Financiële beleids- en beheersverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

Besluiten om over te gaan tot bekendmaking in het Provinciaal Blad van de door de Raad van Bestuur van Havenschap Moerdijk op 21 december 2016 vastgestelde ‘Financiële beleids- en beheersverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017’. Deze Verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017.

’s-Hertogenbosch, 10 januari 2017

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

de secretaris

mw. ir. A.M. Burger

De Raad van Bestuur van het Havenschap Moerdijk:

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 7 december 2016

gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995, artikel 9 van de Gemeenschappelijke Regeling Havenschap Moerdijk herziening 1997 (laatstelijk gewijzigd 20 september 2013) en de artikelen 4, 5, en 11 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017, alsmede

gelet op artikel op artikel 216 van de Provinciewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten,

Besluit vast te stellen de navolgende:

vast te stellen de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk.

HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b. Administratieve Organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• c. Bedrijfsvoeringsorganisatie: de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk;

• d. Bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk;

• e. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• f. Doeltreffendheid: de mate waarin de Bedrijfsvoeringsorganisatie er in slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;

• g. Financieel Beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk;

• h. Financiële Administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Bedrijfsvoeringsorganisatie ten einde te komen tot een goed inzicht in:

  • a. de financieel-economische positie;

  • b. het financiële beheer;

  • c. de uitvoering van de begroting;

  • d. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • e. alsmede het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• i. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap, besluiten, kaders en procedures van de Raad van Bestuur en besluiten, kaders en procedures van het Dagelijks Bestuur. In hoofdstuk II Financiën en Control uit het Handboek Havenschap Moerdijk zijn aanvullende regels terug te vinden.

In “de normstelling financiële rechtmatigheid” wordt aangegeven welke externe en interne wet- en regelgeving hier bedoeld wordt.

HOOFDSTUK II BEGROTING & VERANTWOORDING

Artikel 2: Begroting & Nota’s

• 1. Het Bestuur stelt jaarlijks een begroting voor het volgende jaar vast.

  Als bijlagen bij die begroting worden gevoegd:

  • De Kadernota;

  • De Nota reserves en voorzieningen;

  • De Nota weerstandsvermogen;

  • De Nota Bedrijfsvoering;

  • De Nota Verbonden partijen.

  opdat de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beleid kan worden getoetst.

Artikel 3: Uitvoeren begroting

• 1. Het Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de begrotingsonderdelen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 4: Interne controle

• 1. Het Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne controle van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk.

• 3. Het Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de controle bedoeld in het tweede lid indien nodig voor verbeteringen en/of maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Verantwoording

Artikel 5: Jaarstukken

• 1. Het Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting.

• 2. In de verantwoording gaat het Bestuur per begrotingsonderdeel in op afwijkingen ten opzichte van de begroting met betrekking tot:

  • a. de voornaamste doelstellingen en prioriteiten;

  • b. de baten en lasten.

HOOFDSTUK III FINANCIELE POSITIE

Kaderstellen

Artikel 6: Financiële positie

• 1. Het Bestuur draagt er zorg voor, dat het beleid in de financiële positie is opgenomen.

• 2. In het hoofdstuk financiële positie met toelichting van de begroting geeft het Bestuur een overzicht van de verwachte financiële positie voor tenminste de komende 3 jaar met een toelichting.

• 3. In het hoofdstuk financiële positie bij de jaarstukken geeft het Bestuur een overzicht van de werkelijke financiële positie t.o.v. een jaar eerder en t.o.v. de begroting.

Artikel 7: Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Participaties in het aandelenkapitaal van NV's en BV's (kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen in de zin van het BBV) zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Indien de waarde van de aandelen onverhoopt structureel mocht dalen tot onder de verkrijgingsprijs zal afwaardering plaatsvinden.

• 2. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief het saldo van agio en disagio worden lineair in 4 jaar afgeschreven.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven o.b.v.:

  • a. Resterende verwachte levensduur: gebouwen;

  • b. Niet: gronden en terreinen.

    Activa met een verkrijgingprijs minder dan € 1.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd. Het Bestuur kan rekening houdend met specifieke gebruiksduur van een actief, (schriftelijk) gemotiveerd, afwijken van de hierboven genoemde afschrijvingstermijnen.

Artikel 8: Treasuryfunctie

• 1. Het Bestuur draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor:

  • a. Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de onderdelen binnen de door het Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b. Het beheersen van risico’s verbonden aan de treasuryfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c. Het zoveel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van voldoende rendement op uitzettingen;

  • d. Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Het Bestuur neemt bij het uitvoeren van de treasuryfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a. Het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

  • b. Overtollige gelden worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c. Voor het aantrekken van financieringen wordt de inkoopprocedure gevolgd;

  • d. Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

  • e. Voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden wettelijke waarden. Het Dagelijks Bestuur informeert de Raad van Bestuur indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

• 3. Verstrekken van geldleningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het Bestuur indien mogelijk (aanvullende) zekerheden. Het Bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4. Het Bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met het derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut.

Artikel 9: Registratie bezittingen en vermogen

• 1. Het Bestuur zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2. Het Bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 5 jaar.

• 3. Bij afwijkingen in de registratie van de bezittingen zorgt het Bestuur voor verbeteringen en/of maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

HOOFDSTUK IV PARAGRAFEN

Artikel 10: Financiering en treasury

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken gaat het Bestuur in de paragraaf financiering en treasury in op:

  • a. algemene ontwikkelingen rentebeleid;

  • b. financieringsbehoefte en –positie;

  • c. toetsing aan de normen van de Wet Fido.

HOOFDSTUK V FINANCIELE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE

Artikel 11: Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. Het sturen en beheersen van activiteiten en processen binnen de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden enzovoorts;

  • c. Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • d. Het afleggen van de verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 12: Financiële administratie

Het Bestuur draagt er zorg voor dat:

• a. De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. De vereiste informatie verstrekt wordt aan de provincie, het rijk, en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoording opleggen aan gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 13: Financiële organisatie

Het Bestuur draagt de zorg voor:

• a. Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

• b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie;

• c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

HOOFDSTUK VI SLOTBEPALINGEN

Artikel 14: Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad van de provincie Noord-Brabant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2017, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van het begrotingsjaar 2017 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 15: Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening BVO Havenschap Moerdijk 2017’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad van Bestuur van 21 december 2016.

De Raad van Bestuur voornoemd,

De secretaris,

F.J. van den Oever

De voorzitter,

L.W.L. Pauli