Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018)

Provinciale Staten van Noord-Brabant,

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 20 november 2017;

gelet op artikel 33 van de Provinciewet;

overwegende dat Provinciale Staten de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2007 wensen aan te passen op grond van ervaringen in de praktijk van de laatste jaren ten aanzien van de verantwoording van de financiële bijdrage aan de fracties;

overwegende dat de Verordening tevens dient te worden geactualiseerd in verband met gewijzigde hogere regelgeving en jurisprudentie;

overwegende dat daarbij van de gelegenheid gebruik wordt gemaakt om technische verbeteringen door te voeren;

overwegende dat het gezien de aard en omvang van de wijzigingen van deze Verordening de voorkeur heeft hiertoe de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2007 in te trekken en te vervangen door een nieuwe Verordening;

besluiten vast te stellen de volgende Verordening:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. griffier: griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

• b. griffie: medewerkers van de griffie, die onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten vallen;

• c. secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

• d. ambtenaar: medewerker van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten vallen.

• e. goedkeuringstolerantie: het kwantitatieve criterium voor het al dan niet verstrekken van een goedkeurende controleverklaring voor de verantwoording over de fractievergoedingen.

Hoofdstuk 2 Informatie en ambtelijke bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een Statenlid wendt zich tot de griffier, de griffie of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie die openbaar is;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onder a of b, wordt door de griffier, de griffie of door een ambtenaar verstrekt.

• 3. Indien de medewerker van de griffie of een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie als bedoeld in het eerste lid, onder a of b, stelt hij de griffier respectievelijk de secretaris daarvan in kennis.

• 4. In het geval, bedoeld in het derde lid, beslist de griffier respectievelijk de secretaris of de informatie wordt verstrekt.

• 5. Indien de gevraagde informatie wordt geweigerd, deelt de griffier respectievelijk de secretaris dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het informatieverzoek heeft ingediend.

Artikel 3 Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1. Een Statenlid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of een andere vorm van bijstand.

• 2. De griffier of de griffie verleent de bijstand, bedoeld in het eerste lid.

• 3. De ambtelijke bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend tenzij:

  • a. het Statenlid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten;

  • b. het voldoen aan het verzoek het belang van de provincie Noord-Brabant kan schaden;

  • c. de gevraagde bijstand buitenproportioneel is.

• 4. Indien de griffier of de griffie de bijstand, bedoeld in het eerste lid, niet kan verlenen, kan de griffier, in afwijking van het tweede lid, de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand verlenen.

• 5. Indien de griffier, respectievelijk de secretaris, nadat deze de griffier heeft gehoord, op grond van het derde lid verlening van bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het verzoek heeft ingediend.

• 6. De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college van Gedeputeerde Staten een afschrift van het verzoek.

• 7. Indien Gedeputeerde Staten of één van haar leden informatie wensen over de ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken Statenlid.

Artikel 4 Weigering verzoek ambtelijke bijstand

• 1. Indien het verzoek om bijstand wordt geweigerd, kan het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koning.

• 2. De Commissaris van de Koning beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek, maar kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium alvorens te beslissen.

Artikel 5 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Indien een Statenlid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand, kan hij hiervan mededeling doen aan de secretaris.

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koning.

• 3. De Commissaris van de Koning voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie, maar kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium alvorens te beslissen.

Artikel 6 Afhandeling en overleg

• 1. De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om informatie dan wel ambtelijke bijstand.

• 2. Zij voeren daartoe zo vaak als nodig is overleg.

Hoofdstuk 3 Fractieondersteuning

Artikel 7 Recht op financiële bijdrage

• 1. De fracties, bedoeld in artikel 3 van het Reglement van orde Provinciale Staten 2017, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als geheel.

• 2. De financiële bijdrage, bedoeld in het eerste lid, bestaat uit een vast deel van € 20.928 (prijspeil 1 januari 2018) voor elke fractie op jaarbasis. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag ad € 5.248 per jaar per Statenlid (prijspeil 1 januari 2018).

• 3. Wanneer in enig jaar de financiële bijdrage niet toereikend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bij ontslag van een fractiemedewerker, dient de reserve, die bestaat uit het in enig jaar door de fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage, hiervoor te worden aangewend.

• 4. Wanneer de financiële bijdrage en de reserve ook niet toereikend zijn, kan door de fractie bij Provinciale Staten een gemotiveerd verzoek worden ingediend voor een aanvullende financiële bijdrage.

• 5. Provinciale Staten beslissen op dit verzoek, op voorspraak van het presidium.

• 6. De in het tweede lid bedoelde bedragen worden jaarlijks op 1 januari verhoogd met een percentage dat bij de raming van de uitgaven in de provinciale begroting voor het desbetreffende jaar in verband met te verwachten prijsstijgingen in acht is genomen.

• 7. In de maand december ontvangt de fractie een brief van de griffie waarin de hoogte van de financiële bijdrage, bedoeld in het tweede lid, voor het komende jaar is opgenomen.

Artikel 8 Besteding financiële bijdrage

• 1. De financiële bijdrage wordt door de fracties aangewend ten behoeve van de in de bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening genoemde fractiekosten.

• 2. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van geleverde prestaties in de vorm van diensten of goederen ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de Provinciewet, het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden en daarop gebaseerde provinciale verordeningen toekomen;

  • e. individuele opleidingen voor Statenleden;

  • f. uitgaven betreffende activiteiten die samenhangen met verkiezingen;

  • g. kosten voor kantoorruimte buiten het provinciehuis;

  • h. kosten voor een fractiebijeenkomst zonder inhoudelijke relatie met statenwerkzaamheden voor de provincie.

Artikel 9 Voorschot financiële bijdrage

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar toegekend en per kwartaal verstrekt.

• 2. In een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt tot en met de datum van het vertrek van Provinciale Staten in de oude samenstelling; respectievelijk vanaf de datum van installatie van Provinciale Staten in de nieuw gekozen samenstelling.

• 3. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

  • a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

  • b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

• 4. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt gestort op een daartoe door de fractie aangewezen bankrekening.

• 5. De bankrekening, bedoeld in het vierde lid, wordt beheerd door een voor fractieondersteuning opgerichte stichting.

Artikel 10 Gevolgen splitsen fractie

• 1. Afsplitsing van een fractie heeft als zodanig geen financiële gevolgen voor de provincie Noord-Brabant.

• 2. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden gedurende de lopende zittingsperiode van Provinciale Staten.

• 3. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11 Reserve

• 1. Provinciale Staten reserveren het in enig jaar door een fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve, bedoeld in het eerste lid, bedraagt maximaal 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 7. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12 Verantwoording en controle

• 1. De fractie is verantwoordelijk voor de uitgaven die worden gedaan en de correcte administratieve verwerking en verantwoording van deze uitgaven. De eindverantwoordelijkheid rust bij de fractievoorzitter.

• 2. Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

• 3. Wanneer een fractie niet terugkeert na de verkiezingen legt deze fractie binnen twee maanden na de installatie van de nieuwe staten aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

• 4. De reserve van de fractie vervalt in het geval, als bedoeld in het derde lid, aan de Provincie Noord-Brabant.

• 5. Het verslag wordt opgemaakt volgens het kasstelsel en ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening. Het betreft uitsluitend de inkomsten en de bestedingen in het betreffende boekjaar. De feitelijke betaal- of ontvangstdatum is hierbij leidend.

• 6. Alle verslagen worden gecontroleerd door een door Provinciale Staten aan te wijzen registeraccountant. De accountant hanteert een goedkeuringstolerantiegrens van 1% van het totaal van de provinciale bijdrage voor de betreffende fractie. De accountant rapporteert hierover aan Provinciale Staten door middel van een controleverklaring en een rapport van bevindingen.

• 7. Provinciale Staten stellen na ontvangst van de rapportage van de accountant over de uitkomsten van de controle en op voorspraak van het presidium per fractie de bedragen vast van:

  • a. de toegekende bijdrage in het boekjaar;

  • b. de binnen de verordening passende uitgaven in het boekjaar;

  • c. de maximaal toegestane reserve te weten 30% van de toegekende bijdrage in dat boekjaar;

  • d. de werkelijke reserve per einde van het boekjaar;

  • e. het van de fractie terug te vorderen bedrag gesplitst in uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn en overschrijding van de maximale reserve.

• 8. Uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn, alsmede de uitgaven die de maximale reserve overschrijden, worden na vaststelling door Provinciale Staten, teruggevorderd op de fractie.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 13 Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet dan wel toepassing van deze verordening tot onbillijkheden van overwegende aard leidt, beslissen Provinciale Staten op voorspraak van het presidium.

Artikel 14 Geschillen

Indien interpretatieverschillen ten aanzien van deze verordening zich voordoen, beslissen Provinciale Staten, op voorspraak van het presidium.

Artikel 15 Intrekking oude verordening

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2018 met uitzondering van artikel 9, vijfde lid, dat in werking treedt bij de aanvang van de eerstvolgende nieuwe zittingsperiode van Provinciale Staten.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018.

’s-Hertogenbosch, 15 december 2017

Provinciale Staten van Noord Brabant,

de voorzitter,

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

de griffier,

mw. mr. K.A.E. ten Cate

Bijlage 1 behorende bij artikel 12 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018

Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning

Toelichting bij de Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning Het algemene uitgangspunt is dat uitgaven fractie-gerelateerd moeten zijn en een inhoudelijke relatie met de statenwerkzaamheden moeten hebben.
		Eventuele toelichting/aanvulling
1) Personele kosten fractieondersteuning	Bruto salaris incl. vakantietoeslag
	Sociale lasten incl. pensioenpremie
	Kostenvergoedingen	Het betreft o.a. kosten voor het inrichten van een thuiswerkplek (incl. internetverbinding), telefoonkosten en vergoedingen voor de kosten van openbaar vervoer. Bij gebruik van eigen vervoersmiddelen geldt een vergoeding per km zoals die voor het Rijkspersoneel van kracht is. De km-vergoeding is tot € 0,19 per km onbelast.
	Opleidingskosten fractiemedewerkers
	Kosten inhuur personeel
	Overige personele lasten
2) Kosten fractie activiteiten	Kosten die gemaakt worden voor fractie activiteiten moeten altijd fractie-gerelateerd zijn en een inhoudelijke relatie met statenwerkzaamheden voor de provincie en het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol hebben.
	Activiteiten	Het betreft kosten als zaalhuur, consumpties, audiovisuele ondersteuning
	Opleidingen	Het betreft kosten voor opleidingen als fractie als geheel. De Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden 2016 voorziet in opleidingen voor individuele Statenleden.
	Reiskosten vrijwilligers	Het betreft o.a. vergoedingen voor de kosten van openbaar vervoer en bij gebruik van eigen vervoersmiddelen een vergoeding per km zoals die voor het Rijkspersoneel geldt. De km-vergoeding is tot € 0,19 per km onbelast. Reiskosten voor Statenleden worden vergoed vanuit de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden 2016.
	Onderzoekskosten	Informatiegaring ter versterking van de kaderstellende en controlerende rol.
	Overige kosten fractie-activiteiten	Hieronder kunnen bijvoorbeeld kosten ter facilitering en/of advisering bij de coalitievorming vallen.
3) Algemene kosten	Administratiekosten	Wanneer derden (i.c. administratiekantoor of stichting) voor het uitvoeren van administratieve taken worden ingeschakeld mogen de hiermee samenhangende kosten ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. Hieronder vallen tevens kosten die samenhangen met het oprichten van een stichting, als bedoeld in artikel 9, vijfde lid.
	Telefoon-, porto en kantoorbehoeften
	Drukwerk en kopieerkosten
	Huisvestingskosten	Iedere fractie heeft recht op een ‘basisinrichting’ van de fractiekamer. D.w.z. een vergadertafel, stoelen en bureau. Als een fractie aanvullende wensen heeft, dient dit uit het eigen fractiebudget gedekt te worden.
	Automatisering en ICT	Onder automatisering vallen bijvoorbeeld kosten die gemaakt zijn voor de aanschaf van digitale middelen (zoals een laptop) ten behoeve van de fractieondersteuning (maximaal één per fractiemedewerker). Onder ICT vallen bijvoorbeeld hosting en/of oprichting van een website en beheer van social media accounts.
	Literatuur	Literatuur en/of abonnementen dienen op naam van de fractie te worden besteld en op de fractiekamer te worden bezorgd.
4) Overige kosten	Representatie	Bij representatiekosten (“lief en leed”) dient als uitgangspunt te worden gehanteerd dat de kosten namens ‘de fractie als geheel’ gemaakt worden. Dit kunnen kosten van o.a. afscheids-, huwelijks- en geboortecadeaus zijn, welke als de fractie als geheel worden gegeven. Daarnaast komt het voor dat vrijwilligers, welwillende deskundigen en dergelijke, geheel of nagenoeg belangeloos werkzaamheden of diensten ten behoeve van fracties verrichten, die passen binnen de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de fracties. In die gevallen is het mogelijk een relatiegeschenk of cadeau uit de fractiebijdrage te bekostigen van maximaal € 50 per geschenk. Ook hier is het in het kader van de financiële verantwoording van belang om de aard van het relatiegeschenk en de geleverde dienst (en hoe deze binnen de criteria van fractieondersteuning past) te administreren.
	Overig	In de verordening (artikel 8, tweede lid) is een niet-limitatieve opsomming opgenomen van kosten die niet uit de bijdrage voor fractie ondersteuning mogen worden betaald. Neem hier die kosten op die niet in één van bovenstaande rubrieken te rangschikken zijn maar wel passen binnen de verordening en geef hierop een goede toelichting. Hierbij dient rekening te worden gehouden met genoeg raakvlak met de controlerende, kaderstellende en/of volksvertegenwoordigende rol van de fractie. Uit de omschrijving die moet worden ingevuld in het bestedingsverslag moet dit blijken.

Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Het artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en de individuele Statenleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De formulering van artikel 33 van de Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele Statenleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle Statenleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening komt de rol van de griffier als schakel tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie tot uitdrukking. Dat Provinciale Staten beschikken over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal de reguliere ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college van Gedeputeerde Staten. Artikel 100 van de Provinciewet laat dit scherp zien. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en worden Provinciale Staten bijgestaan door de griffier.

In geval van conflict is er ook een rol voor de Commissaris van de Koning weggelegd.

Artikelsgewijze toelichting

Begripsbepalingen

In de gehele verordening is ervoor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college van Gedeputeerde Staten vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”.

Artikel 2

Deze verordening ziet toe op verzoeken van Statenleden om feitelijke informatie die openbaar is, dan wel op verzoeken om inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn. In die gevallen kan een Statenlid contact opnemen met de griffier of een medewerker van de griffie die het verzoek kunnen neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Een Statenlid kan ook direct contact opnemen met een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 91 van de Provinciewet van toepassing. Voor verzoeken om niet openbare informatie dan wel inzage in of afschriften van niet openbare documenten dienen de Statenleden zich te wenden tot Gedeputeerde Staten. Het hindert niet als een Statenlid een verzoek om dergelijke informatie indient maar dit verzoek valt dan niet onder deze verordening en volgt een ander spoor. Uiteraard is dat aan de voorkant niet altijd duidelijk voor een Statenlid. In het geval een dergelijk verzoek al is binnengekomen wordt dit verzoek om die reden door degene bij wie het verzoek is binnengekomen doorgeleid naar Gedeputeerde Staten.

Uitgangspunt is dat, indien de gevraagde informatie wordt verstrekt, deze in beginsel digitaal wordt toegezonden.

Artikel 3

Het recht op ambtelijke bijstand is geregeld in artikel 33, eerste lid van de Provinciewet. Voorbeelden van dergelijke bijstand zijn de redactie bij initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van Provinciale Staten en het college, van Gedeputeerde Staten, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.

In het zesde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.

Het zevende lid voorkomt dat de desbetreffende ambtenaar in een spagaat tussen Provinciale Staten en college van Gedeputeerde Staten terecht komt. Indien een Statenlid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Het college van Gedeputeerde Staten wendt zich om die reden tot het Statenlid indien zij informatie wenst over de ambtelijke bijstand en niet tot de ambtenaar, de griffier of een medewerker van de griffie.

Artikel 4

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door griffier respectievelijk de secretaris, als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 4 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de Commissaris van de Koning. Het ligt in de rede dat hij of zij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken Statenlid). Ook kan de Commissaris besluiten de zaak eerst aan het presidium voor te leggen alvorens te beslissen.

Artikel 5

Ook indien - naar de mening van het Statenlid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om ambtelijke bijstand gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de Commissaris van de Koning is daar gezien zijn eigenstandige positie in het provinciale bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Het ligt in de rede dat het betrokken Statenlid of de griffier hierover eerst overleg voert met de secretaris.

Artikel 6

De verordening voorziet in een eigen en een gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg om het ter beschikking stellen van ambtelijke bijstand.

Artikel 7

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de provinciale begroting moeten worden opgenomen en dus door Provinciale Staten worden vastgesteld. De financiële bijdrage bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben wordt ervoor gekozen dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Onder fractie als geheel wordt verstaan Statenleden, burgerleden, fractiemedewerkers en / of fractiepenningmeesters.

De financiële bijdrage die fracties ontvangen als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als geheel is een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten, in de zin van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht. Daarmee is deze financiële bijdrage een subsidie waarop titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is. Titel 4.2 is automatisch van toepassing. Vandaar dat hier in de verordening geen bepaling over is opgenomen.

Artikel 8

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning is in bijlage 1 opgenomen voor welke doeleinden de financiële bijdrage mag worden aangewend. Het algemene uitgangspunt is dat de uitgaven fractie-gerelateerd moeten zijn en een inhoudelijke relatie met statenwerkzaamheden voor de provincie en het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol hebben.

Uitgaven die in elk geval niet passen binnen de in lid 1 genoemde kaders zijn genoemd in lid 2. Het betreft geen limitatieve opsomming. Hiermee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Ook voorkomt het dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het Statenwerk (vastgelegd in respectievelijk het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden en de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden 2016, die hun grondslag vinden in artikel 93 en 94 Provinciewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Het gaat dan om de onkostenvergoeding, reiskosten, verblijfkosten, individuele cursus, congres, seminar of symposium, ICT-voorzieningen, verlaging vergoeding bij arbeidsongeschiktheid, compensatie korting werkeloosheidsuitkering, ziektekostenvoorziening, recht op uitkering bij aftreden en korting overlijden. In verband met het bepaalde in de Provinciewet die blijkens de daarop gevormde jurisprudentie en literatuur strikt dienen te worden toegepast is het namelijk niet mogelijk aan individuele Statenleden vergeldingen of schadeloosstellingen toe te kennen uit de fractiebijdrage. Dit geldt uiteraard ook voor eenmansfracties. Onder giften vallen giften, leningen of andere betalingen aan maatschappelijke organisaties, goede doelen of voorschotten aan derden waar geen duidelijke tegenprestatie tegenover staat. Zulke kosten mogen niet ten laste worden gebracht van het fractiebudget, omdat deze niet stroken met de doelstelling van fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor Statenleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de provinciale bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

In bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening is een toelichting op het Model opgenomen.

Artikel 9

De bijdrage wordt voor 31 januari van het betreffende kalenderjaar toegekend en per kwartaal verstrekt. Om aan te sluiten bij het kasstelsel wordt het voorschot voor het eerste kwartaal aan het begin van het betreffende kalenderjaar verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Daarbij worden tevens eventuele veranderingen in samenstelling van de fracties verwerkt. Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in Provinciale Staten. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe staten voor het eerst vergaderen de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikelen 10

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend worden. Dit voorkomt dat een deel van de afgesplitste fractie een te groot voorschot heeft.

Artikel 11

De reservepositie aan het eind van een jaar wordt berekend door de reserve van het voorgaande jaar te verhogen met de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning en te verlagen met de uitgaven die in overeenstemming zijn met de verordening. De nieuwe reserve mag niet hoger zijn dan 30% van de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning in het jaar. Deze maximalisering is aangebracht zodat het bedrag niet eindeloos groeit. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd om te voorkomen dat schulden worden opgebouwd die uiteindelijk niet gedekt worden door inkomsten. De reservepositie op 31 december hoeft dus niet gelijk te zijn aan het banksaldo op 31 december aangezien de bankrekening voor meerdere inkomsten en uitgaven wordt gebruikt. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 12

De inrichting van het verslag is weergegeven in bijlage 1.

Uit het verslag en de accountantsrapportage kan naar voren komen dat uitgaven niet in overeenstemming zijn met de verordening. Daarnaast kan sprake zijn van een overschrijding van de maximale reserve. In de verantwoording opgenomen, niet binnen de verordening passende uitgaven worden teruggevorderd. Eveneens zal de overschrijding van de reserve zoals blijkt uit het door Provinciale Staten genomen besluit worden teruggevorderd. Voorheen zijn de teveel bevoorschotte bedragen ingehouden op de voorschotten van het jaar daarna. Deze verrekening zorgde voor verwarring. Het scheiden van de kasstromen door te werken met terugvordering brengt helderheid. De griffie zal na vaststelling van de fractievergoedingen in Provinciale Staten een brief versturen met een verzoek tot terugbetaling van de overschrijding van de reservepositie dan wel de uitgaven niet in overeenstemming met de verordening. Deze terugbetaling valt dus financieel-technisch onder het boekjaar waarover de bedragen voor fractiebijdragen zijn vastgesteld.

Conform lid 2 levert elke fractie uiterlijk per 1 maart van het kalenderjaar, volgend op het te verantwoorden begrotingsjaar, het verantwoordingsverslag toe aan de griffie ter voorbereiding van besluitvorming door Provinciale Staten. De griffie draagt er zorg voor, dat een externe accountant de controle vanaf dat moment ook daadwerkelijk uit kan voeren. De opdrachtverlening aan de accountant tot controle op de fractieverantwoording bevat daartoe een concreet tijdspad, waarvan de fractievoorzitters en –penningmeesters voor 1 maart op de hoogte zijn gebracht. Indien vanuit de ingestelde controle vragen, correcties, aanvullingen, e.d. rijzen, geschiedt de afwerking hiervan door fracties en accountant, dat uiterlijk per medio juni van het bedoelde kalenderjaar de verantwoording definitief is afgerond, inclusief de eindrapportage die door de accountant dient te worden opgesteld. De griffie zorgt er vervolgens voor, dat het Statenvoorstel met noodzakelijke bijlagen, via het presidium, aan Provinciale Staten voor besluitvorming wordt voorgelegd. In beginsel vindt besluitvorming in Provinciale Staten plaats voor het zomerreces. Indien onverhoopt van deze procedure moet worden afgeweken wordt dit terstond, met redenen omkleed, aan het presidium gemeld.

De werkzaamheden van de accountant, zoals beschreven in artikel 12, zesde lid, worden verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder NV COS Standaard 800 “Controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden.” Dit geschiedt door middel van een gegevensgerichte controleaanpak. Vanzelfsprekend neemt de accountant in de controle de bepalingen uit de vigerende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in acht.

De vermelding in lid 8 van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.

’s-Hertogenbosch, 15 december 2017

Provinciale Staten van Noord Brabant,

de voorzitter, de griffier,

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. mr. K.A.E. ten Cate