Organisatiebesluit provincie Drenthe 2018

Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe en van de commissaris van de Koning van Drenthe van 3 juli 2018, 4.3/2018001681, team Bestuur en Concernzaken, tot bekendmaking van hun besluit tot vaststelling van het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2018

 

 

Gedeputeerde Staten van Drenthe;

 

gelet op de Provinciewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Financiële verordening Drenthe 2012;

 

en

 

De commissaris van de Koning van Drenthe;

 

gelet op de Provinciewet en de Algemene wet bestuursrecht;

 

 

overwegende dat er behoefte is aan een duidelijke afbakening tussen bevoegdheden en taken van de ambtelijke (top)structuur, en een betere informatiepositie van het bestuur:

 

 

BESLUITEN: ieder voor zover bevoegd:

 

 

I. het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2018 vast te stellen;

 

II. het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2014, zoals vastgesteld bij hun besluit van 26 november 2013, kenmerk 2013008634, Provinciaal Blad 53 van 2013, in te trekken.

 

 

Dit besluit treedt in werking op 15 oktober 2018

 

 

Gedeputeerde Staten voornoemd,

 

mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter

mr. L. Maarleveld, secretaris a.i.

 

 

De commissaris van de Koning voornoemd,

 

mevrouw drs. J. Klijnsma

 

 

Uitgegeven 12 oktober 2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Organisatiebesluit provincie Drenthe 2018

 

 

Preambule

 

Hoofdstuk I, Begripsbepaling

 

Hoofdstuk II, Structuur ambtelijke organisatie

 

Hoofdstuk III, Aansturing

 

Hoofdstuk IV, Functionarissen

 

Hoofdstuk V, Vervanging

 

Hoofdstuk VI, Financieel beheer en bedrijfsvoering

 

Hoofdstuk VII, Slotbepalingen

 

Toelichting

 

 

Preambule

 

Het Organisatiebesluit bevat op hoofdlijnen een verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de ambtelijke organisatie van de provincie Drenthe.

 

De provinciesecretaris is de secretaris van Gedeputeerde Staten (GS) en de algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. De provinciesecretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie. De provinciesecretaris kan opdrachtgever zijn voor concernprogramma's en concernprojecten.

 

De directeur heeft de verantwoordelijkheid voor de proceskwaliteit en integraliteit binnen een ambtelijke portefeuille en is in die zin systeemverantwoordelijke voor de hoofdlijnen, de processen en de afstemming in de portefeuille. Daarmee wordt ingespeeld op de behoefte aan meer regie op de brede opgaven en concernthema's (directietaak). Voor concernprogramma's en concernprojecten kan een directeur gemandateerd opdrachtgever zijn. Directeuren zitten 'tafels' voor waar, binnen de ambtelijke portefeuille, strategievorming en afstemming plaatsvinden met en tussen de betrokken teammanagers, concernprogrammamanagers en concernprojectleiders. De directeur is belast met de HR-taken voor de tot zijn portefeuille behorende teammanagers.

 

Teammanagers zijn direct integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aan hun door de provinciesecretaris opgedragen doelen en begrotingsresultaten en voor het middelenbeheer (als budgethouder). Zij zijn hiërarchisch leidinggevende van de medewerkers binnen het team. Voor concernprogramma's en concernprojecten kan een teammanager gemandateerd opdrachtgever zijn.

 

Concernprogrammamanagers en concernprojectleiders zijn direct integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aan hun door de provinciesecretaris (of daartoe gemandateerd een directeur of teammanager) opgedragen doelen en begrotingsresultaten en voor het middelenbeheer (als budgethouder).

 

Medewerkers zijn verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de werkafspraken.

 

Ondermandaten worden verstrekt door de provinciesecretaris, eventueel na consultatie van GS.

 

Dit besluit wordt vastgesteld door de commissaris van de Koning (cvdK) en GS, ieder voor zover bevoegd.

 

 

 

HOOFDSTUK I BEGRIPSBEPALING

Artikel 1 Begripsbepaling

  • 1.

    Provinciesecretaris: de secretaris als bedoeld in de artikelen 97 tot en met 103 van de Provinciewet, tevens algemeen directeur.

  • 2.

    Directie: de provinciesecretaris, de directeuren en de directiesecretaris.

  • 3.

    Team: elk vast onderdeel binnen de organisatie dat hiërarchisch en operationeel wordt aangestuurd door een teammanager, die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de provinciesecretaris heeft.

  • 4.

    Concernprogramma: een tijdelijk onderdeel binnen de organisatie dat operationeel wordt aangestuurd door een concernprogrammamanager, die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de provinciesecretaris, gemandateerde directeur of gemandateerde teammanager heeft.

  • 5.

    Concernproject: een tijdelijk onderdeel binnen de organisatie dat operationeel wordt aangestuurd door een concernprojectleider, die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de provinciesecretaris, gemandateerde directeur of gemandateerde teammanager heeft.

  • 6.

    Ambtelijke portefeuille: elk samenstel van teams, concernprogramma's en concernprojecten binnen de ambtelijke organisatie van de provincie dat wordt beheerd door een directeur.

  • 7.

    Budgethouder: medewerker van de provincie aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten en/of om inkomsten te realiseren.

  • 8.

    Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

  • 9.

    Financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

 

 

HOOFDSTUK II STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2 Organisatieonderdelen

  • 1.

    De ambtelijke organisatie van de provincie is, afgezien van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen, ingedeeld in een directie en teams.

  • 2.

    Naast de in het eerste lid aangeduide organisatieonderdelen kunnen er tijdelijk concernprogramma's en concernprojecten zijn.

  • 3.

    Een ambtelijke portefeuille bestaat uit meerdere teams en optioneel tevens uit concernprogramma’s en concernprojecten. Een ambtelijke portefeuille is gekoppeld aan een directeur.

  • 4.

    De ambtelijke organisatie als geheel wordt geleid door de provinciesecretaris, in de rol als algemeen directeur; elke ambtelijke portefeuille wordt beheerd door een directeur; elk team heeft een teammanager; elk concernprogramma heeft een concernprogrammamanager; elk concernproject heeft een concernprojectleider.

 

Artikel 3 Doelen en taken

  • 1.

    De provinciesecretaris bepaalt, binnen de door GS gestelde kaders, de doelen en de begrotingsresultaten/taken van de teams. Tevens van de concernprogramma's en de concernprojecten.

  • 2.

    Onder de verantwoordelijkheid van de provinciesecretaris, draagt de directeur de zorg voor de proceskwaliteit en integraliteit binnen een ambtelijke portefeuille en is in die zin systeemverantwoordelijke voor de hoofdlijnen, de processen en de afstemming in de portefeuille. Daarnaast is de directeur ook verantwoordelijk voor de gewenste ontwikkeling van de organisatie als geheel.

  • 3.

    De directeur, of een teammanager, stuurt als gemandateerd opdrachtgever op de doelen en begrotingsresultaten van concernprogramma’s en concernprojecten.

  • 4.

    De provinciesecretaris bepaalt, met inachtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, de taken van de concerncontroller en van de directiesecretaris.

  • 5.

    Een concernprogramma wordt ingesteld als het een specifieke opgave betreft van de organisatie. Het gaat om een beperkt aantal complexe, integrale, politiek gevoelige, portefeuille- en teamoverstijgende doelgerichte opgaven met veel betrokkenen die een uniek, meerjarig en tijdelijk karakter hebben.

  • 6.

    Een concernproject wordt ingesteld als het een specifieke opgave betreft van de organisatie. Het gaat om een of een beperkt aantal portefeuille- dan wel teamoverstijgende resultaatgerichte opgaven die een uniek en tijdelijk karakter hebben en/of een hoog risicoprofiel.

  • 7.

    Een concernprogramma behoeft een concernprogrammaplan tussen de provinciesecretaris, een gemandateerd directeur of een gemandateerd teammanager en de concernprogrammamanager, waarin de werkwijze wordt beschreven.

  • 8.

    Een concernproject behoeft een concernprojectplan tussen de provinciesecretaris, een gemandateerd directeur of een gemandateerd teammanager en de concernprojectleider, waarin de werkwijze wordt beschreven.

  • 9.

    Een team behoeft een teamplan tussen de provinciesecretaris en de teammanager, waarin de werkwijze en de teamontwikkeling worden beschreven.

 

 

HOOFDSTUK III AANSTURING

Artikel 4 Aansturing (hiërarchisch, tenzij anders vermeld)

  • 1.

    De provinciesecretaris stuurt de directeuren en de concerncontroller aan.

  • 2.

    De directeur stuurt de teammanagers binnen een ambtelijke portefeuille aan.

  • 3.

    De teammanager stuurt de medewerkers in het team aan.

  • 4.

    De provinciesecretaris, de gemandateerde directeur of de gemandateerde teammanager als opdrachtgever stuurt de concernprogrammanager of concernprojectleider operationeel aan.

  • 5.

    De concernprogrammamanager stuurt de concernprogrammaorganisatie operationeel aan.

  • 6.

    De concernprojectleider stuurt de concernprojectorganisatie operationeel aan.

  • 7.

    Iedereen die niet valt onder een directeur of teammanager wordt aangestuurd door de provinciesecretaris.

 

 

HOOFDSTUK IV FUNCTIONARISSEN

Artikel 5 Provinciesecretaris

  • 1.

    Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van GS draagt de provinciesecretaris met in achtneming van de provinciale kaders in ieder geval zorg voor:

    • a.

      aansturing en beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen; de provinciesecretaris kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de directeuren, de concerncontroller en waar nodig andere medewerkers om de kwaliteit van het provinciaal beleid en de samenhang van het provinciaal beleid te verzekeren;

    • b.

      vaststelling van de ambtelijke portefeuille- en teamstructuur van de ambtelijke organisatie; inclusief de mogelijkheid tot tijdelijke aanpassing van (de werking van) de organisatiestructuur en de aansturing in bijzondere omstandigheden of ter voorbereiding op mogelijke toekomstige situaties;

    • c.

      instelling van concernprogramma's en concernprojecten en als opdrachtgever aansturing van concernprogramma's of concernprojecten;

    • d.

      geven van richtlijnen voor de interne werking van de organisatie en de daarin toegepaste systemen en werkwijzen en de aansluiting daarvan op de externe omgeving van de provincie;

    • e.

      geven van richtlijnen voor de uitvoering van het middelenbeleid en het toedelen van middelen;

    • f.

      ondersteuning van GS;

    • g.

      borgen van de (integrale) strategieontwikkeling;

    • h.

      bewaking van de integriteit van de ambtelijke organisatie.

  • 2.

    De provinciesecretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

  • 3.

    De provinciesecretaris regelt de onderlinge taakverdeling tussen de provinciesecretaris en de directeuren, passend binnen de kaders van dit besluit.

  • 4.

    De provinciesecretaris draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning met betrekking tot de rijkstaken van de cvdK.

  • 5.

    De provinciesecretaris is het eerste aanspreekpunt voor GS.

  • 6.

    De provinciesecretaris wordt als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangemerkt.

 

Artikel 6 Directeur

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van de provinciesecretaris draagt een directeur, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

    • a.

      afstemming binnen een ambtelijke portefeuille van teams en als gemandateerd opdrachtgever aansturing van concernprogramma’s en concernprojecten;

    • b.

      de proceskwaliteit en integraliteit binnen een ambtelijke portefeuille; de directeur is in die zin systeemverantwoordelijke voor de hoofdlijnen, de processen en de afstemming in de portefeuille;

    • c.

      tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of provinciesecretaris en bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid in de ambtelijke portefeuille;

    • d.

      (concernbrede) advisering van bestuur en/of provinciesecretaris;

    • e.

      levering van bijdragen aan relevante beleidsgebieden in en buiten de provincie, waaronder het beheren van externe relaties;

    • f.

      dagelijkse leiding, sturing en coaching van de teammanagers binnen de ambtelijke portefeuille.

  • 2.

    De directeur is bij formulering en evaluatie van strategie en bestuursopdrachten gesprekspartner voor de bestuurlijke portefeuillehouder.

 

Artikel 7 Teammanager

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van de provinciesecretaris draagt de teammanager, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

    • a.

      realisatie van de aan het team opgedragen doelen en begrotingsresultaten door de integrale aansturing en het beheer van het team;

    • b.

      dagelijkse leiding, sturing en coaching van de medewerkers in het team in directe samenhang met beleidsprocessen en/of uitvoerende werkprocessen;

    • c.

      waar nodig stimulering en coördinatie van beleidsontwikkeling en implementatie van beleid, ook in samenhang met andere beleidsterreinen en externe organisaties;

    • d.

      ontwikkeling van kwaliteit en inzetbaarheid van (medewerkers van) het team;

    • e.

      aansturing van concernprogramma’s en concernprojecten als gemandateerd opdrachtgever;

    • f.

      tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van de provinciesecretaris, de directeur en het bestuur.

  • 2.

    De teammanager is voor informatie over de uitvoering van bestuursopdrachten aanspreekpunt voor de bestuurlijke portefeuillehouder en de provinciesecretaris en kan zich laten bijstaan door een medewerker.

 

Artikel 8 Concerncontroller

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van de provinciesecretaris draagt de concerncontroller, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

    • a.

      advisering van de provinciesecretaris en de directeuren over optimale besturing van de gehele organisatie;

    • b.

      advisering over de kwaliteit en doelmatigheid van de organisatie;

    • c.

      advisering over het afleggen van rekenschap over doelrealisatie, middelengebruik en het voldoen aan wet- en regelgeving;

    • d.

      functionele afstemming tussen alle controltaken in de organisatie;

    • e.

      interne coördinatie van rekenkameronderzoeken.

  • 2.

    De concerncontroller kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de provinciesecretaris, inzake de in het eerste lid genoemde onderwerpen rechtstreeks aan GS informatie en adviezen geven.

 

Artikel 9 Concernprogrammamanager

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van een ambtelijke opdrachtgever, zijnde de provinciesecretaris, de gemandateerde directeur of de gemandateerde teammanager, draagt de concernprogrammamanager, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

    • a.

      beschrijving van de wijze van inzet van het budget en de daarbij behorende bevoegdheden in de opdrachtverlening van het concernprogramma;

    • b.

      beschrijving van de doelen en inspanningen in het concernprogrammaplan;

    • c.

      uitvoering van het concernprogramma, het behalen van de in het concernprogrammaplan overeengekomen en beschreven doelen;

    • d.

      tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van de provinciesecretaris, de directeur en het bestuur;

    • e.

      operationele aansturing van de concernprogrammaorganisatie;

    • f.

      levering van een bijdrage aan de professionalisering van de organisatie op het gebied van programmatisch en projectmatig werken en het bedrijfsmatige beheer binnen en tussen concernprogramma's.

  • 2.

    De concernprogrammamanager is voor informatie over de uitvoering van concernprogramma's aanspreekpunt voor de bestuurlijke portefeuillehouder en de directie en kan zich laten bijstaan door een medewerker.

  • 3.

    Als sprake is van een concernproject waar de provinciesecretaris, de gemandateerde directeur of de gemandateerde teammanager opdrachtgever van is, is het in dit artikel gestelde over de concernprogrammamanager/het concernprogramma, vertaald naar de situatie van een concernproject, van overeenkomstige toepassing op de concernprojectleider/het concernproject.

 

Artikel 10 Medewerker

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van zijn of haar hiërarchisch leidinggevende draagt de medewerker met in achtneming van het verkregen mandaat en de provinciale kaders en richtlijnen in ieder geval zorg voor:

    • a.

      goede uitvoering van de werkafspraken die gemaakt zijn met de hiërarchisch en/of operationeel leidinggevende;

    • b.

      ontwikkeling in de eigen functie- en persoonsgebonden kwaliteit op basis van afspraken die zijn gemaakt met de hiërarchisch leidinggevende;

    • c.

      rapportage aan de hiërarchisch leidinggevende en/of operationeel leidinggevende;

    • d.

      proactieve advisering aan leidinggevenden over verbetering van beleid en beleidsuitvoering;

    • e.

      beheren van interne en externe relaties, nodig voor het bereiken van de aan medewerker opgedragen werkzaamheden.

  • 2.

    De medewerker is voor informatie over de inhoudelijke beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering, met medeweten van de leidinggevende, aanspreekpunt voor de bestuurlijke en ambtelijke portefeuillehouder.

 

 

HOOFDSTUK V VERVANGING

Artikel 11 Vervanging

  • 1.

    Bij afwezigheid door ziekte, verlof of buitengewone omstandigheden geldt vervanging zoals aangegeven in het tweede tot en met het vijfde lid.

  • 2.

    De provinciesecretaris in de rol van secretaris wordt vervangen door een of meer door GS aangewezen directeur(en). De provinciesecretaris in de rol van algemeen directeur wordt vervangen door een directeur.

  • 3.

    De directeur wordt vervangen door een door de directeur wisselend aangewezen teammanager in de betreffende ambtelijke portefeuille.

  • 4.

    De concernprogrammamanagers, de concernprojectleiders en de teammanagers worden horizontaal vervangen.

  • 5.

    De concerncontroller wordt vervangen door een door de concerncontroller aangewezen functionaris.

  • 6.

    De provinciesecretaris is in uitzonderlijke gevallen bevoegd af te wijken van het bepaalde in het tweede tot en met het vijfde lid en voor die gevallen anders te besluiten over de vervanging en legt dit vast.

  • 7.

    Indien langdurige vervanging nodig is, beslist de provinciesecretaris over de vervanging, met uitzondering van:

    • a.

      langdurige vervanging van de secretaris; dan beslissen GS;

    • b.

      langdurige vervanging van een teammanager; dan beslist de verantwoordelijk directeur.

 

 

HOOFDSTUK VI FINANCIEEL BEHEER EN BEDRIJFSVOERING

Artikel 12 Administratie

  • 1.

    Onder de financiële administratie wordt verstaan de boekhoudkundige verwerking van de financiële rechten en verplichtingen en de ontvangsten en uitgaven, alsmede de registratie van eigendommen, vorderingen, schulden en het eigen vermogen van de provincie.

  • 2.

    De financiële administratie wordt zodanig ingericht en bijgehouden dat in ieder geval:

    • a.

      de wettelijke voorschriften, waaronder het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en de informatie voor derden (IV3), kunnen worden nageleefd;

    • b.

      wordt voldaan aan de financiële verordening, als vastgesteld door Provinciale Staten (PS);

    • c.

      wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid en controle en afstemming van de informatievoorziening op de behoeften in de organisatie ten aanzien van de operationele bedrijfsvoering en op de documenten uit de planning- en controlcyclus.

  • 3.

    De budgethouders verstrekken periodiek dan wel terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie nodig zijn, aan de financiële administratie.

  • 4.

    De provinciesecretaris kan bij onenigheid over de verantwoording van financiële stromen per geval of in het algemeen, een aanwijzing geven aan budgethouders en/of de financiële administratie over de administratieve vastlegging en verantwoording.

  • 5.

    De budgethouders ontvangen een juiste, volledige en actuele informatievoorziening over de (verwachte) budgetuitputting van de aan hen toegekende budgetten.

  • 6.

    De teammanagers, de concernprogrammamanagers, de concernprojectleiders, de directeuren en de provinciesecretaris verstrekken periodiek dan wel terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie en autorisatie nodig zijn, aan de personeels- en salarisadministratie en de facilitaire administratie.

 

Artikel 13 Beleidsvoorbereiding

  • 1.

    Voor de beleidsvoorbereiding geven GS bestuursopdrachten aan de provinciesecretaris.

  • 2.

    De Programmabegroting en de bijbehorende Uitvoeringsinformatie geven het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van en uitvoeren van beleid.

  • 3.

    De provinciesecretaris draagt de zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

  • 4.

    De provinciesecretaris kan het opdrachtgeverschap voor concernprogramma’s en concernprojecten mandateren aan directeuren of teammanagers.

 

Artikel 14 Mandaat cvdK en GS

  • 1.

    De provinciesecretaris heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle beslissingen die GS, respectievelijk de cvdK kunnen nemen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) of tenzij:

    • •

      bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald;

    • •

      bij of krachtens dit besluit anders is bepaald, of;

    • •

      GS of de cvdK in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken.

  • 2.

    De teammanagers hebben een algemeen mandaat tot het nemen van beslissingen die GS respectievelijk de cvdK kunnen nemen voor zover het de hun regarderende organisatieonderdelen betreft, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Awb of tenzij:

    • •

      bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald;

    • •

      bij of krachtens dit besluit anders is bepaald;

    • •

      GS of de cvdK in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken, of;

    • •

      het een beslissing betreft die tot gevolg heeft dat beschikbaar gestelde budgetten worden overschreden.

  • 3.

    De provinciesecretaris en de teammanagers hebben geen algemeen mandaat inzake de uitvoering van de taken van de cvdK die zijn geregeld in diens ambtsinstructie.

  • 4.

    De concernprogrammamanagers en concernprojectleiders hebben een mandaat tot het nemen van beslissingen aangaande het concernprogramma of concernproject zoals vastgelegd in de opdrachtverlening bij een concernprogramma of concernproject, door middel van het betreffende directiebesluit.

  • 5.

    De provinciesecretaris kan nadere instructies over het gestelde in dit artikel formuleren.

 

Artikel 15 Beperkingen

  • 1.

    De provinciesecretaris, concernprogrammamanagers, concernprojectleiders en teammanagers leggen een voorgenomen beslissing, met uitzondering van spoedeisende gevallen, in ieder geval voor aan GS als:

    • a.

      de beslissing afwijkt van algemeen provinciaal beleid;

    • b.

      de gemandateerde/ge(vol)machtigde dit wenselijk of noodzakelijk acht, zoals bij politiek-bestuurlijk gevoelige onderwerpen.

  • 2.

    Het algemeen mandaat aan de provinciesecretaris en de teammanagers heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Awb, geen betrekking op beslissingen tot:

    • a.

      het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;

    • b.

      het nemen van een beslissing ten aanzien waarvan is bepaald dat het met een versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;

    • c.

      het vernietigen van of het (gedeeltelijk) onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

  • 3.

    Met uitzondering van handelingen van informatieve en/of administratieve aard en met uitzondering van spoedeisende gevallen strekt het algemeen mandaat aan de provinciesecretaris en de teammanagers zich voorts in elk geval niet uit over beslissingen:

    • a.

      die leiden tot vaststelling of wijziging van provinciaal beleid;

    • b.

      tot het vaststellen van beleidsregels als bedoeld in titel 4.3 van de Awb;

    • c.

      op bezwaarschriften waarbij wordt afgeweken van het advies van de hoor- en adviescommissie;

    • d.

      tot (het voordragen ter) benoeming van bestuurders in functies en commissies;

    • e.

      tot het aanspannen van rechtsgedingen;

    • f.

      waarbij de functie of de persoon van een gemandateerde direct of indirect enig persoonlijk belang heeft;

    • g.

      tot het vaststellen van stukken die van GS of van de cvdK uitgaan en aan PS en/of aan een Statencommissie zijn gericht;

    • h.

      tot het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij voor uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;

    • i.

      die overschrijding van beschikbaar gestelde budgetten tot gevolg hebben.

  • 4.

    De uitzonderingen, zoals bedoeld in het derde lid, onder h en i, zijn niet van toepassing als het de uitvoering betreft van een eenduidig besluit van PS, GS of de cvdK.

  • 5.

    Het algemeen mandaat aan de teammanagers heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Awb, tevens geen betrekking op beslissingen tot:

    • a.

      het opleggen van disciplinaire strafmaatregelen en/of formele berispingen;

    • b.

      het opleggen van ontslag anders dan op eigen verzoek;

    • c.

      het sluiten van een beëindigingovereenkomst/vaststellingsovereenkomst;

    • d.

      het vaststellen van een functiebeschrijving;

    • e.

      het vaststellen van een functiewaardering;

    • f.

      het nemen van besluiten op grond van het Reorganisatiestatuut en Sociaal Statuut provincie Drenthe 2018.

 

Artikel 16 Vertegenwoordiging van GS in en buiten rechte en de cvdK in en buiten rechte en bij mediation bijeenkomsten

  • 1.

    De individuele leden van GS en de provinciesecretaris zijn gemachtigd om in voorkomende gevallen GS in en buiten rechte en de cvdK in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen.

  • 2.

    De provinciesecretaris is bevoegd schriftelijk machtiging te verlenen aan medewerkers om GS in en buiten rechte en de cvdK in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen en legt dit vast.

 

Artikel 17 Ondermandaat binnen en buiten de provinciale organisatie

  • 1.

    De provinciesecretaris kan ondermandaat verlenen aan de medewerkers binnen de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.

  • 2.

    De provinciesecretaris verleent ondermandaat, volmacht en machtiging aan medewerkers buiten de ambtelijke organisatie voor het nemen van beslissingen namens GS en de vertegenwoordiging van GS in en buiten rechte en de cvdK in en buiten rechte voor zover dat voortvloeit uit een door GS en/of de cvdK goedgekeurde werkwijze.

  • 3.

    In gevallen waarin de te nemen beslissing voor discussie vatbaar is, wordt geen ondermandaat verleend beneden het niveau van teammanager, concernprogrammamanager of concernprojectleider.

  • 4.

    De gemandateerde is verantwoordelijk voor de taakuitvoering en de financiële beheersing van de begrotingsuitvoering met de toegekende budgetten.

 

Artikel 18 Algemene instructies met betrekking tot de uitoefening van bevoegdheden

  • 1.

    De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende (onder)volmachten of machtigingen geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht, alsmede de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

 

Artikel 19 Tekenbevoegdheid

  • 1.

    Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet zoals bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens GS dan wel de cvdK.

  • 2.

    Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de desbetreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend.

  • 3.

    GS staan op grond van artikel 59a van de Provinciewet de cvdK toe de ondertekening van stukken die uitgaan van GS op te dragen aan de provinciesecretaris of een of meerdere medewerkers.

  • 4.

    De cvdK draagt de ondertekening van stukken die uitgaan van GS op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen op aan de provinciesecretaris in de rol van secretaris van GS in de gevallen waarin de cvdK en de gedeputeerden niet in de gelegenheid zijn de uitgaande stukken te ondertekenen.

 

Artikel 20 Registratie van mandaten en tekenbevoegdheid

  • 1.

    Algemene mandaten en ondermandaten, inclusief ondertekeningsmandaten, worden via één vastgesteld proces vastgelegd in een register.

  • 2.

    Deze registratie betreft zowel de inhoud als de aan het mandaat gekoppelde functies of als nodig, de namen.

  • 3.

    De provinciesecretaris draagt zorg voor bekendmaking en terinzagelegging van de mandaatregistraties.

 

Artikel 21 Controle en verantwoording

  • 1.

    De gemandateerde stelt GS dan wel de betrokken bestuurlijke portefeuillehouder(s) in kennis van krachtens (onder)mandaat voorgenomen of genomen beslissingen waarvan hij moet aannemen dat kennisneming door GS of de betrokken bestuurlijke portefeuillehouder(s) van belang is.

  • 2.

    De betrokken bestuurlijke portefeuillehouder kan zich door de gemandateerde laten informeren over de krachtens (onder)mandaat voorgenomen of genomen besluiten.

 

Artikel 22 Budgettoedeling

  • 1.

    Op basis van de door PS vastgestelde Programmabegroting stellen GS de bijbehorende Uitvoeringsinformatie vast en mandateren de uitvoering (begrotingsresultaten) en het budgetbeheer aan de provinciesecretaris. De provinciesecretaris kan het opdrachtgeverschap mandateren.

  • 2.

    De provinciesecretaris is hoofdbudgethouder.

  • 3.

    De provinciesecretaris wijst aan de teammanagers, concernprogrammamanagers, concernprojectleiders en de concerncontroller budgetten en investeringskredieten toe.

  • 4.

    De provinciesecretaris stelt de administratieve wijziging binnen een begrotingsprogramma vast.

  • 5.

    Administratieve wijzigingen zijn begrotingswijzigingen binnen een programma of prioriteit uit de begroting die geen invloed hebben op het nettosaldo van baten en lasten uit de begroting.

  • 6.

    De provinciesecretaris kan de toekenning van beschikbare budgetten aan teams, concernprogramma's en concernprojecten opschorten tot het moment dat concrete (deel)plannen zijn voorgelegd en goedgekeurd.

  • 7.

    De beslissingsbevoegdheden inzake één en hetzelfde budget worden niet gemandateerd aan meerdere budgethouders.

 

Artikel 23 Budgethouder

  • 1.

    GS kunnen bij specifieke budgetten aangeven dat ten laste van deze budgetten verplichtingen kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van GS. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden altijd van tevoren voorgelegd aan GS.

  • 2.

    Met uitzondering van spoedeisende gevallen mogen verplichtingen slechts worden aangegaan als een budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling van het team, het concernprogramma of het concernproject.

  • 3.

    De inkoop van prestaties, diensten, goederen en de aanbesteding van werken, diensten en leveringen door een budgethouder vinden plaats binnen de kaders van de organisatie, het team, concernprogramma of concernproject, het verleende mandaat en het subsidie- en aanbestedingsbeleid.

  • 4.

    De budgethouder heeft op grond van de toegekende inkomstenbudgetten een taakstellende opdracht tot het verwerven en/of factureren van inkomsten.

  • 5.

    De provinciesecretaris kan nadere instructies over het gestelde in dit artikel formuleren.

 

Artikel 24 Verantwoording

  • 1.

    De teammanager, de concernprogrammamanager, de concernprojectleider en de concerncontroller leggen aan de provinciesecretaris, of de door hem gemandateerde opdrachtgever, tijdig verantwoording af over voortgang over de begrotingsresultaten, het teamplan, het concernprogrammaplan, het concernprojectplan en de uitputting van beschikbaar gestelde budgetten en investeringskredieten.

  • 2.

    De directeur legt aan de provinciesecretaris verantwoording af over de (ontwikkeling) van het doelbereik, de integraliteit en de kwaliteit binnen de eigen ambtelijke portefeuille.

  • 3.

    Op basis van deze verantwoording legt de provinciesecretaris verantwoording af aan GS door middel van concept bestuurlijke rapportages en conceptjaarstukken.

  • 4.

    Aanbieding door GS van de jaarstukken van de provincie over het gevoerde beheer aan PS, impliceert decharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, met uitzondering van later in rechte gebleken onregelmatigheden.

 

 

HOOFDSTUK VII SLOTBEPALINGEN

Artikel 25 Uitleg

  • 1.

    Bij twijfel over de uitleg van dit besluit of in gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de provinciesecretaris.

 

Artikel 26 Inwerkingtreding/citeertitel

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op 15 oktober 2018, en kan worden aangehaald als Organisatiebesluit provincie Drenthe 2018.

  • 2.

    Het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2014 wordt gelijktijdig ingetrokken.

 

 

TOELICHTING BIJ ORGANISATIEBESLUIT PROVINCIE DRENTHE 2018

 

 

Algemeen

Het Organisatiebesluit bevat op hoofdlijnen een verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de ambtelijke organisatie van de provincie Drenthe. Het Organisatiebesluit zet eerst de algemene lijnen van de inrichting van de organisatie uiteen op basis van het gevoerde organisatiebeleid, zoals vastgelegd in het Besturings- en managementconcept (Meer samen nóg sterker). Daarna wordt ingegaan op de spelers in de organisatie en volgt een nadere uiteenzetting naar taken.

 

In dit Organisatiebesluit zijn ook de algemene mandaten opgenomen. Hierbij gaat het om een verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden op specifiek (lees: functie) niveau.

 

De mandaten worden trapsgewijs verleend. De cvdK of GS verlenen de algemene mandaten. De provinciesecretaris kan ondermandaten verlenen. De provinciesecretaris kan uit hoofde van zijn bevoegdheden in de plaats treden van de bevoegdheden van de teammanagers.

 

De door de provinciesecretaris verleende ondermandaten zijn, uit praktische overwegingen, naast dit Organisatiebesluit in een afzonderlijk overzicht vastgelegd.

Het gaat hierbij om het overzicht Interne ondermandaten, vertegenwoordiging in en buiten rechte en externe ondermandaten.

 

Zaken die de administratieve organisatie en procedures betreffen, zaken die vanzelfsprekend zijn bij een professionele taakinvulling en praktische zaken (zoals werkafspraken) zijn niet in het Organisatiebesluit opgenomen. Dit zijn zaken die in de staande organisatie thuishoren en zo nodig beleidsmatig of procesmatig, bijvoorbeeld als instructie bij het Organisatiebesluit, ingevuld kunnen worden. De provinciesecretaris stelt de nadere instructies bij het Organisatiebesluit vast.

 

Slotopmerkingen bij artikelen in het Organisatiebesluit

De artikelen in het Organisatiebesluit worden in principe geacht voor zichzelf te spreken. Ter verduidelijking volgt hierna nog bij een aantal artikelen een nadere opmerking.

 

Overal waar in dit Organisatiebesluit termen staan als 'hij' of 'zijn' kan natuurlijk ook worden gelezen 'zij' of 'haar'. Overal waar 'provincie' staat, wordt de provincie Drenthe bedoeld.

 

 

HOOFDSTUK I BEGRIPSBEPALING

Artikel 1 Begripsbepaling

Bij de definiëring van de functie provinciesecretaris staat dat het gaat om de algemeen directeur en tevens secretaris als bedoeld in de Provinciewet. Als in het Organisatiebesluit een passage alleen voor de functie algemeen directeur of voor de secretarisfunctie geldt, wordt deze specifiek daarbij genoemd. Waar het begrip 'beheer' als taak wordt genoemd, wordt bedoeld de verantwoordelijkheid nemend passend bij de functie (artikelen 5 tot en met 10).

 

 

HOOFDSTUK II STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2 Organisatieonderdelen

Het stellen van regels voor de organisatie van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen behoort tot de bevoegdheid van PS.

 

Artikel 3 Doelen en taken

De teammanagers, concernprogrammamanagers en concernprojectleiders maken, onder verantwoordelijkheid van de provinciesecretaris op basis van de Programmabegroting en bijbehorende Uitvoeringsinformatie een plan waarin duidelijk wordt gemaakt op welke wijze het team, het concernprogramma of concernproject aan de opgedragen (sub)doelen, resultaten en taken gaat werken.

 

Artikel 3, lid 2 Doelen en taken van de directeuren

Bij de aansturing, de strategische ontwikkeling van beleid en organisatie en het beheer van de ambtelijke organisatie kan de provinciesecretaris onder andere gebruikmaken van de leden van de directie. De concerncontroller is agendalid en kan door de provinciesecretaris voor een bijeenkomst van de directie worden uitgenodigd, eventueel op eigen verzoek.

 

Artikel 3, lid 4 Taken van de directiesecretaris

De directiesecretaris is primair belast met de zorg voor een goede procesgang en (proces)inhoudelijke advisering aan de provinciesecretaris en de directeuren, de besluitvorming en de borging daarvan. Te denken valt aan het toetsen op integraliteit van adviezen en de beslisrijpheid van directiestukken. De directiesecretaris ondersteunt en draagt bij aan de brede strategieontwikkeling van de provincie. Hij is hiertoe lid van de directie. Tevens ondersteunt hij de provinciesecretaris bij de besluitvorming in GS, de verslaglegging en de borging daarvan.

 

 

HOOFDSTUK III AANSTURING

Artikel 4 Aansturing

Met aansturing wordt in dit Organisatiebesluit, daar waar het begrip 'aansturing' niet verder is gespecificeerd, in principe hiërarchische aansturing bedoeld. Het gaat om de aansturing in personele zin, in principe los van de formele verantwoordingslijnen rond de doelen en begrotingsresultaten.

 

De concerncontroller heeft een eigenstandige positie buiten de teamstructuur. Daarom is in het eerste lid apart genoemd dat de provinciesecretaris ook de concerncontroller aanstuurt. De concerncontroller stuurt zelf niet rechtstreeks hiërarchisch medewerkers aan, maar stuurt functioneel en/of operationeel aan via de reguliere organisatie zoals in dit besluit geschetst. Dit principe geldt ook voor de concernprogrammamanagers en concernprojectleiders.

 

 

HOOFDSTUK IV FUNCTIONARISSEN

Artikelen 5 tot en met 10 Functionarissen algemeen

In het Organisatiebesluit zijn niet specifiek aparte artikelen opgenomen over GS. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuurders zijn wettelijk bepaald, dan wel vloeien automatisch voort uit de bepalingen in dit Organisatiebesluit, inclusief de mandaten, het Besturings- en managementconcept en/of de functiebeschrijvingen van de betrokkenen.

 

Bij deze artikelen over de hoofdtaken van de in de ambtelijke organisatie onderscheiden functionarissen wordt genoemd dat de provinciale kaders en (met uitzondering bij de provinciesecretaris) richtlijnen in acht moeten worden genomen. Met provinciale kaders worden bedoeld de besluiten van dan wel gestelde randvoorwaarden door PS, GS en/of de provinciesecretaris. Met richtlijnen worden bedoeld de besluiten van dan wel gestelde randvoorwaarden door de provinciesecretaris. Uiteraard geldt bij dit alles dat ook wettelijke bepalingen in acht moeten worden genomen. Waar staat dat een functionaris zorg draagt voor bepaalde taken, wordt tevens bedoeld dat deze functionaris dan ook daarvoor verantwoordelijk is.

 

Waar staat dat de desbetreffende functionaris eerste aanspreekpunt is (voor GS, de portefeuillehouder en/of de provinciesecretaris), wordt uiteraard bedoeld dat deze aanspreekpunt is voor onderwerpen die zijn kennis en/of bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen.

 

Artikel 5 Provinciesecretaris

In het eerste lid, onder b, staat dat de provinciesecretaris de ambtelijke portefeuille- en teamstructuur van de ambtelijke organisatie vastlegt. In praktijk gebeurt dit in een organigram dat door de provinciesecretaris wordt vastgesteld.

 

Daarbij heeft de provinciesecretaris de mogelijkheid om gedurende een tijdelijke periode de organisatie(structuur) voor te bereiden op bijvoorbeeld uitplaatsing van organisatieonderdelen als gevolg van of voorbereiding op mogelijke externe en interne ontwikkelingen. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een tijdelijke aanpassing in (de werking van) de organisatiestructuur of in de aansturing. Ook kan het zijn dat door bijvoorbeeld het vertrek van een leidinggevende tijdelijk een aanpassing van de organisatiestructuur en/of de aansturing nodig is. Het spreekt voor zich dat de provinciesecretaris hier slechts in uitzonderingsgevallen en verantwoord gebruik van maakt, uiteraard in overleg met GS en de Ondernemingsraad.

 

Op grond van het tweede lid van artikel 100 van de Provinciewet stellen GS een instructie op met nadere regels over de taken en bevoegdheden van de secretaris. Met dit besluit wordt hier invulling aan gegeven.

 

Artikel 6 Directeur

Er is vanuit de directeur geen rechtstreekse operationele aansturing op de specifieke begrotingsresultaten en GS-voorstellen vanuit teams.

De directeur kan voor concernprogramma’s en concernprojecten gemandateerd opdrachtgever zijn. Dan geldt rechtstreekse aansturing (en verantwoording) wel.

 

Artikel 8 Concerncontroller

Van de concerncontroller wordt verwacht dat hij de provinciesecretaris en de directeuren proactief adviseert op het terrein van de bedrijfsvoering, de productie en de beheersing van de strategische risico's.

 

Artikel 10 Medewerker

Feitelijk zijn alle personen die bij de provincie Drenthe werken medewerkers (met een vaste of tijdelijke aanstelling) van de provincie Drenthe.

 

 

HOOFDSTUK V VERVANGING

Artikel 11 Vervanging

Bij de vervanging van de provinciesecretaris dient nadrukkelijk onderscheid gemaakt te worden tussen de provinciesecretaris als algemeen directeur (van de ambtelijke organisatie) en de provinciesecretaris als secretaris (als rechtstreeks ondersteuner van GS).

  • •

    De vervanger van de provinciesecretaris als algemeen directeur is een directeur. De volgorde van vervanging hiertoe wordt door de provinciesecretaris aangewezen.

  • •

    De vervanger van de provinciesecretaris als secretaris is een daartoe door GS aangewezen directeur. Volgens artikel 103, eerste lid, van de Provinciewet hebben GS de bevoegdheid de vervanging van de secretaris te regelen. GS nemen daartoe een separaat besluit.

 

Bij afwezigheid van een directeur wordt gekozen voor een roulerende vervanging door teammanagers in de betreffende ambtelijke portefeuille. Dit ook vanuit de gedachte dat het goed is voor de verticale mobiliteit binnen de organisatie en het ontwikkelen van voldoende managementidentificatie.

 

Wat betreft de concerncontroller is bepaald dat deze bij afwezigheid wordt vervangen door een daartoe door de concerncontroller aangewezen functionaris. In praktijk is dit de medewerker die functioneert als assistent-controller.

 

Voor alle vervangingen geldt dat deze dienen te worden vastgelegd, toegankelijk zijn en worden bijgehouden.

 

 

HOOFDSTUK VI FINANCIEEL BEHEER EN BEDRIJFSVOERING

 

Algemeen

In het algemeen geldt dat als er in dit besluit wordt gesproken over bijvoorbeeld het verstrekken van gegevens en stukken en het afleggen van verantwoording, er in principe van uitgegaan kan worden dat dit dient te gebeuren richting de hiërarchisch bovengeschikte functionaris (voor zover niet anders is bepaald in dit besluit en bijvoorbeeld in procedures en richtlijnen) en uiteindelijk aan het bestuur.

 

Artikel 12 Administratie

Het instellen van een zelfstandig verantwoordelijke functionaris voor de organisatie en het (doen) bijhouden van de administratie, i.c. de comptabele, is niet meer in een financiële verordening Drenthe voorgeschreven. De financiële administratie is ondergebracht bij een ondersteunend team en is daarmee tot op zekere hoogte onafhankelijk van de beleidsvormende- of beleidsuitvoerende teams. De objectiviteit is verder gewaarborgd doordat in dit artikel is opgenomen dat meningsverschillen tussen de teammanager belast met de aansturing van dit team en de budgethouders over de administratieve verwerking van financiële stromen kunnen worden beslecht door de provinciesecretaris.

 

Artikel 14 Mandaat cvdK en GS

Onder mandaat wordt in artikel 10:1 van de Awb verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees in dit geval GS en/of cvdK) besluiten te nemen. Met andere woorden, degene aan wie mandaat wordt verleend (is de gemandateerde), krijgt de bevoegdheid een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt derhalve als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische consequenties als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit.

 

Hoewel de feitelijke bevoegdheidsuitoefening komt te liggen bij degene die het mandaat heeft, blijft de mandaatgever daarvoor naar buiten toe ten volle verantwoordelijk (artikel 10:2 van de Awb). Deze kan uit dien hoofde dan ook te allen tijde instructies geven (artikel 10:6 van de Awb) of het mandaat doorbreken en de bevoegdheid zelf uitoefenen (artikel 10:8 van de Awb). Het mandaat behoeft in dat laatste geval geen voorafgaande intrekking.

 

Naar buiten toe moet duidelijk zijn dat de gemandateerde de bevoegdheid uitoefent onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever en dat de burger moet kunnen nagaan of de gemandateerde wel bevoegdelijk namens het bestuursorgaan optreedt.

 

De Awb geeft als hoofdregel dat mandaat geoorloofd is, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid, van de Awb).

 

Dit is bijvoorbeeld het geval als de mandaatgever meent dat GS van het voorgenomen besluit in kennis willen worden gesteld, bijvoorbeeld vanwege de politieke-bestuurlijke gevoeligheid. Op grond van jurisprudentie is het niet mogelijk het mandaat zelf uit te zonderen voor politiek-bestuurlijke gevoelige besluiten. De bestuursrechter meent dat dit vanuit een oogpunt van rechtszekerheid niet aanvaardbaar is.

 

In de praktijk hangt een effectieve toepassing van de mandaten direct samen met het vertrouwen van het mandaterende bestuursorgaan in degene die het mandaat heeft dat deze laatste zal handelen in de geest van dat orgaan en bij twijfel hoe dit zou beslissen, de zaak aan het orgaan zelf zal voorleggen. Slechts het bestaan van deze vertrouwensbasis, die impliceert dat het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheden slechts in uitzonderingsgevallen aan zich trekt, maakt een wezenlijke mandatering van bevoegdheden mogelijk. Bij de toepassing van dit besluit wordt het bestaan van de bedoelde vertrouwensbasis verondersteld.

 

Reikwijdte

Het mandaat heeft een algemeen karakter en heeft dus betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van GS en de cvdK. Het begrip 'bestuursbevoegdheden' omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit in de zin van de Awb te nemen, met uitzondering van onder meer de bevoegdheden tot regelgeving.

 

Deze bevoegdheden zijn van het verlenen van mandaat uitgesloten. De bestuursbevoegdheden betreffen in het algemeen de publiekrechtelijke rechtshandelingen en de uitwerking daarvan is voornamelijk extern, op de burger gericht. De uitoefening van deze bevoegdheden mondt uit in een (veelal) schriftelijk besluit.

 

Met de term 'beheersbevoegdheden' wordt gedoeld op de bevoegdheden die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in dit geval in hoofdzaak om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen en aan feitelijke handelingen.

 

De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen, de uitoefening van beheersbevoegdheden, via volmacht op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zover aan GS opgedragen, en door middel van machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging.

 

Artikel 15 Beperkingen

Het in het eerste lid, onder a, genoemde algemeen provinciaal beleid betreft provinciaal beleid zoals bijvoorbeeld vastgelegd in door GS en PS vastgestelde beleidskaders en richtlijnen.

 

In spoedeisende gevallen, bijvoorbeeld in geval van nood, onvoorziene omstandigheden waarop snel gereageerd moet worden, is het mogelijk dat een beslissing door de tijdsdruk niet vooraf aan GS kan en hoeft te worden voorgelegd. Uiteraard dient dan wel achteraf verantwoording te worden afgelegd en dienen GS (waar nodig) nog op de hoogte te worden gebracht. De betrokken functionaris zorgt dan achteraf nog voor een correcte afhandeling van zaken.

 

In het vijfde lid van dit artikel zijn beperkingen opgenomen wat betreft het algemeen mandaat aan de teammanagers. Het gaat hier om dusdanig zware verantwoordelijkheden dat deze bij de provinciesecretaris horen te liggen. Uiteraard zal de provinciesecretaris deze waar nodig in overleg met de betrokken teammanager oppakken. In praktijk zal de uitvoering van deze verantwoordelijkheden veelal door de betrokken teammanager worden voorbereid, maar de provinciesecretaris neemt uiteindelijk het besluit hierover en voert deze verantwoordelijkheden formeel uit.

 

Artikel 16 Vertegenwoordiging in en buiten rechte

Onderscheid moet worden gemaakt tussen de vertegenwoordiging van de cvdK als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de provincie. Bij procesvertegenwoordiging van de provincie zal het veelal gaan om privaatrechtelijke rechtsgedingen. Het zal echter niet vaak voorkomen dat een ambtenaar daarbij de provincie vertegenwoordigt, omdat de provincie in een dergelijke procedure veelal zal worden vertegenwoordigd door een advocaat. De vertegenwoordiging van de cvdK als bestuursorgaan zal veelal betrekking hebben op vertegenwoordiging bij de bestuursrechter naar aanleiding van bezwaar of beroep tegen besluiten. Verder is machtiging verleend voor vertegenwoordiging voor het verrichten van andere handelingen, zoals het zenden van ontvangstbevestigingen en tussenberichten.

 

Artikel 19 Tekenbevoegdheid

Het mandaat hanteert als uitgangspunt dat de gemandateerde die het besluit neemt, dit ook ondertekent. De Provinciewet is de wettelijke basis voor het verlenen van ondertekeningsmandaat. Als voordelen voor het hand in hand gaan van beslissing en ondertekening kunnen worden genoemd:

a. klantgerichtheid: de klant ziet dat er persoonlijk aandacht aan zijn zaak is besteed;

b. kenbaarheid: naar buiten toe is duidelijk wie het besluit in mandaat heeft genomen;

c. zorgvuldigheid: wie een handtekening plaatst, staat meer stil bij zijn verantwoordelijkheid.

 

Artikel 21 Controle en verantwoording

 

Een aantal in de Instructies van de provinciesecretaris bij het Organisatiebesluit genoemde voorgenomen beslissingen moet aan de mandaatgever worden voorgelegd. Voor het nemen van besluiten bestaat dus wel mandaat, maar GS geven hiermee aan dat zij van bepaalde besluiten vooraf kennis willen nemen.

 

Artikel 22 Budgettoedeling

Er worden regels gesteld voor de begrotingsuitvoering en het maken van afspraken met de teams, concernprogramma's en concernprojecten over de te leveren begrotingsresultaten en de daarvoor beschikbare middelen.

 

N.B.

In het tweede lid van artikel 14 staat onder andere dat de teammanagers een algemeen mandaat hebben (…) tenzij het een beslissing betreft die tot gevolg heeft dat beschikbaar gestelde budgetten worden overschreden. In dit artikel staat dat de provinciesecretaris administratieve wijzigingen vaststelt. Dit zijn begrotingswijzigingen binnen een programma of prioriteit uit de begroting die geen invloed hebben op het nettosaldo van baten en lasten uit de begroting. Voorgaande betekent dus dat de gemandateerden de budgetten uit de productenraming niet mogen overschrijden, maar dat door de provinciesecretaris op hun verzoek eventueel saldering kan plaatsvinden binnen een programma. In dat geval is sprake van een administratieve wijziging.

 

Bij dit artikel kan nog worden opgemerkt dat aan een concernprogramma of concernproject in praktijk geen personeelsbudgetten worden toegekend; deze blijven bij de staande organisatie.

 

Artikel 24 Verantwoording

De wijze en frequentie van de rapportage over het bereiken van begrotingsresultaten, het doelbereik, de voortgang van de activiteiten, de benutting van middelen en, als nodig, de ontwikkeling van teams en medewerkers worden, waar nodig in overleg met degene die rapporteert, vastgesteld door degene aan wie wordt gerapporteerd. Dit gebeurt binnen de geldende concernkaders, zoals tenminste de geldende financiële verordening.

 

 

HOOFDSTUK VII SLOTBEPALINGEN

Artikel 25 Uitleg

Bij twijfel over de uitleg van dit besluit of in gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de provinciesecretaris. Het spreekt voor zich dat de provinciesecretaris zo nodig, bijvoorbeeld in situaties die politiek-bestuurlijk gevoelig zijn, beslist in overleg met GS.

 

 

Naar boven