker projectcoördinatie/projectleider |
Ten behoeve van de uitoefening van de bevoegdheden van de verantwoordelijk teammanager en/of directeur voor zover deze betrekking hebben op het verrichten van feitelijke handelingen en/of financiële afhandeling inzake aanbestedingen en uitvoering van civieltechnische, werktuigbouwkundige, elektronische, bodemsanering en beplanting technische werken en/of leveringen en diensten voor het team Projecten Wegen en Vaarwegen |
|
De medewerkers belast met directievoering op basis van de UAV |
Ten behoeve van de taken en bevoegdheden als genoemd in paragraaf 3 tot en met 6 van de UAV |
|
Teammanager1 |
Voor zover deze betrekking hebben op het ondertekenen van subsidiebeschikkingen, en de verantwoordelijke budgethouder daarmee heeft ingestemd en zo nodig afgestemd met de verantwoordelijke beleidsmedewerkers en (deel)projectleiders.2 |
|
Voor zover deze betrekking hebben op de toezending van ontvangstbevestigingen en verzoeken tot aanvullende informatie. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het ondertekenen van een proces-verbaal bij aanbestedingen. |
||
Voor zover deze betrekking hebben op het nemen van beslissingen in onvoorziene, spoedeisende gevallen, waarin onverwijld handelen noodzakelijk is, zoals bij onmiddellijk gevaar voor gezondheid en veiligheid en zoals voor de toepassing van bestuursdwang in de gevallen als bedoeld in artikelen 5:24 en 5:31, van de Algemene wet bestuursrecht. |
||
Medewerkers die zijn belast met de ondersteuning van de wettelijke taken |
Voor zover deze betrekking hebben op het versturen van ontvangstbevestigingen van aanvragen en meldingen op grond van de onder het team vallende wetgeving en het verzenden van ontvangstbevestigingen en brieven inzake ontvankelijkheid van alle onder het team vallende aanvragen om vergunningen. |
|
Medewerkers die zijn belast met de handhaving en met het toezicht als bedoeld in hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht |
Ingeval in het belang van de bescherming van een Natura 2000-gebied een onverwijlde tenuitvoerlegging van een besluit als bedoeld in artikel 2.4 lid 1 Wet natuurbescherming noodzakelijk is, voor zover deze betrekking hebben op het mondeling mededelen aan degene die de handeling verricht of het voornemen daartoe heeft als bedoeld in artikel 2.4 lid 2 Wet natuurbescherming. |
|
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2019-5384.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.