Provinciaal blad van Overijssel
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Overijssel | Provinciaal blad 2017, 6176 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Overijssel | Provinciaal blad 2017, 6176 | Overige besluiten van algemene strekking |
Protocol bij overlijden provincie Overijssel 2018
In dit protocol is beschreven hoe te handelen in geval van overlijden. Daarbij zijn er verschillende verantwoordelijkheden als het gaat om een (oud-)personeelslid, een (oud-)bestuurder van de provincie Overijssel of een andere provincie, een (oud-)burgemeester of wethouder of een ander sterfgeval waarvan GS in kennis worden gesteld.
Overlijden van een personeelslid
Verantwoordelijk voor actie: BV volgens aangehecht draaiboek waarin de volgorde van de acties is opgenomen door
Voor advertentieteksten en/of de In Memoriam (tbv van het plaatsen daarvan op intranet - met foto) kan advies of ondersteuning worden gevraagd bij BC-Communicatie.
Overlijden van oud-personeelslid
Verantwoordelijk voor actie: BV + voor zover te achterhalen de betreffende eenheid en/of de vroegere naaste collega’s.
Overlijden van een lid van GS /CdK
Verantwoordelijk voor actie: BV
Acties, zie ook het draaiboek. (Acties sluiten deels aan bij die voor de medewerkers):
Overlijden oud-lid van GS / oud-CdK
Verantwoordelijk voor actie: BV
eventueel met betrokkenheid vanuit BCDOK in overleg met BCC of iemand die betrokkene intensief heeft meegemaakt.
Verantwoordelijk voor actie: BV
Verantwoordelijk voor actie: BV
Verantwoordelijk voor actie: BV en Kabinet, team DOK.
Verantwoordelijk voor actie: BV + BC Kabinet
(Signalering met name cluster Kabinet, team DOK; uitvoering door BV)
Overlijden wethouders/raadsleden
Verantwoordelijk voor actie: BV + BC Kabinet
(Signalering met name cluster Kabinet, team DOK; uitvoering door BV)
Overlijden GS-lid / CdK van andere Provincie
Verantwoordelijk voor actie: BV (Signalering : ook team DOK, kabinet)
Overlijden overige personen met wie de provincie een bijzondere band heeft gehad
(blijkend uit adressering / ontvangst van de rouwbrief)
Verantwoordelijk voor actie: BV (Signalering : ook team DOK, kabinet)
I. Directe acties bij overlijden medewerker of bestuurder.
De Leidinggevende / Hoofd Eenheid draagt eindverantwoording voor
Een bericht van overlijden komt –normaliter- binnen bij de leidinggevende. De leidinggevende / hoofd van de eenheid zorgt voor het informeren van
Het hoofd eenheid belt zo mogelijk nog dezelfde dag met de nabestaande(n).
Indien de nabestaande(n) dat wenst, zorgt het hoofd eenheid voor
Het hoofd eenheid stelt een condoleancebrief op zodra de overlijdenskaart is ontvangen; (komt de overlijdenskaart binnen bij SSC, dan contact zoeken met P&O en doorsturen naar de betreffende eenheid)
De condoleancebrief is een formele brief maar wel met een persoonlijk gerichte inhoud (indien mogelijk); via de P&O-adviseur afstemming over de verzending ervan en het verkrijgen van de natte handtekening; van de CdK en de provincie secretaris.
Opstellen en plaatsen rouwadvertentie
Er worden twee advertenties geplaatst door de provincie: één met officiële ondertekening, inclusief titulatuur, door CdK en secretaris namens GS en directie; en één advertentie namens de betreffende eenheid (HE en de medewerkers). Indien er meer worden geplaatst, bijv. door de directe collega’s, dan is dat prive, dus voor eigen rekening. (voorbeeldtekst bijvoegen)
De P&O-adviseur / adviseur rechtspositie
vraagt aan de teamleider Facilitair om in de hal van het provinciehuis –bij de receptie- een aparte tafel te plaatsen en in te richten voor het condoleanceregister, met foto van de overledene en –vanwege de veiligeid- één of enkele waxinelichtjes ipv een kaars.
Het condoleanceregister wordt op een later moment door het hoofd eenheid aan de nabestaand(n) overhandigd.
Shared Service Center (SSC) / ONS
bestelt, in overleg met de eenheid, indien er geen aanwijzingen zijn dat bloemen niet op prijs worden gesteld, bij een bloemist een graftak, met lint (kleur lint afhankelijk van graftak) met opdruk: "Provinciaal bestuur van Overijssel", tot een maximum van € 115,- (t.l.v. het eenheidsbudget). Over de kleur van de graftak kan met de nabestaande(n) afstemming plaatsvinden. Ook de leiding van de eenheid kan besluiten namens de medewerkers een graftak te bestellen. Kosten hiervan zijn voor de eenheid.
De dag van de crematie of uitvaart: (vlag halfstok soms op verzoek familie, ook dag van overlijden mdw); met instemming CdK / directie!
Op de dag van de uitvaart / crematie wordt met de provinciale vlag de hele dag halfstok gevlagd op provinciehuis en tevens op het rayonkantoor wanneer het een buitendienstmedewerk(st)er betreft.
Afvaardiging bij crematie- of begrafenisplechtigheid
De collega's worden in de gelegenheid gesteld de crematie of uitvaartplechtigheid bij te wonen.
Met de nabestaande(n) wordt overlegd of een toespraak op prijs wordt gesteld. Nadrukkelijk wordt daarbij aandacht besteed aan de vraag of er bij deze toespraak al dan niet (ook) namens het college (CdK, lid GS of griffier) wordt gesproken.
De provinciesecretaris deelt, na het college van gedeputeerde staten te hebben geïnformeerd, aan het hoofd eenheid mee welke collegeleden de plechtigheid zullen bijwonen.
Herdenking in provinciale staten
In de eerstvolgende PS-vergadering na de uitvaart of crematie van de overleden medewerker wordt de overledene herdacht in aanwezigheid van een vertegenwoordiging van de betrokken eenheid, en -indien men dat op prijs stelt- de familie. (Na voorafgaande afstemming: afhalen op huisadres door colllega (‘s) van de overledene en ontvangst in Bestuurscentrum door HE en begeleiding naar de tribune in de statenzaal. De eenheid informeert tevens de griffie over de aanwezigheid van de familie.
II. In geval van overlijden van een oud medewerker
Bij het overlijden van een gepensioneerde of een ex-medewerker wordt - via afstemming tussen het hoofd eenheid waartoe betrokkene behoorde, dan wel als dat niet meer te achterhalen of te lang geleden is, het hoofd eenheid Bedrijfsvoering, en de P&O-adviseur van de betrokken eenheid, dan wel de P&O adviseur van de eenheid Bedrijfsvoering- per geval bepaald op welke wijze aandacht aan het overlijden wordt geschonken.
Er gaat in ieder geval een condoleancebrief namens GS uit van het hoofd eenheid van de eenheid waartoe de oud-medewerker behoorde dan wel van het hoofd eenheid Bedrijfsvoering.
Bij het overlijden van een gepensioneerde kan de rouwkaart op intranet geplaatst worden, indien de nabestaande dat wenst (het hoofd eenheid waartoe de voormalige medewerker behoorde doet hiervoor navraag bij de nabestaande).
III. Overige aandachtspunten (betreft zowel medewerkers als GS/PS leden)
Uitkering naar CAP artikel 11.1.7, lid 2): “vanaf de dag na het overlijden tot en met de laatste dag van de derde maand na die waarin het overlijden plaatsvond wordt een bedrag uitgekeerd gelijk aan de laatstgenoten bezoldiging vermeerderd met een bedrag gelijk aan de vakantie-uitkering over die periode.
Medewerkers: Er wordt 3 maanden salaris netto uitbetaald, de dagen na het overlijden worden fiscaal belast tot het moment waarop de 3 maanden ingaan.
Voor leden GS en leden PS geldt dat er ook recht is op 3 maanden netto bezoldiging/vergoeding, en wel op grond van de Verordening rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2015.
NB. Om tot uitkering over te gaan, moet bekend zijn of de rechthebbende nabestaande beschikt over een "en/of” giro-/bankrekening. Bij een "en" -rekening en in het geval de giro-/bankrekening alleen op naam van de overledene staat, is een verklaring van erfrecht benodigd (alleen te verkrijgen door de nabestaande via de notaris).
Formele beëindiging van het dienstverband en de administratieve afronding
De formele beeindigingsbrief wordt in concept opgesteld door het SSC. Via de P&O-adviseur vindt afstemming plaats over het verkrijgen van de natte handtekening – het betreft immers een formele brief met natte handtekening van de CdK en de provincie secretaris – en de verzending van de brief.
Als aan de voorwaarden wordt voldaan bestaat recht op een nabestaandenuitkering Algemene nabestaanden wet (Anw). Informatie is te vinden op www.SVB.nl . Een eventuele aanvraag wordt gedaan via internet met DigiD (door de nabestaande zelf). Zie ook de site van ABP : http://www.abp.nl/overlijden/
Het hoofd eenheid informeert bij de directe nabestaande of een sculpture op prijs wordt gesteld. Indien dit het geval is wordt deze sculpture met daarop de datum van overlijden, besteld. (Deze is gelijk aan de sculpture die bij pensionering wordt uitgereikt, dan met de datum van pensioenering.) Na enige tijd overhandigt het hoofd eenheid deze schulpture aan de nabestaande. Ook wordt gevraagd of de behoefte bestaat de Wij & Overijssel digitaal te ontvangen. Zo ja, dan vragen naar het e-mailadres. Dit adres doormailen naar wij@overijssel.nl
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2017-6176.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.