Controllerstatuut Provincie Limburg 2013

Gedeputeerde Staten van Limburg maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet bekend dat zij in hun vergadering van 19 september 2017 het volgende besluit hebben genomen:

Gedeputeerde Staten van Limburg,

Gezien de wenselijkheid de bevoegdheden van de controllers te regelen

Gelet op artikel 217a Provinciewet;

BESLUITEN

Vast te stellen de volgende verordening

Controllerstatuut Provincie Limburg 2013

CONTROLLERSTATUUT PROVINCIE LIMBURG 2013

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 definities

In dit statuut wordt verstaan onder:

• a. controlling: het geheel van toetsende en adviserende activiteiten en maatregelen dat is gericht op het verkrijgen van een situatie waarin:

  • 1e. de werking van de organisatie transparant is;

  • 2e. de organisatie doelgericht, doelmatig en doeltreffend werkt;

  • 3e. de informatievoorziening aan management en bestuur over producten, middelen, maatschappelijke effecten en werkprocessen, juist is en tijdig plaatsvindt;

  • 4e. risico’s inzichtelijk en aanvaardbaar zijn;

• b. audit: doorlichting op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van een organisatieonderdeel of beleidsveld;

• c. administratieve organisatie: het geheel van maatregelen gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële en bedrijfsvoeringgegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren en beheren van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

Hoofdstuk 2 Positie en bevoegdheden van de controllers

Artikel 2 Controllers

• 1. De controlling wordt uitgeoefend door een of meer door Gedeputeerde Staten te benoemen controllers.

• 2. De in dit statuut omschreven bevoegdheden worden door de controllers zelfstandig uitgeoefend.

• 3. Gedeputeerde Staten, of namens hen de secretaris/algemeen directeur, zijn opdrachtgever van de controllers.

Artikel 3 Onafhankelijkheid

• 1. De controllers hebben een een onafhankelijke en onpartijdige positie binnen het provinciale apparaat.

• 2. De lijnverantwoordelijkheid van de secretaris/algemeen directeur ziet op beheersmatige en P&O-aangelegenheden van de controllers.

• 3. De controllers dienen de jaarplanning en het werkplan af te stemmen met de secretaris/algemeen directeur.

Artikel 4 Onbevooroordeeldheid, integriteit en Gedragscode

• 1. De controllers zijn onbevooroordeeld en integer in hun functioneren.

• 2. De controllers streven de hoogste mate van objectiviteit na bij het verzamelen, evalueren en communiceren van informatie over de resultaten van het beleid en de doelmatigheid en rechtmatigheid van handelen.

• 3. De controllers houden geheim al hetgeen hen in het kader van hun functioneren als geheim is toevertrouwd, of wat daarbij als een vertrouwelijke aangelegenheid te hunner kennis is gekomen.

• 4. De controllers oefenen hun taken en bevoegdheden uit met inachtneming van het bepaalde in de Gedragscode voor Registercontrollers, die is vastgesteld door de Vereniging van Registercontrollers.

Artikel 5 Waarborg

De controllers worden op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van hun taken krachtens dit statuut.

Hoofdstuk 3 Reikwijdte van de bevoegdheden

Artikel 6 Advisering en ondersteuning

• 1. De controllers adviseren Gedeputeerde Staten en de directie gevraagd en ongevraagd.

• 2. Indien het provinciebelang dit naar hun oordeel vereist en gehoord de directie, zijn de controllers bevoegd zich rechtstreeks tot Gedeputeerde Staten te richten.

• 3. De controllers onderhouden contacten met de Gemeenschappelijke provinciale rekenkamer Noord-Brabant en Limburg (“Zuidelijke Rekenkamer”).

• 4. Voor zover door de accountant gekeken wordt naar het functioneren van de gehele organisatie of belangrijke aspecten daarvan zijn de controllers vanwege hun expertise en onafhankelijkheid naast de directie het aanspreekpunt van de accountant.

Artikel 7 Gebruik van informatiebronnen

• 1. De controllers zijn te allen tijde bevoegd om, langs hiërarchische weg of, zonodig, rechtstreeks en binnen de grenzen van de wet, informatie- en gegevensbronnen en bestanden te onderzoeken of te laten onderzoeken, processen en systemen te toetsen en te doen wat zij overigens noodzakelijk achten, teneinde hun taken te kunnen vervullen.

• 2. Provinciale ambtenaren zijn verplicht hieraan hun medewerking te verlenen.

Artikel 8 Relatie met afdelingen

De controllers zijn niet in uitvoerende zin betrokken bij de planning- en controltaken van de provinciale clusters.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 9 Ondersteuning controllers

• 1. De controllers kunnen administratief worden ondersteund door andere medewerkers van de Provincie Limburg.

• 2. Aan de controller(s) kunnen – in samenspraak met de secretaris/algemeen directeur – (tijdelijk) medewerkers worden toegevoegd die, onder verantwoordelijkheid van de controller(s), meewerken bij de uitvoering van een audit / onderzoek.

• 3. Het bepaalde in dit statuut, met uitzondering van artikel 2, artikel 3, artikel 4, vierde lid, artikel 6 en artikel 8, is van overeenkomstige toepassing op de medewerkers als bedoeld in dit artikel.

Artikel 10 Rapportage

De controllers rapporteren over elk onderzoek aan de opdrachtgever en voegen daarbij een voorstel voor verdere behandeling.

Artikel 11 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Dit statuut kan worden aangehaald als: “Controllerstatuut Provincie Limburg 2013”

• 2. Dit statuut treedt in werking na bekendmaking ervan in het Provinciaal Blad en werkt terug tot 1 juli 2013.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Controllerstatuut Provincie Limburg 2013

Maastricht, d.d. 19 september 2017

Gedeputeerde Staten voornoemd

de voorzitter,

dhr. drs. Th.J.F.M. Bovens

secretaris,

de heer drs. G.H.E. Derks MPA