Provinciaal blad van Noord-Brabant
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Noord-Brabant | Provinciaal blad 2018, 4233 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Regeling van Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke organisatie Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
Gelet op de artikelen 100 en 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten op 10 december 2013 de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant hebben vastgesteld;
Overwegende dat de provincie Noord-Brabant zich voor nieuwe taken en opgaven gesteld ziet en Gedeputeerde Staten de ambtelijke organisatie daarop wensen in te richten;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten omwille van die herinrichting van de ambtelijke organisatie de voornoemde regeling wensen te wijzigen;
Overwegende dat vanwege de aard en de omvang van de wijzigingen Gedeputeerde Staten een geheel nieuwe regeling wensen vast te stellen;
De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de wet, de reglementen van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten of enig ander wettelijk voorschrift van rijk of provincie.
Artikel 15 Aanwijzings- en informatiebevoegdheid
De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van Gedeputeerde Staten bij de aan dit orgaan ondergeschikte medewerkers inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven.
Artikel 17 Bewaking integriteit
De secretaris draagt een bijzondere zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de provincie.
Artikel 18 Beheer van de archieven
- 1.
- 2.
Voor de in het eerste lid bedoelde taak, is de secretaris verantwoordelijk tegenover Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten betreft en tegenover de commissaris van de Koning voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.
’s-Hertogenbosch, 5 juni 2018
Gedeputeerde Staten voornoemd,
de voorzitter de
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
secretaris
drs. M.J.A. van Bijnen MBA
Toelichting behorende bij de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant
De ambities uit de Agenda van Brabant vragen om een meer opgavegestuurde en resultaatgerichte organisatie.
De nieuwe sturingsfilosofie en organisatiestructuur beoogt het opgavegestuurd werken maximaal mogelijk te maken. Al het werk is in programma’s en projecten georganiseerd.
Door de instelling van programma’s en projecten enerzijds waarin inhoudelijk aan het realiseren van de opgaven voor Brabant wordt gewerkt en anderzijds door het vormen van eenheden van medewerkers die hiërarchisch worden aan gestuurd door een H -manager en worden ingezet binnen programma’s en projecten.
Deze regeling voorziet in de juridische basis. In de regeling zijn de hoofdkenmerken van de nieuwe structuur van de ambtelijke organisatie vastgelegd, alsmede de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
De meest in het oog springende verandering is de structuurwijziging van het ambtelijk apparaat. De onderverdeling in beleidsclusters en bedrijfsvoeringsclusters is gewijzigd, evenals de aansturing van de organisatie. Op het niveau van het “middenmanagement” is voor de indeling in afdelingen een indeling in programma’s (operationeel) en eenheden (hiërarchisch) in de plaats gekomen.
Deze verschillende sturingslijnen (programma’s en projecten, respectievelijk hiërarchisch) vragen om rolvastheid in verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zoals mandaten. In deze regeling hebben deze structuren expliciet een plaats gekregen.
Eerste lid Kaders en richtlijnen programma
Alvorens een geheel van activiteiten aan te merken als een programma in de zin van dit artikel, dient aan een aantal inhoudelijke en procedurele vereisten voldaan te zijn. Deze vereisten worden opgenomen in de door de secretaris daartoe vast te stellen kaders en richtlijnen, die in acht moeten worden genomen bij het komen tot en het instellen van een programma.
Tweede lid Instellen programma
Dit artikel beoogt vast te leggen op welke wijze programma’s kunnen worden ingesteld. Door hier het uitgangspunt neer te leggen dat de uit de provinciale opgaven voortvloeiende concrete doelen worden bereikt in de vorm van een programma, kan de provincie flexibel inspelen op ontwikkelingen binnen en buiten de provinciale organisatie. Programma's worden ingesteld door de secretaris. Van een programma is veelal sprake in geval van een thematische bestuurlijke beleidsopdracht op meerdere, samenhangende beleidsterreinen, waarbij de onderlinge coördinatie en afstemming van doorslaggevend belang is voor een adequate beleidsrealisatie.
Derde tot en met vijfde lid Opdrachtgeverschap programma
Opgavegestuurd werken vormt de basis voor het programmatisch werken. Dit betekent dat een programma altijd is gebaseerd op een opdracht, waarbij sprake is van een heldere bevoegdheidsverdeling tussen de secretaris als opdrachtgever en de programmamanager als opdrachtnemer. De opdracht en de afspraken daaromtrent worden vastgelegd in een daartoe ontworpen formulier.
De bestuurlijk opdrachtgever, respectievelijk de ambtelijk opdrachtgever voor een programma zijn: Gedeputeerde Staten, respectievelijk de secretaris.
De secretaris, die eindverantwoordelijk is voor de te behalen doelen, wijst voor het programma een programmamanager aan. De programmamanager coördineert de samenhang binnen het programma en stuurt op de opdracht. Hij is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en zorgt ervoor dat de opdrachtgever van het desbetreffende programma zijn eindverantwoordelijkheid kan dragen.
Eerste lid Kaders en richtlijnen project
Alvorens activiteiten die binnen een programma op projectmatige wijze worden uitgevoerd aan te merken als een project in de zin van dit artikel, dient aan een aantal inhoudelijke en procedurele vereisten voldaan te zijn. Deze vereisten worden opgenomen in de door de secretaris daartoe vast te stellen kaders en richtlijnen, die in acht moeten worden genomen bij het komen tot en het instellen van een project. Indien een project niet voldoet aan de voornoemde kaders en richtlijnen, dan kan in de praktijk nog wel worden gesproken van een project, maar zonder dat dit verdergaande organisatorische consequenties heeft en meer als een manier van samenwerken waarin met allerlei projectmatige elementen wordt gewerkt.
Binnen een programma kunnen projecten worden ingesteld. De programmamanager treedt daarbij op als opdrachtgever van het project. De projectleider als opdrachtnemer.
Derde lid, onder b Opdracht project
Opgavegestuurd werken vormt de basis voor het projectmatig werken. Dit betekent dat een project altijd is gebaseerd op een opdracht, waarbij sprake is van een heldere bevoegdheidsverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdracht en de afspraken daaromtrent worden vastgelegd in een daartoe ontworpen formulier. De bestuurlijk opdrachtgever, respectievelijk de ambtelijk opdrachtgever voor een project zijn: Gedeputeerde Staten, respectievelijk de programmamanager.
Dit artikel geeft aan, dat er een eenhoofdige leiding is over de ambtelijke organisatie in de persoon van de secretaris/algemeen directeur. Deze formele eindverantwoordelijkheid komt ook terug in zijn verantwoordelijkheid voor een goed functionerende planning- en controlcyclus en beleidsuitvoering, waartoe hij kaders en richtlijnen kan vaststellen. Hij is ook bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
De programmamanager heeft de operationele zeggenschap over de medewerkers binnen zijn programma. Deze operationele zeggenschap betreft de inhoudelijke verantwoordelijkheid. Hij geeft inhoudelijke opdrachten ter realisatie van een bepaald resultaat. Hij is voorts verantwoordelijk voor resultaatgerichte, planmatige en beheerst verlopende werkzaamheden en beschikt over de noodzakelijke middelen (budget en capaciteit). Dit alles uiteraard binnen de geldende kaders en richtlijnen. Hij is ook verantwoordelijk voor het voeren van gesprekken over de voortgang van een project en voor de inhoudelijke coaching van medewerkers.
De H-manager heeft de Hiërarchische zeggenschap over de medewerkers binnen zijn eenheid. Onder hiërarchische zeggenschap wordt de verantwoordelijkheid voor personele aangelegenheden verstaan. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om beslissingen over werkbelasting, aanstelling, detachering, beoordeling, ontslag, sancties, loopbaan en ontwikkeling.
Artikel 13 Vervangingsregeling
In deze regeling zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegekend aan functionarissen. Ten behoeve van de continuïteit in werkzaamheden en besluitvorming, is het noodzakelijk een regeling te treffen in geval van verhindering of afwezigheid van een functionaris. Daartoe is in artikel 13 een vervangingsregeling opgenomen. Vervanging is primair een organisatievraagstuk en daarom in deze regeling opgenomen. Een vervangingsregeling is echter ook van belang om te kunnen vaststellen wie bevoegd is om bij verhindering of afwezigheid van een functionaris de besluiten te nemen waartoe deze door Gedeputeerde Staten is gemandateerd. Vandaar dat deze regeling eveneens van belang is voor de uitvoering van het mandaat en de financiële competentie.
De vervangingsregeling houdt in dat bij structurele afwezigheid van een functionaris de in dit artikel aangewezen vervanger in de plaats treedt. Is van structurele afwezigheid geen sprake, dan kan van deze vervangingsregeling geen gebruik worden gemaakt. Vervanging van de secretaris in zijn functie van adviseur van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning is op grond van artikel 103, eerste lid, Provinciewet geregeld bij afzonderlijk besluit.
Artikel 17 Bewaking integriteit
Voor een goed functioneren van de provincie als overheidsorgaan is het waarborgen van de integriteit van groot belang. Op grond van de artikelen 15, derde lid, 40c, tweede lid en 68, tweede lid van de Provinciewet stellen Provinciale Staten een gedragscode op voor respectievelijk hun leden, voor de gedeputeerden en voor de commissaris van de Koning. In het kader van de versterking van de positie van de Staten zijn zij bevoegd dergelijke gedragscodes op te stellen, welke zijn gericht op het waarborgen van de integriteit van de leden van Gedeputeerde en Provinciale Staten en van de commissaris van de Koning (een opmerking van deze strekking ten aanzien van de situatie bij gemeenten is te vinden in de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel dualisering gemeentebestuur). In het verlengde hiervan ligt, voor zover het de waarborging van de integriteit van het ambtelijk apparaat betreft, een taak voor de secretaris als eerste ambtenaar binnen dit apparaat. Om het belang van de bewaking van de integriteit te benadrukken, is ervoor gekozen deze taak expliciet op te nemen in deze regeling.
Artikel 18 Beheer van de archieven
Onder de term "beheer" wordt niet alleen verstaan het zorgdragen voor een juiste bewaring van de archiefbescheiden (ongeacht hun vorm), maar bijvoorbeeld ook een zorg voor de omstandigheden waaronder deze bewaring plaatsvindt.
Gedeputeerde Staten van Noord Brabant,
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2018-4233.html