Verordening rechtspositie decentrale ambtsdragers Overijssel 2019

Provinciale Staten van de provincie Overijssel

 

Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten 12 februari 2019;

 

Gehoord hebbende het Presidium,

 

Gelet op

  • -

    artikel 143 Provinciewet,

  • -

    de artikelen 2:1.1 lid 4, 2:1.3 lid 1. 2:1.4 lid 1, 2:1.9 lid 1, 2:2.10 leden 1 en 5, 2:3.3 lid 2, 2:3.5, 2:4.2 en 2:4.4 van het Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers en

  • -

    de artikelen 2.1 lid 5 en 2.6 lid 5 van de Regeling rechtspositie decentrale ambtsdragers;

Besluiten vast te stellen de navolgende

 

Verordening rechtspositie decentrale ambtsdragers Overijssel 2019.

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Besluit: het Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers;

  • b.

    Regeling: de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers;

  • c.

    openbaar vervoer: voor eenieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een auto, bus, trein, tram of via een geleide systeem voortbewogen voertuig dan wel met een veerpont of een veerboot;

  • d.

    commissielid: lid van een commissie als bedoeld in de artikelen 80, 81, en 82 van de Provinciewet, dat niet tevens statenlid is of ambtenaar die als zodanig tot lid van een commissie is benoemd;

  • e.

    Statenlid: lid van Provinciale Staten;

  • f.

    gedeputeerde: lid van Gedeputeerde Staten;

  • g.

    Commissaris: Commissaris van de Koning;

  • h.

    ambtsdrager: een Statenlid, de Commissaris of een gedeputeerde.

  • i.

    commissiedag: de dag waarop de commissievergadering en één of meerdere informatie bijeenkomsten georganiseerd worden. De commissiedag is de basis voor de vergoeding aan een burgerlid, die deelneemt aan de vergadering(en) tijdens een commissiedag.

Hoofdstuk 2 Voorzieningen Statenleden

Artikel 2. Vergoeding werkzaamheden

Van de vergoeding, genoemd in artikel 2:1.1, eerste lid, van het Besluit, kan 20% worden uitgekeerd op basis van het aantal bijgewoonde Statenvergaderingen afgezet tegen het aantal gehouden vergaderingen in een bepaald kalenderjaar.

Artikel 3. Toelage lid onderzoekscommissie

Het Statenlid dat lid is van een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 151a, derde lid, van de Provinciewet, ontvangt per jaar voor de duur van dat lidmaatschap een toelage van maximaal 300% van de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden, genoemd in artikel 2:1.1, eerste lid, van het Besluit.

Artikel 4. Toelage lid bijzondere commissie

Het Statenlid dat lid is van een bijzondere commissie, bedoeld in artikel 2:1.4, lid 1 van het Besluit, ontvangt per maand voor de duur van de activiteiten van de commissie een toelage die gelijk is aan maximaal 100% van de maximum toelage, genoemd in artikel 2:1.4, lid 1 van het Besluit.

Hoofdstuk 3 Voorzieningen Commissaris van de Koning

Artikel 5. Ter beschikking gestelde auto

Gedeputeerde Staten stellen ten laste van de provincie een auto voor gemeenschappelijk gebruik of een auto op afroep van een daartoe door de provincie gecontracteerde vervoerder ter beschikking aan de commissaris.

Hoofdstuk 4 Voorzieningen gedeputeerden

Artikel 6. Ter beschikking gestelde auto

Gedeputeerde Staten stellen ten laste van de provincie een auto voor gemeenschappelijk gebruik of een auto op afroep van een daartoe door de provincie gecontracteerde vervoerder ter beschikking aan de gedeputeerden.

Hoofdstuk 5 Gemeenschappelijke voorzieningen

Artikel 7. Vergoeding kosten scholing

  • 1.

    Van scholing als bedoeld in dit artikel is sprake als de scholing niet-partijpolitiek georiënteerd is en gericht is op de vervulling van de functie van de ambtsdrager of het commissielid.

  • 2.

    De kosten van scholing die door of namens de provincie wordt verzorgd of aangeboden aan de ambtsdrager of het commissielid, komen voor rekening van de provincie.

  • 3.

    De ambtsdrager die of het commissielid dat scholing wenst die niet door of namens de provincie wordt verzorgd of aangeboden, dient daartoe vooraf een gemotiveerde aanvraag in bij gedeputeerde staten onderscheidenlijk provinciale staten.

  • 4.

    De aanvraag bedoeld in het derde lid gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie.

  • 5.

    De kosten komen voor rekening van de provincie als deelname naar het oordeel van gedeputeerde staten onderscheidenlijk provinciale staten van belang is in verband met de vervulling van de functie van de ambtsdrager of het commissielid.

  • 6.

    Voor een Statenlid is per jaar 5% van de vaste vergoeding voor werkzaamheden van een Statenlid beschikbaar voor niet partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van het ambt.

  • 7.

    Voor de Commissaris of gedeputeerde is per jaar 2% van de bezoldiging als budget beschikbaar. Het budget geldt voor vier jaar en wordt bij de start van de statenperiode vrijgemaakt. De besteding vindt plaats in drie fasen: bij de aanvang van het ambt als gedeputeerde respectievelijk Commissaris; in de loop van de vierjaar periode; en in het traject ‘Van werk naar werk’ als begeleiding tijdens de uitvoering van de sollicitatieplicht.

  • 8.

    Indien de gedeputeerde meer dan één Statenperiode het ambt heeft vervuld, en hij in de eerdere ambtsperiode minder dan 10% van het beschikbare budget heeft besteed voor scholing, kan hem een tweede budget worden toegekend dat gelijk is aan het eerste budget met als uitdrukkelijk doel het voorkomen van een wachtgeldsituatie.

Artikel 8. Informatie- en communicatievoorzieningen

  • 1.

    Aan een Statenlid, burgerlid/commissielid, gedeputeerde of de commissaris stellen Gedeputeerde Staten informatie- en communicatievoorzieningen, ter beschikking voor de duur van de uitoefening van zijn ambt.

  • 2.

    De wijze van ter beschikking stellen vindt plaats op basis van de door Gedeputeerde Staten vast te stellen regeling.

Artikel 9. Geschikte vervoersvoorziening

  • 1.

    De ambtsdrager of het commissielid dat tijdelijk een functionele beperking heeft en niet in staat is met het openbaar vervoer of met eigen vervoer te reizen voor woon- werkverkeer of voor de uitoefening van de functie, kan op kosten van de provincie gebruik maken van een voor de beperking geschikte vervoersvoorziening.

  • 2.

    Indien het een Staten- of commissielid betreft, is het aan Provinciale Staten om te beoordelen of de gewenste vervoersvoorziening, bijvoorbeeld een taxi of een dienstauto, geschikt geacht kan worden en door de provincie kan worden vergoed of ter beschikking gesteld.

  • 3.

    Indien het de Commissaris of een gedeputeerde betreft, maken gedeputeerde staten de in het tweede lid genoemde beoordeling.

Artikel 10. Bedrijfsgeneeskundige zorg

Statenleden, de Commissaris en de gedeputeerden kunnen voor bedrijfsgeneeskundige zorg gebruik maken van de voorzieningen die voor de ambtenaren zijn getroffen.

Hoofdstuk 6 Voorzieningen Commisieleden

Artikel 11. Hogere vergoeding

  • 1.

    Voor leden van commissies als bedoeld in artikel 2:4.2 van het Besluit rechtspositie politieke ambtsdragers worden in het afzonderlijke instellingsbesluit door Provinciale Staten respectievelijk door Gedeputeerde Staten, de hoogte van de vergoedingen vastgesteld.

  • 2.

    Voor bestuurscommissies als bedoeld in artikel 81 Provinciewet en andere commissies als bedoeld in artikel 82 Provinciewet die worden ingesteld door Gedeputeerde Staten, dragen Provinciale Staten haar bevoegdheid uit artikel 94 Provinciewet over aan Gedeputeerde Staten.

Hoofdstuk 7 Betaling, declaratie, gebruik creditcard

Artikel 12. Betaling van kosten

Betaling van kosten op grond van deze verordening vindt plaats door:

  • a.

    rechtstreekse toezending van de factuur aan de provincie;

  • b.

    betaling uit eigen middelen, met dien verstande dat voor de de commissaris en de gedeputeerden geldt, dat betalen van kosten uit eigen middelen alleen plaatsvindt als rechtstreekse facturering aan de provincie, en het gebruik van de provinciale creditcard niet mogelijk zijn.

Artikel 13. Gebruik en verantwoording creditcard uitgaven

  • 1.

    Gebruik creditcard

    • a.

      Gedeputeerde staten stellen een provinciale creditcard ter beschikking aan de commissaris en de gedeputeerden voor het doen van uitgaven die voor vergoeding of tegemoetkoming ten laste van de provincie in aanmerking komen.

    • b.

      De provinciesecretaris draagt zorg voor de aanvraag, verstrekking en intrekking van provinciale creditcards. Met de creditcard kan geen contant geld worden opgenomen.

    • c.

      Voor het doen van de in het eerste lid bedoelde uitgaven, kunnen de commissaris en de gedeputeerden gebruik maken van de provinciale creditcard als rechtstreekse facturering als genoemd in artikel 14 niet mogelijk is.

    • d.

      Reis- en verblijfkosten in het buitenland kunnen worden betaald door gebruikmaking van de creditcard.

  • 2.

    Verantwoording creditcarduitgaven

    • a.

      Verantwoording van de creditcarduitgaven vindt plaats via het digitaal systeem van de provincie.

    • b.

      De verantwoording vindt plaats binnen één maand na afloop van de kalendermaand van de inhouding door de creditcardmaatschappij.

    • c.

      Een niet tijdig ingediende verantwoording van gedane creditcarduitgaven, heeft tenzij er sprake is van overmacht, tot gevolg dat de gemaakte kosten voor rekening van de creditcardgebruiker komen.

    • d.

      Bij beëindiging van het ambt van commissaris of gedeputeerde wordt de creditcard onverwijld ingeleverd dan wel ingenomen.

    • e.

      Bij verlies van de creditcard meldt de commissaris of gedeputeerde dit direct bij de creditcardmaatschappij en bij de provinciesecretaris. Het eigen risico bij verlies of diefstel van de creditcard komt voor rekening van de creditcardgebruiker.

Artikel 14 Declaratie van vooruit betaalde kosten

  • a.

    Declaratie van kosten die uit eigen middelen zijn vooruit betaald; en

  • b.

    Declaratie van de met eigen auto gemaakte reiskosten geschiedt door gebruikmaking van het digitale systeem van de provincie, waarbij de originele nota’s als bijlagen worden toegevoegd

  • c.

    Declaraties worden binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft ingediend, tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden waardoor betrokkene niet hiertoe in staat was.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 15. Intrekking eerdere verordening

De Verordening Rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en Commissieleden 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 28 maart 2019.

Artikel 17. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening wordt aangehaald als:

Verordening rechtspositie decentrale ambtsdragers Overijssel 2019.

Zwolle,

Provinciale Staten voornoemd,

voorzitter,

griffier,

Algemene toelichting

Uniformering van de landelijke regelingen

Tot 28 maart 2019 is de rechtspositie van de Staten- en commissieleden, de Commissaris en de gedeputeerden in allerlei verschillende AMvB’s en ministeriële regelingen vastgelegd. Met ingang van 28 maart 2019 worden het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, het Rechtspositiebesluit commissaris van de Koning en het Rechtspositiebesluit gedeputeerden vervangen door één nieuwe besluit: het Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdrager (hierna: het Besluit).

Ook de ministeriële regelingen waarin een aantal rechtspositionele zaken verder wordt uitgewerkt, zijn gebundeld in één nieuwe regeling. De Regeling rechtspositie staten- en commissieleden en de Regeling rechtspositie gedeputeerden worden vervangen door de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers (hierna: de Regeling).

 

In het Besluit en de Regeling zijn veel elementen van de rechtspositie al uitputtend geregeld. Ook is de herziening gebruikt om de rechtspositie van alle decentrale politieke ambtsdragers, dus ook die van gemeenten en waterschappen, te uniformeren.

 

Op enkele onderdelen geven het Besluit en de Regeling nog ruimte om op provinciaal niveau keuzes te maken of nadere regels te stellen. De ruimte om onderwerpen bij provinciale verordening naar eigen inzicht te regelen, neemt wel af na de inwerkingtreding van het Besluit en de Regeling. De faciliteiten voor commissieleden zijn nagenoeg gelijk geworden aan die van Statenleden.

Karakter en inhoud van de (Model)verordening

Het volgende overzicht geeft een beeld van de belangrijkste onderwerpen die in het Besluit en de Regeling al uitputtend zijn geregeld:

  • -

    De hoogte van de bezoldiging of de vergoeding voor de werkzaamheden;

  • -

    De reiskostenvergoeding, inclusief het woon – werkverkeer1;

  • -

    De vaste onkostenvergoeding;

  • -

    De toelage voor een lid van een vertrouwenscommissie, de rekenkamerfunctie en de fractievoorzitter;

  • -

    De tegemoetkoming in de kosten van een ziektekostenverzekering voor de statenleden;

  • -

    De financiële bijdrage van de commissaris of een gedeputeerde voor een ter beschikking gestelde woning;

  • -

    De vergoeding aan een statenlid, de commissaris of een gedeputeerde in verband met beroepsziekte of dienstongeval;

  • -

    De uitkering bij overlijden van de commissaris of een gedeputeerde;

  • -

    Vergoeding van kosten van loopbaanoriëntatie door de commissaris of gedeputeerden;

  • -

    De verhuiskostenvergoeding voor de commissaris bij verhuizing vanwege ontslag of niet-herbenoeming;

  • -

    De vergoedingen voor waarneming en vervanging;

  • -

    De kosten van bewaking en beveiliging;

  • -

    De kosten van lidmaatschap van een beroepsvereniging;

  • -

    Welke vergoedingen en toelagen worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in de Wet op de loonbelasting 1964.

NB.

In de verordening zijn de onderwerpen die al uitputtend zijn geregeld in het Besluit en/of de Regeling, niet opgenomen. Voor een compleet beeld van de rechtspositie van de decentrale politieke ambtsdragers zullen dan zowel het Besluit, de Regeling alsook onze provinciale verordening geraadpleegd moeten worden.

 

Voor de volgende onderwerpen geldt dat er nog ruimte is om in de provinciale verordening nadere regels te stellen of keuzes te maken:

  • a)

    Een deel van de vaste vergoeding voor de werkzaamheden van het statenlid afhankelijk maken van het aantal Statenvergaderingen dat is bijgewoond;

  • b)

    De hoogte van de toelage van een lid van een onderzoekscommissie of van een bijzondere commissie;

  • c)

    Een financiële bijdrage aan de statenleden voor voorzieningen voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden;

  • d)

    Het ter beschikking stellen van een auto aan de commissaris of de gedeputeerde en de wijze van gebruik;

  • e)

    Gebruik creditcard;

  • f)

    De kosten van scholing;

  • g)

    De bedrijfsgeneeskundige zorg;

  • h)

    Een hogere vergoeding voor bepaalde commissieleden.

Met uitzondering van c) zijn alle onderwerpen in de bovenstaande opsomming opgenomen in de verordening.

Op een aantal plekken in de verordening wordt de hoogte van een toelage of vergoeding vastgesteld. In die gevallen waren in de Modelverordening geen concrete bedragen genoemd, maar werd verwezen naar en aansluiting gezocht bij vergoedingen die zijn opgenomen in het Besluit of in de Regeling.

Fiscale behandeling vergoeding voor werkzaamheden en onkostenvergoeding voor Staten- en commissieleden

De opting in regeling

Statenleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het Statenlid kan met de provincie overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de “opting-in regeling” genoemd. De administratie van de provincie is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de provincie en het Statenlid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem dan draagt de provincie de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. Omdat een Statenlid geen werknemer in de formele zin van het woord is, valt hij niet onder de sociale zekerheidswetgeving. Om die reden worden over de statenvergoeding ook geen premies sociale zekerheid ingehouden. De inkomsten worden gezien als loon belast in box 1. Het Statenlid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden. Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de provincie onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen.

Fiscale standaardpositie

Als niet voor de loonbelasting wordt geopteerd dan geldt voor het Statenlid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 resultaat uit een werkzaamheid geniet. In dat geval is het winstsysteem van toepassing. Betrokkene moet dan alle ontvangsten verantwoorden als winst en kan de gemaakte kosten daarop in mindering brengen.

 

Statenleden die gekozen hebben voor de standaardregeling zullen dan ook over de netto-onkostenvergoeding inkomstenbelasting moeten betalen, tenzij zij aan de hand van bewijsmateriaal kunnen aantonen dat de vergoeding besteed is aan onkosten voortvloeiend uit het statenlidmaatschap.

Betrokkenen kunnen bij de aangifte inkomstenbelasting hun werkelijke beroepskosten, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen, in mindering brengen op hun belastbaar inkomen (belastbare resultaat). De provincie dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden via een opgave IB47. Eventuele verstrekkingen moeten naar de waarde in het economische verkeer worden opgegeven. Het daadwerkelijk zakelijk gebruik leidt dan tot aftrek.

Eenmalige keuze per zittingsperiode

Zoals hierboven naar voren is gekomen kan de keuze om al of niet te opteren voor de loonbelasting voor het statenlid ingrijpende gevolgen hebben. De beslissing om voor de loonbelasting te opteren kan eenmaal per zittingsperiode worden gemaakt en geldt in beginsel voor de (resterende) zittingsperiode. Wel kan betrokkene als spijtoptant terugkomen op deze beslissing voor de resterende periode. Opteren voor de loonbelasting hoeft niet bij aanvang van de zittingsperiode te gebeuren maar kan ook gedurende de zittingsperiode voor de resterende periode.

De vergoedingssystematiek

Voor de uitoefening van het politieke ambt moeten bestuurders niet het eigen inkomen hoeven aan te spreken. Een adequate vergoedingssystematiek is daarom van belang. Waar er functionele uitgaven zijn verdient het aanbeveling terughoudend te zijn met een financieringswijze waarin de bestuurder deze uit eigen middelen vooruit betaalt en de provincie ze terugbetaalt. Eigen middelen en publieke middelen moeten zoveel mogelijk gescheiden worden gehouden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur de kosten direct in rekening te brengen bij de provincie. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te dienen zal echter behoefte blijven bestaan.

Controle en verantwoording

Voor de bestuurlijke uitgaven is - net als voor de besteding van alle andere publieke middelen - transparantie van groot belang. Daartoe dienen enerzijds inzichtelijke regels en richtlijnen die voor het vergoedingen- en voorzieningenstelsel gelden en anderzijds een duidelijke verantwoording van het daadwerkelijk gebruik. Op deze wijze kan worden voorkomen dat er onnodige discussies plaatsvinden omtrent het gebruik van onkostenregelingen of voorzieningen door provinciebestuurders en over de eventueel verschuldigde belasting.

Dat is ook in hun belang omdat zij hun functie moeten kunnen uitoefenen zonder te worden gehinderd door onzekerheden omtrent de financiering van de functionele uitgaven. Daartoe is vereist dat er een zodanig sluitende financiële en administratieve organisatie is ingericht dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsomschrijving

De commissiedag vormt de grondslag voor de vergoeding aan de commissieleden.

Naast een Statenlid kan ook een burger commissielid zijn.

Dat neemt niet weg dat het begrip “commissie” in de betekenis van hoofdstuk V van de Provinciewet kan blijven staan, omdat hieronder ook andere commissies vallen, zoals de onderzoekscommissies.

Artikel 2 Vergoeding werkzaamheden

Dit is een facultatief artikel die wij hebben overgenomen. Het bevat een uitwerking van artikel 2:1.1, vierde lid, van het Besluit. Dat artikel biedt de mogelijkheid om te bepalen dat maximaal 20% van de vergoeding voor de werkzaamheden als statenlid afhankelijk te maken van het aantal statenvergaderingen waaraan is deelgenomen. Dit artikel kan alleen in zijn geheel worden opgenomen in onze verordening en geldt dan voor alle statenleden.

Aan de hand van de presentielijsten wordt de juiste hoogte van de vergoeding voor de werkzaamheden vastgesteld.

Artikel 3 en 4. Toelagen

De provinciewet kent de vertrouwenscommissie (artikel 61 lid 3 Provinciewet) en de rekenkamerfunctie (artikel 79p Provinciewet). De hoogte van de vaste toelage per maand voor deze commissies is al helemaal geregeld in artikel 2:1.2 van het Besluit. Maar zolang de commissie “slapend” is, althans niet actief, ontvangen de leden geen toelage: niet de duur van het lidmaatschap is van belang, maar de duur van de activiteiten.

 

Ook de onderzoekscommissie heeft een basis in de Provinciewet (artikel 151a). Het werk van die commissie vindt in de praktijk vaak intenser en in een korter tijdsbestek plaats dan dat van de hiervoor genoemde commissies. Het benodigde werk kan inhoudelijk en qua belasting zodanig variëren dat de vaststelling van de hoogte van de vergoeding voor dat werk is overgelaten aan het provinciale staten. De vergoeding mag per jaar echter niet hoger zijn dan driemaal de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden als statenlid (artikel 2:1.3 van het Besluit). Provinciale Staten stellen de toelage vast op het maximum of op een lager bedrag.

 

Er is ook nog behoefte gebleken aan een grondslag voor vergoedingen voor het werk in andere bijzondere commissies dan de drie die in de Provinciewet zijn omschreven. Een voorbeeld daarvan is een commissie met een bijzondere opdracht die een zware belasting vormt. (zie artikel 11 van onze verordening).

 

Het moet dan wel gaan om een commissie die bij verordening is ingesteld ter uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van provinciale staten. Ook geldt als vereiste dat het commissiewerk een zodanig belang, belasting en tijdsbeslag kent, dat die, net als de vertrouwenscommissie en de rekenkamerfunctie, redelijkerwijs niet tot het reguliere werk van de volksvertegenwoordiger geacht kan worden te behoren.

Door het verordening vereiste kan op lokaal niveau een algemene en politieke afweging worden gemaakt. Politieke discussie is gewenst, omdat het gaat om de vraag of een bepaalde groep statenleden aanspraak zou moeten kunnen maken op een bepaalde vergoeding.

Provinciale staten stellen de hoogte van de maandelijkse toelage voor lidmaatschap van een bijzondere commissie vast. De toelage is maximaal gelijk aan de toelage voor het lid van een vertrouwenscommissie (artikel 2:1.4 van het Besluit). Provinciale staten bepalen hoe hoog de toelage voor lidmaatschap van een bijzondere commissie is.

Het bedrag wordt naar rato van de duur van de activiteiten toegekend.

Artikel 5. en 6. Ter beschikking gestelde auto

De artikelen 2:2.10 van het Besluit en 2.8 van de Regeling bevatten de bepalingen over de aan de commissaris of de gedeputeerden ter beschikking gestelde auto.

Onder een ter beschikking gestelde auto wordt niet alleen verstaan een auto die alleen ter beschikking staat van de commissaris of één bepaalde gedeputeerde, maar ook een deelauto en een auto op afroep.

Het gebruik en de financiële en fiscale behandeling van de ter beschikking gestelde auto zijn nagenoeg volledig geregeld in het Besluit en de Regeling.

Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de situatie waarin een ter beschikking gestelde auto alleen ter beschikking staat van de commissaris of een gedeputeerde en de situatie waarin de ter beschikking gestelde auto door meerdere collegeleden wordt gebruikt (deelauto of auto op afroep), zoals het geval is bij de provincie Overijssel.

 

Als onderdeel van de bedrijfsvoering kan de provincie een auto met chauffeur voor zakelijk gebruik beschikbaar stellen aan gedeputeerden. Het beleid ten aanzien van het gebruik daarvan is vastgesteld in de GS-nota’s van 23 januari 2007 (2007/0015725) en van 13 maart 2012 (2012/0045773). Voor de toepassing van dit artikel mede verstaan een door de provincie ingehuurde auto.

De ter beschikking gestelde auto met chauffeur kan door de commissaris en gedeputeerde nu ook worden gebruikt voor het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling zonder nadere bepaling. En voor reizen ten behoeve van nevenfuncties die de commissaris en gedeputeerde vervult uit hoofde van zijn ambt (zuivere qq-functies). Indien de commissaris en gedeputeerde voor reizen ten behoeve van een nevenfunctie gebruik maakt van de ter beschikking gestelde auto met chauffeur en daarvoor van een derde een vergoeding van reiskosten ontvangt, wordt die vergoeding in de provinciale kas gestort.

 

Het gebruik van de ter beschikking gestelde auto – met chauffeur – voor dienstreizen en zuivere q.q.-functies wordt door de Belastingdienst als zakelijk beschouwd.

Gebruik voor andere nevenfuncties wordt gezien als privégebruik. Ook het gebruik voor bestuurlijke doeleinden geldt fiscaal als privégebruik.

 

Bij een gebruik van meer dan 500 km op jaarbasis heeft dat tot gevolg dat 22% van de cataloguswaarde bij de bezoldiging wordt geteld. De ter beschikking gestelde auto’s zijn uitgerust met een “zwarte doos” om het privegebruik te kunnen aantonen.

Artikel 7. Tegemoetkoming kosten scholing

De artikelen 2:3.3 lid 2 en 2:4.4 van het Besluit geven aan Provinciale en Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om nadere regels te stellen over de scholing van Staten- en commissieleden respectievelijk de Commissaris en de gedeputeerden.

 

Een onderscheid is gemaakt tussen scholing die door of vanwege de provincie in het provinciaal belang is georganiseerd en scholing waaraan een individuele decentrale politieke ambtsdrager of een commissielid in verband met de vervulling van de functie op eigen initiatief wil deelnemen. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus, congres etc. en een kostenspecificatie).

 

Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor Staten- en commissieleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt en niet opleidingen die gericht zijn op loopbaanontwikkeling.

Voor de commissaris en de gedeputeerden geldt dat artikel 2:2.11 van het Besluit een aparte voorziening biedt voor loopbaanoriëntatie. Kosten die in voor loopbaanoriëntatie worden gemaakt, vallen dus niet onder de scholingskosten.

 

Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal.

De reis- en verblijfkosten ontbreken in deze opsomming die al voor vergoeding in aanmerking komen op grond van 2:1.7 en 2:2.9 en 2:4.3 van het Besluit. Het betreft hier immers een zakelijke reis.

Voor commissieleden geldt dat zij slechts recht hebben op een kilometervergoeding voor reizen binnen de provincie. De Provinciewet biedt nu (nog) geen grondslag voor de vergoeding van kosten voor dienstreizen die provinciale commissieleden maken buiten de provincie. Een wetsvoorstel tot aanvulling van de Provinciewet op dit punt wordt voorbereid (NvT bij artikel 2:4.3 van het Besluit). Zodra dat is afgerond en de wet is aangepast zijn ook die kosten declarabel.

 

De in deze artikelen bedoelde cursussen en congressen hebben een zakelijk karakter en zijn aan te merken als beroepskosten waarvan de vergoeding c.q. verstrekking van loonbelasting is vrijgesteld. Voor Statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

 

Voor gedeputeerden geldt dat het scholings-budget ineens vrijkomt bij aanvang van de periode. Bij GS-besluit van 14 juni 2016 (kenmerk 2016/0180095) zijn aanvullende regels gesteld ter voorkoming van een uitkeringssituatie van een gedeputeerde:

Het benadrukken van het doel van de scholing – het voorkomen van de wachtgeldsituatie – geeft een gevoelsmatige verruiming van de 2% norm. Het budget per persoon bedraagt € 8.000,- per Statenperiode. Bij herbenoeming van een gedeputeerde ontstaat een nieuwe aanspraak van het normbedrag van € 8.000,- zodat er bij 2 ambtstermijnen 2x € 8.000,- beschikbaar is. Voorwaarde is dat in de eerste ambtsperiode het budget nauwelijks is benut.

Artikelen 8. Ict-middelen

Het Besluit bepaalt dat ict-middelen ter beschikking worden gesteld. Voor de wijze waarop is de Regeling ict-middelen opgesteld die Gedeputeerde Staten vaststellen.

Het verstrekken voorziet in de betaling van een bedrag ineens, meteen na de beëdiging, zodat men zelf de middelen aanschaft die men noodzakelijk acht voor het uitoefenen van de functie als gedeputeerde, als Statenlid, als burgerlid, als Commissaris van de Koning. Deze werkwijze wijkt af van het Besluit (dus in strijd met een hogere regeling), maar wordt vanwege de praktische toepassing en de persoonlijke voorkeuren van ambtsdragers het meest billijk/pragmatisch geacht. Mede gelet op veiligheidsoverwegingen, compatibiliteit en uniformiteit wordt aan alle Statenleden en burgerleden vanaf 28 maart 2019 een provinciaal emailadres (overijssel.nl) toegekend. (Meerdere provincies worstelen met het Besluit om fysieke apparaten ter beschikking te moeten stellen. Er worden hierin verschillende keuzes gemaakt, sommigen verstrekken wel ipads en telefoons, of alleen ipad of alleen vergoeding.)

Artikel 9. Geschikte vervoersvoorziening

De artikelen 2.1 en 2.6 van de Regeling maken het mogelijk om een geschikte vervoersvoorziening te vergoeden of ter beschikking te stellen aan een staten- of commissielid, de commissaris of een gedeputeerde met een (tijdelijke) functionele beperking. Gedeputeerde Staten onderscheidenlijk Provinciale Staten beoordelen of de gewenste vervoersvoorziening geschikt is en dus verstrekt of vergoed kan worden.

Artikel 10. Bedrijfsgeneeskundige zorg.

Dit artikel bevat de uitwerking van artikel 2:3.5 van het Besluit. De geneeskundige zorg is al geregeld voor ambtenaren en gedeputeerden. Aansluiten bij wat er al is geregeld is de meest eenvoudige vorm om de bedrijfsgeneeskundige zorg voor de statenleden en de commissaris in te richten.

Artikel 11. Vergoeding voor het bijwonen van commissievergaderingen

In dit artikel is het presentiegeld voor leden van provinciale commissies geregeld. Deze bepaling geldt voor de burgerleden, niet voor Statenleden en gedeputeerden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in het Besluit. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren en bestuurders die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben. Uitgezonderd zijn vertegenwoordigers van belangengroepen e.d. tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het provinciaal belang dient.

Artikelen 12 t/m 14. Betalingen van kosten

In artikel 12/13 zijn de wijzen en de volgorde van de betalingen aangegeven: op factuur rechtstreeks, gebruik van de creditcard en vooruitbetaling. In artikel 14 is de wijze van declaratie aangegeven en de termijn waarbinnen de declaratie moet geschieden.

Er is een duidelijke volgorde aangebracht in de manieren van betalen. De voorkeursvariant is rechtstreekse facturering aan de provincie. Als dat niet mogelijk is, kan de uitgave worden gedaan met een provinciale creditcard. Alleen als de betaling niet op die manieren kan gebeuren, kan de ambtsdrager of het commissielid de betaling uit eigen middelen doen en vervolgens declareren bij de provincie. Met deze aanpak wordt zo veel mogelijk vermeden dat privémiddelen door de commissaris of de gedeputeerde (moeten) worden gebruikt voor zakelijke uitgaven.

 

De accountant toetst de toepassing van de declaratieregels voor provinciale staten steekproefsgewijs. Verder wordt op basis van deze toetsing jaarlijks een geaggregeerd overzicht van gedeclareerde kosten, voorzien van het oordeel van de accountant van provinciale staten en een algemene toelichting, gepubliceerd op de provinciale website.

Bijlage 1  

Regeling verstrekking van ICT-middelen aan de decentrale ambtsdragers Overijssel 2019 - 2023

Besluit van Gedeputeerde Staten d.d. 2019, kenmerk 2019/0036337

 

Gedeputeerde Staten van Overijssel,

 

gelet op de artikel 8 van de Verordening rechtspositie decentrale ambtsdragers Overijssel 2019, voor de Statenperiode 2019-2023 ICT-middelen te verstrekken aan de ambtsdragers van Overijssel;

 

besluiten:

 

  • 1.

    aan de ambtsdragers van Overijssel, te verstrekken eenmalig te verstrekken zijnde een onbelast bedrag van maximaal € 1.344,-- voor de aanschaf van de ICT-middelen (mobiele devices) die de ambtsdrager noodzakelijk acht voor de uitoefening van de functie;

  • 2.

    de ICT-middelen en bijbehorende software moeten compatibel zijn met de provinciale software zodat toegankelijkheid van de voor de werkzaamheden benodigde informatie en stukken gewaarborgd is;

  • 3.

    het verstrekte bedrag dient ter bekostiging van alle (on)kosten die verband houden met:

    • 3.1

      de informatie- en communicatievoorzieningen en de inrichting ervan;

    • 3.2

      eventuele abonnementskosten hiervoor;

    • 3.3

      na afloop van de statenperiode is de voorziening eigendom van de gebruiker geworden;

  • 4.

    vanuit de provincie Overijssel wordt geen ondersteuning verleend bij installatie, onderhoud of andere werkzaamheden in relatie tot de voorzieningen;

  • 5.

    indien een ambtsdrager gedurende de Statenperiode zijn ambt beëindigt, is hij gehouden het verstrekte bedrag naar rato van de nog resterende maanden van de Statenperiode terug te betalen (€ 1.344,-- : 48 maanden x (48 – duur ambtsperiode);

  • 6.

    de verstrekking voor ICT-middelen is fiscaal aangewezen als eindheffingbestanddeel.

Gedeputeerde Staten voornoemd.

Naar boven