Reglement Adviescommissie Cultuur 2017–2020

Algemene toelichting

Subsidieaanvragen worden voor advies voorgelegd aan de Adviescommissie Cultuur. De adviescommissie heeft geen vaste samenstelling. Per beoordelingsronde wordt de commissie samengesteld uit een adviseurspool (‘de flexibele schil’). In de pool hebben deskundigen op het gebied van muziek, theater, beeldende kunst en vormgeving, film, nieuwe media, literaire cultuur, dans, erfgoed en festivals zitting.

Bij de samenstelling van de adviseurspool is rekening gehouden met een brede representatie van deskundigen. De leden en de voorzitter zijn door Gedeputeerde Staten benoemd.

Voor de beoordeling van subsidieaanvragen wordt uit deze adviseurspool door de voorzitter in samenspraak met de commissiesecretaris een adviescommissie samengesteld. De commissie adviseert Gedeputeerde Staten over het al dan niet honoreren van subsidieaanvragen dan wel over de prioritering van subsidieaanvragen. Gedeputeerde Staten nemen het uiteindelijke besluit.

Artikel 1 Instelling en taken adviescommissie

Artikel 2 Samenstelling

  • 1.

    De commissie bestaat uit één vast lid, de voorzitter, en een flexibele schil bestaande uit ten hoogste 30 leden.

  • 2.

    De voorzitter en de leden worden gekozen op basis van hun deskundigheid.

Artikel 3 Benoeming

  • 1.

    Gedeputeerde Staten benoemen de voorzitter en de overige leden voor de duur van de beleidsperiode cultuur 2017–2020.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten benoemen tevens twee plaatsvervangend voorzitters voor de duur van de beleidsperiode cultuur 2017–2020

  • 3.

    Indien een lid tussentijds zijn/haar functie neerlegt, kan hij/zij door een nieuw te benoemen lid worden vervangen.

Artikel 4 Einde lidmaatschap

Het lidmaatschap van de commissie eindigt:

  • a.

    door het intrekken of vervallen van de subsidieregelingen;

  • b.

    bij het bereiken van de in artikel 3 eerste lid genoemde termijn;

  • c.

    door het nemen van ontslag als lid;

  • d.

    bij het overlijden van het lid;

  • e.

    door een daartoe strekkend besluit van Gedeputeerde Staten.

Artikel 5 Commissiesecretariaat

  • 1.

    Ter ondersteuning van de adviescommissie fungeert een commissiesecretaris die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten.

  • 2.

    Het commissiesecretariaat zorgt voor:

    • a.

      het organiseren van bijeenkomsten van de adviescommissie en de tijdige verzending van de adviesaanvragen;

    • b.

      de zakelijke verslaglegging van de vergaderingen van de adviescommissie;

    • c.

      het op verzoek van de adviescommissie uitnodigen van aanvragers om een toelichting in de adviescommissie te kunnen geven over aanvragen op basis van de subsidieregeling Versterking productieaanbod Overijssel;

    • d.

      inhoudelijke ondersteuning van de adviescommissie.

Artikel 6 Voorzitter

  • 1.

    De voorzitter geeft leiding aan de vergadering en bewaakt de voortgang en behandeling van de agenda.

  • 2.

    Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door één van de plaatsvervangend voorzitters.

  • 3.

    De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van de adviescommissie.

  • 4.

    De voorzitter bewaakt de deugdelijkheid en kwaliteit van de uit te brengen adviezen en de juiste interpretatie van de subsidieregelingen.

  • 5.

    De voorzitter kan een commissielid aanwijzen die de commissiesecretaris ondersteunt ingeval van bezwaar en beroep.

Artikel 7 Vergaderingen

  • 1.

    De vergaderingen van de adviescommissie zijn niet openbaar.

  • 2.

    Aan de vergadering neemt de voorzitter deel en minimaal drie en ten hoogste negen leden uit de flexibele schil op basis van hun deskundigheid.

  • 3.

    De samenstelling van de adviescommissie wordt per te plannen vergadering door de voorzitter in samenspraak met de commissiesecretaris bepaald afhankelijk van de vereiste deskundigheid in relatie tot de te behandelen subsidieaanvragen.

  • 4.

    De adviescommissie vergadert in geval van de Subsidieregeling Versterking productieaanbod zo vaak als nodig is.

  • 5.

    De adviescommissie vergadert in geval van de Subsidieregeling Cultureel aanbod en talentontwikkeling zo spoedig mogelijk na sluiting van de tenderperiode.

  • 6.

    De adviescommissie vergadert in geval van het adviseren over de tussenrapportages op basis van de Subsidieregeling Cultureel aanbod en talentontwikkeling zo vaak als nodig is.

  • 7.

    De voorzitter nodigt hiertoe in overleg met de commissiesecretaris de leden van de adviescommissie uit.

  • 8.

    Ingeval van verhindering besluit de voorzitter over eventuele vervanging van het commissielid.

Artikel 8 Besluitvorming

  • 1.

    Elk ter vergadering aanwezig lid van de adviescommissie heeft een stem.

  • 2.

    De commissie neemt alle beslissingen over uit te brengen adviezen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.

  • 3.

    Een advies wordt zoveel mogelijk uitgebracht op basis van consensus.

  • 4.

    De commissie brengt advies uit dat is voorzien van een deugdelijke motivering die is afgestemd op toetsing aan de criteria van de subsidieregeling.

  • 5.

    Indien sprake is van vergadering voor de Subsidieregeling Cultureel aanbod en talentontwikkeling onthoudt een commissielid zich van stemming over alle adviesaanvragen als hij bij een bepaalde adviesaanvraag rechtstreeks of middellijk betrokken is.

  • 6.

    Indien sprake is van vergadering voor de Subsidieregeling Versterking Productieaanbod Overijssel onthoudt een commissielid zich van stemming over een adviesvraag waar hij rechtstreeks of middellijk bij betrokken is.

  • 7.

    Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.

  • 8.

    Het advies wordt door de voorzitter en de commissiesecretaris ondertekend.

  • 9.

    De adviezen van de commissie zijn openbaar.

Artikel 9 Verslaglegging

  • 1.

    Het verslag van de vergadering wordt door de voorzitter en de commissiesecretaris ondertekend.

  • 2.

    De adviescommissie brengt aan het eind van de beleidsperiode een eindverslag van haar werkzaamheden uit en zendt dit aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 10 Onafhankelijkheid en geheimhouding

  • 1.

    De leden van de adviescommissie adviseren onafhankelijk en zonder last of ruggespraak.

  • 2.

    Voor zover de leden van de adviescommissie bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden, zijn zij verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 11 Vergoedingen

  • 1.

    De commissieleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van een vergadering een vergoeding die gelijk staat aan tweemaal een bijdrage conform artikel 13 juncto artikel 2, tweede lid van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden.

  • 2.

    De voorzitter ontvangt voor het voorbereiden en bijwonen van een vergadering een vergoeding die gelijk staat aan driemaal een bijdrage conform artikel 13 juncto artikel 2, tweede lid van het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden.

  • 3.

    De commissieleden kunnen gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een vergadering declareren bij de provincie Overijssel. Daarbij wordt uitgegaan van reizen per openbaar vervoer (1e klas). Indien reizen per openbaar vervoer niet mogelijk is, kan € 0,37 per kilometer gedeclareerd worden.

  • 4.

    Het derde lid is van overeenkomstige toepassing indien een commissielid op grond van artikel 6 vijfde lid een zitting van de Hoorcommissie bezwaarschriften of een zitting bij de rechtbank bijwoont.

Artikel 12 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement beslist de meerderheid van de leden.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Naar boven