Beleidsregels met betrekking tot reserves en voorzieningen bij structurele exploitatiesubsidies 2017

Gedeputeerde Staten van Limburg,

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en artikel 23 Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2017 e.v. bekend dat zij in hun vergadering van 25 juli 2017 hebben vastgesteld:

BELEIDSREGELS MET BETREKKING TOT RESERVES EN VOORZIENINGEN BIJ STRUCTURELE EXPLOITATIESUBSIDIES 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a. Bestemmingsreserve: een specifieke reserve, waaraan vooraf een bestemming is gegeven.

• b. Egalisatiereserve: het verschil tussen de baten en lasten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend komt ten gunste of ten laste van de egalisatiereserve. De reserve wordt gevormd om tot een gelijkmatige verdeling van lasten te komen. De egalisatiereserve wordt gevormd uit exploitatieoverschotten om eventuele toekomstige tekorten op te vangen.

• c. Exploitatiesubsidie: een subsidie die voor één of meer kalenderjaren wordt verstrekt voor activiteiten die behoren tot de structurele activiteiten die de subsidieontvanger gewoonlijk in het kader van zijn bedrijfsvoering ontplooit passend binnen de beleidsdoelen van de Provincie Limburg.

• d. Structurele subsidie: een exploitatiesubsidie die ofwel meerdere keren voor één kalenderjaar, dan wel één keer voor meerdere kalenderjaren wordt verstrekt aan een rechtspersoon in de vorm van een exploitatiesubsidie.

• e. Voorziening: tot het vreemd vermogen behorende financiële middelen, gevormd voor uitgaven met het oog op toekomstige risico's en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per de balansdatum min of meer onzeker zijn en die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaand aan die datum.

Artikel 2 Toepassingsbereik

De beleidsregels met betrekking tot reserves en voorzieningen zijn van toepassing op alle structurele subsidierelaties, voor zover de structurele subsidieverleningen € 25.000,00 of meer bedragen en voor zover deze structurele subsidierelaties op dit punt niet zijn uitgezonderd in andere specifieke regelgeving.

Artikel 3 Provinciale egalisatiereserve

• 1. De egalisatiereserve wordt gevormd uit exploitatieoverschotten, die zijn toe te rekenen aan ontvangen provinciale subsidiemiddelen.

• 2. Indien de subsidieontvanger naast de Provincie nog van derden subsidies ontvangt, dient de provinciale verantwoording binnen de totale jaarverantwoording duidelijk gescheiden zichtbaar te worden gemaakt, zodat duidelijk is welk deel van het exploitatietekort c.q. -overschot respectievelijk ten laste dan wel ten gunste van de provinciale egalisatiereserve is gebracht. Is deze gescheiden verantwoording aantoonbaar niet mogelijk dan zal het aandeel van de Provincie in het totale exploitatieresultaat naar rato van het aandeel in de totale baten worden bepaald.

• 3. De hoogte van de egalisatiereserve is maximaal 15% van het verstrekt provinciaal subsidiebedrag voor het betreffende boekjaar.

• 4. Overschrijding in enig jaar van het bij of krachtens deze beleidsregels vastgestelde maximale percentage van de ingestelde egalisatiereserve leidt tot een lagere vaststelling van de verleende subsidie.

• 5. Indien in enig jaar de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of slechts gedeeltelijk zijn uitgevoerd, kan het hieraan verbonden subsidiebedrag niet aan de egalisatiereserve worden toegevoegd en zal het worden teruggevorderd.

• 6. Het vijfde lid is niet van toepassing indien de instelling in enig jaar aan Gedeputeerde Staten toestemming verzoekt om de (deels) niet uitgevoerde activiteiten alsnog in het daarop volgend boekjaar uit te voeren.

• 7. Aanwending van de egalisatiereserve dient te geschieden overeenkomstig de doeleinden waarvoor de subsidie is verleend.

• 8. Indien een exploitatietekort leidt tot een negatieve stand van de egalisatiereserve, dan dient uit de toelichting van de jaarverantwoording te blijken op welke wijze dit tekort wordt ingelopen.

• 9. Bij gehele of gedeeltelijke beëindiging van de gesubsidieerde activiteiten, bij intrekking van de subsidieverlening of-vaststelling of beëindiging van de subsidie en bij ontbinding van de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt de met provinciale middelen gevormde egalisatiereserve teruggevorderd.

Artikel 4 Bestemmingsreserve

• 1. Het vormen en verhogen van een bestemmingsreserve vanuit provinciale subsidiemiddelen is uitsluitend toegestaan wanneer de gesubsidieerde instelling:

  • a. een positief jaarresultaat heeft, mits niet veroorzaakt door het niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor subsidie is verleend;

  • b. een positieve stand van de egalisatiereserve heeft;

  • c. voor het einde van het jaar waarvoor de subsidie is verleend schriftelijk toestemming aan Gedeputeerde Staten heeft gevraagd en daarvoor instemming heeft verkregen;

• 2. Voor de wijziging van de bestemming waarvoor de reserve oorspronkelijk was bedoeld, dient vóór het einde van het desbetreffende boekjaar schriftelijk toestemming aan Gedeputeerde Staten te worden gevraagd en daarvoor instemming te zijn verkregen.

• 3. Voor onttrekkingen aan de bestemmingsreserve overeenkomstig het doel waarvoor de bestemmingsreserve is aangelegd, is geen toestemming nodig van Gedeputeerde Staten.

• 4. De instelling die toestemming vraagt aan Gedeputeerde Staten voor de vorming, verhoging of wijziging van de bestemmingsreserve is verplicht een plan of onderbouwing te overleggen, waarin ten minste is opgenomen:

  • a. een toelichting op de bestemming, de maximale gewenste omvang van de reserve en een bestedingsplan met bijbehorend (meerjarig) tijdpad;

  • b. de relatie tussen de te vormen reserve en de provinciale subsidiedoeleinden;

  • c. de omvang van de egalisatiereserve en het totale eigen vermogen van de instelling op het moment van aanvraag.

• 5. Gedeputeerde Staten kunnen aanvullende gegevens opvragen die nodig zijn om zich een juist oordeel te vormen.

• 6. Bij gehele of gedeeltelijke beëindiging van de gesubsidieerde activiteiten, bij intrekking van de subsidieverlening of-vaststelling of beëindiging van de subsidie en bij ontbinding van de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt de met provinciale middelen gevormde bestemmingsreserve teruggevorderd.

Artikel 5 Voorzieningen

• 1. De gesubsidieerde instelling mag een voorziening treffen voor uitgaven waarvoor een in rechte afdwingbare of een feitelijke verplichting bestaat.

• 2. De hoogte van de voorziening staat in een redelijke relatie tot het specifieke doel waarvoor deze is ingesteld en heeft een directe relatie met het risico en/of met de toekomstige verplichting.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen aanvullende gegevens opvragen die nodig zijn om zich een juist oordeel te kunnen vormen.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze beleidsregels treden de dag na de dag van publicatie in het Provinciaal Blad in werking.

• 2. Deze beleidsregels kunnen worden aangehaald als "Beleidsregels reserves en voorzieningen.

Maastricht, 25 juli 2017

Gedeputeerde Staten voornoemd

de voorzitter,

dhr. drs. Th.J.F.M. Bovens

secretaris

de heer drs. G.H.E. Derks MPA

Toelichting

Algemeen

In de beleidsregels worden criteria gesteld waaraan dient te worden voldaan voor de vorming van:

• een egalisatiereserve voor de opvang van mogelijke toekomstige tekorten;

• bestemmingsreserves ten behoeve van een specifiek doel;

• voorzieningen met het oog op toekomstige verplichtingen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 3, tweede, derde en vierde lid

De provincie maakt onderscheid tussen de volgende twee situaties:

• 1. Gescheiden verantwoording per subsidiënt is mogelijk.

  In dit geval zal duidelijk zijn welk gedeelte van het exploitatieresultaat aan de Provincie is toe te rekenen.

Voorbeeld 1

• Provincie verstrekt jaarlijks subsidie van € 100.000,00 in het tekort voor activiteit 1 aan instelling A.

• Ministerie X verstrekt jaarlijks subsidie van € 75.000,00 in het tekort voor activiteit 2 aan instelling A.

• De stand van de provinciale egalisatiereserve bedraagt voor aanvang van het boekjaar € 5.000,00.

Uit de financiële verantwoording van deze instelling blijkt een exploitatieoverschot van € 10.000,00 te bestaan.

Uit de gescheiden verantwoording blijkt dat dit overschot voortkomt uit een positief resultaat van de provinciale activiteit ad € 15.000,00. Daartegenover staat een tekort ad € 5.000,00 op de uitvoering van de rijks-activiteit

Wat wordt hierdoor de hoogte van de (toegestane) provinciale egalisatiereserve?

Door het overschot van € 15.000,00 aan de provinciale egalisatiereserve toe te voegen bedraagt deze € € 20.000,00. Omdat de maximale toegestane hoogte van € 15.000,00 wordt overschreden (= € 15% van het verleende subsidiebedrag van € 100.000,00) wordt de subsidie voor € 5.000,00 lager vastgesteld.

De provinciale subsidie wordt op € 95.000,00 vastgesteld. De stand van de provinciale egalisatiereserve, die aan het einde van het boekjaar € 15.000,00 bedraagt, ligt hierdoor binnen de toegestane norm.

• 2. Geen gescheiden verantwoording per subsidiënt mogelijk.

  Indien een gescheiden verantwoording van de meerdere subsidiestromen niet mogelijk is en dit ook als zodanig is aangetoond, dan zal het aandeel van de Provincie in het exploitatieresultaat naar rato van het aandeel in de totale baten worden bepaald.

Voorbeeld 2

Instelling B ontvangt jaarlijks de volgende bedragen in het exploitatietekort voor de uitvoering van diverse activiteiten:

• provinciaal subsidie van € 200.000,00;

• gemeentelijk subsidie van € 100.000,00;

• rijkssubsidie van € 100.000,00.

• eigen inkomsten van € 100.000,00

• De stand van de provinciale egalisatiereserve bedraagt voor aanvang het boekjaar € 15.000,00.

Uit de jaarverantwoording van deze instelling blijkt een exploitatieoverschot van € 30.000,00.

De instelling geeft aan dat geen gescheiden financiële verantwoording mogelijk is.

Wat wordt hierdoor de hoogte van de (toegestane) provinciale egalisatiereserve?

Rekening houdend met het naar rato toerekenen van het aandeel in de totale baten, wordt 40% van het overschot toegerekend aan de provincie. Een bedrag van € 12.000,00 zal aan de provinciale egalisatiereserve worden toegevoegd, zijnde 40% van € 30.000,00.

De stand van deze reserve aan het einde van het boekjaar bedraagt € 27.000,00.

Dit ligt binnen de toegestane norm van 15% van het verleende subsidiebedrag..

Artikel 3, zevende lid

Door de egalisatiereserve aan te wenden overeenkomstig de gestelde subsidiedoeleinden kan door de belastingdienst geen winststreven worden geconstateerd. Hiermee wordt voorkomen dat de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten vennootschapsbelastingplichtig is. Concreet betekent dit dat de aanwending van de egalisatiereserve zich beperkt tot opvang van tekorten op de door de provincie gesubsidieerde activiteiten.

Artikel 4, eerste én tweede lid

Bij bestemmingsreserves gaat het om eigen vermogen van de instelling. Het bestuur van een instelling kan besluiten om tot een wijziging van de bestedingsrichting, vorming of verhoging van een bestemmingsreserve over te gaan voor het verwezenlijken van beleidsdoelen. De Provincie legt via deze regeling de verplichting op aan de instelling om vóór afloop van het jaar, waarvoor subsidie is verleend, hiervoor toestemming te vragen en daarvoor te verkrijgen van Gedeputeerde Staten.

Het vóór afloop van het boekjaar toestemming vragen kan bijvoorbeeld via de in te dienen begroting, tussenrapportages of een separate aanvraag.

Artikel 4 en 5: Bestemmingsreserves versus voorzieningen.

Voor zowel bestemmingsreserves als voorzieningen dient de omvang in overeenstemming te zijn met het doel waarvoor ze zijn gevormd. Bij de vorming van voorzieningen is echter vereist dat de hoogte van de voorziening een directe relatie heeft met het risico en/of met de toekomstige verplichting. Andere verschillen: de vorming van voorzieningen vindt – in tegenstelling tot bestemmingsreserves – vóór resultaatbestemming plaats (vorming ten laste van resultaat) en behoort tot het vreemd vermogen. Bestedingen voorzieningen worden rechtstreeks ten laste van voorzieningen gebracht (dus bestedingen via balans). Bestedingen bestemmingsreserves worden daarentegen rechtstreeks ten laste van de exploitatierekening gebracht.

Bij de vorming van bijvoorbeeld een onderhoudsvoorziening, ligt de besteding van middelen min of meer vast (toekomstige uitgaven, tekorten, verplichtingen, risico's), omdat de toekomstige lasten onvermijdelijk zijn en de risico's reëel zijn ingeschat. De voorziening kan enkel aangewend worden voor toekomstig onderhoud. Indien in een bepaald jaar groot onderhoudswerkzaamheden in werkelijkheid lager uitvallen dan geraamd, dan valt de voorziening vrij ten gunste van het resultaat.

Een voorbeeld van een bestemmingsreserve is een reservering van middelen door het bestuur ten behoeve van bepaalde omschreven, niet reguliere activiteiten, zoals bijvoorbeeld extra inspanningen in een jubileumjaar. Een jaar later besluit het bestuur van de instelling, door gewijzigde inzichten, het jubileum niet te vieren. Het bestuur van de instelling is hiertoe altijd bevoegd. De vrijvallende bestemmingsreserve valt in dat jaar vrij ten gunste van de egalisatiereserve.

Artikel 5, eerste en tweede lid

De instellingsaccountant dient voor subsidieverleningen vanaf € 125.000,00 jaarlijks de onderliggende verplichtingen in relatie tot de hoogte van de voorziening te toetsen. In de toelichting van de jaarrekening moet de aard van de verplichting worden toegelicht.