Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent de personeelspas Reglement personeelspas 2008

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland

Gelet op de afspraken in de op 29 juni 2017 tot stand gekomen CAO provincies 2017 – 2018, tot vaststelling van de bijgaande Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies 2018.

Besluiten:

De hierna genoemde rechtspositieregelingen worden als gevolg van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies 2018 gewijzigd conform de transponeringstabel zoals opgenomen in de bij dit besluit behorende bijlage 2 waarin per rechtspositieregeling wordt aangegeven wat de technische wijziging is:

Reglement personeelspas 2008

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Reglement Personeelspas 2008

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• 1. provincie: de provincie Noord-Holland;

• 2. verantwoordelijke: Gedeputeerde Staten van de Provincie Noord-Holland;

• 3. betrokkene: gebruiker van de door de provincie ter beschikking gestelde personeelspas, die aan te merken is als:

  • a. ambtenaar aangesteld in dienst van de provincie;

  • b. persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de provincie verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband, niet zijnde leden van Provinciale Staten;

• 4. personeelspas: de door of namens de provincie aan betrokkenen ter beschikking gestelde personeelspas;

• 5. bezoekerspas: de door of namens de provincie aan betrokkenen ter beschikking gestelde bezoekerspas;

• 6. provinciale gebouwen: die gebouwen die zijn uitgerust met een kaartlezer ten behoeve van de personeelspas;

• 7. parkeergelegenheid: de parkeergelegenheid behorend bij het provinciale kantoorgebouw aan de Zijlweg of de parkeergelegenheid behorend bij het provinciale gebouw aan de Dreef;

• 8. persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 9. verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

• 10. beheerder: degene die belast is met het beheer van de persoonsgegevens in het kader van dit reglement, zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens en die tevens is belast met het beheer van de uitgifte van de personeelspassen.

Artikel 2 Doel van de verwerking

De verwerking van de persoonsgegevens inzake het gebruik van de personeelspas heeft de volgende doeleinden:

• 1. het kunnen vaststellen of de personen die in de provinciale gebouwen aanwezig zijn daartoe geautoriseerd zijn;

• 2. in een geval van een zich voordoende calamiteit het snel kunnen beschikken over gegevens met betrekking tot het aantal zich in de provinciale gebouwen bevindende personen;

• 3. in voorkomende gevallen de aan- en afwezigheid van de bij de organisatie werkzame personen te kunnen verifiëren.

Artikel 3 Maatregelen verwerking persoonsgegevens

• 1. De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen, opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij krachtens dit Reglement Personeelspas worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

• 2. De verantwoordelijke treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Artikel 4 Gebruik personeelspas

• 1. De personeelspas is persoonsgebonden en mag derhalve niet worden uitgeleend.

• 2 Toegang tot provinciale gebouwen en parkeergelegenheden dient te geschieden met gebruikmaking van de personeelspas.

• 3. Indien niet kan worden beschikt over de personeelspas dient de betrokkene zich te melden bij de receptie voor een bezoekerspas die bij vertrek dient te worden ingeleverd.

• 4. Bij verlies of diefstal van de personeelspas dient de betrokkene dit zo snel mogelijk te melden bij de beheerder. Tot het moment dat aan betrokkene een nieuwe personeelspas wordt verstrekt dient gebruik gemaakt te worden van een tijdelijke personeelspas.

• 5 De personeelspas wordt bij indiensttreding of bij het aangaan van de contractsrelatie gratis verstrekt. Bij verlies of diefstal van de personeelspas wordt de kostprijs van de nieuw te verstrekken personeelspas in rekening gebracht. Tenzij bij vervanging van de personeelspas door diefstal een proces-verbaal wordt getoond. De kostprijs van de personeelspas is vermeld op het aanvraagformulier toegangspas.

• 6. De personeelspas wordt bij uitdiensttreding ingeleverd bij het facilitaire servicepunt op de locatie (*44). Indien de personeelspas niet wordt ingeleverd wordt de kostprijs van de verstrekte personeelspas verrekend met de medewerker.

• 7. Het Reglement Personeelspas wordt bij verstrekking van de personeelspas uitgereikt aan de medewerker.

Artikel 5 Vastgelegde persoonsgegevens

Uitsluitend de volgende (persoons)gegevens worden in het kader van dit reglement verwerkt:

• a. de naam, adres en woonplaats van de betrokkene;

• b. personeelsnummer;

• c. datum in dienst;

• d. afdeling;

• e. locatie;

• f. gegevens met betrekking tot de aan betrokkene verleende bevoegdheden tot het betreden van provinciale gebouwen (waaronder de parkeergelegenheid bij de werkplek);

• g. gegevens met betrekking tot het feitelijk gebruik van deze bevoegdheden (aankomsttijden en vertrektijden).

Artikel 6 Verstrekking persoonsgegevens

• 1. De ingevolge artikel 5 vastgelegde persoonsgegevens worden alleen op verzoek door de beheerder verstrekt aan:

  • a. de betrokkene zelf;

  • b. degene, die in het geval van het zich voordoen van een calamiteit, is belast met de leiding van de hulpverlening.

• 2. Indien een redelijk vermoeden van ongeoorloofde afwezigheid rijst kan een van de directeuren de opdracht geven aan de beheerder om de vastgelegde gegevens aan de leidinggevende van de betrokkene te geven. Betrokkene wordt van deze opdracht in kennis gesteld.

Artikel 6a Bewaartermijn persoonsgegevens

De in artikel 5 genoemde gegevens worden na afloop van een termijn van 1 maand na de vastlegging ervan niet langer verstrekt voor het in artikel 2, derde lid, genoemde doeleinde.

Artikel 6b Verwijdering persoonsgegevens

De in artikel 5 genoemde gegevens worden verwijderd uiterlijk 6 maanden nadat het recht op toegang tot de provinciale gebouwen van betrokkene is vervallen.

Artikel 7 Overtreding van het reglement

• 1. Overtreding van dit reglement resulteert in plichtsverzuim. Voor de betrokken ambtenaar kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen als bedoeld in hoofdstuk 10 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies 2018 (CAP 2018). Voor overige medewerkers kunnen passende maatregelen worden genomen.

• 2. De Algemeen directeur kan de personeelspas van de medewerker intrekken.

• 3. Overtreding van dit reglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de provincie verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in beëindiging van de contractsrelatie.

Artikel 8 Slotbepaling

• 1 Dit reglement wordt aan eenieder beschikbaar gesteld, zo mogelijk via het provinciale intranet.

• 2 Dit reglement wordt van kracht met ingang van de eerste dag van de maand volgend op die waarin dit reglement is geplaatst in het Provinciaal Blad.

Haarlem, 19 december 2017

Gedeputeerde staten van Noord-Holland,

J.W. Remkes, voorzitter.

R. M. Bergkamp, provinciesecretaris.

De beslissing is namens Gedeputeerde Staten genomen door het lid van het college dat met dit onderwerp is belast.