Provinciaal blad van Noord-Brabant
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Noord-Brabant | Provinciaal blad 2017, 209 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Archiefverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
Besluiten om over te gaan tot bekendmaking in het Provinciaal Blad van de door de Raad van Bestuur van Havenschap Moerdijk op 21 december 2017 vastgestelde ‘Archiefverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017’. Deze Verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017.
’s-Hertogenbosch, 10 januari 2017
Gedeputeerde Staten voornoemd,
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
Archiefverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017
De Raad van Bestuur van het Havenschap Moerdijk:
gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 7 december 2016
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995, artikel 9 van de Gemeenschappelijke Regeling Havenschap Moerdijk herziening 1997 (laatstelijk gewijzigd 20 september 2013) en de artikelen 4, 5, 11 en 21 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats
Artikel 2: Aanwijzing archiefbewaarplaats
Als Archiefbewaarplaats van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) te ’s Hertogenbosch, uitgezonderd archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van de gemeente Moerdijk.
Hoofdstuk III. De zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden
Artikel 3: Zorg voor archiefruimten
Het bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, ongeacht hun vorm.
Het Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de Bedrijfsvoeringsorganisatie die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Het Bestuur doet jaarlijks verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 3 van de Wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris
De Archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats.
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Aldus besloten door de Raad van Bestuur in de openbare vergadering van 21 december 2016.
De Raad van Bestuur voornoemd,
de secretaris
F.J. van den Oever
de voorzitter
L.W.L. Pauli
Bijlage: Memorie van toelichting
Deze Archiefregeling sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het Bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het Bestuur draagt voor de archieven en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze regeling is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling .
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze regeling een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van de deelnemers aan de regeling zijn en blijven de verantwoordelijkheid van de betrokken deelnemers en worden te zijner tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door elk van de deelnemers afzonderlijk is aangewezen.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Het Bestuur verneemt op deze manier wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
De verslaglegging door de archivaris maakt onderdeel uit van de verantwoording van het Bestuur zoals bedoeld in artikel 9.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2017-209.html