Start van deze pagina
Skip navigatie, ga direct naar de Inhoud

Overheid.nl - de wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden.

De wegwijzer naar informatie en diensten van alle overheden

Tekstgrootte
+


Jaargang 2018
Nr. 4233

Gepubliceerd op 12 juni 2018 09:02





Regeling van Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke organisatie Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

 

Gelet op de artikelen 100 en 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet;

 

Overwegende dat Gedeputeerde Staten op 10 december 2013 de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant hebben vastgesteld;

 

Overwegende dat de provincie Noord-Brabant zich voor nieuwe taken en opgaven gesteld ziet en Gedeputeerde Staten de ambtelijke organisatie daarop wensen in te richten;

 

Overwegende dat Gedeputeerde Staten omwille van die herinrichting van de ambtelijke organisatie de voornoemde regeling wensen te wijzigen;

 

Overwegende dat vanwege de aard en de omvang van de wijzigingen Gedeputeerde Staten een geheel nieuwe regeling wensen vast te stellen;

 

besluiten vast te stellen de volgende regeling:

 

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

  • 1.

    In deze regeling wordt verstaan onder:

    • a.

      ambtelijke organisatie: personen die in dienst van de provincie onder het gezag van Gedeputeerde Staten werkzaam zijn;

    • b.

      directeur: functionaris die met de secretaris de directie vormt;

    • c.

      eenheid: groep medewerkers aangestuurd door een H-manager;

    • d.

      H-manager: manager van een eenheid;

    • e.

      capaciteit: door Provinciale Staten vastgestelde personeelsomvang voor de gehele ambtelijke organisatie;

    • f.

      opdrachtgever: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen definiëren van een te bereiken concreet resultaat, projectresultaat of doel;

    • g.

      opdrachtnemer: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen realiseren van een vooraf door een opdrachtgever gedefinieerd concreet resultaat, projectresultaat of doel;

    • h.

      programma: uniek en tijdelijk geheel van activiteiten, gericht op het bereiken van één of meerdere complexe of strategische doelen;

    • i.

      programmamanager: opdrachtnemer van een programma;

    • j.

      project: geheel aan activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken;

    • k.

      projectleider: opdrachtnemer van een project;

    • l.

      secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet, tevens algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.

  • 2.

    Voor de toepassing van artikel 10, eerste lid, wordt met directeur gelijk gesteld de secretaris voor zover het betreft de H-manager die hiërarchisch leiding geeft aan de eenheid waarin de overige H-managers zijn ondergebracht.

§ 2 Organisatie van het ambtelijk apparaat

Artikel 2 Opgavegestuurde organisatie

  • 1.

    Gedeputeerde Staten leggen de sturingsfilosofie van de opgavegestuurde organisatie en de daaraan gekoppelde hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast.

  • 2.

    De sturingsfilosofie, genoemd in het eerste lid, hanteert onder meer de volgende uitgangspunten:

    • a.

      de opgaven worden vertaald naar concrete doelen of resultaten;

    • b.

      de doelen, respectievelijk resultaten, bedoeld onder a, worden in de vorm van in te stellen programma’s en projecten gerealiseerd.

Artikel 3 Structuur ambtelijk apparaat

  • 1.

    De ambtelijke organisatie is onderverdeeld in:

    • a.

      een directie;

    • b.

      eenheden;

    • c.

      programma’s.

  • 2.

    Een programmamanager kan besluiten tot het instellen van projecten binnen zijn programma.

Artikel 4 Taken organisatieonderdelen

  • 1.

    De directie is belast met de concernbrede, strategische sturing van de ambtelijke organisatie.

  • 2.

    De eenheden herbergen de capaciteit waarover de programma’s beschikken om hun doel te bereiken.

  • 3.

    De programma’s zijn belast met de voorbereiding en de uitvoering van het beleid.

Artikel 5 De directie

  • 1.

    De directie bestaat uit de secretaris en een of meer directeuren.

  • 2.

    De secretaris is voorzitter van de directie.

  • 3.

    De directie beraadslaagt over de toewijzing van de maximale capaciteit aan de programma’s.

  • 4.

    De directie geeft organisatiebreed sturing aan en is eindverantwoordelijk voor het geheel van:

    • a.

      de voorbereiding en de uitvoering van het beleid;

    • b.

      de inhoudelijke strategie van de organisatie;

    • c.

      de bedrijfsvoering en financiën;

    • d.

      de organisatieontwikkeling.

  • 5.

    Onverminderd het derde en het vierde lid is de directie eindverantwoordelijk voor het realiseren van de provinciale opgaven.

Artikel 6 Eenheden

  • 1.

    Een eenheid bestaat uit medewerkers met een vergelijkbare rol of inhoudelijke expertise.

  • 2.

    De medewerkers binnen een eenheid worden ingezet voor de uitvoering van een of meer programma’s of projecten.

Artikel 7 Programma’s

  • 1.

    De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een programma.

  • 2.

    De secretaris besluit tot het instellen van een programma om een doel als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, te bereiken.

  • 3.

    Bij het besluit tot instelling van een programma:

    • a.

      worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het eerste lid, in acht genomen; en

    • b.

      definieert de secretaris vanuit zijn rol van opdrachtgever tevens het te bereiken doel.

  • 4.

    Indien het besluit tot het instellen van een programma tevens het verlenen van mandaat aan de programmamanager omvat, wordt in het instellingsbesluit de aard en de omvang van dat mandaat vastgelegd.

  • 5.

    Het mandaat, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend met inachtneming van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde regeling inzake mandaat.

Artikel 8 Projecten

  • 1.

    De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een project.

  • 2.

    Een programmamanager kan besluiten om een resultaat als bedoeld in artikel 2, vierde lid, onder a, te bereiken in de vorm van een project.

  • 3.

    Bij het besluit tot het instellen van een project:

    • a.

      worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het eerste lid, in acht genomen; en

    • b.

      definieert de programmamanager tevens het te bereiken resultaat.

  • 4.

    Indien het besluit tot het instellen van een project tevens het verlenen van mandaat aan de projectleider omvat, wordt in het instellingsbesluit de aard en de omvang van dat mandaat vastgelegd.

  • 5.

    Het mandaat, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend met inachtneming van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde regeling inzake mandaat.

§ 3 Management

Artikel 9 De secretaris

  • 1.

    De secretaris geeft op strategisch niveau leiding aan de ambtelijke organisatie.

  • 2.

    De secretaris geeft hiërarchisch leiding aan:

    • a.

      de directeur;

    • b.

      de H-manager die hiërarchisch leiding geeft aan de eenheid waarin de overige H-managers zijn ondergebracht;

    • c.

      de overige rechtstreeks onder hem ressorterende functionarissen.

  • 3.

    De secretaris is jegens Gedeputeerde Staten eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel.

  • 4.

    Onverminderd het derde lid is de secretaris eindverantwoordelijk voor:

    • a.

      een goed functionerende planning- en controlcyclus;

    • b.

      de kwaliteit van de integrale beleidsadvisering aan Gedeputeerde Staten.

  • 5.

    Met inachtneming van de uitkomst van de beraadslaging, bedoeld in artikel 5, derde lid, wijst de secretaris de capaciteit toe aan de programma’s.

  • 6.

    De secretaris stelt eenheden in en bepaalt daarbij hun omvang en samenstelling.

  • 7.

    De secretaris stelt kaders en richtlijnen op concernniveau vast.

  • 8.

    Gedeputeerde Staten stellen nadere regels vast omtrent de control.

Artikel 10 De directeur

  • 1.

    De directeur treedt op als naasthogere leidinggevende van de H-managers.

  • 2.

    De directeur geeft binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen op strategisch niveau sturing aan:

    • a.

      de inhoudelijke strategie van de organisatie;

    • b.

      het ontwikkelen, implementeren en operationaliseren van beleid;

    • c.

      agenderen en programmeren via programma’s;

    • d.

      de integrale afstemming en verbinding tussen de inhoudelijke beleidsterreinen;

    • e.

      de integrale afstemming en verbinding tussen de strategische, tactische en operationele doelstellingen van de organisatie;

    • f.

      toedelen en beheersen van capaciteit van programma’s;

    • g.

      sturen op verbinding, op integraliteit en op strategische beleidsontwikkeling en daarbij het bevorderen en bewaken van integraal organiseren en (samen)werken.

Artikel 11 De programmamanager

  • 1.

    De programmamanager staat aan het hoofd van zijn programma.

  • 2.

    De programmamanager is verantwoordelijk voor het bereiken van de vastgestelde doelen.

  • 3.

    De programmamanager geeft operationeel leiding aan de projectleiders en medewerkers binnen zijn programma.

Artikel 12 De H-manager

  • 1.

    De H-manager is binnen zijn eenheid en binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen, ten aanzien van de onder hem ressorterende medewerkers eindverantwoordelijk voor:

    • a.

      de hiërarchische aansturing;

    • b.

      het begeleiden van hen in hun persoonlijke ontwikkeling; en

    • c.

      het op peil houden van hun kennis.

  • 2.

    De H-manager is verantwoordelijk voor de match tussen vraag en aanbod naar capaciteit vanuit de programmanagers.

  • 3.

    De H-manager draagt zorg voor de afstemming met de H-managers van de overige eenheden binnen de organisatie.

Artikel 13 Vervangingsregeling

  • 1.

    Vervanging bij afwezigheid of verhindering vindt als volgt plaats:

    • a.

      de directeuren vervangen elkaar onderling;

    • b.

      de H-managers vervangen elkaar onderling;

    • c.

      de programmamanagers vervangen elkaar onderling.

  • 2.

    Bij gelijktijdige afwezigheid of verhindering van de directeuren, vindt vervanging plaats door de secretaris.

§ 4 Instructie secretaris

Artikel 14 Wettelijke basis

De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de wet, de reglementen van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten of enig ander wettelijk voorschrift van rijk of provincie.

Artikel 15 Aanwijzings- en informatiebevoegdheid

De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van Gedeputeerde Staten bij de aan dit orgaan ondergeschikte medewerkers inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven.

Artikel 17 Bewaking integriteit

De secretaris draagt een bijzondere zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de provincie.

Artikel 18 Beheer van de archieven

  • 1.

    De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de commissaris van de Koning voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven.

  • 2.

    Voor de in het eerste lid bedoelde taak, is de secretaris verantwoordelijk tegenover Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten betreft en tegenover de commissaris van de Koning voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.

§ 5 Slotbepalingen

Artikel 19 Intrekking

De Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant wordt ingetrokken.

Artikel 20 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2018

Artikel 21 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018.

 

’s-Hertogenbosch, 5 juni 2018

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter de

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

secretaris

drs. M.J.A. van Bijnen MBA

Toelichting behorende bij de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant

Toelichting

 

Algemeen

 

De ambities uit de Agenda van Brabant vragen om een meer opgavegestuurde en resultaatgerichte organisatie.

 

De nieuwe sturingsfilosofie en organisatiestructuur beoogt het opgavegestuurd werken maximaal mogelijk te maken. Al het werk is in programma’s en projecten georganiseerd.

 

Door de instelling van programma’s en projecten enerzijds waarin inhoudelijk aan het realiseren van de opgaven voor Brabant wordt gewerkt en anderzijds door het vormen van eenheden van medewerkers die hiërarchisch worden aan gestuurd door een H -manager en worden ingezet binnen programma’s en projecten.

 

Deze regeling voorziet in de juridische basis. In de regeling zijn de hoofdkenmerken van de nieuwe structuur van de ambtelijke organisatie vastgelegd, alsmede de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

 

De meest in het oog springende verandering is de structuurwijziging van het ambtelijk apparaat. De onderverdeling in beleidsclusters en bedrijfsvoeringsclusters is gewijzigd, evenals de aansturing van de organisatie. Op het niveau van het “middenmanagement” is voor de indeling in afdelingen een indeling in programma’s (operationeel) en eenheden (hiërarchisch) in de plaats gekomen.

 

Deze verschillende sturingslijnen (programma’s en projecten, respectievelijk hiërarchisch) vragen om rolvastheid in verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zoals mandaten. In deze regeling hebben deze structuren expliciet een plaats gekregen.

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 7 Programma's

Eerste lid Kaders en richtlijnen programma

Alvorens een geheel van activiteiten aan te merken als een programma in de zin van dit artikel, dient aan een aantal inhoudelijke en procedurele vereisten voldaan te zijn. Deze vereisten worden opgenomen in de door de secretaris daartoe vast te stellen kaders en richtlijnen, die in acht moeten worden genomen bij het komen tot en het instellen van een programma.

 

Tweede lid Instellen programma

Dit artikel beoogt vast te leggen op welke wijze programma’s kunnen worden ingesteld. Door hier het uitgangspunt neer te leggen dat de uit de provinciale opgaven voortvloeiende concrete doelen worden bereikt in de vorm van een programma, kan de provincie flexibel inspelen op ontwikkelingen binnen en buiten de provinciale organisatie. Programma's worden ingesteld door de secretaris. Van een programma is veelal sprake in geval van een thematische bestuurlijke beleidsopdracht op meerdere, samenhangende beleidsterreinen, waarbij de onderlinge coördinatie en afstemming van doorslaggevend belang is voor een adequate beleidsrealisatie.

 

Derde tot en met vijfde lid Opdrachtgeverschap programma

Opgavegestuurd werken vormt de basis voor het programmatisch werken. Dit betekent dat een programma altijd is gebaseerd op een opdracht, waarbij sprake is van een heldere bevoegdheidsverdeling tussen de secretaris als opdrachtgever en de programmamanager als opdrachtnemer. De opdracht en de afspraken daaromtrent worden vastgelegd in een daartoe ontworpen formulier.

 

De bestuurlijk opdrachtgever, respectievelijk de ambtelijk opdrachtgever voor een programma zijn: Gedeputeerde Staten, respectievelijk de secretaris.

De secretaris, die eindverantwoordelijk is voor de te behalen doelen, wijst voor het programma een programmamanager aan. De programmamanager coördineert de samenhang binnen het programma en stuurt op de opdracht. Hij is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en zorgt ervoor dat de opdrachtgever van het desbetreffende programma zijn eindverantwoordelijkheid kan dragen.

 

Artikel 8 Projecten

Eerste lid Kaders en richtlijnen project

Alvorens activiteiten die binnen een programma op projectmatige wijze worden uitgevoerd aan te merken als een project in de zin van dit artikel, dient aan een aantal inhoudelijke en procedurele vereisten voldaan te zijn. Deze vereisten worden opgenomen in de door de secretaris daartoe vast te stellen kaders en richtlijnen, die in acht moeten worden genomen bij het komen tot en het instellen van een project. Indien een project niet voldoet aan de voornoemde kaders en richtlijnen, dan kan in de praktijk nog wel worden gesproken van een project, maar zonder dat dit verdergaande organisatorische consequenties heeft en meer als een manier van samenwerken waarin met allerlei projectmatige elementen wordt gewerkt.

 

Tweede lid Instellen project

Binnen een programma kunnen projecten worden ingesteld. De programmamanager treedt daarbij op als opdrachtgever van het project. De projectleider als opdrachtnemer.

 

Derde lid, onder b Opdracht project

Opgavegestuurd werken vormt de basis voor het projectmatig werken. Dit betekent dat een project altijd is gebaseerd op een opdracht, waarbij sprake is van een heldere bevoegdheidsverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdracht en de afspraken daaromtrent worden vastgelegd in een daartoe ontworpen formulier. De bestuurlijk opdrachtgever, respectievelijk de ambtelijk opdrachtgever voor een project zijn: Gedeputeerde Staten, respectievelijk de programmamanager.

 

Artikel 9 De secretaris

Dit artikel geeft aan, dat er een eenhoofdige leiding is over de ambtelijke organisatie in de persoon van de secretaris/algemeen directeur. Deze formele eindverantwoordelijkheid komt ook terug in zijn verantwoordelijkheid voor een goed functionerende planning- en controlcyclus en beleidsuitvoering, waartoe hij kaders en richtlijnen kan vaststellen. Hij is ook bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

 

Artikel 11 Programmamanager

De programmamanager heeft de operationele zeggenschap over de medewerkers binnen zijn programma. Deze operationele zeggenschap betreft de inhoudelijke verantwoordelijkheid. Hij geeft inhoudelijke opdrachten ter realisatie van een bepaald resultaat. Hij is voorts verantwoordelijk voor resultaatgerichte, planmatige en beheerst verlopende werkzaamheden en beschikt over de noodzakelijke middelen (budget en capaciteit). Dit alles uiteraard binnen de geldende kaders en richtlijnen. Hij is ook verantwoordelijk voor het voeren van gesprekken over de voortgang van een project en voor de inhoudelijke coaching van medewerkers.

 

Artikel 12 H-manager

De H-manager heeft de Hiërarchische zeggenschap over de medewerkers binnen zijn eenheid. Onder hiërarchische zeggenschap wordt de verantwoordelijkheid voor personele aangelegenheden verstaan. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om beslissingen over werkbelasting, aanstelling, detachering, beoordeling, ontslag, sancties, loopbaan en ontwikkeling.

 

Artikel 13 Vervangingsregeling

In deze regeling zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegekend aan functionarissen. Ten behoeve van de continuïteit in werkzaamheden en besluitvorming, is het noodzakelijk een regeling te treffen in geval van verhindering of afwezigheid van een functionaris. Daartoe is in artikel 13 een vervangingsregeling opgenomen. Vervanging is primair een organisatievraagstuk en daarom in deze regeling opgenomen. Een vervangingsregeling is echter ook van belang om te kunnen vaststellen wie bevoegd is om bij verhindering of afwezigheid van een functionaris de besluiten te nemen waartoe deze door Gedeputeerde Staten is gemandateerd. Vandaar dat deze regeling eveneens van belang is voor de uitvoering van het mandaat en de financiële competentie.

 

De vervangingsregeling houdt in dat bij structurele afwezigheid van een functionaris de in dit artikel aangewezen vervanger in de plaats treedt. Is van structurele afwezigheid geen sprake, dan kan van deze vervangingsregeling geen gebruik worden gemaakt. Vervanging van de secretaris in zijn functie van adviseur van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning is op grond van artikel 103, eerste lid, Provinciewet geregeld bij afzonderlijk besluit.

 

Artikel 17 Bewaking integriteit

Voor een goed functioneren van de provincie als overheidsorgaan is het waarborgen van de integriteit van groot belang. Op grond van de artikelen 15, derde lid, 40c, tweede lid en 68, tweede lid van de Provinciewet stellen Provinciale Staten een gedragscode op voor respectievelijk hun leden, voor de gedeputeerden en voor de commissaris van de Koning. In het kader van de versterking van de positie van de Staten zijn zij bevoegd dergelijke gedragscodes op te stellen, welke zijn gericht op het waarborgen van de integriteit van de leden van Gedeputeerde en Provinciale Staten en van de commissaris van de Koning (een opmerking van deze strekking ten aanzien van de situatie bij gemeenten is te vinden in de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel dualisering gemeentebestuur). In het verlengde hiervan ligt, voor zover het de waarborging van de integriteit van het ambtelijk apparaat betreft, een taak voor de secretaris als eerste ambtenaar binnen dit apparaat. Om het belang van de bewaking van de integriteit te benadrukken, is ervoor gekozen deze taak expliciet op te nemen in deze regeling.

 

Artikel 18 Beheer van de archieven

Eerste lid Beheer

Onder de term "beheer" wordt niet alleen verstaan het zorgdragen voor een juiste bewaring van de archiefbescheiden (ongeacht hun vorm), maar bijvoorbeeld ook een zorg voor de omstandigheden waaronder deze bewaring plaatsvindt.

 

Gedeputeerde Staten van Noord Brabant,

 

de voorzitter,

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

 

 

de secretaris,

drs. M.J.A. van Bijnen MBA


SnelzoekenInfo

Snelzoeken
U kunt dit veld gebruiken om te zoeken op
–een vrije zoekterm voor het zoeken op tekst (bijvoorbeeld "milieu")
–een betekenisvolle zoekterm voor het zoeken naar specifieke publicaties (bijvoorbeeld dossiernummer '32123' of 'trb 2009 16').
U kunt termen combineren door EN te zetten tussen de termen (blg 32123 EN milieu).
U kunt zoeken op letterlijke tekst door '' om de term te zetten. ('appellabele toezeggingen').

Voor meer mogelijkheden en uitleg verwijzen wij u naar de help-pagina's van Officiële bekendmakingen op overheid.nl