Controleprotocol eindverantwoording subsidies Provincie Limburg 2017

Gedeputeerde Staten van Limburg,

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en artikel 34, eerste lid, van de Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2017 e.v. bekend dat zij in hun vergadering van 25 juli 2017 hebben vastgesteld:

CONTROLEPROTOCOL EINDVERANTWOORDING VERLEENDE SUBSIDIES PROVINCIE LIMBURG 2017

Indeling

• 1 Doelstelling

• 2 Wet- en regelgeving

• 3 Toleranties en gewenste zekerheid

• 4 Reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole

• 4.1 Bijzondere aandacht

• 5 Verslaglegging

• 6 Inwerkingtreding, toepassingsbereik en citeertitel

1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen aan de onafhankelijke externe accountant (hierna kortweg: accountant), die is belast met de controle van de, bij de Provincie Limburg in te dienen, verantwoording ten behoeve van de definitieve vaststelling van de provinciale subsidie. Het verstrekt duidelijkheid over de door de Provincie Limburg gewenste reikwijdte en diepgang van de door de accountant van de subsidieaanvrager/-ontvanger uit te voeren accountantscontrole en de in dat kader af te geven controleverklaring bij de eindverantwoording. De Provincie Limburg beoogt hiermee te voorkomen dat discrepanties ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de Provincie Limburg enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole door de accountant anderzijds.

De verklaring kan worden verstrekt door een registeraccountant (RA) of een externe accountantadministratieconsulent (AA) ten aanzien van wie bij de inschrijving in het in artikel 36, van de Wet op het accountantsberoep bedoelde register een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep.

2 Wet- en regelgeving

Op de subsidies zijn de volgende wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) en overige voorwaarden van toepassing:

• Algemene wet bestuursrecht.

• De in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen verordeningen, nadere subsidieregels, beleidsregels en -kaders.

• De in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen voorwaarden en verplichtingen.

3 Toleranties en gewenste zekerheid

Tenzij in de subsidieverleningsbeschikking een andere tolerantie is aangegeven dan wel een ander geldend controleprotocol van toepassing wordt verklaard, zijn voor de strekking van de controleverklaring bij de verantwoording - goedkeurend, met beperking, afkeurend of oordeelonthouding - de volgende toleranties bepalend:

Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de eindverantwoording (% van de lasten)	≤1%	> 1%<3%	-	≥3%
Onzekerheden in de controle (% van de lasten)	≤3%	>3%< 10%	≥10%	-

Gewenste mate van zekerheid

De accountantscontrole verschaft een redelijke mate van zekerheid aan de gebruiker van de verklaring. Volgens de richtlijnen voor de accountantscontrole betekent dit dat de accountant een (relatief) hoge, maar geen absolute mate van zekerheid verschaft. Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden gekwalificeerd, dan is een betrouwbaarheid van 95% gehanteerd.

4 Reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole

Dit controleprotocol dient om de reikwijdte en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Niet beoogd wordt een aanpak van de accountantscontrole voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de te controleren organisatie en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen.

Met uitzondering van de in dit protocol opgenomen bijzondere aandachtspunten dient met normale aandacht te worden gecontroleerd. Tot deze normale aandacht behoort onder meer de controle dat de eindverantwoording in overeenstemming is met de administratie, de beginstand van de lopende projecten van een jaar aansluit met de eindstand van het voorafgaande jaar en tenslotte dat de totaaltellingen correct zijn.

Onder bijzondere aandacht wordt verstaan: de controle waarbij wordt vastgesteld dat de provinciale middelen die zijn verstrekt ook rechtmatig zijn besteed. Daarbij wordt nagegaan of de geldende voorschriften zijn nageleefd en moet de controle dus verder gaan dan de normale aandacht die bij de controle wordt uitgeoefend. Daarnaast dient de controle er op toe te zien of procedures in het leven zijn geroepen die waarborgen dat aan de desbetreffende subsidievoorwaarden is voldaan. Daarnaast dient zichtbaar te worden getoetst of deze procedures zijn gevolgd en hebben geleid tot naleving van de subsidievoorwaarden.

De Provincie Limburg gaat ervan uit dat de accountant zich bij zijn werkzaamheden laat leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGBA (Verordening gedrags- en beroepsregels accountants) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS), die door de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) zijn vastgesteld.

4.1 Bijzondere aandacht

De accountant stelt vast dat de uitgaven en inkomsten c.q. lasten en baten in overeenstemming zijn met de geldende financiële aspecten van de wet- en regelgeving (zie hoofdstuk 2 van dit protocol). Het niet/onjuist toepassen van deze regelgeving resulteert (indien dit onherstelbaar is) in het constateren van een rechtmatigheidsfout die als een onjuistheid in de financiële verantwoording wordt aangemerkt.

Zonder de zogenaamde Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) in te perken, dient de accountant een aantal specifieke punten te toetsen die met name betrekking hebben op de naleving van de relevante wet- en regelgeving:

• 1) De accountant controleert of de financiële eindverantwoording voldoet aan de volgende eisen:

  • De uitgaven c.q. lasten zijn rechtstreeks toe te rekenen aan het project c.q. de activiteiten waarvoor subsidie is verleend. Voor projectsubsidies geldt bovendien dat de uitgaven ook betaald moeten zijn vóór de afgifte van de controleverklaring.

  • In de eindverantwoording worden geen kosten gedeclareerd die op grond van de op de subsidie van toepassing zijnde (Algemene) Subsidieverordening en/of nadere subsidieregels niet-subsidiabel zijn.

  • Een juiste en volledige verantwoording van de inkomsten c.q. baten, die op grond van het financieringsplan, nader gebleken feiten en gepleegd (accountants)onderzoek, aan het project c.q. de activiteiten dienen te worden toegerekend.

• 2) Bij de uitvoering van de controle dient minimaal, niet limitatief, te worden vastgesteld dat voldaan is aan alle voor de subsidieaanvrager/-ontvanger geldende voorwaarden en/of verplichtingen, zoals onder meer vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening en bijbehorende bijlagen.

• 3) Hoewel de accountant geen inhoudelijke toets op de realisatie van het project c.q. de activiteiten hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan of de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden in het kader van het doel waarvoor deze middelen ter beschikking zijn gesteld.

• 4) Vastgesteld dient te worden dat voor het betreffende project of de betreffende activiteiten een aparte c.q. binnen de algemene administratie te identificeren projectadministratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, betrouwbaar en volledig zijn vastgelegd en te verifiëren met bewijsstukken. De administratie dient daarbij zodanig te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportage(s), alsmede voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden en/of -verplichtingen.

• 5) Nagegaan dient te worden dat de eventuele opdrachtverlening/aanbesteding van het project of projectonderdelen op een verantwoorde en gangbare wijze heeft plaatsgevonden, waarbij - indien van toepassing - is voldaan aan de Europese richtlijnen voor aanbesteding van overheidsopdrachten (geïmplementeerd in nationale wet- en regelgeving) of aan het bepaalde in de Regels aanbesteding provincie Limburg bij subsidiëring (te vinden op www.limburg.nl/subsidies).

• 6) Indien het projectvoorstel of de activiteiten en als gevolg daarvan de begroting is/zijn gewijzigd, dient te worden vastgesteld dat hiervoor vooraf schriftelijk toestemming is verkregen van de Provincie Limburg.

• 7) Door de accountant wordt bij structurele exploitatiesubsidies nagegaan of aan de vigerende beleidsregels met betrekking tot reserves en voorzieningen structurele subsidierelaties (te vinden op www.limburg.nl/subsidies) is voldaan.

Overige aandachtspunten welke van belang zijn in het kader van de controle van de juistheid en rechtmatigheid van de in de eindverantwoording opgevoerde bedragen:

• 1) De wijze waarop de relevante begin- en einddata van het project in relatie met de subsidiabiliteit van de opgevoerde uitgaven c.q. lasten bij het opstellen van de financiële eindverantwoording in aanmerking zijn genomen.

• 2) De wijze waarop in het bijzonder de kosten voor projectmanagement, (interne) loonkosten en overheadkosten, alsmede eventuele bedrijfsbijdragen overeenkomstig de op de subsidie van toepassing zijnde nadere regels inzake subsidiabele kosten in het kader van het verstrekken van projectsubsidies ( te vinden op www.limburg.nl/subsidies), zijn verantwoord .

• 3) De mate van specificatie en sluitendheid van de verantwoording, waarin alle baten en lasten c.q. inkomsten en uitgaven dienen te blijken in relatie met de bij de subsidie aanvraag ingediende begroting.

• 4) Aanwezigheid aansluiting verantwoording met de gevoerde projectadministratie en achterliggende bewijsstukken.

• 5) Aanwezigheid aansluiting verantwoording met de laatst ingediende voortgangsrapportage, indien van toepassing.

• 6) De mate waarin significante afwijkingen in de eindverantwoording ten opzichte van de beschikking tot subsidieverlening en/of de bijbehorende begroting worden toegelicht.

• 7) De volledige verantwoording van rechtstreeks met de subsidiëring van het project c.q. de activiteiten verband houdende (te) ontvangen bijdragen, ook hetgeen dat niet vermeld is in of voorzien was bij de oorspronkelijk afgegeven beschikking tot subsidieverlening en de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting.

5 Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording. Voor deze verklaring dient de accountant aan te sluiten bij de standaarden van de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) en dient hij deze na te leven. Bovendien dient door de accountant in de controleverklaring expliciet te worden verklaard dat het Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg 2017 is toegepast.

Naast zijn oordeel over de financiële verantwoording vermeldt de accountant in een toelichtende paragraaf eventuele specifieke bevindingen, die naar het oordeel van de accountant van belang (kunnen) zijn voor de Provincie Limburg.

6 Inwerkingtreding, toepassingsbereik en citeertitel

• 1. Het Controleprotocol eindverantwoording subsidies Provincie Limburg wordt ingetrokken bij de inwerkingtreding van Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg 2017.

• 2. Dit protocol treedt in werking op de dag na de dag van publicatie in het Provinciaal Blad.

• 3. Dit controleprotocol is van toepassing op alle na de inwerkingtreding van dit protocol verleende subsidies, met uitzondering van de subsidies die via de SiSa-systematiek moeten worden verantwoord (zie betreffende artikel in de op de subsidie van toepassing zijnde (Algemene) Subsidieverordening.

• 4. Dit protocol wordt aangehaald als: "Controleprotocol eindverantwoording".

Maastricht, d.d. 25 juli 2017

Gedeputeerde Staten voornoemd

de voorzitter,

dhr. drs. Th.J.F.M. Bovens

secretaris

de heer drs. G.H.E. Derks MPA