Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Provincie Groningen 2016-2020 - wijziging

Gedeputeerde Staten van Groningen maken bekend dat zij op 21 mei 2019, nr. A. 13, afdeling FZ, dossiernummer K15585 het volgende besluit hebben genomen:

Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen:

Overwegende dat:

De bevindingen van de accountant ten aanzien van inkoop en aanbesteden van dien aard zijn dat een aanscherping van de regels en een grotere betrokkenheid en invloed van Concern Inkoop nodig is, zodat rechtmatigheidsfouten voorkomen worden.

Gelet op:

De Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken 2016, het Aanbestedingsbesluit

Besluiten:

Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Provincie Groningen 2016–2020 als volgt te wijzigen:

• I. Paragraaf 6.1 wordt vervangen en komt als volgt te luiden:

6.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures

In de Aanbestedingswet is opgenomen dat middels een inkoopstrategie wordt bepaald welke procedure in het specifieke geval van de voorliggende aanbesteding zal worden toegepast. De bandbreedte waarbinnen de diverse procedures kunnen worden toegepast wordt bepaald door toepassing van voorschrift 3.4A, de tabel Leveringen/diensten Decentrale overheid en de tabel Werken in artikel 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit.

Leveringen en Diensten: Voor opdrachten met een waarde onder de € 25.000,- stelt de provincie zich op het standpunt dat de argumenten voor het vragen om meer dan één offerte in het algemeen niet opwegen tegen de lasten die voor ondernemers en de aanbestedende dienst voortvloeien uit het organiseren van een aanbesteding met meerdere inschrijvers. De provincie sluit hiermee aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit, die stelt dat voor kleine opdrachten de enkelvoudig onderhandse opdrachtverstrekking in algemene zin de meest aangewezen procedure lijkt.

Opdrachten met een waarde ≥ € 25.000,- dienen altijd gemeld te worden bij Concern Inkoop, waarna Concern Inkoop op basis van de criteria uit voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit tot een bindend maatwerkadvies komt inzake de te volgen aanbestedingsprocedure. Bij het formuleren van dit advies slaat Concern Inkoop in ieder geval acht op de volgende aspecten:

• Omvang van de opdracht;

• Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers

• Aantal potentiële inschrijvers;

• Gewenst eindresultaat;

• Complexiteit van de opdracht;

• Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Opdrachten voor leveringen en diensten met een financiële waarde gelijk aan of hoger dan de Europese aanbestedingsdrempel dienen Europees aanbesteed te worden.

Werken : Voor opdrachten met een waarde onder de € 150.000,- stelt de provincie zich op het standpunt dat de argumenten voor het vragen om meer dan één offerte in het algemeen niet opwegen tegen de lasten die voor ondernemers en de aanbestedende dienst voortvloeien uit het organiseren van een aanbesteding met meerdere inschrijvers. De provincie sluit hiermee aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit, die stelt dat voor kleine opdrachten de enkelvoudig onderhandse opdrachtverstrekking in algemene zin de meest aangewezen procedure lijkt.

Voor opdrachten boven de € 150.000,- tot € 2.000.000,- geldt in het algemeen dat de grotere waarde van de opdracht rechtvaardigt dat meer leveranciers kunnen inschrijven. Om ook hier een balans te houden met de lasten die dit voor leveranciers en de provincie met zich mee brengt geldt de Meervoudig Onderhandse procedure hier als het meest aangewezen. Tevens biedt deze procedure de meeste kansen voor het MKB.

Echter uit de motivering van de keuze van de procedure kan blijken dat ook bij een hogere waarde (tot maximaal €. 3.000.000,-) een Meervoudig Onderhandse procedure de meest aangewezen procedure lijkt. In dat geval dient een toetsing van deze motivering door Concern Inkoop plaats te vinden gebaseerd op de criteria die genoemd zijn in Voorschrift 3.4A in de Gids Proportionaliteit

De provincie acht voor Werken de volgende drempelwaarden proportioneel:

• Enkelvoudig Onderhands tot € 150.000,-

• Meervoudig Onderhands van € 150.000,- tot € 2.000.000,-

• Meervoudig Onderhands van € 2.000.000,- tot € 3.000.000,-. Hierbij dient een toetsing plaats te vinden op de motivering volgens de eerder genoemde criteria uit de Gids Proportionaliteit door CI.

• Nationaal (in het algemeen) van €. 2.000.000,- tot de Europese drempelwaarde

Algemeen : Het toepassen van een hogere procedure als hierboven omschreven is te allen tijde toegestaan. Dit is in ieder geval van toepassing indien uit de inkoopstrategie blijkt dat dit noodzakelijk is. De motivering voor de keuze van de procedure op basis van bovenstaande aspecten dient in het aanbestedingsdossier te worden opgenomen.

Het bovenstaande is onderstaand nogmaals schematisch weergegeven.

Aanbestedingsprocedure	Werken	Minimum aantal uit te nodigen leveranciers
Enkelvoudig onderhands	< € 150.000,-	1 offerte
Meervoudig onderhands	€ 150.000,- <> € 2.000.000,-	minimaal 3 en maximaal 5 offertes
	€ 2.000.000,- <> € 3.000.000,-	na motivering en in overleg met CI minimaal 3 en maximaal 5 offertes
Nationaal	€ 2.000.000,- <> Eur. drempel	n.v.t.
Europees	≥ Europese drempel	n.v.t.

Figuur 2: Aanbestedingsprocedures

De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks door de Europese Commissie aangepast en zijn exclusief BTW. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

• II. Paragraaf 7.4 wordt vervangen en komt als volgt te luiden:

7.4 Hardheidsclausule

Toestemming om af te wijken van het bindend advies van Concern Inkoop voor opdrachten voor leveringen en diensten kan alleen gegeven worden door het directieteam (DT). De betrokken afdeling verzoekt het DT daartoe om toestemming tot afwijking, met mededeling van de redenen en de consequenties in het kader van wet- en regelgeving die tot het verzoek leiden. Hierbij dient altijd rekening gehouden te worden met wettelijke kaders zoals beschreven in hoofdstuk 3.

Toestemming om af te wijken van dit beleid kan alleen gegeven worden door GS. De betrokken afdeling verzoekt GS daartoe om toestemming tot afwijking, met mededeling van de redenen en de consequenties in het kader van wet- en regelgeving die tot het verzoek leiden. Hierbij dient altijd rekening gehouden te worden met wettelijke kaders zoals beschreven in hoofdstuk 3.

• III. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.

Groningen, 21 mei 2019.

Gedeputeerde Staten voornoemd:

F.J. Paas, voorzitter.

H. Schrikkema, locosecretaris.