Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017

Besluit van gedeputeerde staten d.d. 9 mei 2017, kenmerk 17009151 inhoudende vaststelling van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017, onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2016.

Gedeputeerde staten van Zeeland,

• overwegende dat als gevolg van ons besluit d.d. 8 december 2015 tot wijziging van de topstructuur van de ambtelijke organisatie alsmede de daaropvolgende doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie, de Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2010 per 1 september 2016 is gewijzigd op het onderdeel aanwijzen van functionarissen als budgethouder;

• dat het voorts wenselijk is de reikwijdte van de bevoegdheden van de budgethouder te heroverwegen;

• dat een en ander heeft geleid tot een meer fundamentele wijziging van de regeling budgetbeheer, welke wijziging vanwege de omvang een geheel nieuwe tekst noodzakelijk maakt;

• dat gelet op het voorgaande wordt vastgesteld de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017, onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2016;

• gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 8 juni 2017, hierbij opmerkend dat invulling wordt gegeven aan de overweging inzake de communicatie van besluitvorming;

• gelet op artikel 216 van de Provinciewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017, de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016, het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2016, en het Mandaatbesluit commissaris van de Koning;

• gelet op artikel 3:42, tweede lid, Algemene wet bestuursrecht

Besluiten vast te stellen de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. Activiteit: Het niveau van rangschikking van de provinciale middelen in de door provinciale staten vastgestelde begroting(swijziging) in afzonderlijke budgetten. Budgetten zijn in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan unieke activiteitennummers. Een activiteit heeft in dit informatiesysteem een omschrijving en is gekoppeld aan een budgethouder. Baten en lasten worden verantwoord op een activiteit.

• 2. Financieel Informatiesysteem: Het centrale digitale informatiesysteem waarin de financiële begroting(swijziging) en financiële transacties worden geregistreerd. Dit informatiesysteem is leidend ten aanzien van de budgetten en de balansposten. Voor zover er gebruik wordt gemaakt van inkoop- en tendersystemen zijn deze leidend voor de daarvoor bestemde transacties.

• 3. Behandelend ambtenaar: Een door de budgethouder aangewezen functionaris die namens hem taken uitvoert in het kader van het budgethouderschap. Voor zover het transacties betreffen die voortvloeien uit inkoop- en aanbestedingen gaat het om het aanvragen van een bestelling, het plaatsen van een bestelling en het fiatteren van de geleverde prestatie(s).

• 4. (Beleids)doelstelling: Een (beleids)doelstelling is een in de door provinciale staten vastgestelde begroting(swijziging) SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) geformuleerde bijdrage van de provincie Zeeland aan een maatschappelijk effect. Een maatschappelijk effect is datgene wat de provincie Zeeland wil bereiken in de maatschappij door middel van het uitvoeren van provinciaal beleid dat via een beleidsnota is vastgesteld door provinciale staten of via een bestuursopdracht wordt gerealiseerd in een programma of project. Een (beleids)doelstelling is in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan een programma in de provinciale begroting. Aan een (beleids)doelstelling kunnen één of meerdere activiteiten gekoppeld zijn.

• 5. Budget: Een budget is een hoeveelheid middelen uitgedrukt in geld, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een activiteit. Een activiteit is in het Financieel Informatiesysteem gekoppeld aan een (beleids)doelstelling in de provinciale begroting.

• 6. Budgetbeheer: Het geheel van maatregelen om een actief en correct beheer van de provinciale budgetten te waarborgen.

• 7. Budgethouder: De functionaris die gedeputeerde staten in deze regeling als budgethouder hebben aangewezen en die zijn bevoegdheden in die hoedanigheid uitoefent overeenkomstig de bepalingen van deze regeling;

• 8. Overeenkomst: Het aangaan van een overeenkomst naar privaatrecht ter zake van een werk, een levering of een dienst als bedoeld in het provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid. Een uit een overeenkomst voortvloeiende (financiële) verplichting of (financieel) recht wordt geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

• 9. Last: Een uitgave die aan een periode is toegerekend. Een last in een begrotingsjaar is de uitgave die in dat jaar of in een ander jaar heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden, maar die op het begrotingsjaar drukken, omdat de uitvoering van een taak, die tot kosten heeft geleid, in het begrotingsjaar plaatsvond of omdat het verlies in het begrotingsjaar plaatsvond.

• 10. Bate: Een inkomst die aan een periode is toegerekend. Een bate in een begrotingsjaar is de inkomst die in dat jaar of in een ander jaar heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden, maar die op het begrotingsjaar betrekking heeft omdat de uitvoering van een taak, die tot opbrengst heeft geleid, in het begrotingsjaar plaatsvond of omdat het voordeel in het begrotingsjaar plaatsvond.

• 11. Budgethoudersoverzicht : een dynamisch overzicht van budgethouders en de aan hen toegekende budgetten per activiteit dat per begrotingsjaar door de afdeling Financiën wordt opgesteld en actueel wordt gehouden naar aanleiding van de respectievelijke besluiten van provinciale staten en gedeputeerde staten tot het vaststellen van budget in betreffend begrotingsjaar.

Artikel 2 Aanwijzing en ontheffing budgethouders

• 1. In deze regeling worden de volgende functionarissen aangewezen als budgethouder:

  • a. de secretaris/algemeen directeur;

  • b. de directeur Programma’s en projecten;

  • c. de directeur Organisatie;

  • d. de afdelingshoofden;

  • e. de unithoofden;

  • f. de programma- en projectleiders;

  • g. de statengriffier;

  • h. de secretaris van de Algemene Rekenkamer.

• 2. De functionarissen als genoemd in het eerste lid, onderdelen a tot en met d, kunnen binnen de voor hen geldende taken en bevoegdheden op hun beurt medewerkers aanwijzen als budgethouder. Zij doen van deze aanwijzing schriftelijk mededeling aan degene die zij aanwijzen als budgethouder en aan het hoofd van de Afdeling Financiën. De afdeling Financiën draagt er zorg voor dat de budgethouder en het hem toegewezen budget worden geregistreerd in een budgethoudersoverzicht.

• 3. Een budgethouder die is aangewezen op grond van het tweede lid, kan door de functionaris die hem als budgethouder heeft aangewezen worden ontheven van zijn taak. Van de ontheffing doet de functionaris per omgaande schriftelijk mededeling aan de door hem aangewezen budgethouder en aan het hoofd van de Afdeling Financiën.

Artikel 3 Reikwijdte bevoegdheden budgethouder

• 1. De budgethouder is bevoegd te beschikken over het hem toegekende budget. Hij kan binnen de grenzen van het budget en binnen een op grond daarvan vooraf door gedeputeerde staten vastgesteld globaal bestedingsplan dan wel op grond daarvan vastgestelde ramingen, in het lopende begrotingsjaar en de daaraan gekoppelde (beleids)doelstelling, namens de provincie overeenkomsten naar privaatrecht aangaan inzake een levering, werk en/of dienst. Hij maakt van deze bevoegdheid slechts gebruik indien en voor zover hij met het onderdeel Inkoop en aanbesteding van de afdeling JIS/P&O en met de afdeling Financiën over het onderwerp van de overeenkomst heeft afgestemd en daarover zo nodig advies heeft verkregen, een en ander overeenkomstig het provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid, en het Algemeen deel van het Mandaatbesluit gedeputeerde staten, onderdeel Aanbesteding werken, leveringen en diensten.

• 2. Met betrekking tot een rechtsgeldige ondertekening van een privaatrechtelijke overeenkomst als bedoeld in het vorige lid, neemt de budgethouder het daaromtrent bepaalde in acht in het geldende Mandaatbesluit gedeputeerde staten dan wel in het geldende Mandaatbesluit van de commissaris van de Koning.

• 3. Geen privaatrechtelijke overeenkomst wordt aangegaan zonder registratie daarvan door tussenkomst van het onderdeel Inkoop en aanbesteding van de afdeling JIS/P&O in het digitale inkoop- en of tendersysteem. In het inkoopsysteem vindt tevens in een later stadium door tussenkomst van de afdeling Financiën plaats het valideren van facturen die op grond van een aangegane verplichting van de wederpartij zijn ontvangen alvorens tot betaling daarvan kan worden overgegaan. De budgethouder vergewist zich van de geldende regels voor het gebruik van het inkoopsysteem en is daarop aanspreekbaar.

• 4. De budgethouder heeft geen bevoegdheid tot het zelfstandig extern inhuren van personeel. Indien en voor zover de budgethouder overweegt dat externe inhuur van personeel wenselijk is, neemt hij ten aanzien van de mogelijkheden daartoe contact op met het onderdeel P&O van de afdeling JIS/P&O.

• 5. Indien gedeputeerde staten in het kader van een (beleids)doelstelling een subsidiebesluit nemen dan wel verkrijgen van een derde, draagt de budgethouder er zorg voor dat de financiële gevolgen van het subsidiebesluit worden geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 4 Verantwoordingsverplichtingen budgethouder

• 1. De budgethouder handelt bij het uitoefenen van zijn bevoegdheden overeenkomstig de daarvoor geldende interne richtlijnen en/of werkprocessen als ook de van toepassing zijnde wet- en (interne)regelgeving.

• 2. De budgethouder is verantwoordelijk voor een goed budgetbeheer ter zake van de aanwending van zijn budget en heeft in dat kader een (financiële) verantwoordingsplicht ten aanzien van de doelmatigheid en rechtmatigheid van de baten en lasten daarvan. Binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsstructuur van de planning & controlcyclus, draagt hij zorg voor:

  • a. het tijdig verstrekken van de juiste informatie conform de planning en controlcyclus. Hij verstrekt in dat kader alle relevante financiële en beleidsmatige informatie ten behoeve van de planning, voortgang en de realisatie van (beleids)doelstellingen. De planning geschiedt onder meer door middel van onderliggende bestedingsplannen ten behoeve van het opstellen van beleidsnota’s en de begroting. De verantwoording geschiedt onder meer door middel van tussentijdse rapportages bij budgetbewaking, voortgangsrapportages bij grote projecten en een eindrapportage ten behoeve van het opstellen van de jaarstukken;

  • b. het pro actief informeren van de secretaris/algemeen directeur, de directeur Organisatie, de directeur Programma's en projecten en de betrokken gedeputeerde, in ieder geval zodra hij voorziet dat:

    • i. van het budget moet worden afgeweken vanwege over- en onderschrijding;

    • ii. de planning en/of de (beleids)doelstelling niet worden gehaald;

    • iii. het bestuurlijk belang dit vereist bij (de voorbereiding van) het besluit tot de te verlenen opdracht of de te sluiten overeenkomst inzake een werk, een levering of een dienst

  • c. het tijdig verstrekken van informatie aan gedeputeerde staten inzake door hem gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het aan hem toegekende budget, inclusief een toelichting op de oorzaak van de afwijking. Als afwijking wordt in ieder geval aangemerkt over- en onderschrijding van het budget als ook wijziging in (het moment van) de realisatie van de (beleids)doelstelling.

  • d. de juistheid en volledigheid van de door hem aangeleverde verplichting of recht in het digitale inkoopsysteem en het Financieel Informatiesysteem.

  • e. het valideren van het aangaan van een verplichting of recht dan wel het valideren van facturen bij afwijking van een eerder aangegane verplichting of recht ten laste van een hem toegewezen budget.

• 3. De budgethouder wijst een behandelend ambtenaar aan die hem ondersteunt bij het regelmatig uitoefenen van zijn budgethoudersbevoegdheden en -verantwoordelijkheden overeenkomstig het bepaalde in dit artikel alsmede in de artikelen 3 en 5.

Artikel 5 Taken behandelend ambtenaar

De behandelend ambtenaar ondersteunt de budgethouder en voert in dat kader onder meer de volgende taken uit:

• a. het voorbereiden van het aangaan van een verplichting door middel van bijvoorbeeld het plaatsen van een aanvraag dan wel een bestelling in het digitale inkoopsysteem of het vastleggen van een recht in het Financieel informatiesysteem;

• b. het aan gedeputeerde staten ter besluitvorming voorleggen van een voorstel tot het aangaan van een verplichting die het lopende begrotingsjaar overstijgt en waarvoor budget is verleend. De behandelend ambtenaar legt geen voorstel voor dan na integrale voorbereiding waarbij in ieder geval betrokken wordt de afdeling Financiën;

• c. het in opdracht van de budgethouder tijdig verstrekken van informatie over aangegane verplichtingen ten laste of ten gunste van het budget ten behoeve van de registratie in het Financieel Informatiesysteem;

• d. het controleren van activiteiten en verplichtingencodering van een ingekomen factuur zodat de betaling ten laste van het juiste budget, de juiste verplichting en de juiste boekingsperiode wordt gebracht;

• e. het afgeven van de prestatieverklaring of eerste accordering van een ingekomen factuur;

• f. tijdig verstrekken van informatie over een recht, een te ontvangen bijdrage en de innen gelden ten behoeve van registratie in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 6 Verschuiven budget (administratieve wijziging)

• 1. Het is de budgethouder toegestaan een toegewezen budget te verschuiven naar activiteiten die vallen binnen één (beleids)doelstelling in één begrotingsjaar, indien en voor zover het totaal van zowel de baten als de lasten van de betreffende doelstelling niet wijzigt.

• 2. Voorafgaand aan de in het vorige lid bedoelde verschuiving dien(t)en de betreffende budgethouder(s) van die activiteiten hiermee schriftelijk in te stemmen.

• 3. De budgethouder maakt van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid eerst gebruik als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • a. de aan het budget verbonden (beleids)doelstelling wordt gerealiseerd;

  • b. een budget ten behoeve van hogere uitgaven wordt niet gesaldeerd met een budget ten behoeve van hogere inkomsten zonder voorafgaande toestemming van gedeputeerde staten naar aanleiding van een daartoe strekkende beslisnota tot begrotingswijziging als bedoeld in artikel 7, eerste lid, dat vervolgens ter besluitvorming aan provinciale staten wordt voorgelegd;

  • c. de budgethouder draagt zorg voor het vastleggen van de budgetverschuiving in een begrotingswijzing;

  • d. een budget met de kostensoorten reserveringen, kapitaallasten, doorbelastingen vanuit kostenplaatsen en stelposten, zijn uitgesloten om te verschuiven.

Artikel 7 Wijzigen begroting en wijzigen (beleids)doelstelling

• 1. De budgethouder kan aan gedeputeerde staten ter besluitvorming een beslisnota tot een begrotingswijziging voorleggen.

• 2. Een begrotingswijziging wordt eerst van kracht na vaststelling door provinciale staten.

• 3. Indien het budget niet toereikend blijkt te zijn dient de budgethouder vooraf aan gedeputeerde staten ter besluitvorming voor te leggen een beslisnota tot wijziging van de begroting als bedoeld in het eerste lid.

• 4. Een in een begrotingsjaar vrijvallend dan wel niet volledig besteed budget dat niet voldoet aan de criteria van overhevelen budgetten zoals geformuleerd in de vigerende financiële verordening, komt ten gunste van de algemene middelen.

• 5. Het wijzigen van een (beleids)doelstelling is slechts mogelijk door middel van het aan provinciale staten ter besluitvorming voorleggen van een statenvoorstel met die strekking, een statenvoorstel tot wijziging van een beleidsnota met die strekking dan wel een voortgangsrapportage op een beleidsnota met die strekking.

Artikel 8 Functie- en takenscheiding

Uit het oogpunt van een adequate functie- en takenscheiding als bedoeld in artikel 5.1 van de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017, is de functie van budgethouder onverenigbaar met:

• a. de registrerende functie in het digitale inkoop- of tendersysteem en het Financieel Informatiesysteem;

• b. de functie van behandelend ambtenaar.

Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslissen gedeputeerde staten.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

• 3. De Regeling budgetbeheer Provincie Zeeland 2016 wordt ingetrokken.

Aldus besloten in de openbare vergadering van gedeputeerde staten van 9 mei 2017

drs. J.J.M. Polman, voorzitter,

A.W. Smit, secretaris

Uitgegeven 28 juni 2017,

de secretaris, A.W. Smit

TOELICHTING

1.1 Algemene toelichting

Gedeputeerde staten hebben ter uitwerking van het bepaalde in artikel 5.1 van de van de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017 ter zake van de inrichting van de financiële organisatie, vastgesteld de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017. In deze regeling zijn daartoe onder meer bepalingen opgenomen ten behoeve van de aanwijzing van budgethouders, hun bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen bij het correct aanwenden van door gedeputeerde staten toegewezen budgetten. In de regeling wordt een adequate scheiding bewerkstelligd van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat de betrouwbaarheid van de door de budgethouder en de behandelend ambtenaar te verstrekken informatie wordt gewaarborgd.

Naast het uitvoeren van provinciale taken in de lijn waarbij van oudsher een rol voor de budgethouder is weggelegd, is als gevolg van de recente beleidskeuze als provincie meer opgave gestuurd te gaan werken, behoefte de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de budgethouder te heroverwegen. Daarbij is van belang geweest de introductie van een nieuwe categorie budgethouder – de programma- en projectleider – die noodzakelijk is om maatschappelijke opgaven meer effectief te realiseren door middel van een programma of een project.

Bij het uitoefenen van de bevoegdheden van budgethouder dient niet alleen te worden gehandeld overeenkomstig deze regeling, maar ook in breder verband met de op dat moment vigerende versie van:

• 1. de Financiële verordening Provincie Zeeland 2017;

• 2. het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten;

• 3. de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016;

• 4. het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2017;

• 5. het Mandaatbesluit commissaris van de Koning 2017;

• 6. de Nota inzake aanbestedingsbeleid Provincie Zeeland 2016.

1.2 Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

2. Financieel Informatiesysteem:

Het definiëren van bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen van de budgethouder en van de behandelend ambtenaar ter zake van de verwerking van gegevens in het Financieel Informatiesysteem en in het inkoop- en tendersysteem is van belang omdat deze systemen leidend zijn als het gaat om de financiële verantwoording. Het inkoop- en tendersysteem wordt gehanteerd bij het (registreren van) overeenkomsten naar privaatrecht. Verplichtingen uit deze overeenkomsten worden dan automatisch ingelezen door het Financieel Informatiesysteem.

8. Overeenkomst:

Op grond van deze regeling kan een budgethouder zijn budget aanwenden om een (beleids)doelstelling te realiseren. Hij kan dan bijvoorbeeld een overeenkomst naar privaatrecht aangaan. Deze bevoegdheid om de provincie privaatrechtelijk te binden is echter niet onbeperkt. De budgethouder mag alleen een overeenkomst aangaan als het gaat om een werk, een levering of een dienst, nodig voor het realiseren van de (beleids)doelstelling waarvoor hij het budget heeft verkregen. De wijze waarop een dergelijke overeenkomst moet worden aangegaan is vastgelegd in het provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid. De budgethouder moet zich er steeds van vergewissen dan hij volgens de regels van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid handelt, dat wil zeggen dat hij in ieder geval in de voorbereidingsfase het onderdeel Inkoop- en aanbesteding van de afdeling JIS/P&O betrekt. In artikel 3 van deze regeling, over de reikwijdte van de bevoegdheden van de budgethouder, is meer concreet geregeld wat de budgethouder moet doen als het gaat om het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, een rechtsgeldige ondertekening daarvan, de registratie en financiële afwikkeling.

Nadrukkelijk wordt hier gewezen op de beperkte categorie van overeenkomsten die de budgethouder namens de provincie mag aangaan: die van werken, levering of diensten. Het is de budgethouder niet toegestaan overeenkomsten aan te gaan op het gebied van bijvoorbeeld de aan- en verkoop van vastgoed, huur- en verhuur, aankoop van gronden, samenwerkingsovereenkomsten of beheersovereenkomsten. Mocht het in het kader van de realisatie van de (beleids)doelstelling noodzakelijk zijn dat een overeenkomst wordt gesloten met betrekking tot een onderwerp dat buiten het bestek van zijn bevoegdheid valt en waarvan hierboven enkele voorbeelden zijn genoemd, dan dient de budgethouder zich te wenden tot de afdeling van de provinciale organisatie waar dat onderwerp thuishoort. Als bij bijvoorbeeld over een vastgoedovereenkomst zou gaan dan is de afdeling P&R de afdeling waarbij de budgethouder zich moet voegen. In samenspraak met die afdeling moeten verdere stappen worden ondernomen.

Bij het aangaan van een overeenkomst naar privaatrecht ter zake van een werk, een levering of een dienst als bedoeld in het provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt de daarmee aangegane verplichting geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

Een overeenkomst kan echter ook een recht inhouden. Dat betekent dat die overeenkomst resulteert in een bate en inkomst voor de provincie. Een aangegaan recht wordt geregistreerd in het Financieel Informatiesysteem.

Artikel 2 Aanwijzing en ontheffing budgethouders

In het eerste lid wijzen gedeputeerde staten door het vaststellen van deze regeling de onder a tot en met h genoemde functionarissen aan als budgethouder. Met deze aanwijzing heeft de betreffende functionaris echter nog niet de bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen van een budgethouder. Hij kan de bevoegdheden en verantwoordingsverplichtingen eerst uitoefenen wanneer hem daadwerkelijk een budget is toegewezen gekoppeld aan een (beleids)doelstelling. Met het krachtens de regeling direct aanwijzen van de onder a tot en met h genoemde functionarissen als budgethouder wordt bereikt dat aanwijzing met minder administratieve lasten voor de organisatie geschiedt.

De directe aanwijzing als bedoeld in het eerste lid laat onverlet dat er zich omstandigheden kunnen voordoen dat andere medewerkers worden aangewezen als budgethouder. Deze bevoegdheid berust op grond van het tweede lid bij de functionarissen genoemd onder a tot en met d, te weten: de secretaris/algemeen directeur, de directeur Programma's en projecten, de directeur Organisatie en de afdelingshoofden. De omstandigheden waaronder de hier bedoelde aanwijzing kan plaatsvinden zijn bijvoorbeeld de wenselijkheid van een meer efficiënte verdeling van de taken en verantwoordingsverplichtingen van een aangewezen budgethouder (a tot en met d), een en ander met in achtneming van de voorwaarden van functie- en takenscheiding als bedoeld in artikel 8 van de regeling.

Het budgethouderschap als bedoeld in het eerste en tweede lid vangt aan zodra de afdeling Financiën de medewerker die als budgethouder is aangewezen in het Financieel Informatiesysteem heeft geregistreerd. De afdeling Financiën legt voorts in dit systeem de koppeling van activiteiten aan de betreffende budgethouder vast.

Programma- en projectleider

Programma- en projectleiders maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016. Aan functionarissen die de rol van programma- of projectleider vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma of project. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in deze Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017. Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget en deze regeling al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van het programma of project op grond van het betreffende programma- of projectplan.

Programma- of projectleider is de formele aanduiding voor de (functioneel) leidinggevende functionaris van een programma of project. In artikel 1 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016 is een definitie opgenomen van programma en project. In de dagelijkse praktijk van de provinciale organisatie kan het voorkomen dat andere benamingen worden gebruikt, zoals die van opgavemanager. Een opgavemanager geldt naar de aard van de functie als programmaleider in de zin van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016. Zo zijn er ook andere benamingen denkbaar die steeds moeten worden gekwalificeerd als programma- of projectleider. Het verdient de voorkeur de formele functiebenaming te hanteren, maar als dat onder de gegeven omstandigheden niet is gewenst, dan dient men zich te realiseren wat het formele kader is.

Om te beoordelen of een functionaris de rol van programma- of projectleider vervult wordt aangesloten bij de procedure uit het Handboek Projecten en Programma’s. Dit betekent dat bij de start van een project/programma een startnotitie wordt opgesteld. In die startnotitie wordt ingevuld wie programmaleider en/of projectleider is. De vaststelling van de startnotitie wordt gezien als ‘aanwijzingsbesluit’. Eventueel wordt aanvullend door de ambtelijke opdrachtgever nog een bevestiging van de aanwijzing naar de programma- of projectleider gestuurd.

Vervangend budgethouderschap

In de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2016 is een specifieke vervangingsregeling opgenomen voor de budgethouder. In een dergelijke vervangingsregeling was niet eerder voorzien. De reden dat nu wel te doen is dat als gevolg van het meer opgave gestuurd en resultaatgericht werken, onder meer programma's en projecten zullen worden benoemd die worden geleid door een programma- of projectleider. Vanwege het belang van de continuering van de dienst is een vervangingsregeling voor functionarissen in de hoedanigheid van budgethouder opportuun. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouder is onderhavige Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer. De vervangingsregeling geldt niet voor de statengriffier en de secretaris van de Algemene Rekenkamer.

Artikel 3 Reikwijdte bevoegdheden budgethouder

De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen voor het lopende begrotingsjaar. Indien verplichtingen meerjarig worden aangegaan en/of het beschikbare budget in het lopende begrotingsjaar overstijgen, is een besluit van gedeputeerde staten noodzakelijk. Bij het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten wordt altijd eerst advies ingewonnen bij in ieder geval de afdelingen JIS/P&O en Financiën. De budgethouder is weliswaar gemandateerd tot het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst binnen de genoemde categorieën, dat neemt niet weg dat toch integrale afweging moet plaatsvinden als het onderwerp van de overeenkomst dat noodzakelijk maakt.

Artikel 4 Verantwoordingsverplichtingen budgethouder

Aan het budgethouderschap is een aantal verantwoordingsverplichtingen verbonden die betrekking hebben op het verstrekken van informatie, het ramen van budgetten, het aangaan van verplichtingen en het afhandelen van facturen.

De budgethouder is verantwoordelijk voor het budgetbeheer binnen de bevoegdheden die hij heeft verkregen. Doelmatige besteding van budget wil zeggen dat de budgethouder er voor verantwoordelijk is dat budgetten efficiënt worden aangewend voor het doel waarvoor dit is verstrekt. Een rechtmatige besteding wil zeggen dat er wordt gehandeld binnen de geldende in- en externe wet- en regelgeving.

Het tijdig verstrekken van informatie over te verwachten uitgaven, inkomsten, eventuele over- en onderschrijdingen is de verantwoordelijkheid van de budgethouder. Hier geldt een pro actieve informatieplicht, naast de vaste momenten volgens de vigerende planning & controlcyclus.

Deze pro actieve informatieplicht is ingegeven door mogelijke politieke gevoeligheid op een bepaald moment ter zake van de realisatie van een (beleids)doelstelling (bijvoorbeeld een te wijzigen planning als gevolg van bijvoorbeeld een zich wijzigend planologische regime bij de aanleg van een brug, een weg of anderszins) of bij (de voorbereiding van) het besluit tot de te verlenen opdracht of de te sluiten overeenkomst inzake een werk, een levering of een dienst.

Van politieke of bestuurlijke gevoeligheid is bijvoorbeeld sprake wanneer redelijkerwijs te verwachten is dat een gedeputeerde aangesproken kan worden (zowel intern als extern) over een genomen beslissing.

Onder budgetbeheer wordt tevens verstaan het controleren van de juistheid en volledigheid van de aangegane verplichtingen en facturen, inclusief coderingen in het Financieel Informatiesysteem. Voor de uitvoering en ondersteuning van zijn bevoegdheden kan de budgethouder op grond van het derde lid een behandelend ambtenaar aanwijzen. De budgethouder blijft eindverantwoordelijk.

Artikel 5 Taken behandelend ambtenaar

De behandelend ambtenaar voert diverse taken uit van uitvoerende aard voor de budgethouder. De taken van budgethouder en van behandeld ambtenaar zijn functioneel gescheiden. Hiermee wordt ook bereikt dat invulling wordt gegeven aan het zogenaamde “vier-ogen-principe” waarbij een extra controle is op het vervullen van de voorwaarden die worden gesteld aan bijvoorbeeld het aangaan van een overeenkomst, de registratie en de financiële afwikkeling daarvan. Zo is er de noodzakelijke scheiding aangebracht tussen de functionaris die de bestelling plaatst, goedkeurt, tekent voor ontvangst en voor betaling zorgdraagt. Zie ook artikel 8 over de functie- en takenscheiding.

Artikel 6 Verschuiven budget (administratieve wijziging)

In dit artikel is geregeld dat er verschuivingen binnen de begroting mogelijk zijn die geen besluit van gedeputeerde staten of van provinciale staten vragen. Deze categorie is beperkt tot verschuivingen van diverse budgetten binnen één beleidsdoelstelling binnen het lopende begrotingsjaar. Voorwaarde is dat de in de begroting geformuleerde doelstellingen en activiteiten wel gerealiseerd moeten worden. Een wijziging van geformuleerde doelstellingen valt onder artikel 7.

Daarnaast mag het totaal van de lasten en het totaal van de baten van die betreffende (beleids)doelstelling niet worden gewijzigd. Indien er sprake is van hogere lasten die gedekt kunnen worden door hogere en/of nieuwe baten, dan is er sprake van het wijzigen van de begroting als bedoeld in artikel 7, eerste lid.

Binnen één (beleids)doelstelling kan sprake zijn van meer dan één budgethouder. Als een administratieve wijziging betrekking heeft op budgetten van verschillende budgethouders vergt dit afstemming en instemming vóóraf van de betreffende budgethouders, alvorens een wijziging ter verwerking kan worden doorgegeven.

Voor een nadere toelichting op het onderscheid tussen administratieve wijzigingen en begrotingswijzigingen wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 7.

Artikel 7 Wijzigen begroting en wijzigen ( beleids )doelstelling

De wijze waarop de begroting en de wijzigingen op de begroting worden geautoriseerd is vastgelegd in de vigerende Financiële verordening. Provinciale staten autoriseren de financiële begroting (en wijzigingen daarop) op doelstellingniveau zoals die zijn gedefinieerd in de begroting. Het initiatief en de verantwoordelijkheid van een voorstel tot wijziging van de begroting ligt bij de betreffende budgethouder. Wijzigingen kunnen financieel (geld/budget) en inhoudelijk (beleidsdoelstelling) van aard zijn.

Wijzigingen die invloed hebben op mutaties op reserves vragen op grond van de financiële verordening altijd een begrotingswijziging die vastgesteld wordt door provinciale staten. Hieronder zijn ook begrepen de wijzigingen die voortvloeien uit het overhevelen van budgetten tussen begrotingsjaren aangezien deze via een reserve muteren.

In het vierde lid is vastgelegd dat financiële middelen (budget) die niet worden / zijn besteed ten gunste komen van de algemene middelen.

Het vijfde lid bepaalt op welke wijze er een beleidsmatige begrotingswijziging moet worden doorgevoerd. Dit betreft het wijzigen of laten vervallen van bestaande doelstellingen of het opnemen van nieuwe. Beleidsnota’s zijn in eerste aanleg de basis voor het opstellen van de begroting en de daarin geformuleerde (beleids)doelstellingen, maar dit kan echter ook via een tekstuele begrotingswijziging aan provinciale staten worden voorgelegd.

Nadere toelichting verschuivingen (artikel 6) en begrotingswijzigingen (artikel 7):

Begroting 2017
Programma	Budget		Doelstelling	Budget		Activiteit	Budget		Budgethouder
	Lasten	Baten		Lasten	Baten		Lasten	Baten
Programma 1	€ 425	€ 110	Doelstelling 1A	€ 250	€ 60	a	€ 100	€ 10	I
						b	€ 50	€ 50	II
						c	€ 100	€ -	III
			Doelstelling 1B	€ 175	€ 50	d	€ 75	€ -	IV
						e	€ 100	€ 50	II
Programma 2	€ 250	€ 60	Doelstelling 2A	€ 25	€ -	f	€ 25	€ -	V
			Doelstelling 2B	€ 225	€ 60	g	€ 100	€ 50	V
						h	€ 50	€ 10	II
						i	€ 75	€ -	VI
etc.

Voorbeelden van situaties vallend onder artikel 6:

• budget binnen doelstelling 1A van de activiteiten a en b samenvoegen, waarbij de totaalbedragen van de lasten en/of baten (van a en b samen, respectievelijk € 150/€ 60) gelijk blijven in 2017;

• budget binnen doelstelling 1A van de activiteiten a, b en c samenvoegen, waarbij de totaalbedragen van de lasten en/of baten (a t/m c, respectievelijk € 250/ € 60) gelijk blijven in 2017.

Voorbeelden van situaties vallend onder artikel 7:

• het totaal van de lasten en/of baten verhogen / verlagen op het niveau van een programma in 2017 en/of latere jaren (het totaal van de lasten van programma 1 blijft geen € 425);

• het wijzigen via een verhoging (hogere uitgaven) / verlaging (lagere uitgaven) van de lasten van activiteit a in 2017 of latere jaren (bijvoorbeeld het totaal van de lasten bij a wordt € 150, waarmee het totaal van de lasten van doelstelling 1A € 300 wordt, en het totaal van de lasten van programma 1 € 475);

• het wijzigen via een verhoging (hogere inkomsten) / verlaging (lagere inkomsten) van de baten van activiteit a in 2017 of latere jaren (bijvoorbeeld het totaal van de lasten bij a wordt € 25, waarmee het totaal van de baten van doelstelling 1A € 75 wordt, en het totaal van de baten van programma 1 € 125);

• het wijzigen van het budget van activiteit a (doelstelling 1A) in 2017 naar een activiteit a of een nieuwe activiteit onder doelstelling 1A naar 2018 of latere jaren (bijvoorbeeld de baten en lasten van activiteit a worden geheel overgeheveld van het jaar 2017 naar het jaar 2018, omdat de onderliggende werkzaamheden niet meer in 2017 kunnen plaatsvinden, maar pas in 2018. Totaal van de lasten en baten van activiteit a worden daarmee 0 in 2017);

• het wijzigen van het budget van activiteit a (doelstelling 1A) naar activiteit d of een nieuwe activiteit onder doelstelling 1B in 2017 of latere jaren (bijvoorbeeld het geheel budget van zowel de lasten en baten van a in 2017 gaan naar activiteit d. Lasten en baten van activiteit a worden dan nihil, waarmee de lasten en baten van doelstelling 1A respectievelijk € 150 en € 50 worden. De lasten en baten van activiteit d worden respectievelijk € 175 en € 10, waarmee de lasten en baten van doelstelling 1B respectievelijk € 275 en € 60 worden. Het totaal van de lasten en baten van programma 1 blijft echter ongewijzigd.

• het wijzigen van budget van activiteit a (doelstelling 1A) naar activiteit f (of een nieuwe activiteit buiten programma 1) in 2017 of latere jaren. Van de lasten van activiteit a gaat € 100 (doelstelling 1A, programma 1) over naar de lasten van activiteit f (doelstelling 2A, programma 2);

• het toevoegen, wijzigen of laten vervallen van (de inhoudelijke beschrijving van) een doelstelling in 2017 of latere jaren (overeenkomstig artikel 7, vijfde lid);

• het toevoegen, wijzigen of laten vervallen van (de inhoudelijke beschrijving van) een programma in 2017 of latere jaren (overeenkomstig artikel 7, vijfde lid).

Artikel 8 Functie- en takenscheiding

Als gevolg van de noodzakelijke en adequate functie- en takenscheiding is een budgethouder nimmer tevens behandelend ambtenaar. Het belang van de betrouwbaarheid van de in het kader van het budgethouderschap te verstrekken informatie wordt hiermee zoveel als mogelijk gewaarborgd.