Verordening betreffende de instelling en werkwijze van de Vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland.

Artikel 1

Er is een commissie genaamd: Vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland, hierna te noemen "de Vertrouwenscommissie".

Artikel 2

De Vertrouwenscommissie is belast met de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten van Zuid-Holland aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland.

Artikel 3

• 1. De Vertrouwenscommissie bestaat uit zoveel leden als er politieke fracties zijn in Provinciale Staten van Zuid-Holland

• 2. In de Vertrouwenscommissie hebben de voorzitters of plaatsvervangend voorzitters van de in het eerste lid genoemde politieke fracties zitting.

• 3. De Vertrouwenscommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 4. De Griffier van Provinciale Staten van Zuid-Holland is secretaris van de Vertrouwenscommissie. Hij kan zich door een provinciaal ambtenaar laten bijstaan.

• 5. Voor de leden en de secretaris kan uitsluitend in geval van langdurige verhindering door de Vertrouwenscommissie een plaatsvervanger worden aangewezen. Een zodanige plaatsvervanger wordt aangewezen op voordracht van het verhinderde lid of de verhinderde secretaris.

• 6. Op voordracht van gedeputeerde staten wordt uit hun midden een adviseur aan de commissie toegevoegd. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. De adviseur kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand op voordracht van de gedeputeerden door een andere gedeputeerde worden vervangen voor de rest van de procedure.

• 7. De verplichtingen welke aan de leden van de Vertrouwenscommissie zijn opgelegd, zijn van overeenkomstige toepassing op plaatsvervangende leden als bedoeld in het vijfde lid.

Artikel 4

• 1. De Vertrouwenscommissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de commissaris van de Koning van Zuid-Holland. De profielschets voor de commissaris van de Koning vormt daarvoor in beginsel het toetsingskader.

• 2. De Vertrouwenscommissie legt haar bevindingen schriftelijk vast in een verslag. Dit verslag is geheim.

• 3. Het verslag van de Vertrouwenscommissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de Vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

• 4. Alvorens het verslag aan Provinciale Staten te zenden, bespreekt de Vertrouwenscommissie dit met de commissaris van de Koning.

• 5. Indien ter zake van zijn functioneren afspraken met de commissaris van de Koning worden gemaakt, worden deze in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.

Artikel 5

• 1. De Vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2. De uitnodigingen voor de vergaderingen van de Vertrouwenscommissie worden ten minste drie dagen tevoren door of vanwege de voorzitter aan de leden gezonden.

• 3. De Vertrouwenscommissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 4. De vergaderingen van de Vertrouwenscommissie vinden plaats achter gesloten deuren. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

• 5. De Vertrouwenscommissie kan het verrichten van bepaalde werkzaamheden opdragen aan een delegatie uit haar midden. De bepalingen welke ingevolge deze verordening op de werkzaamheden van de Vertrouwenscommissie van toepassing zijn, zijn op de werkzaamheden van een dergelijke delegatie van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6

• 1. Ten aanzien van al hetgeen voor, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de Vertrouwenscommissie direct of indirect door de Vertrouwenscommissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd en/of aan de leden van de Vertrouwenscommissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en leden van de Vertrouwenscommissie, de secretaris en de provinciaal ambtenaar die hem bijstaat een volstrekte geheimhoudingsplicht.

• 2. De in lid 1 genoemde geheimhoudingsplicht geldt evenzeer tegenover Provinciale Staten, alsmede tegenover de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, behoudens wanneer het zijn overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis zijn gebracht. In dit laatste geval stukken, gegevens of informatie betreft die door de Vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten blijft de geheimhoudingsplicht tegenover derden evenwel onverkort van kracht.

• 3. Ten aanzien van al hetgeen door de Vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor Provinciale Staten, alsmede voor de voorzitter en afzonderlijke leden van Provinciale Staten een volstrekte geheimhoudingsplicht.

• 4. De behandeling van de in lid 3 bedoelde stukken, gegevens of informatie door Provinciale Staten zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

• 5. De geheimhoudingsverplichtingen welke krachtens deze verordening gelden, of zullen komen te gelden, blijven onverminderd van kracht, zulks ook na defungeren van de Vertrouwenscommissie, alsmede na eventuele intrekking of vervallenverklaring van de onderhavige verordening.

• 6. De leden van de Vertrouwenscommissie, alsmede alle overige personen welke de Vertrouwenscommissie in haar werkzaamheden terzijde staan, bevestigen schriftelijk van de inhoud van de onderhavige bepaling op de hoogte te zijn.

Artikel 7

Indien en voor zover voor de uitvoering van het bepaalde in artikel 4, lid 2, artikel 5, lid 4 en artikel 6 van deze verordening ingevolge de Provinciewet nog afzonderlijke, c.q. aanvullende besluitvorming van de Vertrouwenscommissie en/of haar voorzitter, dan wel van Provinciale Staten en/of zijn voorzitter vereist mocht zijn, wordt daartoe onverwijld door het desbetreffende orgaan overgegaan.

Artikel 8

• 1. De aanbeveling inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld en aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is verzonden.

• 2. De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop Provinciale Staten de aanbeveling op hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig hetgeen dienaangaande in de onderhavige verordening is bepaald.

Artikel 9

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de Vertrouwenscommissie.

Artikel 10

• 1. De Vertrouwenscommissie wordt geformeerd en treedt als zodanig in functie met ingang van de dagtekening van de kennisgeving van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dat een herbenoeming van de commissaris van de Koning aan de orde is.

• 2. De Vertrouwenscommissie defungeert met ingang van de dag, volgende op die, waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 11

• 1. De secretaris van de Vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat alle stukken die de Vertrouwenscommissie in het kader van haar werkzaamheden zelf heeft opgemaakt, alsmede de overige stukken die op grond van de archiefwet of naar het oordeel van de voorzitter van de Vertrouwenscommissie voor archivering in aanmerking komen, op het moment waarop de commissie ingevolge artikel 10, lid 2 defungeert onverwijld op de daartoe aangewezen wijze wordt gearchiveerd, waarbij wordt bepaald dat de betreffende archiefbescheiden gedurende 75 jaar geheim dienen te blijven. Zulks overeenkomstig het bepaalde in artikel 15 van de Archiefwet 1995 en op grond van de in lid 1, sub a & c van dat artikel genoemde gronden.

• 2. Van de in lid 2 bedoelde archivering wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid.

• 3. Indien voor de uitvoering van het bepaalde in de leden 1 en 2 de tussenkomst van het college van Gedeputeerde Staten in haar hoedanigheid van zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet 1995 vereist is, verleent zij daaraan volledig en onverkort haar medewerking. Wanneer dit noodzakelijkerwijze met zich mee mocht brengen dat de te archiveren bescheiden aan Gedeputeerde Staten dienen te worden overgedragen, zal het dit college niet zijn toegestaan deze te openen, of anderszins in te zien, dan wel onder zich te houden.

• 4. Alle stukken die door of vanwege de Vertrouwenscommissie zijn opgemaakt of aan haar zijn toevertrouwd en niet voor archivering in aanmerking komen, worden door de voorzitter en de secretaris in gezamenlijkheid vernietigd, dan wel worden geretourneerd aan degenen die deze stukken hebben verschaft.

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin dit reglement wordt geplaatst.

Artikel 13

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Vertrouwenscommissie herbenoeming cdK.

Den Haag, 27 mei 2019

Provinciale Staten van Zuid-Holland,

griffier,

voorzitter,