Besluit van gedeputeerde staten houdende wijziging van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017

Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 12 februari 2019, kenmerk 19003626, houdende wijziging van de Regeling aanwijzing budgethouders en beheer Provincie Zeeland 2017.

Gedeputeerde staten van Zeeland,

• overwegende dat gedeputeerde staten op [datum] de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018 hebben vastgesteld;

• dat in voornoemde regeling onder meer een nieuwe ambtelijke organisatiestructuur is vastgelegd;

• dat de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017 in overeenstemming moet worden gebracht met de nieuwe organisatiestructuur;

• gelet op artikel 158 en 216 van de Provinciewet;

• gelet op de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017;

• gelet op het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018;

• gelet op het Mandaat- en volmachtbesluit commissaris van de Koning 2018;

• gelet op artikel 3:42, tweede lid, Algemene wet bestuursrecht.

Besluiten vast te stellen

Artikel I

De Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017 wordt als volgt gewijzigd.

A

Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Artikel 1, achtste lid, wordt geschrapt onder vernummering van de leden 8 tot en met 11 tot 7 tot en met 10;

• 2. In artikel 1, tiende lid (nieuw), wordt “Financiën” gewijzigd als volgt: Financiën & Control.

B

Artikel 2, eerste lid, wordt als volgt gewijzigd:

• 1. In onderdeel d wordt “afdelingshoofden” gewijzigd in: afdelingsmanagers;

• 2. In onderdeel e wordt “unithoofden” gewijzigd in: unitmanagers;

• 3. Na onderdeel e worden een nieuw onderdeel f ingevoegd luidende: een programma- of projectleider in de hoedanigheid van ambtelijk hoofdopdrachtnemer;

• 4. De onderdelen f tot en met h worden vernummerd tot de onderdelen g tot en met i.

C

In artikel 2, tweede lid en in het derde lid wordt “Financiën” gewijzigd in “F&C”;

In artikel 2, tweede lid, wordt na de zinsnede “a tot en met d” ingevoegd de zinsnede “en f”.

D

Artikel 3 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. In het eerste lid wordt “JIS/P&O” gewijzigd in “POJZ” en “Financiën” gewijzigd “F&C”;

• 2. Na het eerste lid wordt een nieuw lid toegevoegd luidende:

  • 2. Voor wat betreft andere privaatrechtelijke overeenkomsten dan genoemd in het eerste lid, is de budgethouder bevoegd te beschikken over het hem toegekende budget, binnen de grenzen van het budget en binnen een op grond daarvan vooraf door gedeputeerde staten vastgesteld globaal bestedingsplan dan wel op grond daarvan vastgestelde ramingen, in het lopende begrotingsjaar en de daaraan gekoppelde (beleids)doelstelling. Hij maakt van deze bevoegdheid slechts in mandaat gebruik conform het mandaatbesluit van gedeputeerde staten en het mandaatbesluit van de commissaris van de Koning.

• 3. Het tweede tot en met het vijfde lid wordt vernummerd naar het derde lid tot en met het zesde.

• 4. In het vierde lid (nieuw) wordt “JIS/P&O” gewijzigd in “POJZ” en “Financiën” in “F&C”;

• 5. In het vijfde lid (nieuw) wordt “het onderdeel P&O van de afdeling JIS/P&O” gewijzigd in “het onderdeel Personeelszaken van de afdeling POJZ”.

E

In artikel 5, onderdeel b, wordt “Financiën” gewijzigd in “F&C”.

Artikel II

De Toelichting wordt als volgt gewijzigd.

F

De opsomming in de derde alinea in onderdeel 1.1 (algemene toelichting) wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Onder 1 wordt “de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017” gewijzigd in: de Financiële verordening Provincie Zeeland.

• 2. Onder 3 wordt “de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016” gewijzigd in: de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.

• 3. Onder 4 wordt “het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2017” gewijzigd in: het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018.

• 4. Onder 5 wordt “het Mandaatbesluit Commissaris van de Koning 2017” gewijzigd in: het Mandaat- en volmachtbesluit van de Commissaris van de Koning 2018.

• 5. Onder 6 wordt “de Nota inzake aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland 2016” gewijzigd in: de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland 2018.

G

Aan onderdeel 1.1 Algemene toelichting wordt de volgende alinea toegevoegd:

Betekenis van gebruikte afkortingen:

Afdeling F&C : afdeling Financiën & Control.

Afdeling POJZ: afdeling Personeel, Omgeving & Juridische Zaken.

Afdeling I&V: afdeling Infrastructuur & Vastgoed

H

Onderdeel 1.2 (artikelsgewijze toelichting) van de Algemene toelichting wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Onder artikel 1 Begripsbepalingen wordt de tekst vanaf “8. Overeenkomst” tot en met “Financieel informatiesysteem” geschrapt.

• 2. Onder artikel 2 wordt in de tweede alinea “afdelingshoofden” gewijzigd in “afdelingsmanagers”. In de laatste alinea wordt “Financiën” gewijzigd in “F&C”.:

• 3. In artikel 2 wordt de zinsnede “a tot en met d” ingevoegde de zinsnede “en f”.

• 4. In artikel 2 wordt na de zinsnede “de directeur Organisatie en de afdelingshoofden” toegevoegd de zinsnede “een programma of projectleider in zijn hoedanigheid van ambtelijk hoofdopdrachtnemer in het dynamische proces”.

• 5. In artikel 2 wordt de zinsnede “wordt aangesloten” vervangen door “kan worden aangesloten”.

• 6. In artikel 2 wordt na het einde van de tekst onder Programma- en projectleider de volgende zinsnede toegevoegd: “Voor het dynamische proces wordt verwezen naar het aanwijzingsproces dat is opgenomen in artikel 2 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018”.

• 7. Artikel 3 komt te luiden:

• De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen voor het lopende begrotingsjaar. Indien verplichtingen meerjarig worden aangegaan en/of het beschikbare budget in het lopende begrotingsjaar overstijgen, is een besluit van gedeputeerde staten noodzakelijk.

• Bij het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten wordt altijd eerst advies ingewonnen bij in ieder geval de afdelingen POJZ en F&C. De budgethouder is weliswaar gemandateerd tot het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst binnen de genoemde categorieën, dat neemt niet weg dat toch integrale afweging moet plaatsvinden als het onderwerp van de overeenkomst dat noodzakelijk maakt.

• Op grond van deze regeling kan een budgethouder zijn budget aanwenden om een (beleids)doelstelling te realiseren. Hij kan dan bijvoorbeeld een overeenkomst naar privaatrecht aangaan. Deze bevoegdheid om de provincie privaatrechtelijk te binden is echter niet onbeperkt.

• De budgethouder mag alleen een overeenkomst privaatrechtelijke overeenkomsten voor een werk, een levering of een dienst aangaan, nodig voor het realiseren van de (beleids)doelstelling waarvoor hij het budget heeft verkregen. De wijze waarop een dergelijke overeenkomst moet worden aangegaan is vastgelegd in het vigerende provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid. De budgethouder moet zich er steeds van vergewissen dat hij volgens de regels van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid handelt, dat wil zeggen dat hij zowel in de voorbereidingsfase het onderdeel Inkoop- en aanbesteding van de afdeling POJZ betrekt maar ook in andere fases indien de inkoop- en aanbestedingsregels aan moeten worden bewaak. Bijvoorbeeld bij het verstrekken van een opdracht tot meerwerk. In artikel 3 van deze regeling, over de reikwijdte van de bevoegdheden van de budgethouder, is meer concreet geregeld wat de budgethouder moet doen als het gaat om het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, een rechtsgeldige ondertekening daarvan, de registratie en financiële afwikkeling. Bij het aangaan van een overeenkomst naar privaatrecht ter zake van een werk, een levering of een dienst als bedoeld in het provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt de daarmee aangegane verplichting geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

• Voor wat betreft andere privaatrechtelijke overeenkomsten dan die voor een werk, een levering of een dienst zoals genoemd in artikel 3, eerste lid, is de budgethouder eveneens bevoegd te beschikken over het hem toegekende budget, binnen de grenzen van het budget en binnen een op grond daarvan vooraf door gedeputeerde staten vastgesteld globaal bestedingsplan dan wel op grond daarvan vastgestelde ramingen, in het lopende begrotingsjaar en de daaraan gekoppelde (beleids)doelstelling. Hij maakt van deze bevoegdheid slechts in mandaat gebruik indien hijzelf over een mandaat daartoe beschikt of binnen de grenzen van het mandaat van de functionaris die daar over beschikt. Hierbij kun je denken aan overeenkomsten op het gebied van bijvoorbeeld de aan- en verkoop van vastgoed, huur- en verhuur, aankoop van gronden of beheersovereenkomsten. Mocht de budgethouder niet over het mandaat beschikken, dan dient de budgethouder zich te wenden tot de afdeling van de provinciale organisatie waar die taak is belegd. Als het bijvoorbeeld over een vastgoedovereenkomst zou gaan dan is de afdeling I&V de afdeling waarbij de budgethouder zich moet voegen. In samenspraak met die afdeling moeten verdere stappen worden ondernomen.

• Een overeenkomst kan echter ook een recht inhouden. Dat betekent dat die overeenkomst resulteert in een bate en inkomst voor de provincie. Een aangegaan recht wordt geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel III

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst.

Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van 12 februari 2019.

drs. J.J.M. Polman, voorzitter,

A.W. Smit, secretaris

Uitgegeven 15 februari 2019,

de secretaris, A.W. Smit