Provinciaal blad van Zuid-Holland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zuid-Holland | Provinciaal blad 2016, 6728 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling voor het natuur- en recreatieschap IJsselmonde,
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 39 van de Gemeenschappelijke regeling voor het natuur- en recreatieschap IJsselmonde.
Besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de organen van het recreatieschap IJsselmonde alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening recreatieschap IJsselmonde 2017).
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting van de gemeenschappelijke regeling voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door
de archivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien
van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 10 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 11 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 12 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 13 Inkennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 14 Verslag van de archivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 15 Verantwoording door de archivaris aan het dagelijks bestuur over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het dagelijks bestuur betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het dagelijks bestuuraan het algemeen bestuur
Artikel 16 Verslag van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het beheer
Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan de algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 14 en 15.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de gemeenschappelijke regeling ontvangt en creëert vanwege haar taken en
verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeenschappelijke regeling haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen van de gemeenschappelijke regeling, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het dagelijks bestuur geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het dagelijks bestuur wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van algemeen bestuur.
Het dagelijks bestuur neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 5. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats.
b. Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of
meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die
worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van
de gemeenschappelijke regeling. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het
begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat
het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeenschappelijke regeling kunnen worden uitbesteed aan andere partijen.
Archiefbescheiden die door dergelijke partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeenschappelijke regeling vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die taken van de gemeenschappelijke regegling uitvoeren.
c. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden
conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling.
d. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of
digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de
Artikel 29, derde lid, en artikel 40 van de wet bepalen dat het dagelijks bestuur de
archivaris benoemt. Artikel 29, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2016-6728.html