Provinciaal blad van Drenthe
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Drenthe | Provinciaal blad 2018, 5478 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit informatiebeheer provincie Drenthe 2018
Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 17 juli 2018, kenmerk 4.10/2018001823, team Documenten, tot bekendmaking van hun besluit tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Drenthe 2018
Gedeputeerde Staten van Drenthe;
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Drenthe 2013;
- I.
- II.
- III.
Gedeputeerde Staten voornoemd,
mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter
III VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING
De directeur-secretaris is verantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de informatievoorziening binnen de provinciale organisatie betreffende de door de provincie uitgevoerde taken, alsmede voor het beheer van de documenten van de provincie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
IV ARCHIEFVORMING- EN ORDENING
De beheerder(s) draagt/dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun toegankelijkheid, leesbaarheid en houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending een tweede exemplaar bewaard als minuut of bewijsstuk voor de eigen administratie.
De beheerder(s) draagt/dragen, voor zover van toepassing, zorg voor het opstellen van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder(s) draagt/dragen er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen, selecteren, vervangen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven voorschriften worden toegepast.
De beheerder(s) draagt/dragen er zorg voor dat documenten worden voorzien van de bij of krachtens de wet vereiste proces-, ontsluitings- en ordeningskenmerken, zodanig dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
De beheerder(s) draagt/dragen zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
- 1.
- 2.
De beheerder(s) ziet/zien erop toe, dat van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een overzicht wordt bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
- 1.
De beheerder(s) draagt/dragen er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 2.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
- 3.
De beheerder(s) draagt/dragen er zorg voor, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De beheerder(s) draagt/dragen er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten en informatiesystemen, zoals bedoeld in artikel 1, onder h, van de archiefverordening, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
- 1.
Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan provinciale functionarissen als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, en aan de betrokkene van wie persoonlijke aangelegenheden zijn vastgelegd, tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten.
- 2.
- 3.
- 1.
- 2.
Raadpleging en uitlening van documenten, die gelet op de Provinciewet of de Wet Openbaarheid van Bestuur aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen of enig andere wettelijke regeling waaruit geheimhouding volgt, is behoudens toestemming van Gedeputeerde Staten slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
- 3.
De beheerder(s) draagt/dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring, vervanging of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet voor in aanmerking komen.
Het is verboden documenten te verwijderen, tenzij dit gebeurt op grond van wettelijke voorschriften.
Vervreemding, vervanging, selectie en vernietiging van documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de provinciearchivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de provinciearchivaris ingewonnen.
De beheerder(s) stelt/stellen, alvorens tot vervanging of vernietiging van documenten over te gaan, in overleg met de door de provincie aangewezen proceseigenaren een lijst op van te vervangen of met inachtneming van de geldende selectielijst vernietigbare documenten. Deze lijst van te vervangen of vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de provinciearchivaris, welke goedkeuring geldt als machtiging tot vervanging of vernietiging.
Overbrenging van documenten, als bedoeld in artikel 12 van de wet
Bij overbrenging van documenten wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, eveneens overgebracht.
- 1.
- 2.
- 3.
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Drenthe 2013. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, alsmede het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening, zoals bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders, is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.
Onder c en f, documenten en informatiebestand: de definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder documenten worden ook informatieobjecten verstaan zoals ingevulde velden in een informatiesysteem (zoals genoemd in artikel 3.3. van de NEN 2082). Hieronder kunnen ook GIS-systemen vallen.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de provincie, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten, soms niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling hoeven te voldoen, zijn daarvoor in artikel 15, tweede lid, van dit besluit uitzonderingen gemaakt.
De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de provinciearchivaris.
Het gaat hier vooral om het aanwijzen van de opdrachtgever, dat is degene die ambtelijk is belast met de aansturing van de beheerder(s) en als eerste ambtelijke aanspreekpunt voor de bestuurlijke portefeuillehouder dient.
Het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht wordt hier nader belegd. De provinciale organisatie wordt daarbij als één integrale beheereenheid aangemerkt, wat echter gedeeld beheer niet uitsluit. De beheerder(s) is/zijn degene(n) die als eerste aanspreekpunt voor de provinciearchivaris fungeren bij diens toezicht op de inrichting van het dagelijkse beheer van archiefbescheiden, op alle daartoe ingerichte werkniveaus.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
De beheerder(s) is niet verantwoordelijk voor het eventueel toekennen van aanvullende (niet vereiste) metadata door medewerkers gedurende de uitvoering van werkprocessen.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefwet 1995 is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de provinciearchivaris.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Algemene Verordening Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Bij vervreemding en vervanging dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De provinciearchivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer niet al bij het ontstaan daarvan rekening wordt gehouden met selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2018-5478.html