Verordening van Provinciale Staten van de provincie Groningen houdende regels omtrent financiën Financiële verordening provincie Groningen 2017

Gedeputeerde Staten van Groningen maken bekend dat Provinciale Staten in hun vergadering van 19 april 2017, nr. 4.c, zaaknr. 681302 het volgende besluit hebben genomen:

Provinciale Staten van Groningen:

• gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten van 29 maart 2017, nr. 2017-15.638, FC;

• overwegende dat:

  • Provinciale Staten op 12 november 2003 de Financiële verordening provincie Groningen hebben vastgesteld, laatstelijk gewijzigd op 5 juli 2006;

  • deze verordening veel elementen bevat die reeds zijn bepaald in hogere wet- en regelgeving en andere provinciale verordeningen;

  • Provinciale Staten het wenselijk achten om een nieuwe verordening vast te stellen die beter aansluit bij de huidige inzichten voor het opstellen van provinciale regelgeving en waarin de sturings- en kaderstellende elementen van Provinciale Staten op een transparante wijze naar voren komen;

• gelet op artikel 216 van de Provinciewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

BESLUITEN:

Vast te stellen hetgeen volgt:

Financiële verordening provincie Groningen 2017

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. activa: bezittingen en vorderingen van de provincie;

• b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de provincie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c. baten: inkomsten van diensten/leveringen/investeringen die aan de periode worden toegerekend waarop deze inkomsten betrekking hebben;

• d. BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• e. begroting: begroting als bedoeld in het BBV, bestaande uit de beleidsbegroting en de financiële begroting;

• f. beleidsbegroting: begroting als bedoeld in het BBV, bestaande uit het programmaplan en de paragrafen;

• g. betrouwbaarheid: juistheid, tijdigheid en volledigheid;

• h. boekjaar: periode waarop een financieel verslag (begroting en jaarrekening) betrekking heeft. Het provinciaal boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december;

• i. budget: bedrag dat maximaal beschikbaar is in de financiële begroting ten behoeve van de uitvoering van activiteiten voor het realiseren van provinciale doelstellingen;

• j. doelmatig: binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat bereiken of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;

• k. doelstelling: een nadere onderverdeling van de programma's in de begroting, waarmee tot uitdrukking wordt gebracht wat de provincie wil bereiken;

• l. doeltreffend: de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het beleid worden daadwerkelijk bereikt;

• m. drempelbedrag: maximumbedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden;

• n. EMU-saldo: is het verschil van inkomsten en uitgaven van de overheid;

• o. financiële administratie: onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van financiële gegevens van de provincie omvat, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • de financieel-economische positie;

  • het financiële beheer;

  • de uitvoering van de begroting;

  • het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• p. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen, het nakomen van financiële verplichtingen en het uitoefenen van rechten door de provincie;

• q. indicator: één of meer realisatie- dan wel streefwaarden voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de te leveren/geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten van het provinciale beleid;

• r. interne controle: controle op het financiële beheer en de betrouwbare werking van de administratieve organisatie (het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding);

• s. investering: het vastleggen van vermogen in een object (kapitaalgoed) waarvan het nut voor de provincie zich over meerdere jaren uitstrekt;

• t. jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 24, derde lid, van het BBV: financieel overzicht van baten, lasten, balans en toelichtingen;

• u. jaarstukken: jaarstukken als bedoeld in artikel 24, eerste lid, van het BBV, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening;

• v. jaarverslag: jaarverslag als bedoeld in artikel 24, tweede lid, van het BBV, bestaande uit de inhoudelijke programmaverantwoording en de paragrafen;

• w. kasgeldlimiet: een bij ministeriële regeling vastgesteld percentage van het begrotingstotaal waarboven de gemiddelde vlottende schuld, over drie maanden gezien, niet mag uitkomen;

• x. kosten: diverse soorten van uitgaven voor de provincie;

• y. (investerings)krediet: een financieel plafond voor het doen van uitgaven of het uitvoeren van investeringen, het aanhouden van voorraden of het verlenen / verkrijgen van financieringsmiddelen;

• z. lasten: kosten van diensten/leveringen/investeringen die aan de periode worden toegerekend waarop de provincie gebruiksnut heeft;

• aa. paragrafen: onderdeel van de beleidsbegroting als bedoeld in het BBV;

• ab. prestatie: het realiseren van een gesteld doel of verplichting;

• ac. programma: een cluster van samenhangende provinciale doelstellingen en activiteiten. Voor zover er onderverdeling van een programma nodig is hanteren wij het begrip deelprogramma;

• ad. programmaplan: onderdeel van de beleidsbegroting als bedoeld in het BBV, met het totaal van de programma's;

• ae. rechtmatig: het uitvoeren en vastleggen van financiële beheershandelingen in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, daaronder begrepen provinciale verordeningen en besluiten van provinciale staten, zoals bedoeld in artikel 217, derde lid, onder b, van de Provinciewet;

• af. renterisiconorm: de jaarlijkse verplichte aflossingen en de renteherzieningen mogen niet meer bedragen dan een bij ministeriële regeling vastgesteld percentage van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling, indicatoren, prestaties

• 1. Gedeputeerde Staten leggen voor aanvang van de nieuwe bestuursperiode de indeling in programma’s met daarbinnen de onderkende deelprogramma's ter besluitvorming voor aan Provinciale Staten.

• 2. Provinciale Staten stellen op voorstel van Gedeputeerde Staten per programma relevante indicatoren en prestaties per beleidsdoel vast.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens met betrekking tot realisatie- en streefwaarden per indicator en de prestaties per beleidsdoel, zoals opgenomen in het programmaplan, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Kaders begroting

• 1. Gedeputeerde Staten bieden in het voorjaar een nota over de beleidsmatige en financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren ter vaststelling aan Provinciale Staten aan. In deze nota worden bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering, bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken, bedoeld in artikel 7.

• 2. Provinciale Staten maken binnen de door hen vast te stellen kaders een afweging van voorstellen en de daarvoor in te zetten middelen.

• 3. Bij genoemde nota wordt een voorstel gedaan tot wijziging van de begroting.

Artikel 4. Begroting

• 1. Gedeputeerde Staten stellen de begroting op waarbij zij, naast het totaal van de lasten en baten per (deel)programma, binnen het programmaplan het totaal van de netto lasten per beleidsdoel vastleggen.

• 2. Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de begroting en begrotingswijzigingen de totale lasten en de totale baten per programma.

• 3. Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen voor een investering leggen Gedeputeerde Staten het investeringsvoorstel en het voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet voor aan Provinciale Staten.

• 4. Naast de financiële omvang van het investeringskrediet geeft het hiervoor in het derde lid benoemde investeringsvoorstel ten minste inzicht in de looptijd van voorbereiding en uitvoering, de periode en wijze van afschrijving en de daarbij horende afschrijvingslasten, het verwachte jaar van gereedkomen, de omvang en de dekking van de toekomstige beheer- en onderhoudslasten van het betreffende investeringsproject en het moment waarop de financiële gevolgen van dit voorstel in de begroting zullen worden verwerkt.

• 5. Het investeringskrediet heeft een looptijd van het moment van vaststelling door Provinciale Staten tot het moment van gereedkomen van het investeringsproject.

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden en dat de baten worden gerealiseerd.

• 3. Provinciale Staten mandateren Gedeputeerde Staten om de onderstaande typen begrotingswijzigingen door te voeren:

  • a. bijdragen van derden met een specifiek doel;

  • b. overboekingen naar volgende begrotingsjaren (categorie 1 en decentralisatie-uitkeringen);

  • c. reeds door Provinciale Staten genomen besluiten;

  • d. incidentele begrotingswijzigingen tot € 50.000,-;

  • e. bestemmingsreserves Automatisering en Apparaatskosten Personeel.

    Voor de in dit lid genoemde begrotingswijzigingen geldt dat deze niet leiden tot wijzigingen in doelen en prestaties zoals vastgesteld door Provinciale Staten.

• 4. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten via een bijlage in het eerstvolgende P&C-document over de overeenkosmtig het derde lid in mandaat doorgevoerde begrotingswijzigingen.

Artikel 6. Tussentijdse informatie en rapportage

• 1. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten door middel van tussentijdse rapportages, zoals de najaarsnota en de digitale monitor, over de voortgang bij de uitvoering van de begroting.

• 2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling in de begroting.

• 3. In het kader van de najaarsnota worden Provinciale Staten geïnformeerd over de verwachte ontwikkeling van de lopende begroting en het financiële meerjarenperspectief, de afwijkingen in beleid en middelen bij de uitvoering van de begroting en wordt aan Provinciale Staten een voorstel gedaan tot wijziging van de begroting.

• 4. In het kader van de digitale monitor worden Provinciale Staten geïnformeerd over:

  • a. de voortgang van activiteiten, indicatoren, doelen, aangenomen moties;

  • b. de stand van zaken uitvoering aanbevelingen Noordelijke Rekenkamer;

  • c. de voortgang van de besteding van de beschikbare middelen;

  • d. een aankondiging van de over te boeken kredieten ter verwerking in de jaarrekening (op te nemen in de digitale monitor laatste kwartaal).

• 5. Gedeputeerde Staten rapporteren in de najaarsnota en de digitale monitor Groningen over wijzigingen van de ramingen groter dan € 50.000,-.

Artikel 7. Jaarstukken

Gedeputeerde Staten stellen het jaarverslag en de jaarrekening op en leggen daarin verantwoording af over de uitvoering van de beleidsdoelen in de programma's zoals geformuleerd in de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 8. Algemeen financieel beleid

• 1. Gedeputeerde Staten stellen voor het goed functioneren van het begrotings- en verantwoordingsproces financiële begrotingsregels (regeling budgetbeheer) op en leggen deze ter kennisname voor aan Provinciale Staten.

• 2. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten over de wijzigingen in de begrotingsregels bij de voorjaarsnota of najaarsnota.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Kosten voor onderzoek naar en ontwikkeling van een actief worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2. Provinciale staten kunnen besluiten af te wijken van het in het eerste lid bepaalde bij het vaststellen van het investeringsvoorstel ingevolge artikel 4, derde en vierde lid.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd en direct ten laste dan wel ten gunste van de exploitatie gebracht.

• 4. Gronden en terreinen worden te allen tijde geactiveerd.

• 5. Materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijke nut, bedoeld in artikel 35 van het BBV, met een gebruiksduur van minder dan 5 jaar worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 6. Materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijke nut, bedoeld in artikel 35 van het BBV, met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs per object van minder dan € 100.000,- worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 7. Bij activering van investeringen in materiële vaste activa met economisch nut wordt gebruik gemaakt van de componentenmethode.

• 8. Bij activering van investeringen in materiële vaste activa van maatschappelijk nut wordt geen gebruik gemaakt van de componentenmethode, met uitzondering van investeringen in boordvoorzieningen.

• 9. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlagen bij de begroting.

• 10. Afschrijving vindt plaats met ingang van het jaar na verwerving of gereedkomen van het actief.

• 11. Dekking van afschrijvingslasten vindt plaats:

  • a. in eerste aanleg ten laste van bestaande ramingen in de (meerjaren)begroting of de voor dat doel te vormen bestemmingsreserve Afschrijvingen;

  • b. voor het restant van de afschrijvingslasten direct ten laste van de budgettaire ruimte.

• 12. Aan geactiveerde investeringen wordt geen rente toegerekend, tenzij hiertoe specifiek wordt besloten bij het vaststellen van het investeringsvoorstel.

• 13. Bij het verrekenen van investeringen met eigen kredieten en bijdragen van derden wordt rekening gehouden met de rentecomponent op basis van het geldende rentepercentage op het moment van de investering.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt minimaal per balansdatum beoordeeld of de betreffende openstaande posten reëel inbaar zijn. Op basis van deze beoordeling wordt een voorziening dubieuze debiteuren gevormd.

Artikel 11. Reserves

• 1. Gedeputeerde Staten leggen het vormen van een nieuwe reserve of wijziging van een bestaande reserve door middel van een voordracht aan Provinciale Staten ter besluitvorming voor.

• 2. Gedeputeerde Staten leggen in de voordracht ingevolge het eerste lid in ieder geval de volgende gegevens vast:

  • a. doelstelling en gebruik en de daarbij te hanteren criteria;

  • b. toegestane minimum en maximumstand;

  • c. dotatie en onttrekking;

  • d. bepalingen omtrent opheffing, waarin begrepen het initiatief en argumenten;

  • e. wel of niet toerekenen van rente en de argumenten daartoe.

• 3. Provinciale Staten besluiten, met in achtneming van artikel 5, derde lid, over bestedingen ten laste van de Algemene reserve en bestemmingsreserves bij de vaststelling van de begroting, begrotingswijzigingen of de jaarstukken.

• 4. Gedeputeerde Staten rapporteren aan het begin van de nieuwe bestuursperiode over alle reserves en in de tussenliggende jaren over de belangrijkste reserves in de najaarsnota.

• 5. Deze rapportage behandelt in ieder geval de volgende onderwerpen:

  • a. achtergrond en doel van de reserves;

  • b. huidige stand en ontwikkelingen;

  • c. prognose voor de komende tien jaar.

Artikel 12. Voorzieningen

• 1. Voorzieningen worden ingesteld en opgeheven op grond van een besluit van Gedeputeerde Staten.

• 2. In het voorstel tot instellen van een voorziening wordt ingegaan op:

  • a. het doel en de functie van de voorziening;

  • b. de categorie waartoe de voorziening behoort;

  • c. de noodzaak van de voorziening;

  • d. de gewenste of noodzakelijke omvang van de voorziening, voor elke voorziening dient een financiële onderbouwing aanwezig te zijn. Bij een voorziening wegens oninbaarheid wordt dit gedaan op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen;

  • e. de eventuele inflatiecorrectie toerekening;

  • f. zo mogelijk het plafond;

  • g. zo mogelijk de duur van de voorziening;

  • h. bij cyclisch onderhoud: de omvang en de wijze van dotaties en bestedingen inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarenplanning, beheer of onderhoudsplannen.

• 3. Als voor een dotatie aan een voorziening een verschuiving van middelen tussen programma's en/of een beslag op de algemene middelen nodig is zal deze ter besluitvorming aan Provinciale Staten moeten worden voorgelegd.

• 4. Bij het opheffen van voorzieningen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

  • a. een voorziening dient te worden opgeheven als de verplichting (risico) waarvoor de voorziening is gevormd, is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan.

  • b. wanneer een voorziening wordt opgeheven valt het saldo vrij ten gunste van de algemene middelen.

• 5. Provinciale Staten worden via de P&C-cyclus geïnformeerd over besluiten tot instelling of opheffing van een voorziening.

Artikel 13. Verwerking van baten en lasten

• 1. Overeenkomstig het BBV worden baten en lasten verwerkt in het jaar waarop ze betrekking hebben.

• 2. Bij opdrachtverstrekking wordt de last genomen naar rato van realisatie van de onderliggende prestatie.

• 3. Bij subsidies wordt de last genomen naar rato van realisatie van de onderliggende prestatie, tenzij de hoogte van de subsidie niet expliciet kan worden verbonden aan de te leveren prestaties. In dat geval wordt de last genomen op het moment van het verstrekken van de subsidiebeschikking.

• 4. Meerjarige verplichtingen die betrekking hebben op komende begrotingsjaren kunnen, voor zover het niet verplichtingen inzake door Provinciale Staten vastgestelde uitvoeringsprogramma's betreffen, door Gedeputeerde Staten ten laste van die jaren worden vastgelegd tot een maximum van 50% van de in de laatst vastgestelde begroting voor die jaren opgenomen meerjarenramingen.

• 5. Bij het aangaan van meerjarige verplichtingen boven € 250.000,- per jaar ten laste van kredieten, die geen deel uitmaken van door Provinciale Staten vastgestelde uitvoeringsprogramma's en, waarmee in de begroting rekening is gehouden, informeren Gedeputeerde Staten in ieder geval vooraf Provinciale Staten. Gedeputeerde Staten nemen pas een besluit, nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen (artikel 158, tweede lid, van de Provinciewet) ter kennis van Gedeputeerde Staten te brengen.

• 6. Indien er bij de afronding van verplichtingen financiële ruimte ontstaat, wordt:

  • a. in het lopende jaar de financiële ruimte toegevoegd aan het beschikbare budget van het lopende jaar;

  • b. na afloop van het jaar de financiële ruimte toegevoegd aan de algemene middelen, met uitzondering van vrijval op verplichtingen die gefinancierd zijn ten laste van bestemmingsreserves, voorzieningen, doeluitkeringen en bijdragen van derden. Deze middelen worden toegevoegd aan het oorspronkelijke doel.

Artikel 14. Grondslagen prijzen en tarieven

• 1. De prijzen die in een privaatrechtelijke relatie in rekening worden gebracht door de provincie Groningen dekken alle directe, aan de desbetreffende activiteit toe te rekenen kosten. Voor de indirecte, aan de desbetreffende activiteit toe te rekenen kosten wordt een opslag over de directe personeelskosten voor overhead gehanteerd. Deze opslag wordt jaarlijks op basis van de ramingen in de begroting bepaald.

• 2. Het eerste lid is niet van toepassing indien niet in concurrentie wordt getreden met ondernemingen.

• 3. Voor door de provincie specifiek te verrichten diensten worden rechten als bedoeld in artikel 225 van de Provinciewet geheven op basis van ten hoogste kostendekkende tarieven. Hiertoe wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd waarbij naast de directe kosten alleen die indirecte kosten worden toegerekend die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten. Hierbij worden ten minste betrokken:

  • bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa,

  • de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa; en

  • de compensabele BTW.

• 4. De omslagrente voor rentetoerekening aan de activa in enig jaar wordt bepaald door het totaal van de over vaste schulden te betalen rente.

Artikel 15. Belastingen en heffingen

Op voorstel van Gedeputeerde Staten bepalen Provinciale Staten de hoogte van de provinciale belastingen en heffingen. Deze belastingen respectievelijk heffingen worden vastgelegd in een wijziging van de 'Heffingsverordening opcenten op de hoofdsom van de motorrijtuigenbelasting' respectievelijk de tarieventabel, behorende bij de 'Legesverordening provincie Groningen 1993' dan wel in een afzonderlijke Statenvoordracht met betrekking tot specifieke provinciale heffingen.

Artikel 16. Financieringsfunctie

• 1. Gedeputeerde Staten dragen bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van tijdelijk overtollige gelden om de programma’s binnen de door de Provinciale Staten vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Gedeputeerde Staten nemen bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a. bij het uitzetten van tijdelijk overtollige gelden is de Wet financiering decentrale overheden en de behorende ministeriële regelingen van toepassing;

  • b. het uitzetten van tijdelijk overtollige middelen bij decentrale overheden dient zo optimaal mogelijk, afhankelijk van de marktsituatie, te worden gedaan, waarbij het rendement minimaal gelijk dient te zijn aan het rendement op een Nederlandse staatsobligatie met vergelijkbare looptijd;

  • c. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden ten minste drie prijsoffertes bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • d. derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

  • e. bij het opereren op de financiële markten wordt zodanig gehandeld dat de toegang tot de markten niet in gevaar komt;

  • f. voor de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het drempelbedrag gelden de wettelijke waarden; Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten hierover door middel van de Financieringsparagraaf in de begroting en de rekening. Bij overschrijding van de kasgeldlimiet gedurende drie kwartalen achtereen dient de provincie haar toezichthouder hiervan op de hoogte te stellen en een plan voor te leggen om binnen de kasgeldlimiet te blijven.

• 3. Verstrekken van leningen, garanties, waarborgen en het aangaan van participaties worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak met toepassing van het Afwegingskader publiek vermogen Groningen. Gedeputeerde Staten bedingen hierbij indien mogelijk zekerheden. Gedeputeerde Staten informeren in ieder geval vooraf Provinciale Staten en nemen pas een besluit nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van Gedeputeerde Staten te brengen voor zover het betreft:

  • a. het verstrekken van leningen, garanties, waarborgen en het aangaan van participaties voor bedragen groter dan € 250.000,-;

  • b. bij leningen, garanties, waarborgen en participaties onder de limiet geldt de actieve informatieplicht door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten.

• 4. De verplichtingen, bedoeld in het derde lid, zijn niet van toepassing bij subsidies in de vorm van een lening, die worden verstrekt uit reeds beschikbaar gestelde beleidskredieten.

• 5. Indien wordt gekozen voor een vorm van revolverend financieren zijn de door Provinciale Staten vastgestelde kaders voor nieuw op te richten revolverende fondsen van toepassing.

• 6. Gedeputeerde Staten stellen regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met vierde lid en leggen deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Financieringsstatuut. Gedeputeerde Staten zenden het Financieringsstatuut ter kennisneming aan Provinciale Staten.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 17. Paragrafen

• 1. In de begroting en het jaarverslag worden in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, en met betrekking tot de lokale heffingen. In de paragrafen wordt ten minste opgenomen datgene dat nader bepaald is in het BBV.

• 2. Gedeputeerde Staten bieden ten minste eenmaal in de vier jaar een Kadernota Risicomanagement provincie Groningen ter vaststelling aan Provinciale Staten aan. Deze nota biedt de kaders waarbinnen Gedeputeerde Staten op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen dienen te werken.

• 3. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken nemen Gedeputeerde Staten naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

  • a. een inschatting van de impact per risico in geval van risico’s van materieel belang (waarde x de kans van optreden);

  • b. het minimaal benodigde incidentele weerstandsvermogen, te bepalen op basis van de som van de impact van de afzonderlijke incidentele risico's, vermenigvuldigd met de vastgestelde ratio weerstandsvermogen;

  • c. een overzicht in hoeverre het minimaal benodigde incidentele weerstandsvermogen met de beschikbare incidentele weerstandscapaciteit kan worden opgevangen;

  • d. de wijze en het moment waarop de minimaal beschikbare weerstandscapaciteit zal worden aangevuld als deze meer dan 10% kleiner is danhet minimaal benodigde incidentele weerstandsvermogen;

  • e. een overzicht van leningen en participaties waarover Gedeputeerde Staten een besluit hebben genomen, waarvan Provinciale Staten het principebesluit hebben behandeld en de ontvangende organisatie operationeel is;

  • f. het risicoprofiel van nog in te stellen revolverende fondsen en het voor deze fondsen reserveren van een risicobuffer van 20% binnen de beschikbare weerstandscapaciteit. Gedeputeerde Staten kunnen gemotiveerd van dit percentage afwijken.

• 4. Gedeputeerde Staten evalueren ten minste eenmaal in de vier jaar het beleid met betrekking tot de verbonden partijen en actualiseren zo nodig de Nota Verbonden partijen en bieden de geactualiseerde nota ter vaststelling aan Provinciale Staten aan. Deze nota biedt de kaders waarbinnen Gedeputeerde Staten het beleid met betrekking tot het starten, het beëindigen (van de betrokkenheid bij) en de sturing en controle van verbonden partijen moeten uitvoeren en waarin de rollen van Gedeputeerde en Provinciale Staten worden gespecificeerd.

Hoofdstuk 5. Financieel beheer, interne controle en financiële organisatie

Artikel 18. Administratie

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een administratie die zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen de provincie als geheel en binnen de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende kredieten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de provinciale productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het provinciale beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Interne controle

• 1. Gedeputeerde Staten dragen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen tot herstel.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal onderdelen van de organisatie op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de provinciale regelingen en eigendommen.

• 3. Gedeputeerde Staten zorgen op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Zij nemen op basis van het plan van verbetering de nodige maatregelen. De resultaten van de toetsing en het plan van verbetering worden ter kennis gebracht van Provinciale Staten.

• 4. Gedeputeerde Staten zorgen voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie nemen Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan Provinciale Staten aangeboden.

Artikel 20. Financiële organisatie

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor en leggen in een besluit vast:

• a. een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de organisatieonderdelen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende kredieten en investeringskredieten;

• d. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van onderlinge leveringen binnen de provinciale organisatie;

• e. de te maken afspraken met de provinciale organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de provinciale organisatieonderdelen.

Artikel 21. Aanbesteding en inkoop

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor en leggen in een nota met betrekking het inkoop- en aanbestedingsbeleid de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten.

Artikel 22. Subsidieverstrekking en steunverlening

• 1. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor en leggen in een nota de interne regels vast voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies.

• 2. Gedeputeerde Staten bieden ten minste eens in de vier jaar een Nota verstrekking provinciale subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van provinciale subsidies en een overzicht van de toegekende provinciale subsidies in de achterliggende vier jaren.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 23. Evaluatie

De financiële verordening wordt ten minste eens in de vier jaar geëvalueerd en wordt op basis van de uitkomsten van de evaluatie zo nodig aangepast.

Artikel 24. Hardheidsclausule

Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten kunnen één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover de toepassing, gelet op het belang van het financieel beleid, het financieel beheer of de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 25. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële verordening provincie Groningen wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening provincie Groningen van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 26. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van uitgifte van het Provinciaal blad, waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 27. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening provincie Groningen 2017.

Groningen, 19 april 2017

Provinciale Staten voornoemd:

F.J. Paas ,

voorzitter.

H. Engels - Van Nijen,

griffier.