Reglement van orde GS Drenthe 2018

 

Besluit van Gedeputeerde Staten van 18 december 2018, kenmerk 5.10/2018002938, team Bestuur en Concernzaken, tot vaststelling van het Reglement van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten van Drenthe 2018

 

 

Gedeputeerde Staten van Drenthe;

 

gelet op artikel 52 van de Provinciewet;

 

 

BESLUITEN:

 

 

 

Gedeputeerde Staten voornoemd,

 

mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter

W.F. Brenkman MSc, secretaris

 

 

Uitgegeven 20 december 2018

 

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Voorzitter

  • 1.

    De commissaris van de Koning is als voorzitter belast met:

    • a.

      het doen naleven van dit reglement;

    • b.

      hetgeen de wet of dit reglement hem verder opdraagt.

  • 2.

    De voorzitter leidt de vergadering, verleent het woord en formuleert de besluiten.

  • 3.

    De voorzitter kan de vergadering sluiten of voor een door hem te bepalen tijd schorsen.

  • 4.

    Bij zijn afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door een lid van Gedeputeerde Staten in de volgorde zoals opgenomen in het besluit Waarneming commissaris van de Koning in Drenthe.

 

Artikel 2 Secretaris

  • 1.

    Op grond van artikel 101 van de Provinciewet is de secretaris in iedere vergadering van Gedeputeerde Staten aanwezig.

  • 2.

    Bij zijn afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de eerste plaatsvervangend secretaris of, indien deze ook afwezig is, door de tweede plaatsvervangend secretaris.

 

Artikel 3 Portefeuilleverdeling

  • 1.

    Na elke periodieke benoeming verdelen Gedeputeerde Staten de behandeling van alle tot hun bestuur behorende zaken.

  • 2.

    Deze portefeuilleverdeling kan tussentijds worden gewijzigd.

  • 3.

    Gedeputeerde Staten geven Provinciale Staten kennis van hun taakverdeling en eventuele tussentijdse wijzigingen daarin.

 

Artikel 4 Vergaderplaats en –frequentie

  • 1.

    Gedeputeerde Staten vergaderen als regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag, tijdstip en plaats.

  • 2.

    Indien de voorzitter of een gedeputeerde een extra vergadering nodig acht, roept hij deze bijeen, respectievelijk verzoekt hij de voorzitter deze bijeen te roepen, onder opgave van redenen.

  • 3.

    Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft daarvan tijdig kennis aan de voorzitter.

  • 4.

    Gedeputeerde Staten kunnen, op voorstel van de voorzitter, van een van de leden of van de secretaris, niet-leden voor een vergadering uitnodigen om toelichting te verschaffen of anderszins inbreng te leveren ten aanzien van een onderwerp.

 

Artikel 5 (Vertrouwelijke) vergaderstukken

  • 1.

    Alle in een vergadering te behandelen stukken worden via de portefeuillehouder bij de secretaris ingediend, onder bijvoeging van de voor een goed begrip noodzakelijke bijlagen.

  • 2.

    De secretaris zorgt ervoor dat de stukken voldoende beslisrijp zijn.

  • 3.

    De secretaris zorgt ervoor dat de leden de te behandelen stukken tijdig ontvangen.

  • 4.

    Vertrouwelijke stukken worden separaat beschikbaar gesteld.

 

Artikel 6 Agenda en ontwerpbesluitenlijsten

  • 1.

    De secretaris zorgt voor het opstellen van de agenda en de ontwerpbesluitenlijsten voor de vergadering.

  • 2.

    De te behandelen vertrouwelijke onderwerpen worden op een separate vertrouwelijke agenda geplaatst.

  • 3.

    De leden van Gedeputeerde Staten kunnen ieder voorafgaand aan of staande de vergadering onderwerpen ter bespreking en besluitvorming aan de agenda toevoegen, mits de voorzitter hiermee instemt.

  • 4.

    Na behandeling van de op de agenda geplaatste voorstellen geeft de voorzitter de leden gelegenheid tot uitwisseling van informatie over onderwerpen die niet op de agenda zijn geplaatst.

 

Artikel 7 Openbaarheid vergadering

Indien Gedeputeerde Staten besluiten dat een vergadering of een gedeelte daarvan openbaar is, brengt de voorzitter dit ter openbare kennis in een of meer in de provincie verschijnende nieuwsbladen en via www.provincie.drenthe.nl, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

 

Hoofdstuk 2 Vergadering en besluitvorming

Artikel 8 Presentielijst

De leden van Gedeputeerde Staten plaatsen ter vergadering hun handtekening op de presentielijst. Vervolgens tekenen de voorzitter en de secretaris.

 

Artikel 9 Beraadslaging en besluitvorming

  • 1.

    Na vaststelling van het op grond van artikel 56 van de Provinciewet vereiste vergaderquorum, stelt de voorzitter de leden in de gelegenheid hun standpunt kenbaar te maken.

  • 2.

    Wanneer de voorzitter van oordeel is dat een onderwerp voldoende is besproken, stelt hij voor de beraadslaging te sluiten.

  • 3.

    Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt tot stemming overgegaan, indien een van de leden dat verlangt. Indien geen van de leden stemming verlangt, wordt het voorstel, al dan niet naar aanleiding van de beraadslaging gewijzigd, aangenomen.

  • 4.

    Een voorstel wordt bij meerderheid van stemmen aangenomen.

  • 5.

    De beslissing wordt door de secretaris op het desbetreffende stuk aangetekend.

  • 6.

    Een lid dat zich niet met het genomen besluit kan verenigen, kan daarvan aantekening op het stuk verlangen, desgewenst met een korte vermelding van de redenen die hem daartoe hebben geleid.

 

Artikel 10 Stemming

  • 1.

    Stemming geschiedt mondeling, tenzij een van de leden schriftelijke stemming verlangt.

  • 2.

    De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

 

Hoofdstuk 3 Verslaglegging, besluitenlijst en openbaarmaking besluitenlijst

Artikel 11 Verslag

  • 1.

    De secretaris zorgt voor een beknopt verslag van de vergadering.

  • 2.

    Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de voorzitter en de overige aanwezige leden, de secretaris en de eventueel overige aanwezigen, alsmede de namen van de leden die, al dan niet met kennisgeving, afwezig waren;

    • b.

      de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda zijn geplaatst;

    • c.

      de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met aantekeningen.

  • 3.

    Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering op de vertrouwelijke agenda geplaatst en vastgesteld.

 

Artikel 12 Besluitenlijst

  • 1.

    De secretaris zorgt voor een besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    De besluitenlijst wordt op de in de provincie gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

  • 3.

    Besluiten ten aanzien waarvan geheimhouding als bedoeld in artikel 55, eerste lid, van de Provinciewet is opgelegd of besluiten waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang, worden op een vertrouwelijke besluitenlijst geplaatst.

  • 4.

    De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

 

Hoofdstuk 4 Besluitvorming buiten de vergadering om

Artikel 13 Schriftelijke ronde

  • 1.

    In spoedeisende gevallen is het mogelijk buiten de vergadering om een besluit te nemen, met inachtneming van het bepaalde in het tweede tot en met vierde lid.

  • 2.

    Het voorstel en de bijbehorende stukken worden digitaal aan de leden van Gedeputeerde Staten ter besluitvorming aangeboden.

  • 3.

    Indien de meerderheid van de zitting hebbende leden het voorstel akkoord heeft bevonden, is het besluit genomen, behoudens het bepaalde in het vijfde lid.

  • 4.

    Het besluit wordt opgenomen op de besluitenlijst van de eerstvolgende vergadering.

  • 5.

    Indien een van de leden aangeeft het noodzakelijk te vinden dat het voorstel wordt besproken, wordt het voor de eerstvolgende vergadering van Gedeputeerde Staten geagendeerd.

 

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 14 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement beslissen Gedeputeerde Staten.

 

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na publicatie van het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst.

 

Artikel 16 Intrekking

Het Reglement van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten van Drenthe, zoals vastgesteld bij hun besluit van 26 oktober 1993, kenmerk 23/93-11.554, Provinciaal Blad 35 van 1993, en gewijzigd bij hun besluit van 1 april 2003, kenmerk 8.1/2003003144, Provinciaal Blad 26 van 2003, wordt ingetrokken.

 

Artikel 17 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde GS Drenthe 2018.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Naar boven