Verordening van Provinciale Staten van de provincie Fryslân houdende behandeling van bezwaarschriften, administratief beroep en klachten Procedureverordening voor de behandeling van bezwaarschriften, administratief beroep en klachten provincie Fryslân 2017

Provinciale staten, het college van gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning van de provincie Fryslân;

ieder voor zoveel het hun bevoegdheden betreft;

overwegende

dat het wenselijk is dat er een onafhankelijke, externe commissie voor de behandeling van bezwaarschriften, administratief beroep en klachten is;

gezien het voorstel van het college van gedeputeerde staten;

gelet op de artikelen 7:13, 7:19 en 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 82 van de Provinciewet;

B e s l u i t e n:

vast te stellen de Procedureverordening voor de behandeling van bezwaarschriften, administratief beroep en klachten provincie Fryslân 2017, luidende als volgt:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. wet: Algemene wet bestuursrecht;

• b. bezwaarschrift: het geschrift waarmee bezwaar wordt gemaakt als bedoeld in de artikel 1:5, eerste lid, van de wet;

• c. administratief beroep: het administratief beroep als bedoeld in artikel 1:5, tweede lid, van de wet;

• d. klacht: klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de wet;

• e. commissie: de commissie als bedoeld in de artikelen 7:13, 7:19 en 9:14 van de wet;

• f. verwerend orgaan: het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;

• g. ambtenaar: een ambtenaar, een gewezen ambtenaar of een daarmee op grond van diens werkzaamheden gelijk te stellen persoon met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten naar burgerlijk recht, ook na het beëindigen van deze arbeidsovereenkomst;

• h. bestuursorgaan: de organen van het provinciaal bestuur van de provincie Fryslân;

• i. heffingsambtenaar: de provincieambtenaar die op grond van artikel 227a van de Provinciewet is belast met de heffing van provinciale belastingen.

Artikel 2 Instelling en bevoegdheid commissie

• 1. Er is een commissie voor de advisering over:

  • a. bezwaarschriften tegen besluiten genomen door of namens provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en de heffingsambtenaar;

  • b. administratieve beroep, voor zover onderworpen aan de beslissing van provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning;

  • c. klachten over gedragingen van of toe te rekenen aan een bestuursorgaan;

  • d. bezwaarschriften tegen besluiten op grond van de Wadloopverordening 1996, genomen door of namens gedeputeerde staten van Noord-Holland en Groningen.

• 2. De commissie adviseert niet over bezwaarschriften wanneer gedeputeerde staten, met inachtneming van het daarover in artikel 10:3, derde lid, van de wet bepaalde, voor de behandeling van die bezwaarschriften mandaat hebben verleend aan een niet onder hun verantwoordelijkheid werkzaam orgaan.

Artikel 3 Benoeming, schorsing en ontslag

• 1. Gedeputeerde staten benoemen, schorsen en ontslaan de voorzitter en de leden van de commissie. Gedeputeerde staten zien er bij de benoeming op toe dat de voorzitter en de leden geen activiteiten uitoefenen die kunnen leiden tot belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling. De voorzitter en de leden maken in elk geval geen deel uit van of zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de provincie Fryslân.

• 2. Ten behoeve van de behandeling van zaken die betrekking hebben op een ambtenaar voorzien gedeputeerde staten bij de benoeming van leden in voldoende deskundigheid vanuit organisaties van overheidspersoneel.

• 3. Benoeming van de voorzitter en de leden vindt plaats voor een periode van vier jaren. Gedeputeerde staten kunnen de voorzitter en de leden eenmaal herbenoemen voor een nieuwe periode van vier jaren.

• 4. Het lidmaatschap van de commissie eindigt na het verstrijken van de termijn waarvoor de benoeming heeft plaatsgevonden en kan voorts eindigen:

  • a. op eigen verzoek van de voorzitter of het betrokken lid;

  • b. bij besluit van gedeputeerde staten.

Artikel 4 Voorzitterschap

De commissie kan uit haar midden een of meer plaatsvervangende voorzitters aanwijzen.

Artikel 5 Kamers

• 1. De commissie kan kamers instellen, die belast worden met de behandeling van bepaalde categorieën bezwaarschriften.

• 2. Een kamer bestaat uit ten minste twee leden en een voorzitter.

• 3. Er wordt in elk geval een kamer voor de behandeling van zaken die betrekking hebben op een ambtenaar ingesteld.

Artikel 6 Secretaris

• 1. Er is een secretaris voor ambtelijke bijstand aan de commissie, aangewezen door gedeputeerde staten.

• 2. Gedeputeerde staten wijzen tevens een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan.

• 3. De secretaris en diens plaatsvervangers zijn met betrekking tot hun werkzaamheden voor de commissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de commissie.

• 4. De secretaris draagt zorg voor de terugkoppeling van leerpunten uit de behandeling van bezwaarschriften, administratieve beroepschriften en klachten aan het provinciaal bestuur en de ambtelijke organisatie.

Artikel 7 Vergoedingen

• 1. De voorzitter en de leden van de commissie ontvangen voor een vergadering of een hoorzitting een vergoeding per uur. De hoogte van de vergoeding is gelijk aan het in artikel 13 van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden genoemde bedrag.

• 2. Vergoeding van reiskosten vindt plaats op basis van het bepaalde in de Reisregeling binnenland, waarbij voor de wijze van berekening van de reisafstand wordt aangesloten bij het Provinciaal Reisbesluit Fryslân 2011.

Hoofdstuk 2. Procedure

Artikel 8 Ontvangst en informele procedure

• 1. Het bestuursorgaan stelt een bezwaarschrift, administratief beroepschrift of een klacht, met de daarbij overgelegde stukken, per ommegaande in handen van de commissie.

• 2. De voorzitter van de commissie bevestigt namens het bestuursorgaan, zo mogelijk binnen twee weken, de ontvangst van een bezwaarschrift, administratief beroep of klacht aan de indieners daarvan en informeert tevens derde belanghebbenden.

• 3. De voorzitter kan het bestuursorgaan verzoeken om te onderzoeken of het geschil geheel of gedeeltelijk op informele wijze kan worden opgelost. De voorzitter kan daarvoor een termijn stellen. De secretaris van de commissie is belast met het vooronderzoek.

Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden

De bevoegdheden ingevolgde de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van deze verordening uitgevoerd door de voorzitter:

• a. artikel 6:6, voor wat betreft het stellen van een termijn aan de indiener;

• b. artikel 7:4, zesde lid;

• c. artikel 7:6;

• d. artikel 7:20.

Artikel 10 Voorkomen belangenverstrengeling

De voorzitter en de leden van de commissie dragen er te allen tijde zorg voor dat zij niet betrokken zijn bij de behandeling van een bezwaarschrift, administratief beroepschrift of klacht indien belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling aan de orde kan zijn.

Artikel 11 Onderzoek door de commissie

De commissie wint alle gewenste inlichtingen in die nodig zijn voor een zorgvuldige advisering over het te nemen besluit op het bezwaar, het administratieve beroep of de klacht. De commissie kan het inwinnen van inlichtingen opdragen aan de secretaris of diens plaatsvervanger.

Artikel 12 De hoorzitting

• 1. De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de klager of de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. De voorzitter bepaalt tevens de orde op de hoorzitting.

• 2. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of aan een lid.

• 3. De voorzitter nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan tijdig, doch ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit, tenzij de commissie besluit met toepassing van artikel 7:3 van de wet af te zien van het horen.

• 4. De commissie kan bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen.

• 5. Door de commissie opgeroepen getuigen en deskundigen kunnen op verzoek een vergoeding voor reis- en verblijfkosten en verletkosten ontvangen.

Artikel 13 Openbaarheid zitting

• 1. De hoorzitting van de commissie is openbaar.

• 2. Indien de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet, kan de commissie besluiten dat de hoorzitting achter gesloten deuren plaatsvindt.

• 3. De hoorzitting van de commissie vindt in elk geval achter gesloten deuren plaats indien het een door een ambtenaar ingediend bezwaarschrift of een door een ambtenaar ingediende klacht betreft. Op eigen verzoek van de ambtenaar kan hiervan worden afgeweken.

Artikel 14 Verslaglegging

• 1. Het verslag bevat een zakelijke weergave van hetgeen tijdens de hoorzitting is besproken.

• 2. Indien de zitting geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren heeft plaatsgevonden, of indien belanghebbenden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, wordt hiervan melding gemaakt in het verslag.

Artikel 15 Nader onderzoek.

• 1. De commissie kan na afloop van een zitting, maar voor het uitbrengen van een advies, nadere inlichtingen inwinnen of doen inwinnen. De commissie kan het inwinnen van inlichtingen opdragen aan de secretaris of diens plaatsvervanger.

• 2. De leden van de commissie, het verwerend orgaan en belanghebbenden kunnen binnen 10 dagen na de dag van verzending van de nadere informatie een verzoek aan de voorzitter richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op een dergelijk verzoek.

• 3. Wanneer na het horen aan het bestuursorgaan feiten of omstandigheden bekend worden die voor de op het bezwaar of het administratief beroep te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, wordt dit aan belanghebbenden meegedeeld en worden zij in de gelegenheid gesteld daarover te worden gehoord.

• 4. Op het horen als bedoeld in de artikelen 7:9 en 7:23 van de wet, is het bepaalde in deze verordening zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16 Raadkamer en advies

• 1. De commissie brengt op basis van de stukken en hetgeen tijdens de hoorzitting is besproken advies uit aan het verwerend orgaan.

• 2. Indien daartoe aanleiding bestaat en partijen hebben daarover overeenstemming bereikt, kan het uitbrengen van een advies achterwege blijven. Het verwerend orgaan neemt vervolgens een besluit op bezwaar

• 3. De beraadslaging over het door de commissie uit te brengen advies vindt plaats achter gesloten deuren.

• 4. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

  Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

• 5. Het verslag van de hoorzitting kan onderdeel uitmaken van het advies.

• 6. Het advies over de door het verwerend orgaan te nemen beslissing is gemotiveerd.

Artikel 17 Uitbrengen advies en verdaging

• 1. Het advies wordt, zo nodig onder medezending van de tijdens de hoorzitting overgelegde stukken, uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift, het administratief beroepschrift of de klacht dient te beslissen. Gelijktijdig met de toezending van het advies aan het bestuursorgaan vindt ook toezending daarvan plaats aan de belanghebbenden.

• 2. Het advies, en indien aan de orde het verslag, wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

• 3. Indien naar het oordeel van de voorzitter de termijn als bedoeld in de artikelen 7:10, eerste lid, en 7:24, vierde lid, en artikel 9:11, eerste lid van de wet, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verdaagt hij de beslissing op het bezwaar, het administratief beroep of de klacht.

Artikel 18 Jaarverslag

De commissie brengt van haar werkzaamheden en bevindingen jaarlijks verslag uit aan het provinciaal bestuur.

Hoofdstuk 3 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 19 Niet-voorzienbare gevallen

De voorzitter beslist in de gevallen waarin de wet en deze verordening niet voorzien.

Artikel 20 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Deze verordening wordt aangehaald als de Procedureverordening, bezwaar, beroep en klachten provincie Fryslân 2017.

• 2. Indien benoeming van de voorzitter of de leden niet voor een bepaalde tijd heeft plaatsgevonden, wordt de termijn als bedoeld in artikel 3, tweede lid, geacht te zijn aangevangen bij hun laatste benoeming.

• 3. Deze verordening treedt inwerking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal blad.

• 4. De Procedureverordening bezwaar, beroep en klachten provincie Fryslân 2004 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van Provinciale Staten van Fryslân op 26 oktober 2016

Voorzitter

J.M. Leemhuis-Stout

Secretaris

A.J. van den Berg