Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Drenthe 2019

Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 14 maart 2019, kenmerk P&O/2019000739, team Personeel en Organisatie, tot bekendmaking van het besluit van Provinciale Staten tot vaststelling van de Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Drenthe

Gedeputeerde Staten van Drenthe maken bekend dat door Provinciale Staten in hun vergadering van 13 maart 2019 is vastgesteld hetgeen volgt.

Besluit G-5;

Provinciale Staten van Drenthe;

gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 29 januari 2019, kenmerk 5.5/2019000239;

gelet op artikel 143 van de Provinciewet, de artikelen 2:1.1, lid 4, 2:1.3, lid 1, 2:1.4, lid 1, 2:1.9, lid 1, 2:2.10, leden 1 en 5, 2:3.3, lid 2, 2:3.5, 2:4.2 en 2:4.4 van het Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers en de artikelen 2.1, lid 5, en 2.6, lid 5, van de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers;

BESLUITEN:

• 1. de Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Drenthe 2019 vast te stellen;

• 2. de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden, zoals vastgesteld bij hun besluit van 16 december 2015, nummer G-6, Provinciaal Blad nummer 363 van 2016, laatstelijk gewijzigd bij hun besluit van 6 juli 2016, nummer G-3, Provinciaal Blad nummer 4124 van 2016, in te trekken.

Assen, 13 maart 2019

Provinciale Staten voornoemd,

mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter

mevrouw mr. drs. S. Buissink, griffier

Dit besluit treedt in werking op 28 maart 2019.

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter

W.F. Brenkman MSc, secretaris

Uitgegeven: 22 maart 2019

VERORDENING RECHTSPOSITIE DECENTRALE POLITIEKE AMBTSDRAGERS PROVINCIE DRENTHE 2019

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Besluit: het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers 2019;

• b. Regeling: de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers;

• c. openbaar vervoer: voor eenieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling

• d. met een auto, bus, trein, tram of een via een geleidesysteem voortbewogen voertuig dan wel met een veerpont of een veerboot;

• e. commissielid: lid van een commissie als bedoeld in de artikelen 80, 81 en 82 van de Provinciewet, dat niet tevens statenlid is of ambtenaar die als zodanig tot lid van een commissie is benoemd;

• f. statenlid: lid van Provinciale Staten;

• g. gedeputeerde: lid van Gedeputeerde Staten;

• h. commissaris: commissaris van de Koning;

• i. ambtsdrager: een statenlid, de commissaris of een gedeputeerde.

HOOFDSTUK 2 VOORZIENINGEN VOOR STATENLEDEN

Artikel 2 Vergoeding voor de werkzaamheden

Aan het statenlid wordt een vergoeding voor de werkzaamheden toegekend die gelijk is aan het bedrag, vermeld in artikel 2:1.1, eerste lid, van het Besluit.

Artikel 3 Toelage lid onderzoekscommissie/enquêtecommissie

Het statenlid dat lid is van een onderzoekscommissie/enquêtecommissie als bedoeld in artikel 151a, derde lid, van de Provinciewet, ontvangt voor dat lidmaatschap een toelage ter hoogte van € 120,-- per maand voor de duur van de activiteiten van deze commissie.

Artikel 4 Toelage statenlid in bijzondere commissie

• 1. Het statenlid dat lid is van een bijzondere commissie als bedoeld in artikel 2:1.4, lid 1, van het Besluit, ontvangt een toelage ter hoogte van € 120,-- per maand voor de duur van de activiteiten van deze commissie.

• 2. De taken en verantwoordelijkheden van de bijzondere commissie hebben een zodanig belang, belasting en tijdsbeslag dat deze niet redelijkerwijs tot het reguliere werk van het statenlid kunnen worden gerekend.

• 3. De vaststelling dat er sprake is van een bijzondere commissie met de financiële implicaties vindt bij verordening plaats.

HOOFDSTUK 3 VOORZIENINGEN VOOR DE COMMISSARIS EN GEDEPUTEERDEN

Artikel 5 Ter beschikking gestelde auto

• 1. Gedeputeerde Staten stellen ten laste van de provincie een dienstauto ter beschikking aan de commissaris en gedeputeerden voor de uitoefening van hun functie.

• 2. Onder dienstauto wordt voor de toepassing van dit artikel mede verstaan een door de provincie ingehuurde auto.

• 3. Voor zakelijke reizen kunnen de commissaris en gedeputeerden gebruikmaken van een dienstauto met chauffeur.

• 4. De commissaris mag de ter beschikking gestelde auto gebruiken voor andere dan zakelijke of bestuurlijke doeleinden.

• 5. De gedeputeerden mogen de ter beschikking gestelde auto niet gebruiken voor andere dan zakelijke of bestuurlijke doeleinden.

HOOFDSTUK 4 VOORZIENINGEN AMBTSDRAGERS

Artikel 6 Vergoeding kosten scholing

• 1. Van scholing als bedoeld in dit artikel is sprake als de scholing niet-partijpolitiek georiënteerd is en gericht is op de vervulling van de functie van de ambtsdrager.

• 2. De kosten van scholing die door of namens de provincie wordt verzorgd of aangeboden aan de ambtsdrager, komen voor rekening van de provincie.

• 3. De ambtsdrager die scholing wenst die niet door of namens de provincie wordt verzorgd of aangeboden, dient daartoe vooraf een gemotiveerde aanvraag in bij Gedeputeerde Staten onderscheidenlijk Provinciale Staten.

• 4. De aanvraag bedoeld in het derde lid gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie.

• 5. De kosten komen voor rekening van de provincie als deelname naar het oordeel van Gedeputeerde Staten onderscheidenlijk Provinciale Staten van belang is in verband met de vervulling van de functie van de ambtsdrager.

• 6. De maximale scholingsvergoeding voor scholing die niet door of namens de provincie wordt aangeboden of verzorgd, bedraagt voor een statenlid per jaar per persoon € 500,-- van de vergoeding, genoemd in artikel 2:1.1, eerste lid, van het Besluit.

• 7. In voorkomende gevallen kan naar het oordeel van het presidium besloten worden dat het bedrag wordt verhoogd.

Artikel 7 Informatie- en communicatievoorzieningen

• 1. Voor de informatie- en communicatiemiddelen die door Gedeputeerde Staten onderscheidenlijk Provinciale Staten ter beschikking worden gesteld, ondertekent de ambtsdrager een door Gedeputeerde Staten onderscheidenlijk Provinciale Staten opgestelde bruikleenovereenkomst.

• 2. Na afloop van de (ambts)termijn dienen de ter beschikking gestelde informatie- en communicatiemiddelen te worden ingeleverde bij de provincie.

Artikel 8 Geschikte vervoersvoorziening

• 1. De ambtsdrager die of het commissielid dat een tijdelijke functionele beperking heeft en niet in staat is met het openbaar vervoer of met eigen vervoer te reizen voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van de functie, kan op kosten van de provincie gebruikmaken van een voor de beperking geschikte vervoersvoorziening.

• 2. Indien het een staten- of commissielid betreft, is het aan Provinciale Staten om te beoordelen of de gewenste vervoersvoorziening, bijvoorbeeld een taxi of een dienstauto, geschikt geacht kan worden en door de provincie kan worden vergoed of ter beschikking gesteld.

• 3. Indien het de commissaris of een gedeputeerde betreft, maken Gedeputeerde Staten de in het tweede lid genoemde beoordeling.

Artikel 9 Bedrijfsgeneeskundige zorg

Statenleden, gedeputeerden en de commissaris maken voor bedrijfsgeneeskundige zorg gebruik van de voorzieningen die reeds voor de provincieambtenaren zijn getroffen.

HOOFDSTUK 5 VOORZIENINGEN VOOR COMMISSIELEDEN

Artikel 10 Hogere vergoeding

• 1. Het lid van een commissie ontvangt voor het bijwonen van de vergaderingen van een commissie en haar subcommissies een vergoeding die gelijk is aan het bedrag, vermeld in artikel 2.4.1 lid 1 van het Besluit, zoals dit bedrag jaarlijks ingevolge artikel 2.4.1 lid 2 voornoemd wordt herzien.

• 2. Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing op degene die als lid van een commissie een vaste vergoeding voor de werkzaamheden als bedoeld in artikel 94 van de Provinciewet ontvangt.

• 3. Geen vergoeding ontvangt degene die zitting heeft in een commissie:

  • a. als statenlid of gedeputeerde;

  • b. uit hoofde van dan wel als rechtstreeks uitvloeisel van een ambtelijke of bestuurlijke hoedanigheid dan wel van een functie bij een instelling die grotendeels van overheidswege wordt gesubsidieerd;

  • c. als vertegenwoordiger van een belanghebbende instelling, organisatie of groepering, tenzij zijn lidmaatschap van de commissie tevens in belangrijke mate het provinciaal belang dient.

• 4. Voor leden van commissies als bedoeld in artikel 2:4.2 van het Besluit gelden de volgende vergoedingen voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie:

  • a. de leden en de voorzitter van de Commissie rechtsbescherming 250%;

  • b. de leden en de voorzitter van de Bezwarencommissie Personele Aangelegenheden 250% en

  • c. de leden van de Adviescommissie Cultuur 175% en de voorzitter van deze commissie 250% van het in het eerste lid bedoelde bedrag van de vergoeding.

Artikel 11 Reis- en verblijfkosten commissieleden

• 1. Aan het lid van een commissie dat geen statenlid of gedeputeerde is en niet in zijn hoedanigheid van ambtenaar tot lid van de commissie is benoemd worden de reiskosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie en in verband met reizen binnen de provincie vergoed. De vergoeding betreft:

  • a. bij gebruik van openbare middelen van vervoer niet zijnde een taxi: een volledige vergoeding van de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reiskosten;

  • b. bij gebruik van een eigen vervoermiddel: een vergoeding van de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reiskosten overeenkomstig de bedragen van de Reisregeling binnenland.

• 2. Het in het eerste lid bedoelde lid van de commissie worden vergoed de gemaakte noodzakelijke verblijfkosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie tot ten hoogste de bedragen, vastgesteld bij of krachtens het Reisbesluit binnenland.

HOOFDSTUK 6 DE PROCEDURE VAN DECLARATIE EN BETALING

Artikel 12 Rechtstreekse facturering aan de provincie

• 1. De vergoeding van kosten kan plaatsvinden door rechtstreekse toezending van de door het statenlid, onderscheidenlijk de gedeputeerde voor akkoord ondertekende factuur aan de provincie.

• 2. Verantwoording van deze wijze van vergoeding vindt plaats door het begeleidingsformulier, waarvan het model door Gedeputeerde Staten is vastgesteld, volledig in te vullen en te ondertekenen.

• 3. Het statenlid, onderscheidenlijk de gedeputeerde dient het begeleidingsformulier en de factuur binnen twee maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft in bij de griffier, onderscheidenlijk de provinciesecretaris of de door hem aangewezen ambtenaar.

Artikel 13 Gebruik creditcard

• 1. De betaling van zowel binnenlandse als buitenlandse reis- en verblijfkosten kan plaatsvinden door gebruikmaking van de provinciale creditcard.

• 2. Een provinciale creditcard wordt aan de commissaris en gedeputeerden op aanvraag in bruikleen ter beschikking gesteld voor het doen van uitgaven die voor vergoeding of tegemoetkoming ten laste van de provincie in aanmerking komen. Aan de verstrekking van de creditcard kunnen voorwaarden worden verbonden.

• 3. De provinciesecretaris draagt zorg voor de aanvraag, verstrekking en intrekking van provinciale creditcards. Bij de aanvraag wordt aangegeven of een persoonlijke pincode voor het opnemen van contant geld gewenst wordt.

• 4. Verantwoording van deze wijze van vergoeding vindt plaats door het begeleidingsformulier, waarvan het model door Gedeputeerde Staten is vastgesteld, volledig in te vullen en te ondertekenen.

• 5. Het begeleidingsformulier en de factuur worden binnen twee maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft ingediend bij de provinciesecretaris of de door hem aangewezen ambtenaar.

• 6. Bij beëindiging van het ambt van commissaris of gedeputeerde wordt de creditcard onverwijld ingeleverd.

• 7. Verlies of diefstal van de creditcard wordt direct gemeld bij de desbetreffende creditcardmaatschappij en zo spoedig mogelijk ook bij de provincie. Het eigen risico bij verlies en diefstal komt, mits is voldaan aan de daarvoor geldende regels, voor rekening van de provincie.

Artikel 14 Declaratie van vooruitbetaalde kosten

• 1. Voor de vergoeding van de kosten wordt gebruikgemaakt van een declaratieformulier, waarvan het model door Gedeputeerde Staten is vastgesteld, indien deze kosten uit eigen middelen vooruit zijn betaald.

• 2. Het declaratieformulier wordt volledig ingevuld en ondertekend.

• 3. Het statenlid, onderscheidenlijk de gedeputeerde dient het declaratieformulier binnen twee maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft in bij de griffier, onderscheidenlijk de provinciesecretaris of een door hem aangewezen ambtenaar in, onder bijvoeging van de originele bewijsstukken.

HOOFDSTUK 7 SLOTBEPALINGEN

Artikel 15 Slotbepalingen

• 1. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Drenthe 2019.

• 2. Deze verordening treedt in werking op 28 maart 2019, nadat zij is bekendgemaakt in het Provinciaal Blad.

• 3. De Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden, zoals vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 16 december 2015, nummer G-6, laatstelijk gewijzigd bij besluit van Provinciale Staten van 6 juli 2016, nummer G-3, in te trekken.

TOELICHTING BIJ DE VERORDENING RECHTSPOSITIE DECENTRALE POLITIEKE AMBTSDRAGERS PROVINCIE DRENTHE 2019

ALGEMENE TOELICHTING

Uniformering van de landelijke regelingen

Tot 28 maart 2019 is de rechtspositie van de decentrale politieke ambtsdragers in allerlei verschillende AMvB’s en ministeriële regelingen vastgelegd. Met ingang van 28 maart 2019 zijn het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, het Rechtspositiebesluit commissaris van de Koning en het Rechtspositiebesluit gedeputeerden vervangen door één nieuw besluit: het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (hierna: het Besluit).

Ook de ministeriële regelingen waarin een aantal rechtspositionele zaken verder zijn uitgewerkt, zijn gebundeld in één nieuwe regeling. De Regeling rechtspositie staten- en commissieleden en de Regeling rechtspositie gedeputeerden zijn vervangen door de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers (hierna: de Regeling).

In het Besluit en de Regeling zijn veel elementen van de rechtspositie van decentrale politieke ambtsdragers al uitputtend geregeld. Ook is de herziening gebruikt om de rechtspositie van alle decentrale politieke ambtsdragers, dus ook die van gemeenten en waterschappen, te uniformeren.

Op enkele onderdelen geven het Besluit en de Regeling nog ruimte om op provinciaal niveau bepaalde keuzes te maken of nadere regels te stellen. De ruimte om onderwerpen bij provinciale verordening naar eigen inzicht te regelen, is afgenomen na de inwerkingtreding van het Besluit en de Regeling.

Voor de sector Provincies heeft een modelverordening van het IPO als leidraad gediend. Deze modelverordening is gebruikt om te komen tot een eigen verordening, waarin de rechtspositie van de decentrale politieke ambtsdragers van de provincie Drenthe (hierna: de Verordening), nader is geregeld.

Karakter en inhoud van de Verordening

• Het volgende overzicht geeft een beeld van de belangrijkste onderwerpen die in het Besluit en de Regeling al uitputtend zijn geregeld:

• De hoogte van de bezoldiging of de vergoeding voor de werkzaamheden;

• De reiskostenvergoeding, inclusief het woon-werkverkeer;

• De vaste onkostenvergoeding;

• De toelage voor een lid van een vertrouwenscommissie, de rekenkamerfunctie/enquêtecommissie en de fractievoorzitter;

• De tegemoetkoming in de kosten van een ziektekostenverzekering voor de statenleden;

• De financiële bijdrage van de commissaris of een gedeputeerde voor een ter beschikking gestelde woning;

• De vergoeding aan een statenlid, de commissaris of een gedeputeerde in verband met beroepsziekte of dienstongeval;

• De uitkering bij overlijden van de commissaris of een gedeputeerde;

• Vergoeding van kosten van loopbaanoriëntatie door de commissaris of gedeputeerden;

• De verhuiskostenvergoeding voor de commissaris bij verhuizing vanwege ontslag of niet-herbenoeming;

• De vergoedingen voor waarneming en vervanging;

• De kosten van bewaking en beveiliging;

• De kosten van lidmaatschap van een beroepsvereniging;

• Welke vergoedingen en toelagen worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in de Wet op de loonbelasting 1964.

Er is voor gekozen om onderwerpen die al uitputtend zijn geregeld in het Besluit en/of de Regeling, niet ook op te nemen in de Verordening.

Voor de volgende onderwerpen zijn in de Verordening nadere regels opgenomen:

• De hoogte van de toelage van een lid van een onderzoekscommissie of van een bijzondere commissie/statencommissie (bijzonder commissielid);

• Het ter beschikking stellen van een auto aan de commissaris of de gedeputeerde en de wijze van gebruik;

• De kosten van scholing;

• De bedrijfsgeneeskundige zorg;

• Een hogere vergoeding voor bepaalde commissieleden/bestuurscommissies.

Fiscale behandeling van de vergoeding voor de werkzaamheden en de onkostenvergoeding voor staten- en commissieleden

De opting-in-regeling

Statenleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het statenlid kan met de provincie overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de “opting-in-regeling” genoemd. De administratie van de provincie is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de provincie en het statenlid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem, draagt de provincie de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. Omdat een statenlid geen werknemer in de formele zin van het woord is, valt hij niet onder de socialezekerheidswetgeving. Om die reden worden over de statenvergoeding ook geen premies sociale zekerheid ingehouden. De inkomsten worden als loon belast in box 1. Het statenlid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden. Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de provincie onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen.

Fiscale standaardpositie

Als niet voor de loonbelasting wordt geopteerd, geldt voor het statenlid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 resultaat uit een werkzaamheid geniet. In dat geval is het winstsysteem van toepassing. Betrokkene moet dan alle ontvangsten verantwoorden als winst en kan de gemaakte kosten daarop in mindering brengen. Statenleden die gekozen hebben voor de standaardregeling zullen dan ook over de netto-onkostenvergoeding inkomstenbelasting moeten betalen, tenzij zij aan de hand van bewijsmateriaal kunnen aantonen dat de vergoeding besteed is aan onkosten voortvloeiend uit het statenlidmaatschap.

Betrokkenen kunnen bij de aangifte inkomstenbelasting hun werkelijke beroepskosten, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen, in mindering brengen op hun belastbaar inkomen (belastbaar resultaat). De provincie dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden middels een opgave IB47. Eventuele verstrekkingen moeten naar de waarde in het economische verkeer worden opgegeven. Het daadwerkelijk zakelijk gebruik leidt dan tot aftrek.

Eenmalige keuze per zittingsperiode

Zoals hierboven vermeld, kan de keuze om al of niet te opteren voor de loonbelasting voor het statenlid ingrijpende gevolgen hebben. De beslissing om voor de loonbelasting te opteren kan eenmaal per zittingsperiode worden genomen en geldt in beginsel voor de (resterende) zittingsperiode. Wel kan betrokkene als spijtoptant terugkomen op deze beslissing voor de resterende periode. Opteren voor de loonbelasting hoeft niet bij aanvang van de zittingsperiode te gebeuren, maar kan ook gedurende de zittingsperiode voor de resterende periode.

De vergoedingssystematiek

Voor de uitoefening van het politieke ambt moeten bestuurders niet het eigen inkomen hoeven aan te spreken. Een adequate vergoedingssystematiek is daarom van belang. Waar er functionele uitgaven zijn, verdient het aanbeveling terughoudend te zijn met een financieringswijze waarin de bestuurder deze uit eigen middelen vooruitbetaalt en de provincie ze terugbetaalt. Eigen middelen en publieke middelen moeten zoveel mogelijk gescheiden worden gehouden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur de kosten direct in rekening te brengen bij de provincie. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te dienen zal echter behoefte blijven bestaan.

Controle en verantwoording

Voor de bestuurlijke uitgaven is - net als voor de besteding van alle andere publieke middelen - transparantie van groot belang. Daartoe dienen enerzijds inzichtelijke regels en richtlijnen die voor het vergoedingen- en voorzieningenstelsel gelden en anderzijds een duidelijke verantwoording van het daadwerkelijk gebruik. Op deze wijze kan worden voorkomen dat er onnodige discussies plaatsvinden omtrent het gebruik van onkostenregelingen of voorzieningen door provinciebestuurders en over de eventueel verschuldigde belasting.

Dat is ook in hun belang, omdat zij hun functie moeten kunnen uitoefenen zonder te worden gehinderd door onzekerheden omtrent de financiering van de functionele uitgaven. Daartoe is vereist dat er een zodanig sluitende financiële en administratieve organisatie is ingericht dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven.

In hoofdstuk 6 is in verband hiermee een aantal procedures vastgelegd over rechtstreekse facturering van functionele uitgaven, declaratie van vooruitbetaalde kosten en het gebruik van creditcards. Daarnaast is het van belang om in de bruikleenovereenkomsten heldere afspraken vast te leggen over het gebruik van de computer- en communicatieapparatuur die beschikbaar wordt gesteld voor de uitoefening van de politieke functie.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1 Begripsbepalingen

Een groot deel van de definities in dit artikel is overgenomen uit het Besluit en de Regeling. Vanwege de leesbaarheid is niet verwezen naar de definities in het Besluit en de Regeling, maar zijn de definities in de Verordening herhaald.

Artikel 2 Vergoeding voor de werkzaamheden

Dit artikel bevat een uitwerking van artikel 2:1.1, vierde lid, van het Besluit.

Artikelen 3 en 4 Toelage lid onderzoekscommissie/enquêtecommissie en statenlid in een bijzondere commissie

De Provinciewet kent de vertrouwenscommissie (artikel 61, lid 3, Provinciewet) en de rekenkamerfunctie (artikel 79p Provinciewet). De hoogte van de vaste toelage per maand voor deze commissies is geregeld in artikel 2:1.2 van het Besluit. Zolang de commissie “slapend” is, althans niet actief, ontvangen de leden geen toelage: niet de duur van het lidmaatschap is van belang, maar de duur van de activiteiten.

Ook de onderzoekscommissie/enquêtecommissie heeft een basis in de Provinciewet (artikel 151a). Het werk van die commissie vindt in de praktijk vaak intenser en in een korter tijdsbestek plaats dan dat van de hiervoor genoemde commissies. Het benodigde werk kan inhoudelijk en qua belasting zodanig variëren dat de vaststelling van de hoogte van de vergoeding voor dat werk is overgelaten aan Provinciale Staten. De vergoeding mag per jaar echter niet hoger zijn dan driemaal de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden als statenlid (artikel 2:1.3 van het Besluit). In artikel 3 van de Verordening stellen Provinciale Staten de toelage vast.

Er is behoefte gebleken aan een grondslag voor vergoedingen voor het werk in andere bijzondere commissies dan de drie die in de Provinciewet zijn omschreven. Een voorbeeld daarvan is een (staten)commissie met een bijzondere opdracht die een zware belasting vormt.

Het moet dan wel gaan om een (staten)commissie die bij verordening is ingesteld ter uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van Provinciale Staten. Ook geldt als vereiste dat het commissiewerk een zodanig belang, belasting en tijdsbeslag kent, dat dat, net als de vertrouwenscommissie en de rekenkamerfunctie, redelijkerwijs niet tot het reguliere werk van de volksvertegenwoordiger geacht kan worden te behoren. Door het verordeningsvereiste kan op lokaal niveau een algemene en politieke afweging worden gemaakt. Politieke discussie is gewenst, omdat het gaat om de vraag of een bepaalde groep statenleden aanspraak zou moeten kunnen maken op een bepaalde vergoeding. Provinciale staten stellen de hoogte van de maandelijkse toelage voor lidmaatschap van een (staten)commissie vast. De toelage is maximaal gelijk aan de toelage voor het lid van een vertrouwenscommissie (artikel 2:1.4 van het Besluit). Provinciale staten bepalen in artikel 4 van de Verordening hoe hoog de toelage voor lidmaatschap van een (staten)commissie is. Het bedrag wordt naar rato van de duur van de activiteiten toegekend.

Artikel 5 Ter beschikking gestelde auto

De artikelen 2:2.10 van het Besluit en 2.8 van de Regeling bevatten de bepalingen over de aan de commissaris of de gedeputeerden ter beschikking gestelde auto. Onder een ter beschikking gestelde auto wordt niet alleen verstaan een auto die alleen ter beschikking staat van de commissaris of één bepaalde gedeputeerde, maar ook een deelauto en een auto op afroep.

Het gebruik en de financiële en fiscale behandeling van de ter beschikking gestelde auto zijn nagenoeg volledig geregeld in het Besluit en de Regeling. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de situatie waarin een ter beschikking gestelde auto alleen ter beschikking staat van de commissaris of een gedeputeerde en de situatie waarin de ter beschikking gestelde auto door meerdere collegeleden wordt gebruikt (deelauto of auto op afroep).

Artikel 6 Vergoeding kosten scholing

De artikelen 2:3.3, lid 2, en 2:4.4 van het Besluit geven aan provinciale en Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om nadere regels te stellen over de scholing van statenleden respectievelijk de commissaris en de gedeputeerden.

Een onderscheid is gemaakt tussen scholing die door of vanwege de provincie in het provinciaal belang is georganiseerd en scholing waaraan een individuele decentrale politieke ambtsdrager in verband met de vervulling van de functie op eigen initiatief wil deelnemen. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus, congres etc. en een kostenspecificatie).

Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor statenleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt en niet opleidingen die gericht zijn op loopbaanontwikkeling. Bij de Verordening zijn nadere regels gesteld over het maximale bedrag dat aan scholing kan worden besteed voor statenleden.

Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal. De reis- en verblijfkosten ontbreken in deze opsomming. Deze komen al voor vergoeding in aanmerking op grond van de artikelen 2:1.7, 2:2.9 en 2:4.3 van het Besluit. Het betreft hier immers een zakelijke reis.

Voor de commissaris en de gedeputeerden geldt dat artikel 2:2.11 van het Besluit een aparte voorziening biedt voor loopbaanoriëntatie. Kosten die voor loopbaanoriëntatie worden gemaakt, vallen dus niet onder de scholingskosten.

Artikel 7 Informatie- en communicatievoorzieningen

Artikel 2:3.2 van het Besluit schrijft helder voor dat de informatie- en communicatieapparatuur, inclusief de benodigde abonnementen, ter beschikking worden gesteld van het statenlid, de commissaris of de gedeputeerde.

Voor de administratie is het nog wel nodig om vast te leggen welke faciliteiten ter beschikking zijn gesteld. Voor die vastlegging wordt een bruikleenovereenkomst gehanteerd. Om die reden is dit artikel 7 opgenomen in de Verordening.

Uit de Nota van Toelichting bij het Besluit blijkt dat het moet gaan om noodzakelijke informatie- en communicatieapparatuur.

Het artikel in de Verordening gaat ervan uit dat voor de statenleden een bruikleenovereenkomst wordt opgesteld door Provinciale Staten en dat Gedeputeerde Staten dit doen voor de commissaris en de gedeputeerden.

Artikel 8 Geschikte vervoersvoorziening

De artikelen 2.1 en 2.6 van de Regeling maken het mogelijk om een geschikte vervoersvoorziening te vergoeden of ter beschikking te stellen aan een staten- of commissielid, de commissaris of een gedeputeerde met een functionele beperking.

In dit artikel is geregeld dat Gedeputeerde Staten onderscheidenlijk Provinciale Staten beoordelen of de gewenste vervoersvoorziening geschikt is en dus verstrekt of vergoed kan worden.

Artikel 9 Bedrijfsgeneeskundige zorg

Dit artikel bevat de uitwerking van artikel 2:3.5 van het Besluit. Provincies hebben de geneeskundige zorg al geregeld voor hun ambtenaren. Voor bedrijfsgeneeskundige zorg sluiten de statenleden, de commissaris en de gedeputeerden aan bij wat er al is geregeld voor de ambtenaren.

Artikel 10 Hogere vergoeding

In dit artikel is het presentiegeld voor leden van provinciale commissies geregeld. Deze bepaling geldt niet voor statenleden en gedeputeerden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in de rechtspositiebesluiten en elders in deze Verordening. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren en bestuurders die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben. Uitgezonderd zijn ten slotte vertegenwoordigers van belangengroepen en dergelijke, tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het provinciaal belang dient. In het Besluit is het basisbedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden aangegeven. In artikel 10, eerste lid, is de hoogte van de vergoeding bepaald op dit bedrag. Het bedrag van het presentiegeld is geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van het indexcijfer cao-lonen overheid. Hiervoor is in de provincie geen nadere besluitvorming nodig, omdat het bedrag van het presentiegeld is gekoppeld aan het maximumbedrag dat jaarlijks wordt bijgesteld.

Het Besluit biedt de mogelijkheid om in de provinciale verordening te regelen dat in bepaalde gevallen een hoger bedrag aan presentiegeld wordt toegekend dan het eerder bedoelde basisbedrag. Dat is geregeld in artikel 10, vierde lid.

Voor het vaststellen van een hogere vergoeding geldt de volgende systematiek als leidraad (deze systematiek volgt uit het Rapport commissievergoedingen, opgesteld door Pro Facto, d.d. 3 mei 2016). Het wettelijke systeem gaat zoals gezegd uit van een basisvergoeding per vergadering. Vervolgens is een drietal wegingsfactoren te onderscheiden, waarbij geldt dat elke wegingsfactor is gestaffeld:

• 1. deskundigheid: deze factor houdt het vereiste in dat sprake is van een of meer commissieleden die op grond van hun bijzondere beroepsmatige deskundigheid op het taakgebied van de commissie zijn aangetrokken. De factor is als volgt gestaffeld:

  • a. lichte deskundigheid: 1

  • b. gemiddelde deskundigheid: 1,2

  • c. zware deskundigheid: 1,5

• 2. aard en omvang werkzaamheden: deze factor betreft de situatie waarin de basisvergoeding niet geacht kan worden in een redelijke verhouding te staan tot de zwaarte van de taken en de omvang van de door de commissieleden te verrichten werkzaamheden. Deze factor hoort bij de voorbereiding, het bijwonen en het nawerk van commissievergaderingen.

De factor is als volgt gestaffeld:

• a. licht takenpakket: 1

• b. gemiddeld takenpakket: 1,2

• c. zwaar takenpakket: 1,5

• 3. commissieafhankelijke toeslag: deze factor is van toepassing als blijkt dat een commissie of een bepaald commissielid naast de werkzaamheden direct ten behoeve van een vergadering nog extra werkzaamheden verricht. De factor is als volgt gestaffeld:

  • a. beperkte hoeveelheid extra werkzaamheden: 1,2

  • b. grote hoeveelheid extra werkzaamheden: 1,5

Het basisbedrag wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactoren, waarvan de hoogten dus per commissie(lid) kunnen verschillen. Daarnaast laat de systematiek de ruimte om, afhankelijk van de samenstelling en werkwijze van de commissie, een hogere vergoeding vast te stellen. Het blijft immers maatwerk, zo stelt ook bovengenoemd rapport.

Artikelen 12 t/m 14 Procedure van declaratie en betaling

In de Verordening zijn drie manieren van betaling aangegeven. Ook wordt er een duidelijke volgorde aangebracht in de manieren van betalen. De voorkeursvariant is rechtstreekse facturering aan de provincie (artikel 12). Als dat niet mogelijk is, kan de uitgave worden gedaan met een provinciale creditcard (artikel 13). Alleen als de betaling niet op die manieren kan gebeuren, kan de ambtsdrager de betaling uit eigen middelen doen en vervolgens declareren bij de provincie (artikel 14). Met deze aanpak wordt zo veel als mogelijk vermeden dat privémiddelen door de commissaris of de gedeputeerde (moeten) worden gebruikt voor zakelijke uitgaven.

Ook is per betaalwijze aangegeven op welke wijze de commissaris of de gedeputeerde de uitgaven verantwoordt of declareert en welke procedurevoorschriften in acht genomen moeten worden.

Rechtstreekse facturering bij de provincie:

Rekeningen kunnen rechtstreeks bij de provincie in rekening worden gebracht in de volgende gevallen:

• deelname aan cursussen, congressen, seminars en symposia door statenleden en gedeputeerden

• zakelijke reis- en verblijfkosten van gedeputeerden

• reis- en pensionkosten en verhuiskosten van commissaris en gedeputeerden

• reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen van gedeputeerden

Gebruik creditcard:

Aan gedeputeerden kan onder voorwaarden een creditcard beschikbaar worden gesteld voor functionele uitgaven ten laste van de provincie. Gebruik van creditcards is mogelijk in de volgende gevallen:

• zakelijke reis- en verblijfkosten

• reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen

• reis- en pensionkosten en verhuiskosten

Declaratie van vooruitbetaalde kosten:

Daarbij gaat het om vergoeding van de volgende kosten:

• reis- en verblijfkosten van statenleden

• zakelijke reis- en verblijfkosten van gedeputeerden

• reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen van gedeputeerden

• reis- en pensionkosten en verhuiskosten van commissaris en gedeputeerden

• reis- en verblijfkosten van leden van provinciale commissies

De accountant toetst de toepassing van de declaratieregels voor Provinciale Staten steekproefsgewijs. Verder wordt op basis van deze toetsing jaarlijks een geaggregeerd overzicht van gedeclareerde kosten, voorzien van het oordeel van de accountant van Provinciale Staten en een algemene toelichting, gepubliceerd op de provinciale website.