Controleverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

Besluiten om over te gaan tot bekendmaking in het Provinciaal Blad van de door de Raad van Bestuur van Havenschap Moerdijk op 21 december 2016 vastgestelde ‘Controleverordening Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017’. Deze Verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017.

’s-Hertogenbosch, 10 januari 2017

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter de secretaris

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. ir. A.M. Burger

De Raad van Bestuur van het Havenschap Moerdijk:

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 7 december 2016

gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995, artikel 9 van de Gemeen-schappelijke Regeling Havenschap Moerdijk herziening 1997 (laatstelijk gewijzigd 20 septem-ber 2013) en de artikelen 4, 5, en 11 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsor-ganisatie Havenschap Moerdijk 2017, alsmede

gelet op artikel 217 Provinciewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;

Besluit vast te stellen:

de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk.

HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Accountant: een door het Bestuur aangewezen:

  • registeraccountant of;

  • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of;

  • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Bestuur aangewezen accountant van:

  • 1. - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • 2. - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • 3. - het in overeenstemming zijn van de door het Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 Provinciewet;

  • 4. - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • 5. - onrechtmatigheden in de jaarrekening;

  • 6. - de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217 lid 6 Provinciewet.

• c. Bedrijfsvoeringsorganisatie: de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk;

• d. Bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk;

• e. Deelverantwoording: een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de Bedrijfsvoeringsorganisatie waarvan de verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• f. Rechtmatigheid: rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole en het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van het Havenschap, besluiten, kaders en procedures van de Raad van Bestuur en besluiten, kaders en procedures van het Dagelijks Bestuur. In hoofdstuk II Financiën en Control uit het Handboek Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk zijn aanvullende regels terug te vinden.

In “de normstelling financiële rechtmatigheid” wordt aangegeven welke externe en interne wet- en regelgeving hier bedoeld wordt.

HOOFDSTUK II DE ACCOUNTANTSCONTROLE & RAPPORTERING

Artikel 2: Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217 lid 2 Provinciewet, wordt opgedragen aan een door het Bestuur aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vijf jaar.

• 2. Het Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  En voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f. de posten van de jaarrekening en eventuele deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

  • g. de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan in het programma van eisen worden opgenomen, dat het Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de producten en de organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij moet hanteren.

• 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het Bestuur voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningscriteria en per gunningscriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3: Informatieverstrekking door het Bestuur

• 1. Het Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het Bestuur stelt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 15 april vast.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de netwerk-secretaris aan het Bestuur bekendgemaakt.

Artikel 4: Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole kan periodiek (afstemmings-)overleg plaatsvinden tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Bestuur en de (netwerk-)secretaris van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk.

Artikel 5: Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle betrokken personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het Bestuur draagt er zorg voor, dat alle informatie aan de accountant kan worden verstrekt, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6: Overige controles en opdrachten

• 1. Voor zover nodig geacht kan het Bestuur de aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het Bestuur draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Bestuur kan zelf bepalen aan wie zij de opdracht verleent voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen.

Artikel 7: Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de secretaris van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

HOOFDSTUK III SLOTBEPALINGEN

Artikel 8: Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad van de provincie Noord-Brabant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2017 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2017 en later.

Artikel 9: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening BVO Havenschap Moerdijk 2017”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad van Bestuur van 21 december 2016.

De secretaris,

F.J. van den Oever

De voorzitter,

L.W.L. Pauli